Regards sur l’audit – Audit de l’application et de la mise en œuvre par ECCC de la Politique sur la vaccination contre la COVID-19 applicable à l’administration publique centrale, y compris à la Gendarmerie royale du Canada – congé sans solde

Dans le but de protéger la santé et la sécurité des employés et d’améliorer les taux de vaccination des employés de l’administration publique centrale, le Conseil du Trésor du Canada a publié la Politique sur la vaccination contre la COVID-19 applicable à l’administration publique centrale, y compris à la Gendarmerie royale du Canada (Politique sur la vaccination), qui est entrée en vigueur le 6 octobre 2021. Conformément à cette politique, tous les employés de l’administration publique centrale, y compris les employés de la Gendarmerie royale du Canada, doivent être vaccinés. Cette exigence s’applique, peu importe que les employés fassent du télétravail, travaillent à distance ou travaillent sur place. La Politique sur la vaccination s’applique également au personnel contractuel qui doit avoir accès aux lieux de travail du gouvernement fédéral pour effectuer des travaux pour le gouvernement du Canada.

L’article 7.1.2 de la politique décrit les conséquences de la non-conformité pour les employés qui ne veulent pas être entièrement vaccinés ou qui ne veulent pas divulguer leur statut vaccinal deux semaines après la date limite de présentation de l’attestation du 29 octobre 2021. Les conséquences sont les suivantes :

L’objectif était d’évaluer l’application du cadre de contrôle de gestion élaboré pour soutenir la mise en œuvre de la Politique sur la vaccination, en mettant l’accent sur la gouvernance et l’application des procédures établies pour gérer les dispositions de l’article 7.

La politique a été suspendue le 20 juin 2022, à la suite d'un examen de la situation en matière de santé publique. Toutefois, les vaccins demeurent l'un des moyens les plus efficaces de se protéger contre la COVID-19. Le gouvernement du Canada continue de surveiller et d'évaluer la nécessité de mesures de santé publique supplémentaires, y compris la réintroduction éventuelle des mandats de vaccination. Le présent audit fournit des renseignements opportuns et des possibilités à prendre en considération au moment où le Ministère procède à la réintégration des employés en congé administratif non payé en raison de la politique de vaccination, et se prépare éventuellement à une réintroduction de la politique de vaccination.

Ce que nous avons constaté

L’audit a évalué la gouvernance et l’application des procédures établies pour administrer les dispositions relatives aux conséquences de la non-conformité (article 7 de la politique).

La structure et les processus de gouvernance mis en place ont permis de fournir en temps opportun des directives et des conseils aux gestionnaires délégués et aux employés. Les mesures de contrôle mises en place étaient adéquates pour soutenir l’application et la mise en œuvre de la politique.

Les processus établis pour placer les employés en congé administratif sans solde et suspendre la rémunération ont fonctionné comme prévu dans les 55 cas examinés. De plus, les fonctionnaires du Ministère ont traité 53 des 55 cas en temps opportun. Dans deux cas, les documents ont été fournis à la source fiable après la date de début de la période de congé administratif sans solde établie (respectivement 10 et 24 jours ouvrables après la date limite).

Étant donné sa mise en œuvre rapide, il a fallu s’appuyer sur les mesures de contrôle établies en place. À ce titre, l’audit a permis de cerner certaines limitations concernant des éléments précis de l’administration des dispositions de la politique relative aux conséquences de la non conformité. Par exemple, il a été difficile d’obtenir des renseignements sur la rapidité des mesures prises pour restreindre l’accès des employés aux réseaux et aux installations. De plus, étant donné que le Ministère possède des bâtiments et des installations dans tout le Canada, il n’existait pas d’outil centralisé permettant de s’assurer que l’accès des employés aux installations avait été restreint correctement et en temps opportun. Bien que l’équipe d’audit ait été informée que l’accès des employés aux lieux de travail physiques avait été restreint, il n’existe aucune piste de vérification.

La Direction générale des ressources humaines a développé un outil de visualisation des données pour soutenir le suivi et l’établissement de rapports. Cet outil de rapport a fourni des informations adéquates à la haute direction pour appuyer l'examen de la conformité à la politique. L’audit a révélé qu'il y avait un processus efficace de surveillance et de production de rapports en place jusqu'aux conseils aux gestionnaires délégués pour appuyer leur prise de décision sur les cas potentiels de congé administratif sans solde. Cependant, la surveillance aurait pu être améliorée en établissant un processus de surveillance et de rapport qui s'étendait au cycle de vie complet de l'administration des décisions – des conseils fournis aux gestionnaires délégués, jusqu’à leurs décisions et aux processus en place pour administrer pleinement les dispositions relatives aux conséquences de la non-conformité

Possibilités à prendre en considération

Le rapport ne propose pas de recommandations de mesures. Il présente plutôt deux éléments à prendre en considération pour aider à guider des initiatives futures semblables :

À propos de l’audit

L’audit couvrait la période allant du 15 novembre 2021 au 21 janvier 2022 et a examiné 55 cas (100 %) d’employés placés en congé administratif sans solde en raison d’une non conformité. Par la suite, six de ces employés ont reçu une première dose de vaccin et ont été réintégrés pendant la période visée par l’audit. Le processus de réintégration a également été évalué dans le cadre de cet audit.

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