Transfert automatisé protégé du relevé d'emploi (RE TAP) 4.0 - Guide de l'utilisateur

Le Transfert automatisé protégé des relevés d’emploi (RE TAP) est un système auquel ont recours de grandes compagnies, lesquelles sont principalement des fournisseurs de services de paie (FSP), pour transmettre de façon électronique et sécurisée des relevés d’emploi à Service Canada.

Si les numéros de série de vos RE débutent par la lettre « S », cela signifie qu’ils sont transmis au moyen du système, lequel est en mesure de transmettre simultanément un très grand nombre de RE.

À l’origine, le RE TAP a été conçu selon des règles de validation de base et avait pour objectif de permettre aux FSP et à leurs clients de produire des RE sous forme électronique. Plusieurs années plus tard, ce processus ayant fait ses preuves. Service Canada entama donc, en 2011, une analyse de la qualité des RE produits au moyen du RE TAP et des répercussions de celui-ci sur le traitement des demandes de prestations d’assurance-emploi.

L’analyse a révélé que pour produire des RE de meilleure qualité, payer les prestataires plus rapidement et efficacement et réduire la nécessité de Service Canada d’appeler les employeurs pour plus de renseignements, le RE TAP doit s’appuyer sur un ensemble de règles plus rigoureuses. En décembre 2011, Service Canada a émis un nouvel ensemble de règles de validation au moyen de la version 4.0 du RE TAP, que les utilisateurs du RE TAP étaient tenus d’appliquer avant le 31 mars 2014. À compter du 1er avril 2014, tous les RE TAP sont soumis en utilisant la version 4.0 et toutes les versions antérieures ont été mises hors service.

Bien que les règles de validation des RE soient nouvelles pour le système du RE TAP, toutes celles-ci s’appuient sur les lignes directrices établies dans le guide intitulé « Marche à suivre pour remplir un formulaire de relevé d’emploi ».

Le présent guide fut élaboré afin de vous aider à remplir vos RE adéquatement et de donner des précisions sur les règles ajoutées par votre FSP à des fins de conformité avec la v4.0 du TAP.

Arrêt de rémunération et règle sans lacunes de plus de 30 jours

  • Le RE TAP comporte désormais une nouvelle règle de validation qui vise particulièrement les employés n’ayant pas travaillé ou ayant subi un arrêt de rémunération assurable pendant 30 jours. Il s’agit de la règle sans lacunes de plus de 30 jours.
  • La production d’un RE après un arrêt de travail ou de rémunération pendant au moins 30 jours permet de calculer avec plus de précision le montant des prestations d’assurance-emploi demandées. Lorsque vient le temps de calculer ce montant, dans certaines circonstances, il est possible de prolonger la période qui est prise en compte pour la détermination de la rémunération et/ou des heures assurables. Le fait de combiner plus d’un RE met à notre disposition plus de données (données consignées à la case 15C), ce qui peut réduire le nombre d’appels à effectuer pour obtenir des renseignements détaillés auprès des employeurs.

Qu’en est-il si mon employé ne travaille pas pendant 30 jours?

  • Si votre employé n’a pas travaillé pendant 30 jours ou plus, vous devez produire un RE.
  • La case 11 qui correspond au « Dernier jour payé » du RE devrait contenir la date à laquelle l’employé a travaillé, pour la dernière fois (il y a plus de 30 jours).
  • Le RE devrait également indiquer les dernières périodes de paie consécutives précédant la dernière journée rémunérée (case 11).

De quelle façon dois-je remplir le RE?

Le RE devrait inclure la rémunération assurable jusqu’à concurrence et incluant le dernier jour pour lequel l’employé a été payé. Le RE ne devrait pas indiquer la période de 30 jours au cours de laquelle l’employé n’a pas travaillé ou n’a pas touché de rémunération assurable. La section Quand faut-il produire un RE du Guide Marche à suivre pour remplir un formulaire de relevé d’emploi contient de plus amples renseignements sur les situations particulières justifiant l’application de la règle des sept jours et sur les cas dans lesquels vous devez produire un RE pour les employés à temps partiel et occasionnels.

Période d’emploi

Le RE TAP comporte maintenant une nouvelle règle de validation qui permet de vérifier les dates correspondant au Premier jour de travail, Dernier jour payé et Date de fin de la dernière période de paie. Il est important que les dates indiquant la période d’emploi soient exactes. L’exactitude des données permettra à Service Canada de déterminer convenablement la période d’emploi et l’admissibilité d’un employé qui demande des prestations d’assurance-­emploi.

Ces dates aideront également à déterminer le nombre de périodes de paie à l’égard desquelles des données doivent être consignées. Si les dates de la période d’emploi sont erronées, cela pourrait avoir une incidence sur le nombre de périodes de paie que l’on retrouve à la case 15C – Périodes de paie détaillées, ce qui pourrait, du même fait, causer des erreurs lors de l’émission.

Pour obtenir de plus amples renseignements sur la période d’emploi, veuillez consulter la section Période d’emploi du Guide Marche à suivre pour remplir un formulaire de relevé d’emploi.

Raison d’émettre le présent RE

Des indicatifs ont été prévus pour la plupart des situations dans la nouvelle liste des motifs de cessation d’emploi disponibles.

Il est important de remarquer que lorsque l’on a recours à ces indicatifs, il n’est pas nécessaire de consigner des observations à la case 18, à moins que la valeur qui se trouve à la case 16, Raison d’émettre le présent RE, corresponde à « K00 – Autres » ou « K15 – Autres/Forces canadiennes – Ordonnances/règlements royaux ».

Nous avons élargi le nombre d'indicatifs correspondant aux raisons de cessation d’emploi dans le système RE TAP, ce qui permet à l’utilisateur de préciser la raison pour laquelle le RE est produit, de réduire les observations à la case 18 et le nombre d’appels téléphoniques effectués par le personnel de Service Canada pour obtenir des précisions sur la raison pour laquelle le RE a été produit. En sélectionnant l'indicatif le plus précis, vous contribuerez à réduire le nombre d’appels que vous recevrez de la part de Service Canada.

Indicatif Description -
A00 Manque de travail / Fin de saison ou contrat -
A01 Faillite de l’employeur ou mise sous séquestre Nouveau
B00 Grève ou lockout -
D00 Maladie ou blessure -
E00 Départ volontaire -
E02 Départ volontaire / Pour accompagner un conjoint Nouveau
E03 Départ volontaire / Retour aux études Nouveau
E04 Départ volontaire / Raisons médicales Nouveau
E05

Départ volontaire / Retraite volontaire

Utiliser cette option pour un départ à la retraite volontaire; sinon, se référer aux indicatifs G00 et G07
Nouveau
E06 Départ volontaire / Accepter un autre emploi Nouveau
E09 Départ volontaire / Déménagement de l’employeur Nouveau
E10 Départ volontaire / Prendre soin d’une personne à charge Nouveau
E11 Départ volontaire / Pour devenir travailleur indépendant Nouveau
F00 Maternité -
G00 Retraite obligatoire -
G7 Retraite / Approuvée dans le cadre d’un programme de compression du personnel Nouveau
H00 Travail partagé -
J00 Formation en apprentissage -
K00 Autres -
K12 Autres / Changement de la fréquence de paie Nouveau
K13 Autres / Changement de propriétaire Nouveau
K14 Autres / À la demande de l’assurance-emploi Nouveau
K15 Autres / Forces canadiennes – Ordonnances/ règlements royaux Nouveau
K16 Autres / À la demande de l’employé(e) Nouveau
K17 Autres / Changement de fournisseur de service Nouveau
M00 Congédiement -
M08 Congédiement / Congédié avant la fin de la période de probation Nouveau
N00 Période de congé -
P00 Parental -
Z00 Congé de compassion/Proches aidants -

L’indicatif Z00 devrait également être utilisé si l’employé(e) quitte temporairement le milieu de travail pour recevoir des prestations pour proches aidants.

Case 17 - Indemnités de départ

De nouvelles options ont été intégrées au système du RE TAP afin d’offrir un plus grand nombre de choix concernant la déclaration des sommes payées ou payables à la cessation d’emploi. Cet élargissement des options permet de s’assurer que Service Canada dispose de renseignements précis et en quantité suffisante pour bien évaluer la demande de prestations d’assurance-emploi. Ces choix additionnels permettent également de faire en sorte que l’employeur puisse nous fournir des renseignements sur les genres de sommes versées au moment de la cessation d’emploi ou après celle-ci. Service Canada sera mieux en mesure de répartir cette rémunération comme il se doit, en plus d’éviter d’avoir à communiquer avec l’employeur pour obtenir des précisions. Il est important de veiller à ce que les indemnités de cessation d’emploi payées ou payables soient incluses dans la rémunération déclarée aux cases « 15C – Période de paie 1 » et « 15B – Rémunération assurable totale ».

Case 17A – Paye de vacances

À la case 17A, vous devez déclarer toute paie de vacances que vous avez versée ou que vous verserez à l’employé en raison de la cessation d’emploi. Le tableau suivant démontre les indicatifs de paie de vacances disponibles. Vous pouvez sélectionner seulement un des genres suivants et, selon le genre choisi, vous serez peut-être tenu de saisir des dates ou des montants.

Indicatif Description Date de début Date de fin Montant
1 Incorporée à chaque paie Doit être en blanc Doit être en blanc Doit être en blanc
2 Payée parce que ne travaille plus Doit être en blanc Doit être en blanc Obligatoire
3 Payée pour une période de vacances Optionelle Optionelle Obligatoire
4 Date anniversaire (payée à la même date chaque année) Optionelle Doit être en blanc Obligatoire

En ce qui concerne l’indicatif 1 (Incorporée à chaque paie) de la paie de vacances, il n’est pas nécessaire d’indiquer le montant à la case 17A, car les montants de paie de vacances inclus dans chaque paie sont normalement inclus dans la rémunération assurable nette de chaque période de paie (P.P.) à la case 15C.

En ce qui concerne l’indicatif 2 (Payée parce que ne travaille plus), veillez à ce que le montant de la paie de vacances soit inclus dans la P.P. 1 de la case 15C.

L’indicatif 3, payé pour une période de vacance, est pour toute paie de vacances versée par l’employeur pour une période de congé précise, qui survient après la date indiquée à la case 11, lorsque l’employé prévoit prendre des vacances pendant l’arrêt de rémunération et que l’employeur lui accorde ces vacances.

Si la paie de vacances est versée en raison d’une date d’anniversaire, le montant devrait être inclus dans la P.P. dans laquelle la date d’anniversaire a lieu. Si la date d’anniversaire tombe après le dernier jour de la période durant laquelle il est payé, ajoutez ce montant à la P.P. 1 de la case 15C.

Case 17B – Jour(s) férié(s)

  • Vous ne devez déclarer que des jours fériés qui ont été payés pour une journée postérieure à la date qui figure à la case 11.
  • Si la cessation d’emploi est permanente, il n’y a aucune heure assurable correspondante. Si la cessation d’emploi n’est pas permanente, les heures assurables doivent être consignées.
  • Le nombre d’heures que vous déclarez à la case 15A correspond généralement au nombre d’heures normalement travaillées par l’employé. Si vous n’êtes pas sûr du nombre d’heures à déclarer à l’égard d’un jour férié, veuillez communiquer avec l’Agence du revenu du Canada.
  • N’oubliez pas d’inclure les montants correspondant à la paie des jours fériés sous la P.P. 1 aux cases 15C et 15B, puisqu’il s’agit de sommes assurables.

Case 17C – Autres sommes payées ou payables à la cessation d’emploi

  • Faites mention de tout paiement, à l’exception du salaire régulier, que vous avez versé ou que vous verserez à l’employé en raison de la cessation d’emploi, comme dans le cas d’une indemnité de départ ou d’une indemnité de préavis.
  • N’oubliez pas d’inclure tous les paiements assurables sous la P.P. 1 à la case 15C, ainsi que la case 15B.

Sélectionnez l’un des genres suivants (selon le genre choisi, vous serez peut-être tenu de saisir des dates et/ou des montants).

Indicatif Description Date de début Date de fin Montant Assurable

Si oui, le montant doit être inclus dans la case 15C P.P. 1 et la case 15B
-
B05 Prime (Jours fériés) Optionelle Doit être en blanc Obligatoire Oui NOUVEAU
B06 Prime (Pour récompenser le rendement/la productivité) Optionelle Optionelle Obligatoire Oui NOUVEAU
B07 Prime (Événements particuliers) Optionelle Doit être en blanc Obligatoire Oui NOUVEAU
B08 Prime (Engagement/Fin de contrat/ Fin de saison) Doit être en blanc Doit être en blanc Obligatoire Oui NOUVEAU
B09 Prime (Départ ou retraite) Doit être en blanc Doit être en blanc Obligatoire Oui NOUVEAU
B10 Prime (Fermeture) Doit être en blanc Doit être en blanc Obligatoire Oui NOUVEAU
B11 Prime (Autre) Doit être en blanc Doit être en blanc Obligatoire Oui NOUVEAU
E00 Indemnité de départ Doit être en blanc Doit être en blanc Obligatoire Non
G00 Gratifications Doit être en blanc Doit être en blanc Obligatoire Oui
H00 Honoraires Optionelle Optionelle Obligatoire Non
I00 Crédits de congé de maladie Optionelle Doit être en blanc Obligatoire Oui
J00 Ajustement rétroactif de paie Doit être en blanc Doit être en blanc Obligatoire Oui NOUVEAU
O00 Autre Optionelle Optionelle Obligatoire Oui
Q00 Participation aux bénéfices Doit être en blanc Doit être en blanc Obligatoire Oui
R00 Indemnité de retraite/crédits de congé de retraite Doit être en blanc Doit être en blanc Obligatoire Non
S00 Règlement d’un différend Optionelle Optionelle Obligatoire Oui
T00 Heures supplémentaires accumulées payées Doit être en blanc Doit être en blanc Obligatoire Oui NOUVEAU
U12 Maternité/parental/compassion/proches aidants Doit être en blanc Doit être en blanc Optionelle Non NOUVEAU
U13 PSC Mise à pied Doit être en blanc Doit être en blanc Optionelle Non NOUVEAU
U14 PSC– Maladie Doit être en blanc Doit être en blanc Optionelle Non NOUVEAU
U15 PSC Formation Doit être en blanc Doit être en blanc Optionelle Non NOUVEAU
Y00 Indemnité de préavis Doit être en blanc Doit être en blanc Obligatoire Oui
Renseignements sur les autres sommes

Pour une description plus détaillée de chaque type de paiement payé ou payable à la cessation, veuillez svp vous référer aux lignes directrices établies dans le guide intitulé « Marche à suivre pour remplir un formulaire de relevé d’emploi ».

Case 18 – Observations

L’augmentation du nombre d’indicatifs de raison associés à la case 16 et d’options associées à la case 17 vise à réduire le nombre d’observations reproduites à la case 18.

  • Lorsque des observations sont fournies, le RE est retiré du système de traitement automatisé et doit être examiné manuellement par un agent de Service Canada.
  • Pour faciliter le processus automatisé et accélérer le versement des prestations au client, nous tentons de limiter le plus possible le recours au champ Observations pour éviter que des renseignements soient consignés en double.
  • Des observations peuvent être fournies relativement à des situations exceptionnelles, afin de préciser les renseignements qui figurent sur le RE.
  • On doit éviter de fournir des observations qui reproduisent de l’information que l’on retrouve ailleurs sur le RE.

Case 19 – Congé de maladie, de maternité, parental, de compassion, pour proches aidants payé ou indemnités d’un régime collectif d’assurance-salaire

Des éclaircissements et de nouvelles options ont été ajoutés à la section des paiements spéciaux du RE. On fait dorénavant une distinction (aux fins de la déclaration) entre une indemnité d’assurance-salaire assurable et une indemnité d’assurance-salaire non assurable. On tient pour acquis que la personne qui produit le RE ne connaît peut-être pas les détails de ces paiements (à titre d’exemple, s’ils sont versés par une tierce partie) et donc, dans la plupart des cas, cette information est facultative. Cependant, cette case permet à la personne qui produit le RE de fournir un maximum de renseignements, afin de préciser si l’employé reçoit ou non une indemnité d’assurance-salaire. En cas de doute relativement à l’assurabilité de votre régime d’indemnités d’assurance-salaire, veuillez communiquer avec l’Agence du revenu du Canada.

Les renseignements qui figurent à la case 19 nous aident à déterminer :

  • à quel moment peut débuter le versement des prestations d’assurance-emploi.;
  • si nous pouvons supprimer le délai de carence;
  • si l’employé reçoit ou recevra d’autres paiements (p. ex., au titre de l’assurance salaire) après son dernier jour de travail.

Si la cessation d’emploi est liée à un congé de maladie, de maternité, parental, de compassion ou pour proches aidants et :

  • si l’employé a reçu un congé de maladie payé à la date de son dernier jour de travail ou à une date ultérieure, le délai de carence peut être supprimé; ou
  • si l’employé a récemment reçu une indemnité d’assurance-salaire (IAS), la date de début de la demande pourrait être antidatée de deux semaines, afin que les deux semaines d’IAS se trouvent en même temps que le délai de carence (puisque l’IAS reçue au cours de ce délai n’est pas considérée comme une rémunération).

Congé de maladie, de maternité, parental, de compassion et pour proches aidants payé

  • La date du début du paiement correspond au premier jour pour lequel vous avez payé un congé de maladie, de maternité, parental, de compassion ou pour proches aidants.
  • Le dernier jour du congé payé devrait correspondre à la date qui se trouve à la case 11.
  • Si le montant varie, consigner une moyenne.

Indemnités d'assurance salaire (assurance-emploi non assurable)

  • La date de début du paiement correspond au premier jour pour lequel vous avez payé des indemnités d’assurance-salaire. La date de début peut précéder, être équivalente ou venir après le dernier jour payé inscrit à la case 11.
  • Le dernier jour payé d’indemnités d’assurance-salaire devrait être équivalent ou venir après la date de début.
  • Si le montant varie, consigner une moyenne.

Indemnité d’assurance-salaire non assurable

La date du début du paiement correspond au premier jour des indemnités d’assurance-salaire. La date doit être postérieure au dernier jour payé à la case 11.

Sélectionnez l’un des types d’indemnité suivants (selon le type, vous pourriez être tenu de verser un montant; les dates sont toujours optionnelles et peuvent être fournies si elles sont connues):

Indicatif Description Date de début Date de fin Montant Période -
PSL01 Congé de maladie payé Optionelle Optionelle Obligatoire Optionelle -
WLI01 Indemnités d'assurance salaire (assurance-emploi non assurable) Optionelle Optionelle Optionelle Optionelle -
WLI02 Indemnités d'assurance salaire (assurance-emploi assurable) Optionelle Optionelle Optionelle Optionelle Nouveau
MAT01 Congé de maternité/parental/compassion/proches aidants payé Optionelle Optionelle Obligatoire Optionelle -
Renseignements sur les paiements spéciaux

Qu’advient-il si j’ai produit un RE à l’aide d’une version antérieure du RE TAP?

Si vous devez modifier un RE qui fut soumis au moyen d’une version du TAP autre que la version 4.0, il se peut que certains renseignements du RE initial soient rejetés lorsqu’ils seront soumis aux nouvelles règles de validation, au moment d’être modifiés, compte tenu des différences entre les versions. Pour obtenir de l’information en vue de vous aider à modifier un RE, veuillez consulter les renseignements qui précèdent et le guide intitulé « Marche à suivre pour remplir un formulaire de relevé d’emploi » afin de vous assurer que tout renseignement inscrit au RE soit exact.

Si vous continuez d’éprouver de la difficulté à produire un RE modifié, veuillez communiquer avec votre fournisseur de services pour obtenir de l’aide sur l’utilisation du logiciel ou avec le Centre de services aux employeurs. Veuillez également communiquer avec le Centre de services aux employeurs pour toute question concernant la production d’un RE.

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