Mandat

Objet

Réaliser un examen des préoccupations soulevées dans la sphère publique quant à l’environnement de travail au sein du Bureau du secrétaire du gouverneur général (BSGG) pendant le mandat de la 29e gouverneure générale du Canada.

L’examen tiendra compte de la Politique sur la prévention et la résolution du harcèlement du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.

Mandat

L’examinateur tiers, neutre et indépendant a le mandat de réaliser ce qui suit :

Examen

• Organiser une conversation avec la direction du BSGG, y compris la gouverneure générale et le secrétaire de la gouverneure générale, afin d’expliquer le processus d’examen et de répondre à toute question éventuelle. La direction du BSGG aura l’occasion de fournir tout élément de mise en contexte pertinent.
• Mener un examen en vue de recueillir les faits, tant auprès des employés actuels que des anciens employés (qui ont quitté le BSGG pendant le mandat de la 29e gouverneure générale) afin de déterminer précisément les allégations de harcèlement en milieu de travail ou de comportements pouvant créer un milieu de travail toxique. L’examen permettra de préciser les allégations ainsi que les personnes contre lesquelles elles sont formulées.
• Au début des rencontres ou des entrevues avec les employés actuels et anciens, l’examinateur tiers indépendant expliquera le processus d’examen et répondra à toute question que pourraient avoir ces employés.
• Préparer un rapport et le soumettre au Bureau du Conseil privé.

Responsabilités relatives à la réalisation de l’examen

• L’examinateur tiers indépendant réalisera l’examen conformément au présent mandat et aux principes d’équité procédurale; il tiendra également compte de la Loi sur l’accès à l’information, de la Loi sur la protection des renseignements personnels, de la Loi sur les langues officielles et des autres lois et règlements qui s’appliquent.
• L’examinateur tiers indépendant rencontrera le dirigeant des ressources humaines du BSGG et analysera les lois et politiques sur le milieu de travail qui s’appliquent au BSGG, y compris le code de déontologie et les politiques et initiatives de gestion de l’effectif aux termes desquels le BSGG doit protéger ses employés contre le harcèlement et offrir un environnement sécuritaire, sain.
• L’examinateur tiers indépendant doit communiquer avec les employés actuels et les anciens employés (qui ont quitté le BSGG pendant le mandat de la 29e gouverneure générale) afin de les inviter à participer, sur une base volontaire, à des rencontres ou à des entrevues.
• L’examinateur tiers indépendant doit établir l’identité des autres personnes au courant (p. ex. du personnel ne faisant pas partie du BSGG mais qui travaillent sur les lieux ou qui ont été témoins d’événements clés) et les inviter à une entrevue, sur une base volontaire.
• Les participants peuvent transmettre des renseignements à l’examinateur tiers indépendant de façon confidentielle. Toutefois, ils seront informés à l’avance que l’information qu’ils souhaitent présenter pourrait éventuellement nécessiter que leur identité soit dévoilée, en fonction des circonstances et de la nature des allégations.
• Tout participant au processus d’examen a le droit d’être accompagné et soutenu par un représentant de son syndicat, un ami, un membre de la famille ou toute autre personne de son choix. Le rôle de cette personne est de fournir conseils et avis; elle ne peut représenter le participant ni parler à sa place. (Remarque : des agents négociateurs seront tenus au courant du processus d’examen en reconnaissance de leur rôle à soutenir leurs membres.)
• L’examinateur tiers indépendant est responsable d’analyser la documentation et l’information pertinentes et de demander la production d’autres documents ou renseignements qu’il juge pertinents.
• Les participants ou les personnes désignées comme répondants pourraient se voir donner l’occasion de fournir des renseignements supplémentaires ou en réponse à d’autres informations lorsque l’examinateur tiers indépendant estime qu’il est nécessaire de déterminer si une allégation prima facie a été formulée.

Exigences de présentation de rapport d’examen

• Un rapport d’examen doit être transmis au Bureau du Conseil privé.
• Ce rapport doit comprendre un résumé de la portée de l’examen et de ses conclusions.
  • Si des allégations de harcèlement ont été formulées, le rapport doit inclure une description de la nature des incidents et préciser si ces allégations correspondent à la définition de harcèlement sur une base prima facie.
  • Si des allégations de comportements entraînant un environnement de travail toxique ont été formulées, le rapport doit inclure une description de la nature des allégations et préciser si ces allégations seraient considérées comme inconvenantes sur une base prima facie.
• Le rapport d’examen doit également comprendre des recommandations sur les prochaines étapes et les mesures ultérieures.

Confidentialité et divulgation

• L’examinateur tiers indépendant doit mener un examen avec la plus grande discrétion.
• L’examinateur tiers indépendant doit rappeler aux participants leurs responsabilités relatives au respect de la confidentialité du processus d’examen.
• L’examinateur tiers indépendant doit informer les participants que le contenu du rapport d’examen ne sera pas diffusé publiquement, à moins que la loi l’exige, et que l’information sera traitée conformément aux exigences énoncées dans la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels. Toutefois, les participants, en toute connaissance de cause et avec leur consentement, peuvent accepter que leur nom soit divulgué dans le rapport d’examen confidentiel.
• Comme le prévoient la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels, les tiers nommés dans le rapport ont le droit d’avoir accès à l’information personnelle qui les concerne.