Aperçu de la revue – Revue du Bureau du respect d’ECCC
Projet conjoint d’audit et d’évaluation

Le Bureau du respect a été créé le 1er février 2018 et sert de bureau d’ombuds organisationnel d’ECCC. Son mandat est d’offrir un lieu sûr où tous les employés d’ECCC peuvent soulever des questions ou des inquiétudes, en discuter et chercher de l’aide pour répondre aux préoccupations ou aux problèmes liés au travail sans crainte de jugement et de représailles. Le Bureau du respect offre 6 types de services. Il s’agit notamment des services d’ombuds, de l’accompagnement, des discussions dirigées, du dialogue en milieu de travail, des entrevues de fin d’emploi et de la formation. Les employés du Bureau du respect mènent leurs activités conformément à 4 principes directeurs : confidentialité, indépendance, impartialité et informalité.

Dans le 29e Rapport annuel au premier ministre sur la fonction publique du Canada (août 2022), la greffière du Conseil privé a déclaré que la santé et le bien-être des employés et l’obtention de résultats pour les Canadiens devraient être les priorités de tous les ministères. Le rapport souligne qu’il est nécessaire de créer des espaces de travail sûrs et collaboratifs où chacun peut s’exprimer et obtenir le soutien dont il a besoin.

Le Bureau du respect est un outil stratégique important pour aider ECCC à réaliser son mandat et ses priorités. Son objectif ultime est d’aider les employés à s’acquitter de leurs responsabilités quotidiennes dans un milieu de travail respectueux et sain.

Ce que la revue a constaté

Au cours de la période de 4 ans couverte par le présent rapport, les activités du Bureau du respect d’ECCC ont été mises en œuvre pour favoriser et soutenir la promotion d’un milieu de travail respectueux. Une structure de gouvernance a été mise en place avec un cadre de référence et une relation hiérarchique claire avec les sous-ministres. De plus, des partenaires sont identifiés et sollicités pour soutenir la réalisation du mandat du Bureau du respect. Les fonctionnaires entreprennent des activités de communication et de sensibilisation, qui sont des éléments importants pour soutenir la réalisation du mandat. Le Bureau de respect remplit son mandat et satisfait aux normes de pratique de l’ombuds. Des processus et outils ont été élaborés pour soutenir la prestation de services.

La revue a permis d’identifier des possibilités d’amélioration qui, une fois mises en place, renforceront le Bureau du respect, déjà très efficace, dans l’accomplissement de son mandat. Ces domaines sont les suivants :

• Révision et mise à jour de la documentation des rôles et responsabilités au sein du Bureau du respect;
• Amélioration des pratiques de planification stratégique;
• Élaboration des plans de communication et de sensibilisation de manière plus stratégique, fondés sur les problèmes systémiques précédemment identifiés et les besoins émergents du Ministère;
• Affinement des indicateurs de rendement et renforcement des rapports sur les activités et les tendances.

Recommandations et réponse de la direction

Les recommandations suivantes sont adressées à l’ombuds et directrice du Bureau du respect d’ECCC, en tant que haut fonctionnaire du Ministère responsable du Bureau du respect.

Réponse de la direction

L’ombuds et directrice du Bureau du respect est d’accord avec la recommandation. Le Bureau du respect examinera et mettra à jour la documentation des rôles et des responsabilités et son processus de planification stratégique et de communication pour s’assurer que les plans de travail soient liés à notre mandat et à nos priorités. Cela assurera que nos ressources et nos efforts soutiennent la prestation efficace de nos services et mènent aux résultats attendus.

Réponse de la direction

L’ombuds et directrice du Bureau du respect est d’accord avec la recommandation. Le Bureau du respect révisera et peaufinera ses indicateurs de rendement pour renforcer la façon dont nous mesurons l’efficacité opérationnelle, y compris l’allocation des ressources. Lors de l’examen de notre approche actuelle, nous veillerons à ce que notre stratégie de gestion du rendement démontre comment nos ressources et nos activités sont alignées sur notre mandat. Nous examinerons également notre approche en matière de rapports sur les activités et les tendances afin de fournir de la rétroaction plus régulières et opportunes à nos partenaires. Cela contribuera à assurer que les ressources et les efforts sont efficacement alignés et nous aidera à déterminer si nous avons les ressources nécessaires pour remplir notre mandat.

À propos de la revue

L’objectif de la revue était d’évaluer dans quelle mesure les activités du Bureau du respect étaient efficaces pour atteindre l’objectif de promouvoir un milieu de travail respectueux, exempt de harcèlement, de discrimination ou de violence. La revue a couvert la période de 4 ans allant de la création du Bureau du respect en février 2018 jusqu’à la fin de l’année financière 2021 à 2022. L’accent a été mis sur la gouvernance et la planification stratégique, la communication et la sensibilisation, ainsi que la gestion et le rendement.