Regards sur l’audit : Santé et sécurité au travail à Environnement et Changement climatique Canada

La diversité des activités d’Environnement et Changement climatique Canada (ECCC) pose divers problèmes liés à la santé et à la sécurité au travail qu’il y a lieu de prendre en considération. Il s’agit notamment des travaux sur le terrain réalisés dans l’air, sur l’eau et sur des sols contaminés, dans des conditions météorologiques difficiles ou dans des situations d’urgence. Les travaux sur le terrain et en laboratoire comportent en outre des procédures complexes et de la manipulation de substances potentiellement dangereuses. En conséquence, ECCC doit disposer d’un programme de santé et de sécurité au travail (SST) couvrant une foule d’expositions et d’exigences.

Des lois sont en place pour protéger la santé et la sécurité des employés de la fonction publique. Des accusations sur le plan criminel peuvent être portées en vertu de la  partie II du Code canadien du travail (CCT) ou du Code criminel du Canada. Cet enjeu est un élément important de l’engagement du Ministère à maintenir une norme élevée en matière de valeurs et d’éthique. ECCC a la responsabilité de la santé et de la sécurité de tous les membres du personnel, des entrepreneurs et des visiteurs sur les lieux. Avant tout, le non-respect des exigences et des normes juridiques de la SST entraîne un accroissement des risques pour la santé et la sécurité des membres du personnel d’ECCC, des entrepreneurs et des visiteurs. Cela pourrait nuire à la réputation d’ECCC à titre d’employeur et éventuellement, à sa capacité à réaliser son mandat.

Ce que nous avons examiné

L’objectif de l’audit consistait à évaluer l’efficacité de la gouvernance, de l’évaluation des risques et des contrôles de gestion ministériels pour assurer que des mesures efficaces en matière de santé et de sécurité au travail des employés sont en place, conformément à toutes les lois, à tous les règlements et à toutes les politiques gouvernementales pertinents.

L’audit a porté sur les initiatives et les activités de SST au niveau de chaque emplacement entre le 1^er janvier 2017 et le 31 décembre 2018. Il portait particulièrement sur les tâches à risque élevé sur le terrain et dans les laboratoires, généralement effectuées par des employés de la Direction générale de l’application de la loi (DGAL), du Service canadien de la faune (SCF), du Service météorologique du Canada (SMC) et de la Direction générale des sciences et de la technologie (DGST).

Ce que nous avons constaté

Dans l’ensemble, ECCC s’acquitte de ses responsabilités aux termes du CCT. Les éléments clés du cadre de contrôle de gestion en SST sont en place et fonctionnent efficacement. Dans les questionnaires qu’ont remplis 101 employés, 94 % ont indiqué qu’ils étaient d’accord ou tout à fait d’accord pour dire qu’ils se sentent en sécurité dans l’exercice de leurs fonctions, qu’ils ont la formation nécessaire pour s’acquitter de leurs fonctions en toute sécurité et qu’ils ont les outils et l’équipement nécessaires pour s’acquitter de leurs fonctions de manière saine et sécuritaire.

Plus précisément, l’audit a permis de constater ce qui suit.

Gouvernance

• Une structure de gouvernance de la SST, harmonisée avec les exigences législatives, a été développée, mise en œuvre et communiquée, et est comprise par les superviseurs et les employés.
• Les rôles et les responsabilités pour la gestion quotidienne de la SST sont clairement documentés, définis, communiqués et compris.
• Il faut améliorer la clarté, l’encadrement et la communication sur les lieux de travail comptant moins de 20 employés.

Formation

• Une structure de gouvernance de la SST, harmonisée avec les exigences législatives, a été développée, mise en œuvre et communiquée, et est comprise par les superviseurs et les employés.
• Les rôles et les responsabilités pour la gestion quotidienne de la SST sont clairement documentés, définis, communiqués et compris.
• Il faut améliorer la clarté, l’encadrement et la communication sur les lieux de travail comptant moins de 20 employés.

Enquêtes et inspections en milieu de travail

• Les enquêtes et les inspections en matière de SST se déroulent comme l’exige le CCT; toutefois, il faut clarifier davantage la surveillance et le suivi, ainsi que la suite donnée aux recommandations issues des enquêtes et des inspections.
• Les données consignées dans le système de gestion des données de SST sont tenues à jour et exactes; toutefois, le niveau d’analyse pourrait être amélioré afin de cerner les tendances en matière de SST sur le plan géographique et dans les directions générales et d’en faire rapport.

Recommandations et réponses de la direction

Six recommandations ont été formulées pour répondre aux questions soulevées. La direction est d'accord avec les recommandations et a fourni une réponse appropriée et un plan d'action.

Recommandation 1 – Lieux comptant moins de 20 employés d’ECCC

Le dirigeant principal de la gestion des ressources humaines devrait fournir une orientation et des directives claires en matière de SST aux lieux comptant moins de 20 employés d’ECCC.

Réponse de la direction 

La Division de la SST effectue actuellement une surveillance de la conformité et travaille directement avec les représentantes et représentants de la SST à ces endroits dans le but de renforcer la conformité. Nous faisons actuellement rapport aux comités régionaux de SST sur la conformité des lieux quatre fois par année.

Nous prendrons des mesures pour améliorer la communication, l’encadrement et l’orientation donnés aux agents principaux de l’immeuble (API), aux comités régionaux de la santé et de la sécurité au travail (CRSST), aux représentantes et représentants des lieux et aux gestionnaires responsables des lieux comptant moins de 20 employés d’ECCC.

Recommandation 2 – Formation obligatoire

Le dirigeant principal de la gestion des ressources humaines devrait rappeler aux cadres supérieurs qui n’ont pas suivi la formation obligatoire les exigences de le faire et, périodiquement, fournir au Comité exécutif de gestion une liste des cadres supérieurs qui n’ont pas suivi la formation requise.

Réponse de la direction

Nous prendrons des mesures pour améliorer les rapports sur les exigences en matière de formation des cadres supérieurs au Comité exécutif de gestion. Nous nous engageons à fournir des rapports réguliers et des communications ciblées aux sous-ministres et aux sous-ministres adjoints afin d’améliorer notre conformité en matière de formation obligatoire.

Recommandation 3 – Obligation de rendre compte relativement à la formation obligatoire

Le dirigeant principal de la gestion des ressources humaines devrait examiner les options pour documenter l’obligation de rendre compte des cadres supérieurs, des superviseurs et des gestionnaires de suivre la formation obligatoire et pour s’assurer que tous les employés ont suivi la formation requise

Réponse de la direction

Nous dirigeons actuellement des communications ciblées à l’intention des superviseurs et des gestionnaires qui n’ont pas encore terminé leur formation obligatoire. Quoique cela permette d’assurer que ces derniers sont au courant de la formation à venir dans leur région, mais il incombe à l’équipe de gestion de leur direction générale respective de souligner l’importance de suivre la formation.

Il s’agit d’une responsabilité partagée. Bien que la Division de la SST s’engage à partager les rapports avec les membres du Comité exécutif de gestion, il est impératif que les membres de ce comité diffusent ces rapports au sein de leur équipe de gestion respective, donnant ainsi l’orientation nécessaire quant à l’importance de garantir l’atteinte de la conformité en matière de formation.

De plus, la Division de la SST organisera des campagnes de communication trimestrielles à l’intention des employés d’ECCC, afin de les sensibiliser et de les inciter à se conformer aux exigences.

Recommandation 4 – Suivi et surveillance de la formation propre à un emploi

Le dirigeant principal de la gestion des ressources humaines devrait corriger les incohérences entre les directions générales en ce qui concerne le suivi et la surveillance de la formation propre à un emploi.

Réponse de la direction

La responsabilité du suivi et de la surveillance de la formation obligatoire et de la formation propre à l'emploi au sein des directions générales est une responsabilité de gestion. Les directions générales utilisent différents outils pour faire le suivi nécessaire auprès de leurs employés. Comme le souligne l'audit, ces pratiques sont incohérentes. La Direction générale des ressources humaines s'engagera à travailler avec les chefs de direction générale pour tirer parti des pratiques exemplaires et des solutions existantes en matière de suivi et de rapports.

Recommandation 5 – Inspections et enquêtes en milieu de travail

Le dirigeant principal de la gestion des ressources humaines devrait :

1. Réviser le cadre de gouvernance de la SST afin de formuler clairement l’obligation de rendre compte du suivi des recommandations découlant des inspections et des enquêtes en milieu de travail. Cela pourrait inclure des mécanismes de renvoi à un échelon supérieur, afin d’habiliter les comités locaux;
2. Donner une orientation claire sur la surveillance, la mise en œuvre et le suivi cohérents des recommandations découlant des enquêtes et des inspections.

Réponse de la direction

1. La clarification des rôles et des responsabilités a été mentionnée lors du Symposium sur la SST de 2018 et nous en avons fait l’une de nos priorités en 2019-2020.
   La Division de la SST prendra des mesures pour s’assurer que nous incluons des responsabilités clairement formulées en ce qui a trait au suivi des recommandations découlant des inspections et des enquêtes en milieu de travail à la suite d’un accident de travail. Il s’agira notamment de mettre en place des stratégies qui définissent la répartition des responsabilités entre les agents principaux des immeubles et les gestionnaires responsables des employés. Cette exigence a été exprimée comme étant particulièrement problématique pour les employés qui travaillent à un autre endroit que leur superviseur ou gestionnaire.
   Il s’agira également d’inclure des procédures de renvoi à un échelon supérieur pour s’assurer que les comités se sentent habilités et efficaces.
2. Comme pratique exemplaire mentionnée dans le rapport d’audit, la Division de la SST présentera une procédure demandant à chaque comité de SST de former un sous-comité pour s’assurer qu’il y a un suivi des mesures à prendre à la suite d’une enquête ou d’une inspection du lieu de travail. Ce sous-comité soulèvera des préoccupations auprès du comité aux fins de discussion ou auprès des coprésidents aux fins de résolution. Cette procédure comprendra un processus simplifié pour les représentants en SST dans les lieux comptant moins de 20 employés. Le processus comprendra également la communication de ce suivi dans le cadre de notre surveillance de la conformité.

Pour que cette recommandation se concrétise, nous devrons effectuer la clarification des rôles et des responsabilités décrits à la recommandation 5a.

Recommandation 6 – Exploitation des données de SST

Le dirigeant principal de la gestion des ressources humaines devrait renforcer la façon dont ECCC utilise les données de SST pour cerner les tendances et les secteurs à risque élevé et en faire rapport.

Réponse de la direction

La Direction générale des ressources humaines affectera désormais à la Division de la SST un conseiller en surveillance dont l’objectif principal sera de tirer parti des données sur la SST et de cerner les tendances et les secteurs à risque élevé.

Le conseiller en surveillance dirigera également bon nombre des initiatives de production de rapports découlant du présent audit.

Les éléments relevés dans le rapport d’audit seront les éléments prioritaires en ce qui a trait à la production de rapports.