Directives supplémentaires

1. Présentation des soumissions

  1. Il incombe au soumissionnaire :
    1. de retourner l'original de la demande de soumissions, dûment rempli et signé, selon la présentation requise;
    2. d'envoyer sa soumission seulement à l'adresse prévue pour la réception des soumissions;
    3. de veiller à ce que le nom du soumissionnaire, le numéro de référence ainsi que la date et l'heure de clôture de la demande de soumissions soient clairement indiqués;
    4. de présenter une soumission complète et suffisamment détaillée, contenant tous les renseignements demandés concernant les prix, afin de permettre une évaluation complète conformément aux critères établis dans la demande de soumissions.

    La responsabilité de faire parvenir les soumissions à la bonne adresse et dans les délais prévus incombe entièrement au soumissionnaire. Service Canada (ServCan) et Emploi et Développement social Canada (EDSC) n’assumeront en aucune circonstance cette responsabilité. Le soumissionnaire doit assumer tous les risques ou les conséquences qui sont attribuables à une soumission qui n'est pas bien acheminée.

  2. Les soumissions peuvent être acceptées en totalité ou en partie. Il est à noter que la plus basse soumission ou les autres soumissions ne seront pas nécessairement acceptées. En cas d'erreur dans le calcul des prix, le prix unitaire sera retenu. Un contrat peut être accordé par le Canada sans qu'il y ait de négociation.
  3. Les soumissions seront valables pendant au moins soixante (60) jours à compter de la date de clôture de la demande de soumissions, à moins que le Canada n'inclue une indication contraire dans la demande.
  4. Bien que le ministère puisse passer un marché sans négociation, il se réserve le droit d'en négocier les dispositions avec le soumissionnaire.
  5. Les documents de soumission et les renseignements connexes peuvent être présentés en français ou en anglais.
  6. Les soumissions reçues d’ici la date et l'heure de clôture stipulées deviendront la propriété du Canada et ne seront pas retournées. Toutes les soumissions seront considérés comme étant des documents confidentiels, sous réserve des dispositions de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

2. Soumissions en retard

C'est la politique de EDSC de renvoyer, non décachetées, les soumissions livrées après la date et l'heure de clôture stipulées, à moins qu’elles ne soient considérées comme des soumissions retardées selon les circonstances énoncées ci-dessous.

3. Soumissions retardées

  1. Les soumissions livrées au point de réception désigné après l'heure et la date de clôture, mais avant la date d’attribution du contrat, peuvent être prises en considération, à condition que le soumissionnaire puisse prouver que le retard est dû uniquement à un délai de livraison pour lequel la Société canadienne des postes (SCP) (ou l'équivalent national d'un pays étranger) est responsable. Les seules preuves acceptées par EDSC pour justifier un retard causer par le service de la SCP sont les suivantes :
    1. un timbre à date d'oblitération de la SCP;
    2. un connaissement de Messageries prioritaires de la SCP;
    3. une étiquette Xpresspost de la SCP, qui indique clairement que la soumission a été postée avant la date de clôture.



      Par exemple: Si la date de clôture des soumissions était le 15 mai 2003, le cachet d'oblitération de la SCP ne devrait pas porter une date ultérieure au 14 mai 2003 pour que la soumission soit acceptée.



  2. Veuillez demander à l'agent des postes d'apposer le timbre à date sur votre enveloppe.
  3. Pour les soumissions transmises par télécopieur, seulement la date et l'heure consignées par EDSC au numéro de réception des soumissions figurant dans la demande de soumissions serviront comme preuve d'une soumission retardée.
  4. EDSC n'acceptera pas les soumissions qui sont reçues en retard en raison d'une erreur d'acheminement, du débit de perturbations atmosphériques ou d'autres motifs.

4. Machines à affranchir

L’empreinte de machine à affranchir, qu'il soit apposé par le fournisseur, la SCP ou le service postal d'un pays étranger, ne constitue pas une preuve que la soumission a été expédiée à temps. Il est à noter que la SCP n'appose pas habituellement de timbre à date d'oblitération sur le courrier affranchi à la machine; elle ne le fait généralement que lorsque le courrier est affranchi au moyen d'un timbre-poste.

5. Réponses transmises par télécopieur

  1. Si vous n'êtes pas certain que votre soumission parviendra à temps à l'adresse exacte indiquée pour la réception des soumissions, vous pouvez utiliser un télécopieur, à moins d'avoir reçu des instructions contraires dans la demande de soumissions.

    Remarque : cause du volume de matériel technique requis pour certaines soumissions, il se peut que certaines demandes de soumissions précisent que les soumissions transmises par télécopieur ne sont pas acceptées (p. ex., les demandes pour des besoins scientifiques).

  2. A moins d'avoir reçu des instructions contraires dans la demande de soumissions, le seul numéro valide pour la réception des réponses aux demandes de soumissions lancées par les secteurs de l'Administration centrale d’EDSC est le numéro de télécopieur (819) 953-6859.
  3. Le numéro de télécopieur pour la réception des demandes de soumissions lancées par les bureaux régionaux d’EDSC est indiqué sur la première page de la demande de soumissions.

    Si le soumissionnaire choisit de faire parvenir sa soumission par télécopieur, EDSC ne sera responsable d'aucune défaillance attribuable à l'utilisation de ce mode de transmission ou de réception. Entre autres, il n'assumera aucune responsabilité pour ce qui suit :

    1. réception d'une soumission brouillée ou incomplète;
    2. disponibilité ou condition du télécopieur utilisé pour la réception;
    3. incompatibilité entre le matériel utilisé pour l'envoi et celui utilisé pour la réception;
    4. retard dans la transmission ou la réception de la soumission;
    5. défaut de la part du soumissionnaire de bien identifier la soumission;
    6. illisibilité de la soumission;
    7. sécurité des données incluses dans la soumission.
  4. Les soumissions transmises par télécopieur constitueront l’offre officielle et devront comporter les renseignements suivants :
    1. le numéro de référence de la soumission;
    2. la date et l'heure de clôture;
    3. des renseignements suffisants pour permettre l'évaluation, c'est-à-dire les prix unitaires, le pays d'origine de la monnaie si l'offre est faite en devises étrangères, la taxe de vente, les droits de douane, les conditions d'escompte au comptant, les données techniques (le cas échéant) et tous les écarts par rapport au document de soumission.
  5. A moins que la demande de soumissions ne donne d'autres précisions, les réponses transmises par télécopieur doivent être confirmées par écrit, dans un délai de deux (2) jours ouvrable suivant la clôture des soumissions. Tous les documents servant à confirmer une soumission doivent porter la mention « confirmation ».

6. Dédouanement

Le soumissionnaire a la responsabilité de prévoir un délai suffisant pour obtenir un dédouanement, lorsqu'il y a lieu, avant la date et l'heure de clôture des soumissions. Les retards dus au dédouanement ne peuvent être considérés comme des «retards imprévus dus au service postal » et ne seront pas admissibles selon la Politique régissant les soumissions en retard.

7. Autres renseignements

  1. Pour obtenir d'autres renseignements, veuillez vous adresser à l'autorité contractante dont le nom est indiqué à la première page de la demande de soumissions.
  2. Les demandes de renseignements concernant la réception des soumissions présentées en réponse aux demandes de soumissions lancées par l'Administration centrale d’EDSC peuvent être adressées au Module de réception des soumissions, Division de soutien opérationnel des approvisionnements, par courriel au NC-SOLICITATIONS-GD@hrsdc-rhdcc.gc.ca.

8. Identité ou capacité juridique du soumissionnaire

Un soumissionnaire qui exerce ses activités commerciales sous un nom autre que son nom personnel doit, avant l'attribution du contrat et de manière à déterminer sa capacité juridique, à la demande de l'autorité contractante, une preuve de sa capacité civile sous laquelle il exerce ses activités commerciales. Il peut s'agir d'une copie des documents d'incorporation ou de l'enregistrement d'un nom commercial d'un propriétaire unique, d'une raison sociale (appellation commerciale), de la constitution d'une société, etc.

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