Aperçu – Audit du système des contrôles internes en matière de rapports financiers

La Politique sur la gestion financière du Conseil du Trésor est entrée en vigueur le 1er avril 2017, avec pour objectif de veiller à ce que les ressources financières du gouvernement du Canada soient bien gérées dans l’exécution des programmes destinés aux Canadiens, et qu’elles soient protégées par des contrôles équilibrés qui permettent une certaine souplesse ainsi que des pratiques de gestion des risques. L'une des exigences politiques à l'appui de l'objectif est de garantir qu'un système ministériel de contrôle interne de la gestion financière (CIGF) fondé sur les risques (y compris les contrôles internes en matière de rapports financiers (CIRF)) est établi, surveillé et maintenu. Le système des CIRF, conçu pour atténuer les risques, est fondé sur un processus de détermination et d’établissement des priorités des principaux risques, d’évaluation de l’efficacité des principaux contrôles connexes, et de mise en œuvre de toute mesure corrective.

La Politique définit les CIRF comme un sous-ensemble des CIGF. Plus précisément, les CIRF constituent un ensemble de mesures et d’activités qui permettent à la haute direction et aux utilisateurs des états financiers ministériels d’avoir une assurance raisonnable quant à l’exactitude et à l’exhaustivité de ces derniers. Le système des CIRF d’Environnement et Changement Climatique Canada (ECCC) est fondé sur le Contrôle interne – cadre intégré du Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission. Les cinq (5) composantes complémentaires du contrôle interne du cadre (environnement de contrôle, évaluation des risques, activités de contrôle, activités de surveillance, et information/communication) constituent le fondement de la détermination, de la documentation et de l’évaluation du contrôle interne à tous les échelons du Ministère. 

Le système des CIRF comprend un programme de surveillance continue, qui inclut des évaluations détaillées des risques concernant les contrôles internes qui sont prévues tous les trois à cinq ans. La dernière évaluation complète des risques à ECCC a été réalisée au cours de l’exercice 2019-2020. Les évaluations sont conçues pour mesurer la probabilité que les risques se matérialisent, ainsi que la manière dont ils pourraient affecter les rapports financiers et la gestion financière.

La surveillance continue des contrôles internes vise à s’assurer que les CIRF continuent à fonctionner efficacement, et qu’ils demeurent conformes à sa conception et commence dès qu’un ministère a exécuté son plan initial d’évaluation des mesures de contrôle. L’exécution du plan nécessite d’achever la documentation, de tester l’efficacité de la conception, de tester l’efficacité opérationnelle, et de mettre en œuvre des mesures correctives ou des contrôles compensatoires afin de combler les lacunes ou les faiblesses identifiées. ECCC a atteint l’étape de la surveillance continue des CIRF en 2016.  

Ce que l’audit a révélé

Un système de CIRF est en place, composé d’un cadre officiel et de processus connexes permettant d’évaluer, de surveiller, de corriger, et de rendre compte de l’état des CIRF. Dans l’ensemble, nous avons constaté que ces mesures ont été mises en œuvre de manière adéquate, conformément aux exigences de la Politique sur la gestion financière du Conseil du Trésor et aux directives correspondantes. Quelques possibilités d’amélioration ont été relevées.

Les rôles, les responsabilités et les obligations redditionnelles des principaux intervenants en matière de CIRF sont définis et documentés dans le cadre sur le CIGF d’ECCC et ont été mis en œuvre à l’appui du système. Il y a une opportunité de clarifier davantage le rôle des responsables des processus opérationnels, de leurs délégués et des cadres supérieurs du Ministère dans le cadre sur le CIGF, d’améliorer la communication et les rapports sur les activités concernant les CIRF afin d’accroître la sensibilisation et les connaissances de la haute direction, et de les aider à remplir leurs rôles et responsabilités. 

Un programme de surveillance continue fondé sur les risques, comprenant une évaluation annuelle des CIRF fondée sur les risques, a été mis en œuvre et s’harmonise généralement avec les directives du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada. Il est possible de renforcer encore la méthodologie d’évaluation des risques et d’élargir le dialogue avec les principaux intervenants au cours de la phase de collecte des données afin de mieux éclairer les résultats de l’évaluation des risques ainsi que la fréquence et le caractère opportun des évaluations.

Un processus est en place, et il fonctionne comme prévu pour émettre des recommandations à l’intention des responsables des processus opérationnels à la suite de l’évaluation des processus opérationnels, demander l’élaboration de plans d’action visant à corriger les lacunes en matière de contrôle, et surveiller la mise en œuvre tous les semestres. Des rapports internes et externes sont également en place pour rendre compte des mesures correctives et de l’état d’avancement de leur mise en œuvre. Il y a une opportunité d’améliorer le niveau d’information relatif à l’état d’avancement des mesures correctives afin de démontrer les progrès accomplis en ce qui concerne les mesures prises par le Ministère pour maintenir un système efficace de CIRF et de soutenir la surveillance du Ministère sur l’ensemble du système.

Recommandations et réponse de la direction

Trois (3) recommandations ont été élaborées pour répondre aux possibilités d’amélioration identifiées dans le présent rapport.

Réponse de la direction

La dirigeante principale des finances et sous-ministre adjointe de la Direction générale des services ministériels et des finances est d’accord avec la recommandation. 

Le cadre des CIGF d’ECCC décrit les responsabilités des cadres supérieurs du ministère en matière de gestion financière efficace, y compris les contrôles internes, conformément aux exigences de la politique du Conseil du Trésor en matière de gestion financière. Pour affirmer leur engagement, tous les cadres supérieurs du ministère fournissent chaque année une liste de contrôle signée et une sous-certification des cadres supérieurs du ministère à la dirigeante principale des finances, en appui à la dirigeante principales des finances et du sous-ministre qui signe la déclaration annuelle de responsabilité de la direction englobant les CIRF. 

Toutefois, comme l'indique l'audit, outre cet engagement, le cadre de CIGF d'ECCC présente une lacune en ce qui concerne l'engagement et la diffusion d’information aux cadres supérieurs des directions générales gérant des programmes en dehors de la Direction générale des services ministériels et des finances, à travers le cycle des CIRF. Bien que la plupart des éléments du CIRF soient sous la responsabilité des responsables des processus organisationnels au sein de la Direction générale des services ministériels et des finances , il est important d'inclure les autres cadres supérieurs du ministère pour maintenir un système de CIRF efficace, car cela leur permet de comprendre comment la surveillance continue des contrôles internes contribue à la fiabilité des états financiers ministériels non audités, quant à la prise de décision. 

La Direction générale des services ministériels et des finances passera en revue et mettra à jour le cadre des CIRF d’ECCC et les outils sous-jacents, le cas échéant, pour : 

• renforcer l'engagement des cadres supérieurs des directions générales tout au long du cycle de CIRF;
• articuler les rôles et les responsabilités des responsables des processus organisationnels et de leurs délégués.

Réponse de la direction

La dirigeante principale des finances et sous-ministre adjointe de la Direction générale des services ministériels et des finances est d’accord avec la recommandation. 

Afin de s'assurer que les évaluations et les analyses de l'environnement soient réalisées en consultation avec tous les principaux intervenants, l’équipe des contrôles internes examinera et mettra à jour le cadre de gestion des CIGF d’ECCC ainsi que les outils et guides sous-jacents, afin d'améliorer la mobilisation requise avec les cadres supérieurs des directions générales des programmes (en dehors de la Direction générale des services ministériels et des finances), en conformité avec le Guide pour la surveillance continue des CIGF du Secrétariat du Conseil du Trésor. Cela permettra aux cadres supérieurs du ministère d'identifier plus activement et plus efficacement les risques potentiels liés aux CIRF dans chacun de leur domaine de responsabilité respectif et de faire en sorte que ces préoccupations soient prises en compte dans le système ministériel de CIGF fondé sur le risque (y compris le CIRF).

Nous avons déjà débuté cette mobilisation. Durant l'été et l'automne 2023, des séances d'information sur l'utilisation efficace des fonds publics ont été tenues avec tous les cadres supérieurs du ministère et les responsables délégués à tous les niveaux hiérarchiques. Ce fût l'occasion de rappeler à tous les employés disposant d’une délégation des pouvoirs financiers, y compris les cadres supérieurs du ministère, qu’ils sont responsables de l'utilisation avisée, prudente, efficace, efficiente et économique des fonds publics dans le cadre de l'exécution de notre mandat, et de redéfinir les dépenses discrétionnaires.

De plus, un processus d’escalade pour gérer les cas de non-conformités lors de l’application des autorisations de dépenses et des autorisations financières a été élaboré et sera mis en œuvre en 2024-2025, ce qui contribue à réaffirmer l’imputabilité envers les CIRF.

Afin de s’assurer que les diverses composantes des CIRF sont évaluées sur une base régulière, y compris les éléments à faible risque,  l’équipe des contrôles internes va réviser et mettre à jour la méthodologie de l’évaluation annuelle fondée sur le risque et le plan de surveillance continue afin de mesurer l’avancement des évaluations de chaque composante CIRF selon le cycle quinquennal, et élaborer un plan de travail interne complet découlant du  plan de surveillance continue, y compris un modèle de ressources et un plan de contingence pour chaque composante des CIRF.

Bien que la direction soit d'accord avec cette recommandation, l’ajout d’un élément contextuel est important dans l’appréciation d'un système de contrôle interne fondé sur les risques. Un système fondé sur le risque implique que les évaluations du contrôle interne seront planifiées en fonction du niveau de risque évalué et de la disponibilité des ressources. Les évaluations planifiées peuvent être modifiées pour répondre à des risques émergents, tels que l'impact d’une pandémie sur le système de contrôles internes. Cela peut entraîner des retards dans les tests d'autres processus opérationnels, ce qui est acceptable d'un point de vue stratégique. La direction reconnaît que toute modification du plan de surveillance continue et tout retard dans les tests doivent être dûment documentés et approuvés.

Réponse de la direction

La dirigeante principale des finances et sous-ministre adjointe de la Direction générale des services ministériels et des finances est d’accord avec la recommandation. 

L’équipe des contrôles internes révisera et mettra à jour la méthodologie en vue de la préparation de l’annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction, afin de s'assurer qu'elle intègre des détails sur le niveau d’achèvement des mesures correctives associées aux activités de suivi provenant du plan cyclique de l'exercice précédent, comme l'exigent les directives du Secrétariat du Conseil du Trésor. Cela permettra de dresser un tableau plus complet des mesures prises par ECCC pour maintenir un système efficace de CIRF.

Afin de renforcer l'intégrité des rapports financiers, l’équipe des contrôles internes a également mis en place en juin 2023 une fonction d'analyse critique plus robuste pour le suivi semestriel des plans d'action des CIRF, en communiquant à la Dirigeante principale des finances les domaines présentant un risque résiduel élevé. Cette fonction de l’examen critique sera améliorée davantage pour intégrer la rétroaction des responsables des processus opérationnels.

À propos de l’audit

L’audit interne du CIRF a été inclus dans le plan d’audit et d’évaluation 2023-2028. L’objectif de l’audit était de fournir une assurance raisonnable qu’ECCC dispose d’un système de CIRF efficace, conformément aux exigences de la Politique sur la gestion financière du Conseil du Trésor. L’audit a principalement porté sur une évaluation des éléments clés des CIRF, y compris la surveillance continue et les tests du système en place à ECCC. L’audit a été réalisé entre juin 2023 et décembre 2023.