Règlement sur l’équité en matière d’emploi – Cueillette de renseignements sur l’effectif – IPG-111

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Objet

Cueillette de renseignements sur l’effectif dans le cadre du Programme légiféré d'équité en matière d'emploi (PLEME).

Enjeu

La présente ligne directrice explique comment les employeurs doivent recueillir des renseignements sur leur effectif afin de mettre en œuvre l’équité en matière d’emploi, en conformité avec :

• la Loi sur l'équité en matière d'emploi (la Loi); et
• le Règlement sur l’équité en matière d’emploi (le Règlement).

Elle inclut des conseils et des outils à propos :

• du questionnaire d’auto-identification;
• de la mise en œuvre de l’enquête; et
• de la mise à jour des renseignements.

Contexte

Le PLEME concerne les employeurs du secteur privé relevant de la compétence fédérale, y compris les sociétés d'État et les autres organisations fédérales soumises à la Loi.

Les employeurs doivent recueillir des informations sur leur effectif à l'aide d'un questionnaire d'auto-identification et de toute information pertinente contenue dans tout autre dossier d'emploi. Les employeurs doivent ensuite utiliser ces renseignements pour déterminer toute sous-représentation des membres des groupes désignés dans l'analyse de l'effectif.

Les employeurs ne peuvent compter que les salariés qui s'identifient volontairement comme membres :

• des autochtones
• de personnes handicapées, ou
• des minorités visibles

Les renseignements recueillis sont confidentiels et les employeurs ne doivent les utiliser que pour mettre en œuvre l'équité en matière d'emploi en vertu de la Loi.

Définitions

Groupes désignés

Les groupes désignés sont « les femmes, les autochtones, les personnes handicapées et les personnes qui font partie des minorités visibles. »

Femmes

La Loi ne définit pas les femmes. Des conseils sont disponibles pour la cueillette de données sur les femmes (voir Interprétations).

Autochtones

Les autochtones sont « les Indiens, les Inuit et les Métis. » L’expression « Premières Nations » est plus couramment utilisée que « Indiens. »

Personnes handicapées

Les personnes handicapées sont « les personnes qui ont une déficience durable ou récurrente soit de leurs capacités physiques, mentales ou sensorielles, soit d’ordre psychiatrique ou en matière d’apprentissage et :

1. soit considèrent qu’elles ont des aptitudes réduites pour exercer un emploi;
2. soit pensent qu’elles risquent d’être classées dans cette catégorie par leur employeur ou par d’éventuels employeurs en raison d’une telle déficience.

La présente définition vise également les personnes dont les limitations fonctionnelles liées à leur déficience font l’objet de mesures d’adaptation pour leur emploi ou dans leur lieu de travail. »

Minorités visibles

« Font partie des minorités visibles les personnes, autres que les autochtones, qui ne sont pas de race blanche ou qui n’ont pas la peau blanche. »

Salarié

Un salarié est toute personne employée « à l’exclusion d’une personne employée sur une base temporaire ou occasionnelle pendant moins de 12 semaines par année civile. »

Recrutement

Le recrutement est l’embauche par l’employeur « d’une personne à titre de salarié. »

Avancement

L’avancement signifie qu’un salarié s’est vu déplacé de façon permanente « d’un poste ou emploi vers un autre poste ou emploi au sein de l’organisation de l’employeur qui comporte à la fois :

1. une rémunération ou une échelle de rémunération plus élevée que celle l’ancien poste ou emploi,
2. un rang plus élevé dans la hiérarchie organisationnelle de l’employeur. »

Cessation de fonctions

Cessation de fonctions signifie « de cesser d’être un salarié, notamment en raison de sa retraite, sa démission, son licenciement ou son congédiement. Sont exclues de la présente définition la mise à pied temporaire et l’absence en raison d’une maladie, d’une blessure ou d’un conflit de travail. »

Taux de retour

Le taux de retour est le nombre de questionnaires d’auto-identification retournés par les salariés divisé par le nombre de questionnaires envoyés par les employeurs aux salariés.

Taux de réponse

Le taux de réponse est le nombre de questionnaires d’auto-identification que les salariés ont entièrement remplis divisé par le nombre de questionnaires que les employeurs ont envoyé aux salariés.

Catégories professionnelles d’équité en matière d’emploi

Il y a 14 Catégories professionnelles de l’équité en matière d’emploi (CPÉME):

• Cadres supérieurs
• Cadres intermédiaires et autres cadres
• Professionnels
• Personnel semi-professionnel et technique
• Superviseurs
• Contremaîtres : métiers et artisans 
• Personnel administratif et de bureau principal
• Personnel spécialisé de la vente et des services
• Artisans et ouvriers qualifiés
• Personnel de bureau
• Personnel intermédiaire de la vente et des services
• Ouvriers manuels spécialisés
• Autre personnel de la vente et des services
• Autres ouvriers manuels

Politique

Les employeurs doivent mener une enquête sur l’effectif. Pour ce faire, ils doivent fournir à chaque salarié un questionnaire d’auto-identification qui demande si le salarié est :

• une personne autochtone
• une personne handicapée
• une personne faisant partie des minorités visibles

L’employeur doit informer chaque salarié, soit sur le questionnaire, soit dans une note accompagnant celui-ci, qu’une personne peut faire partie de plus d’un groupe désigné.

Le questionnaire doit également contenir les caractéristiques suivantes :

• un moyen d’identifier le salarié qui remet le questionnaire, par son nom ou autrement
• les définitions autochtones, personnes handicapées et minorités visibles, telles qu’elles figurent dans la Loi
• une indication que les salariés répondent volontairement aux questions
• une indication que les renseignements recueillis sont confidentiels
• une indication que l’employeur utilisera les renseignements ou ne les divulguera à d’autres personnes au sein de l’organisation qu’aux seules fins de permettre à ce dernier de remplir ses obligations dans le cadre de la Loi.

L’employeur peut exiger que les salariés remettent le questionnaire.

Le questionnaire peut contenir des questions supplémentaires concernant l’équité en matière d’emploi.

L’employeur doit tenir à jour les résultats de l’enquête sur l’effectif. Cela nécessite :

• fournir un questionnaire aux salariés nouvellement recrutés, ainsi qu’aux salariés qui souhaitent remplir un nouveau questionnaire
• ajuster les résultats pour refléter les nouvelles réponses et pour tenir compte des membres des groupes désignés auxquels l’employeur a mis fin

Les employeurs doivent établir et conserver les dossiers suivants :

• une copie du questionnaire d’auto-identification remis aux salariés
• l’appartenance de chaque salarié à un groupe désigné, le cas échéant

Interprétations

Questionnaire d’auto-identification

Les employeurs qui utilisent le modèle de questionnaire d'auto-identification (Tâche 1 d’équité en matière d’emploi) du Programme du travail se conforment aux exigences de l'enquête sur l’effectif.

Les employeurs peuvent utiliser les informations obtenues à partir des registres de paie ou du personnel pour compter les salariés qui sont des femmes. Toutefois, si ces renseignements ne sont pas disponibles, le questionnaire d'auto-identification devrait demander si les salariés s'identifient comme une femme. Notez que cette question est facultative pour les salariés.

Les employeurs doivent conserver les questions supplémentaires relatives à l'équité en matière d'emploi séparément des questions obligatoires d'auto-identification. Il doit être clair que la Loi et le Règlement n'exigent pas ces questions supplémentaires.

Le questionnaire peut également comprendre des questions visant à appuyer les initiatives fondées sur la diversité et l'inclusion que l'organisation entreprend. Ces questions doivent être distinctes du contenu de l'équité en matière d'emploi. Il doit être clair que la Loi et le Règlement n'exigent pas ces questions.

Le questionnaire doit indiquer clairement que le salarié peut modifier ses réponses à tout moment.

Noms et définitions des groupes désignés

Les employeurs peuvent fournir des informations contextuelles sur les noms et les définitions des groupes désignés pour appuyer l'auto-identification. Le modèle de questionnaire d'auto-identification contient des exemples de telles informations contextuelles.

Mise en œuvre de l’enquête

Les employeurs doivent faire un effort concerté pour atteindre et maintenir, au minimum, des taux de retour et des taux de réponse de 80%.

Si l’employeur entreprend une nouvelle enquête sur l’effectif, il doit démontrer que :

• qu’il a élaboré et mis en œuvre une stratégie adéquate
• lorsque les taux de retour et de réponse trop faibles, il met en œuvre une stratégie de suivi adéquate

Gestion des données

Les employeurs doivent démontrer qu’ils disposent d’un processus leur permettant de tenir à jour les données relatives à l’effectif. Pour cela, il faut :

• déterminer la représentation interne correctement en :
• codant leurs effectifs en utilisant les codes appropriés des données sur l’effectif (Tâche 2 d’équité en matière d’emploi)
• ne comptant que les salariés qui ont travaillé pendant une période de 12 semaines ou plus au cours de l’année civile
• comptant correctement les femmes à partir des informations continues dans les registres d’emploi ou le questionnaire d’auto-identification
• ne comptant que les salariés qui ont accepté de s’identifier comme autochtones, personnes handicapées ou qui font partie des minorités visibles
• fournir un questionnaire aux salariés qui veulent remplir un nouveau questionnaire et aux nouveaux salariés
• mettre à jour leur base de données pour refléter les nouvelles données découlant de ce qui précède et liées aux recrutements, promotions et aux cessations d’emplois des salariés

Conseils supplémentaires

Des conseils supplémentaires sur la cueillette de renseignements sur l’effectif sont fournis ici.

Liens connexes

• Loi sur l’équité en matière d’emploi
• Règlement sur l’équité en matière d’emploi
• Programme légiféré sur l’équité en matière d’emploi
• Interprétations, politiques, et guides de l'équité en matière d'emploi
• Système de gestion de l'information sur l'équité en milieu de travail (SGIÉMT)
• Tâches d’équité en matière d’emploi