Vérification des activités de laboratoire de la Direction générale des sciences et de la technologie

Direction générale de la vérification et de l'évaluation
Juin 2014

Dates importantes

Première rencontre (note de lancement) Octobre 2012
Plan de vérification envoyé à la direction de l'entité Mai 2013
Dernière rencontre et fin du travail sur le terrain Novembre 2013
Rapport de vérification envoyé à la direction de l'entité Février 2014
Réception de la réponse de la direction Mars 2014

Approbation de l'avant-dernière ébauche du rapport

par le dirigeant de la vérification

Mars 2014

Recommandation du Comité consultatif externe

de vérification

Mars 2014
Approbation du sous-ministre Juin 2014

Liste des acronymes

SMA
Sous-ministre adjointe (Direction générale des sciences et de la technologie)
CEDD
Commissaire à l'environnement et au développement durable
EC
Environnement Canada
ETP
Équivalents à temps plein
ASC
Activités scientifiques connexes
R et D
Recherche et développement
S et T
Sciences et technologie
CALA
Canadian Association for Laboratory Accreditation
SGIL
Système de gestion de l'information des laboratoires

Préparée par l'équipe de la vérification et de l'évaluation

Remerciements

L'équipe de vérification, formée de Jean-Luc Tétreault, gestionnaire de vérification, de Philippe Knight et de Daniel Chérier, sous la direction de Stella Line Cousineau, désire remercier toutes les personnes qui ont contribué à ce projet, notamment les employés qui ont partagé leurs idées et observations dans le cadre de cette vérification.

Version du fichier

Fichier : B.6.5 - French - Final Report STB’s Laboratory Activities approved by DM

Date : 13 juin 2014

Sommaire exécutif

La présente vérification est effectuée dans le cadre du Plan ministériel de vérification axé sur le risque de 2012 approuvé par le sous-ministre, d'après la recommandation du Comité consultatif externe de vérification. La vérification visait à déterminer si la Direction générale des sciences et de la technologie a géré ses activités de laboratoire de façon efficace.

Dans l'ensemble, la vérification a permis de constater que les activités de laboratoire de la Direction générale des sciences et de la technologie d'Environnement Canada étaient, en général, bien gérées. Par exemple, le plan scientifique d'Environnement Canada est formulé de manière claire et la direction, comme le personnel, comprend le rôle qui est le sien dans ce plan. Les activités de laboratoire et les plans opérationnels cadrent bien avec les priorités en matière de sciences et de technologie. Des pratiques sont en place afin de garantir la diffusion en temps opportun des résultats relatifs aux activités de laboratoire. Il existe également des processus de surveillance des laboratoires adéquats et les rapports de surveillance fournissent des renseignements réguliers sur les progrès des travaux opérationnels et de recherche en laboratoire.

Toutefois, la vérification a également identifié des possibilités d'amélioration telles que les processus en matière de planification à long terme des directions de la Direction générale des sciences et de la technologie et l'amélioration de la communication avec le personnel dans les domaines de la planification et des leçons apprises. Par ailleurs, la gestion globale des activités de laboratoire s'améliorerait si l'on s'assurait que les principales fonctions de gestion (telles que la planification et d'autres questions administratives) sont exercées de manière uniforme et efficace.

Pour donner suite aux conclusions décrites dans ce rapport, nous présentons les recommandations suivantes.

La sous-ministre adjointe de la Direction générale des sciences et de la technologie devrait :

  1. Déterminer comment le processus actuel de planification à long terme des directions de la Direction générale des sciences et de la technologie peut être amélioré en s'appuyant sur les meilleures pratiques existantes.
  2. Mettre en œuvre une communication régulière entre la direction et le personnel concernant les activités de laboratoire de la Direction générale des sciences et de la technologie, des relations de celles-ci avec les priorités du Ministère, ainsi que les besoins des utilisateurs ministériels et les leçons apprises.
  3. Examiner la structure de gestion des laboratoires en vue d'améliorer la consistance et l'efficacité du soutien administratif et de gestion dans tous les laboratoires de la Direction générale des sciences et de la technologie.

La gestion a approuvé ces recommandations. La réponse à la gestion détaillée peut être trouvée sous la section 3 de ce rapport.

1 Introduction

La présente vérification est effectuée dans le cadre du Plan ministériel de vérification axé sur le risque de 2012 approuvé par le sous-ministre, d'après la recommandation du Comité consultatif externe de vérification.

1.1 Contexte

En vertu de la Loi canadienne sur la protection de l'environnement (1999) et de la Loi sur le ministère de l'Environnement, Environnement Canada est chargé et autorisé à mener des recherches scientifiques ainsi que des activités de surveillance de l'environnement afin de fournir de solides données, connaissances et preuves scientifiques afin de soutenir les politiques, les règlements, l'application de la loi et la prise de décision. Par exemple, les données issues des activités scientifiques d'Environnement Canada fournissent les preuves requises pour les mesures d'application de la loi en vertu de la Loi canadienne sur la protection de l'environnement (1999), de la Loi sur les pêches, de la Loi sur la Convention concernant les oiseaux migrateurs, de la Loi sur les espèces en péril (analyse de l'ADN) ainsi que du Règlement sur la gestion de la pêche du poisson contaminé de Pêches et Océans Canada.

Par ses activités de laboratoire, Environnement Canada a recourt à la technologie pour appuyer ses initiatives réglementaires et concevoir des méthodes et des dispositifs soutenant l'élaboration de règlements et leur mise en application. Par conséquent, les travaux de laboratoire d'Environnement Canada comprennent des technologies qui sont essentielles au respect de ses obligations prescrites par la loi.

La Direction générale des sciences et de la technologie joue un rôle fondamental pour permettre à Environnement Canada d'assumer son mandat, et elle représente plus de la moitié du budget et du personnel du Ministère. L'expertise scientifique du Ministère et ses intérêts couvrent un large éventail de domaines - atmosphère, eau et faune.

Conformément aux conventions internationales, les activités de sciences et de technologie sont réparties entre la recherche et le développement et les activités scientifiques connexes. Ensemble, la recherche et le développement et les activités scientifiques connexes sont la cheville ouvrière de la capacité scientifique d'Environnement Canada et fournissent les connaissances fondamentales et appliquées nécessaires pour accomplir la politique du Ministère et s'acquitter de ses mandats réglementaires et d'application de la loi efficacement et de manière à assurer la confiance du public. Les activités de recherche et de développement mettent largement l'accent sur la production de nouvelles connaissances scientifiques (p. ex. trouver de nouvelles manières de mesurer le niveau des substances toxiques dans l'environnement). Un projet de recherche et de développement présente généralement les trois caractéristiques suivantes :

  • Un élément important d'incertitude, de nouveauté et d'innovation;
  • Une conception de projet clairement définie;
  • Un rapport sur les procédures et les résultats du projet.

Les activités scientifiques connexes mettent l'accent principalement sur l'application de connaissances scientifiques existantes (p. ex. exercer des activités de surveillance de l'environnement reposant sur des méthodes de mesure de la toxicité généralement acceptées). Le personnel des laboratoires d'Environnement Canada appuie ou effectue aussi bien des tâches de recherche et de développement que des activités scientifiques connexes. Ces dernières complètent et prolongent la recherche et le développement en contribuant à la production, à la diffusion et à l'application de connaissances scientifiques et technologiques.

Pour l'exercice 2011-2012, Environnement Canada a dépensé, au total, 653 millions de dollars pour les activités de sciences et de technologie, notamment 238 millions de dollars pour la recherche et le développement et les 416 millions de dollars restants pour les activités scientifiques connexes. Pour la même période, le Ministère a également alloué 3 353 équivalents temps plein (ETP) pour les sciences et la technologie, notamment 931 ETP pour la recherche et le développement et 2 422 ETP pour les activités scientifiques connexesNote de bas de page 1. Seule une partie de ces ressources est actuellement utilisée pour la prestation d'activités de laboratoire.

Pour garantir que les travaux en matière de recherche et de développement et d'activités scientifiques connexes appuient les questions environnementales les plus prioritaires pour Environnement Canada et le gouvernement du Canada, le Ministère a établi ses priorités à long terme en matière de sciences et technologie dans le Plan scientifique de 2007 et le rapport de 2010 sur le rôle technologique. Dans le cadre du présent rapport de vérification, les documents du Plan scientifique et du rapport sur le rôle technologique sont regroupés sous l'appellation collective de plan scientifique d'Environnement Canada. Sur la lancée de ces travaux antérieurs, Environnement Canada élaborait, au moment de la présente vérification, une nouvelle Stratégie scientifique qui définira de nouvelles priorités à long terme et mettra l'accent sur la contribution des activités des sciences et de la technologie ainsi que sur leurs répercussions sur les politiques, programmes et services du Ministère. La nouvelle Stratégie scientifique reposera sur cinq priorités principales : pertinence, collaboration, réactivité, transparence et excellence.

La plupart des travaux de laboratoire relatifs à la recherche et au développement et aux activités scientifiques connexes d'Environnement Canada sont effectués par l'entremise de la Direction générale des sciences et de la technologie. Ils ont pour objectif de fournir de l'information permettant une meilleure compréhension des différents aspects de notre environnement (p. ex. l'air, l'eau, la faune, la biodiversité, les sols et le climat). À son tour, cette information appuie la capacité du Ministère à remplir son mandat, notamment son engagement à devenir un organisme de réglementation de calibre mondial, ses activités d'application de la loi, ses services météorologiques et ses fonctions en matière d'élaboration de politiques. Les travaux de la Direction générale des sciences et de la technologie sont réalisés dans 21 centres de recherche situés dans tout le Canada, plus de la moitié se trouvant hors de la région de la capitale nationale. Beaucoup de ces centres de recherche disposent de laboratoires. Voici les principales directions de la Direction générale des sciences et de la technologie qui se consacrent aux travaux de laboratoire de la recherche et de développement et des activités scientifiques connexes :

  • Direction des sciences et de la technologie atmosphériques;
  • Direction des sciences et technologies de l'eau;
  • Direction des sciences des espèces sauvages et du paysage.

En décembre 2011, le commissaire à l'environnement et au développement durable (CEDD) a effectué une vérification de performance des « Sciences de l'environnement ». De façon générale, la vérification a permis de conclure que le Ministère a élaboré un Plan scientifique établissant des engagements à long terme relativement à l'utilisation, à l'application et à la gestion de ses sciences pendant les dix prochaines années. Toutefois, cette vérification du commissaire indiquait que le Ministère n'avait pas encore mis en œuvre le Plan ou intégré celui-ci dans son cadre général de gestion des résultats. En outre, elle a permis de conclure qu'Environnement Canada n'avait pas établi de plan opérationnel nécessaire en vue de la réalisation des priorités stratégiques définies dans le Plan scientifique ou permettant de mesurer les progrès par rapport à ses priorités.

Le CEDD a recommandé l'intégration du plan dans le cadre de gestion des résultats du Ministère, l'élaboration d'objectifs et de cibles pour le plan et son incorporation dans le processus de planification général du Ministère.

La Direction générale de la vérification et de l'évaluation a effectué le suivi des progrès relatifs à la mise en œuvre de ces recommandations dans le cadre de la présente vérification et au moyen du mécanisme permanent de rapports trimestriels. Le personnel d'Environnement Canada nous a indiqué que, dans le cadre de la nouvelle Stratégie scientifique, un plan de mise en œuvre sera présenté au Comité d'intégration opérationnelle d'Environnement Canada afin d'exposer les objectifs et les cibles, comme le commissaire à l'environnement et au développement durable le suggérait.

1.2 Objectif et portée

Objectif

La vérification avait comme objectif principal de déterminer si la Direction générale des sciences et de la technologie a géré ses activités de laboratoire de façon efficace.

L'annexe A du présent rapport de vérification résume les critères et la méthodologie de la vérification.

Portée

Aux fins de la vérification, les activités de laboratoire ont été définies comme étant les travaux de laboratoire relatifs à la recherche et au développement et aux activités scientifiques connexes effectués pour les besoins de la surveillance, de la recherche et des opérations, autres que les tâches de recherche et de développement et d'activités scientifiques connexes de bureau de la Direction générale des sciences et de la technologie (c.-à-d. modélisation, analyse et interprétation des données).

La vérification avait pour objet, notamment, le cycle complet de gestion des travaux de laboratoire relatifs à la recherche et au développement et aux activités scientifiques connexes, y compris les étapes de planification, d'exécution, de rédaction du rapport et de leçons apprises de la recherche et du développement et des activités scientifiques connexes utilisant les services de laboratoire d'Environnement Canada. Si la vérification vise principalement les activités de laboratoire, certains des thèmes examinés ont des répercussions plus larges dans le domaine des sciences et de la technologie.

La portée de la vérification comprenait également un suivi de l'état d'avancement des recommandations du rapport du commissaire à l'environnement et au développement durable sur les sciences de l'environnement de décembre 2011.

Les points suivants ne faisaient pas partie de la portée de la vérification :

  • Gestion des installations et des équipements de laboratoire d'Environnement Canada, puisque ce sujet a été examiné dans le cadre de la vérification interne de la gestion des immobilisations;
  • Sécurité des laboratoires et de santé et sécurité au travail au Ministère, puisque ces points ont fait l'objet d'une vérification en 2010-2011 en matière de sécurité physique et d'une autre en 2009-2010 concernant la santé et la sécurité au travail.

La vérification portait principalement sur la période du 1er avril 2012 au 31 mars 2013.

1.3 Déclaration de conformité

La présente vérification est conforme aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada tel que l'attestent les résultats du programme d'assurance de la qualité et d'amélioration.

Selon notre jugement professionnel, tout comme les preuves recueillies, des procédures de vérification suffisantes et appropriées ont été appliquées à l’appui de l’exactitude des conclusions tirées et contenues dans le présent rapport. Les conclusions étaient basées sur une comparaison des situations qui existaient à la fin du travail sur le terrain, en novembre 2013, en fonction des critères de vérification.

2 Constatations

Dans l'ensemble, la vérification a permis de constater que la Direction générale des sciences et de la technologie d'Environnement Canada gérait, en général, ses activités de laboratoire de façon efficace. Toutefois, comme le décrit cette partie, nous avons relevé des possibilités d'amélioration. Nous avons également observé que la Direction générale des sciences et de la technologie a réalisé des progrès dans le domaine des activités de laboratoire en mettant en œuvre les recommandations de la vérification du commissaire à l'environnement et au développement durable de 2011.

2.1 Mise en œuvre du Plan scientifique

Nous nous attendions à ce que la direction de la Direction générale ait clairement formulé le plan scientifique d'Environnement Canada, que le personnel comprenne le rôle qu'il y joue et que le plan repose sur un processus de partage des idées faisant participer les membres du personnel et la direction.

Le plan scientifique d'Environnement Canada est défini dans le Plan scientifique de 2007 et le rapport de 2010 sur le rôle technologique. La vérification a permis de constater que le plan est communiqué par l'entremise du message à l'intention des membres du personnel de la sous-ministre adjointe de la Direction générale des sciences et de la technologie qui précise les principales priorités ministérielles des sciences et de la technologie et par la planification à long terme des directions de la Direction générale des sciences et de la technologie qui décrit les priorités propres à chaque direction. Un examen de ces documents a confirmé que les activités de laboratoire de la Direction générale des sciences et de la technologie cadrent bien avec les priorités en matière de sciences et de technologie d'Environnement Canada.

Le processus de la Direction générale propre au plan scientifique d'Environnement Canada concernant le partage des idées entre les membres du personnel et la direction transparaît dans l'élaboration des documents de planification à long terme des directions. Ceux-ci intègrent les priorités d'Environnement Canada et montrent qu'ils ont été conçus à l'aide d'approches descendantes et ascendantes et d'une méthodologie participative.

Les directions de la Direction générale des sciences et de la technologie soutiennent la mise en œuvre du plan en élaborant et en présentant des exposés de planification réguliers à l'intention des membres du personnel portant sur la signification, pour ces derniers, des priorités du Ministère en matière de sciences et de technologie. Un examen de ces présentations relatives aux documents de planification et une évaluation de la satisfaction des membres du personnel de ce domaine indiquent que la communication de la direction concernant le plan et les priorités a été efficace.

La vérification a permis de constater une meilleure pratique au sein de la Direction des sciences et de la technologie atmosphériques. Cette direction dispose d'un processus efficace et systématique en matière de planification à long terme (p. ex. prospective), ce qui aboutit à des projets scientifiques plus étroitement alignés sur le plan et plus tournés vers l'avenir. Ce processus renforce également la participation des membres du personnel et de la direction pour ce qui est de la mise en œuvre du plan scientifique d'Environnement Canada. La vérification a constaté que d'autres directions au sein de la Direction générale des sciences et de la technologie pourraient tirer parti de l'adoption d'une approche similaire en matière de planification.

2.2 Communication des plans et des activités de la Direction générale des sciences et de la technologie

« Les caractéristiques des organismes de recherche bien gérés » soulignent l'importance de disposer de systèmes et de pratiques en place pour communiquer au sujet des plans et des activités.

Afin de soutenir et de communiquer au sujet de l'harmonisation des plans compris dans le plan scientifique d'Environnement Canada, des réunions périodiques, officielles et officieuses ont lieu entre la direction et les membres du personnel. Nous avons examiné les ordres du jour, les procès-verbaux ou les enregistrements relatifs aux décisions des réunions officielles, notamment les exposés présentés par la direction, et nous nous sommes entretenus avec le personnel de leur satisfaction liée à ce domaine. La vérification a permis de constater que des réunions périodiques avaient lieu entre le personnel et la direction. Nous avons constaté une bonne pratique au sein de la Division de la recherche sur la qualité de l'air où un gestionnaire périodiquement examine et communique la signification des priorités ministérielles, des forces et des faiblesses du ressourcement, et des défis d'ordre administratif qui peuvent avoir des répercussions sur la recherche et le développement et les activités scientifiques connexes avec son personnel (p. ex. dotation en personnel, approvisionnement et gestion de l'information ou technologies de l'information). Cette pratique pourrait être plus largement adoptée et être profitable à d'autres directions au sein de la Direction générale des sciences et de la technologie.

Le plan scientifique est également mis en œuvre et communiqué dans le cadre de l'élaboration des propositions de recherche et des plans de travail relatifs aux activités de laboratoire des directions de la Direction générale des sciences et de la technologie. Un examen de ces documents indique qu'ils étaient conformes au plan scientifique d'Environnement Canada, et des entrevues connexes ont montré que le personnel comprenait les rôles des plans et des activités de la direction générale dans le plan scientifique d'Environnement Canada.

Par ailleurs, la direction organise, officiellement ou officieusement, des réunions régulières avec le personnel afin de fournir des mises à jour et discuter des questions d'ordre opérationnel liées au plan scientifique d'Environnement Canada. Nous avons observé que des processus étaient en place afin d'appuyer ces débats et avons constaté que le personnel était, de manière générale, satisfait de l'approche de communication actuelle et trouvait que ces réunions régulières étaient opportunes et efficaces.

La résistance au changement, au sein de la Direction générale des sciences et de la technologie, lors de la mise en œuvre du plan scientifique n'a pas été considérée comme un problème. Par conséquent, nous n'avons pas poursuivi plus loin la vérification dans ce domaine.

2.3 Diffusion des résultats relatifs à la recherche et au développement et aux activités scientifiques connexes

La diffusion efficace des résultats de laboratoire relatifs à la recherche et au développement et aux activités connexes suppose qu'ils soient fournis de manière opportune et pertinente. Nous nous attendions à trouver un processus qui tient compte des exigences de tous les utilisateurs en matière d'activité de laboratoire et permet la diffusion en temps opportun des résultats. Le processus doit être en mesure de s'adapter aux changements relatifs aux besoins des utilisateurs.

Grâce à la mise à l'essai d'un échantillon statistique d'activités de laboratoire (système de gestion de l'information des laboratoires ou autres), la vérification a permis de conclure que des pratiques visant à assurer la diffusion, en temps opportun, des résultats relatifs à la recherche et au développement et aux activités scientifiques connexes existaient et étaient efficaces. Par ailleurs, un processus de sondage auprès des clients est actuellement en place pour des activités de laboratoire reposant sur le système de gestion de l'information des laboratoires et les résultats sont communiqués à la direction aux fins de prise de décision. Le sondage recueille des renseignements permettant, notamment, de savoir si les résultats de laboratoire ont été obtenus de manière pertinente et opportune, si les clients ont reçu une bonne qualité de service, etc.

Les résultats des essais d’un échantillon et des entrevues ont également déterminé que la recherche et le développement et les activités scientifiques connexes s'adaptent, en général, aux besoins des utilisateurs du Ministère et que des processus sont en place afin de communiquer ces modifications au sein des directions de la Direction générale des sciences et de la technologie. Plus particulièrement, nous avons constaté que l'un de ces processus de communication fonctionnait mieux que les autres, car il était plus orienté vers l'avenir, ce qui peut conduire à de meilleures relations entre les utilisateurs et les fournisseurs et qui est souvent un facteur de réussite permettant de garantir que les besoins des utilisateurs sont satisfaits.

2.4 Activités de laboratoire et planification opérationnelle

Au niveau du projet de recherche, nous nous attendions à constater que les besoins d'activités de laboratoire sont périodiquement évalués par rapport au mandat du Ministère pour des questions de pertinence, et que les plans opérationnels appropriés sont conçus et mis en œuvre.

Les vérificateurs ont évalué la pertinence des travaux de recherche et de développement et des activités scientifiques connexes en comparant la justification des travaux effectués au niveau du projet avec les priorités de la Direction générale des sciences et de la technologie d'Environnement Canada. L'analyse comprenait un échantillon composé de projets du système de gestion de l'information des laboratoires ou autres. La vérification a permis de conclure que les activités de laboratoire cadraient bien avec les priorités et les mandats des sciences et de la technologie d'Environnement Canada.

Par ailleurs, la vérification a examiné si des plans opérationnels « au niveau du projet » étaient conçus par le personnel d'Environnement Canada et s'il les mettait régulièrement à jour. Les plans opérationnels offrent une vision commune des mesures à adopter pour concrétiser les priorités des sciences et de la technologie d'Environnement Canada. Ils précisent : les activités particulières à mettre en place; les résultats visés; les responsables des résultats; la façon dont les résultats seront atteints; les échéanciers précis. La vérification a permis de conclure que les plans opérationnels des projets de recherche et de développement et des activités scientifiques connexes sélectionnés existaient, étaient harmonisés et comprenaient les éléments clés indispensables pour un plan opérationnel efficace.

Si cette vérification a mis l'accent sur la planification opérationnelle au niveau du projet de recherche, la vérification du commissaire à l'environnement et au développement durable de 2011 sur les « sciences de l'environnement » s'était axée sur un niveau plus général. Ainsi, le commissaire observait un manque de plans opérationnels comprenant les objectifs, cibles et mesures nécessaires pour atteindre les orientations et les engagements stratégiques définis dans le Plan scientifique d'Environnement Canada de 2007.

Toujours dans le cadre de cette vérification du commissaire, un suivi a été effectué afin d'évaluer les progrès réalisés par rapport à ces recommandations en suspens. En substance, dans le cadre de la nouvelle Stratégie scientifique, un plan de mise en œuvre présentant les objectifs et les cibles doit être conçu et présenté au Comité d'intégration opérationnelle d'Environnement Canada.

2.5 Exercices sur les leçons apprises

Nous nous attendions à constater que les travaux de laboratoire comprenaient des processus relatifs à :

  • L'identification des leçons apprises;
  • La fourniture de l'accès aux leçons apprises;
  • L'utilisation des résultats des leçons apprises.

Identification des leçons apprises - Les vérificateurs ont constaté que certains exercices sur les leçons apprises sont réalisés par le personnel de la Direction générale des sciences et de la technologie. Toutefois, ils ne sont pas réalisés de façon systématique dans l'ensemble des directions de la Direction générale des sciences et de la technologie.

Fourniture de l'accès aux leçons apprises - La vérification a permis de constater, grâce à un examen de documents sélectionnés du Ministère, que les résultats obtenus à l'issue des exercices sur les leçons apprises sont, à certains moments, consignés et accessibles au personnel, aux clients ou aux intervenants de la Direction générale des sciences et de la technologie. Par ailleurs, la vérification a permis de constater que les rapports ministériels sur le rendement mentionnent occasionnellement des exemples de leçons apprises relatives aux activités de laboratoire dans la partie traitant les leçons apprises sur le plan des résultats stratégiques. Il en va de même pour divers programmes pour lesquels les leçons apprises sont accessibles sur des portails spécifiques (p. ex. sables bitumineux). Toutefois, une communication systématique des résultats obtenus dans le cadre de ces exercices d'apprentissage continu n'est pas en place.

Utilisation des leçons apprises - La vérification a permis de constater que les résultats obtenus à l'issue des exercices d'apprentissage continu étaient utilisés pour des activités de laboratoire ayant recours au système de gestion de l'information des laboratoires (SGIL). Toutefois, l'utilisation des leçons apprises n'a pas été constatée de façon aussi nette pour les activités de laboratoire ayant recours à un autre système que le SGIL. Une stratégie visant à utiliser les résultats obtenus dans le cadre des exercices sur les leçons apprises peut être un facteur clé afin de garantir des progrès et des améliorations continues.

2.6 Surveillance et établissement de rapport concernant les activités de laboratoire

Nous nous attendions à trouver des processus relatifs à la surveillance des activités de laboratoire de la Direction générale des sciences et de la technologie et à l'établissement de rapport à ce sujet.

Les vérificateurs ont examiné les rapports d'activité ou de surveillance du Système de gestion de l'information des laboratoires concernant les laboratoires opérationnels d'Environnement Canada, les rapports de suivi des projets concernant la Direction des sciences des espèces sauvages et du paysage ainsi que les rapports de surveillance relatifs au suivi et aux progrès des projets (notamment divers tableaux pour fin de planification et de rapports) concernant la Direction des sciences et technologies de l’eau et celle des sciences et de la technologie atmosphériques. La vérification a permis d'identifier que les trois directions avaient en place des processus de surveillance et d'établissement de rapport. Par exemple, les rapports de surveillance concernant les laboratoires opérationnels comprennent des analyses comparatives détaillées du nombre d'essais de laboratoire reçus ou signalés par rapport aux prévisions sur une base mensuelle ou annuelle. Les rapports relatifs aux travaux de recherche couvrent différents domaines de surveillance relatifs aux progrès des projets de recherche - notamment l'état d'avancement des projets pour ce qui est des coûts, des résultats et des éléments livrables.

2.7 Gestion des travaux de recherche et de développement et des activités scientifiques connexes

La vérification a permis de déterminer si des pratiques efficaces étaient en place pour la gestion de la recherche et du développement et des activités scientifiques connexes. Plus particulièrement, elle a permis d'évaluer l'existence de bonnes pratiques en matière de gestion de projet conformes aux normes internationales généralement reconnues (p. ex. objectifs, ressources et responsabilisation à l'égard des résultats)Note de bas de page 2. L'équipe de la vérification a examiné un échantillon au hasard d’essais de laboratoire ainsi qu'un échantillon de conformité de conception en matière de « propositions de recherche ». La vérification a permis de conclure que de bonnes pratiques de gestion de projet sont en place et qu'elles s'accompagnent d'objectifs précis, de l'identification des ressources requises et d'une responsabilisation claire en matière de résultats.

Nous nous attendions également à constater que les membres du personnel de la Direction générale des sciences et de la technologie jouaient, de façon consistante, un rôle de soutien administratif et de gestion dans toute la direction générale. Nous avons constaté que ces fonctions sont exercées de façon consistante dans la Direction générale des sciences et de la technologie, à l'exception de la Direction des sciences et technologies de l'eau. Dans cette direction, comme dans d'autres, les gestionnaires jouent un double rôle comprenant des responsabilités scientifiques et de gestion. Toutefois, dans le cas de cette direction, la responsabilisation est axée principalement sur leurs responsabilités scientifiques, puis, dans une moindre mesure, sur leurs responsabilités de soutien administratif et de gestion.

3 Recommandations

Pour donner suite aux conclusions décrites dans ce rapport, nous présentons les recommandations suivantes.

Recommandation n°1

La sous-ministre adjointe de la Direction générale des sciences et de la technologie devrait déterminer comment le processus actuel de planification à long terme des directions de la Direction générale des sciences et de la technologie peut être amélioré en s'appuyant sur les meilleures pratiques existantes. (section 2.1)

Réponse de la direction

La Direction générale des sciences et de la technologie approuve cette recommandation.

Un plan de mise en œuvre relatif à la nouvelle Stratégie scientifique d'Environnement Canada pour 2014-2019 est en cours d'élaboration et comprendra des mécanismes afin d'intégrer la Stratégie scientifique dans la planification à long terme des activités de recherche et de développement et des activités scientifiques connexes de la direction générale, notamment les activités de laboratoire.

La direction générale examinera les processus de planification en cours au sein de chaque direction afin d'identifier les meilleures pratiques et d'évaluer si elles se prêtent à une adoption dans d'autres directions des sciences et de la technologie en vue d'améliorer l'efficacité de la planification à long terme dans toute la direction générale.

Recommandation n°2

La sous-ministre adjointe de la Direction générale des sciences et de la technologie devrait mettre en œuvre une communication régulière entre la direction et le personnel concernant les activités de laboratoire de la Direction générale des sciences et de la technologie, les liens entre celles-ci et les priorités du Ministère ainsi que les besoins des utilisateurs ministériels et les leçons apprises. (sections 2.2, 2.3 et 2.5)

Réponse de la direction

La Direction générale des sciences et de la technologie approuve cette recommandation.

Plusieurs forums de dialogue entre la direction et le personnel ont récemment été établis. La direction générale examinera comment ces forums peuvent être utilisés pour améliorer encore l'efficacité des communications entre la direction et le personnel.

Recommandation n°3

La sous-ministre adjointe de la Direction générale des sciences et de la technologie devrait examiner la structure de gestion des laboratoires en vue d'améliorer la consistance et l'efficacité du soutien administratif et de gestion dans tous les laboratoires de la Direction générale des sciences et de la technologie. (section 2.7)

Réponse de la direction

La Direction générale des sciences et de la technologie accepte la recommandation et reconnaît que la Direction des sciences et technologies de l'eau (DSTE) est le domaine où l'on doit concentrer les efforts d'améliorations.

À cet égard, la DSTE a déjà commencé à entreprendre des améliorations, notamment des changements structurels en matière de fonctions de soutien administratif et de gestion.

En particulier, un nouveau modèle de Services financiers et administratifs a été lancé le 1er avril 2013. Ce modèle axé sur le service vise à fournir des services financiers et administratifs essentiels consistants à l'échelle nationale dans le cadre d'un ensemble de normes documenté. La mise en œuvre prévue de ce nouveau modèle se poursuivra en 2014-2015 et au-delà et s'accompagnera d'une démarche d'amélioration continue.

En ce qui concerne la gestion de la recherche, les cadres supérieurs de la DSTE ont approuvé (octobre 2013) la mise en œuvre d'une structure de gestion de la recherche comprenant trois postes de gestion de la recherche dans chacune des divisions de la recherche, ce qui est semblable à la structure de gestion des autres directions de la recherche en matière de sciences et de technologie. Il convient de noter que les deux divisions de la recherche de la DSTE ont actuellement un poste de gestionnaire de recherche.

Le processus de dotation a commencé; il devrait donner lieu à un répertoire de candidats qualifiés au niveau REM 02 d'ici août 2014. Le recrutement pour les postes en gestion de la recherche dépendra de la disponibilité des ressources.

La mise en œuvre de cette structure de gestion de la recherche au sein de la DSTE donnera lieu à une délimitation claire des activités et fonctions de recherche et de gestion.

4 Conclusion

Dans l'ensemble, la vérification a permis de constater que les activités de laboratoire de la Direction générale des sciences et de la technologie d'Environnement Canada étaient, en général, bien gérées. Par exemple, le plan scientifique d'Environnement Canada est formulé de manière claire et la direction, comme le personnel, comprend le rôle qui est le sien dans ce plan. Les activités de laboratoire et les plans opérationnels cadrent bien avec les priorités en matière de sciences et de technologie. Des pratiques sont en place afin de garantir la diffusion en temps opportun des résultats relatifs aux activités de laboratoire. Il existe également des processus de surveillance des laboratoires adéquats et les rapports de surveillance fournissent des renseignements réguliers sur les progrès des travaux opérationnels et de recherche en laboratoire.

La vérification a également permis d'identifier des possibilités d'amélioration dans le domaine de la planification à long terme des directions de la Direction générale des sciences et de la technologie, dans celui de l'amélioration des communications avec le personnel en matière de planification et de leçons apprises ainsi que dans l'exercice consistant et efficace de fonctions de gestion clé.

En ce qui concerne les recommandations du commissaire à l’environnement et au développement durable de 2011, la Direction générale de la vérification et de l'évaluation confirme, à l'issue de cette vérification, les progrès réalisés en matière d'activités de laboratoire énoncés par la Direction générale des sciences et de la technologie dans le rapport sommaire de suivi des mesures de gestion du troisième trimestre du 31 janvier 2013 pour deux recommandations figurant au rapport de la vérification de la performance des « sciences de l'environnement ». Il s'agit des recommandations suivantes : intégrer le Plan scientifique dans le cadre de gestion des résultats (2.61); et concevoir des objectifs et des cibles pour le Plan scientifique et intégrer celui-ci dans le processus global de planification (2.69).

Annexe 1 - Méthodologie et critères de la vérification

Méthodologie

La phase de planification de la vérification a eu lieu d'octobre 2012 à mai 2013. On a effectué une évaluation des risques en vue de confirmer l'objectif de la vérification et les éléments nécessitant un examen plus approfondi. Les critères de vérification dans le cadre de la présente vérification reposaient sur les caractéristiques des organismes de recherche bien gérés conçus par le Bureau du vérificateur général.

La phase de la réalisation de la vérification a eu lieu de juin à novembre 2013 à l'administration centrale et dans les laboratoires d'Environnement Canada situés à Moncton (Nouveau-Brunswick), à Burlington et à Toronto (Ontario) et à Montréal (Québec), ainsi que dans les installations du Centre national de la recherche faunique situé dans la région de la capitale nationale (Ontario).

La vérification comportait les activités suivantes :

  • Entrevues avec les membres de la direction et les chercheurs travaillant pour :
    • la Direction des sciences et de la technologie atmosphériques (Division de la recherche sur la qualité de l'air; Recherches sur le climat),
    • Direction des sciences et technologies de l'eau (Division de la recherche sur les contaminants aquatiques; Division de la recherche sur l’hydrologie et l’écologie des bassins versants; Surveillance de la qualité de l'eau; Urgences, laboratoires d'analyses opérationnelles et soutien à la recherche),
    • Direction des sciences des espèces sauvages et du paysage (Division de l'écotoxicologie et santé des espèces sauvages);
  • Examen des documents ministériels pertinents (p. ex. évaluations de la Canadian Association of Laboratory Accreditation [CALA], renseignements opérationnels et stratégiques des directions des sciences et de la technologie, exposés de gestionnaire à l'intention des membres du personnel);
  • Examen du processus documentaire pour un échantillon statistique au hasard d'essais de laboratoire (25 essais issus de l'environnement du Système de gestion de l'information des laboratoires - laboratoires opérationnels et Direction des sciences des espèces sauvages et du paysage), pour un échantillon de conformité de conception en matière de « propositions de recherche » (cinq essais de la Direction des sciences et technologies de l'eau et six essais de la Direction des sciences et de la technologie atmosphériques);
  • Examen des pratiques de gestion de projet et des processus de surveillance et d'établissement de rapport concernant les activités de laboratoire dans chacune des directions de la Direction générale des sciences et de la technologie.

Critères

1. Harmonisation avec le plan scientifique d'Environnement Canada et soutien lors de la mise en œuvre de celui-ci
Sous-critères de la vérification État
1.1. Avec quel degré de clarté la direction formule-t-elle le plan scientifique d'Environnement Canada? Respecté

1.2. Le personnel comprend-il le rôle qui est le sien dans le plan scientifique d'Environnement Canada?

Remarque : les conclusions correspondant à ce sous-critère ont été déplacées dans le critère de vérification no 2 aux fins d'établissement de rapport.

Respecté
1.3. Le plan scientifique d'Environnement Canada comprend-il un processus de partage des idées sollicitant la participation de la direction et du personnel? Respecté (problèmes mineurs)
2. Des systèmes et des pratiques visant à communiquer les activités et les plans de la Direction générale des sciences et de la technologie existent.
Sous-critères de la vérification État

2.1. La direction du Ministère dirige-t-elle la mise en œuvre du plan scientifique d'Environnement Canada?

Remarque : les conclusions correspondant à ce sous-critère ont été déplacées dans le critère de vérification no 1 aux fins d'établissement de rapport.

Respecté
2.2. La direction fournit-elle régulièrement les ressources, l'information et le soutien requis pour garantir que les propositions de recherche cadrent bien avec le message de la sous-ministre adjointe de la Direction générale des sciences et de la technologie au sujet des priorités du Ministère en matière de sciences et de technologie? Respecté (problèmes mineurs)
2.3. La direction se réunit-elle régulièrement afin de faciliter la mise en œuvre du plan scientifique d'Environnement Canada? Respecté
2.4. La direction participe-t-elle à des mesures d'atténuation des risques liés à la résistance vis-à-vis de la mise en œuvre du plan scientifique d'Environnement Canada? Respecté

2.5. Les fonctions de gestion sont-elles exécutées de manière consistante à tous les niveaux de la Direction générale des sciences et de la technologie?

Remarque : les conclusions correspondant à ce sous-critère ont été déplacées dans le critère de vérification no 7 aux fins d'établissement de rapport.

Respecté (problèmes mineurs)
3. Des systèmes et des pratiques existent pour la diffusion, en temps opportun, des résultats de recherche et de développement et des activités scientifiques connexes à ceux qui dépendent des activités de laboratoire pour obtenir des résultats.
Sous-critères de la vérification État
3.1. Existe-t-il un processus visant à comprendre les exigences en matière de laboratoire de l'ensemble des utilisateurs et à diffuser les résultats en temps opportun? Respecté (problèmes mineurs)
3.2. La communication au sujet des progrès enregistrés dans la mise en œuvre du plan scientifique d'Environnement Canada est-elle efficace et opportune? Respecté

3.3. Les résultats des exercices d'apprentissage continu et leurs répercussions sont-ils suffisamment diffusés au sein du personnel de la Direction générale des sciences et de la technologie?

Remarque : les conclusions correspondant à ce sous-critère ont été déplacées dans le critère de vérification no 5 aux fins d'établissement de rapport.

Respecté (problèmes mineurs)
4. Les besoins d'activités de laboratoire sont évalués et la planification opérationnelle appropriée est effectuée
Sous-critères de la vérification État
4.1. Les besoins d'activités de laboratoire sont-ils évalués au niveau du projet? Respecté
4.2. La planification opérationnelle appropriée est-elle élaborée et effectuée au niveau du projet? Respecté
5. Les activités de laboratoire reposent sur des priorités claires en matière d'élaboration des programmes de recherche et de développement et des activités scientifiques connexes.
Sous-critères de la vérification État

5.1. Existe-t-il une stratégie afin d'identifier et de fournir des gains à court terme (*) ou des évaluations de la satisfaction des intervenants fondées sur le client ou les intérêts des intervenants?

(*) Dans notre contexte, les gains à court terme désignent l'organisation régulière d'exercices d'apprentissage continu portant sur les travaux de la recherche et du développement et des activités scientifiques connexes.

Respecté (problèmes mineurs)
5.2. Les résultats des gains à court terme ou des évaluations de la satisfaction des intervenants sont-ils visibles de tous? Respecté (problèmes mineurs)
5.3. Les responsables à tous les niveaux utilisent-ils les gains à court terme ou les évaluations de la satisfaction des intervenants afin de montrer les progrès réalisés et renforcer le soutien? Respecté (problèmes mineurs)
6. Il existe des processus de surveillance et d'établissement de rapport pour ce qui est des activités de laboratoire de la Direction générale des sciences et de la technologie.
Sous-critères de la vérification État
Les directions de la Direction générale des sciences et de la technologie ont-elles mis en place un processus de surveillance ou d'établissement de rapport? Respecté
7. Des pratiques efficaces sont en place pour ce qui est de la gestion des travaux de recherche et de développement et des activités scientifiques connexes.
Sous-critères de la vérification État
Existe-t-il de bonnes pratiques de gestion de projet conformes aux normes internationales généralement reconnues? Respecté

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