Vidéos explicatifs: Système de gestion de l'information du guichet unique

Accéder au Guichet unique pour la première fois

Transcription

Bonjour! Au cours de cette vidéo, je vais vous montrer comment accéder au Gestionnaire d’information du Guichet unique (GIGU) pour la première fois.

Pour commencer, rendez-vous sur le site Web du Guichet unique. Pensez à ajouter cette page à vos favoris. De cette façon, vous pourrez y accéder facilement la prochaine fois. Une fois sur cette page, choisissez la langue que vous souhaitez utiliser pour vos déclarations.

Deux options s’offrent à vous pour ouvrir une session, soit en tant que partenaire de connexion ou à l’aide d’une CléGC.

Pour vous aider à faire votre choix, voici un aperçu de chacune des options : le partenaire de connexion est un service de concierge SecureKey qui vous permet d’ouvrir une session à l’aide des justificatifs d’identité de votre compte bancaire, alors que la CléGC est une connexion sécurisée utilisée par plusieurs ministères du gouvernement du Canada.

Peu importe votre choix, souvenez-vous que vous devrez utiliser la même option à chaque utilisation du Guichet unique. Prenez donc quelques instants pour choisir l’option de connexion qui vous convient le mieux.

Si vous choisissez l’option du partenaire de connexion, vous serez transféré vers le service de concierge SecureKey où vous devrez cliquer sur l’icône de votre banque. À noter que toutes les banques ne sont pas disponibles. Si la vôtre ne figure pas parmi les choix possibles, vous devrez utiliser la CléGC. Après avoir cliqué sur l’icône de votre banque, vous serez transféré vers l’inscription en ligne de votre banque et vous devrez ouvrir une session à l’aide des justificatifs d’identité de votre compte bancaire. Vous serez ensuite transféré au Guichet unique afin de procéder à vos déclarations. À noter que, comme nous n’allons ni consulter ni enregistrer vos renseignements bancaires, cette procédure est totalement sécurisée.

Si vous choisissez l’option de la CléGC, vous serez transféré vers le service CléGC. La CléGC est la connexion sécurisée utilisée par le gouvernement du Canada. Si vous avez déjà utilisé cette option, vous devrez utiliser le même nom d’utilisateur et le même mot de passe pour ouvrir une session.

Si vous n’avez pas de CléGC, vous devrez en créer une. La procédure pour ce faire est assez simple. Voici la marche à suivre.

Pour commencer, cliquez sur « Ouvrir une session à l’aide d’une CléGC », puis cliquez sur «  S’enregistrer »  (dans le côté droit de cette page).

Afin de continuer, vous devez accepter les modalités et les conditions d’utilisation en cliquant sur « J’accepte ».

Les prochaines étapes sont expliquées de façon claire. De plus, une liste de vérification est fournie pour chaque section (dans le côté droit de la page), ce qui vous permet de vérifier que tous les critères sont respectés. En cas d’erreurs, des messages précis s’afficheront à l’écran afin que vous puissiez corriger la situation sans tarder.

La première étape consiste à créer un nom d’utilisateur et un mot de passe.

Pour terminer, vous devez créer des questions de sécurité, des réponses et des indices, ce qui vous sera très utile si vous oubliez votre mot de passe. Cependant, cela ne vous aidera pas à récupérer votre nom d’utilisateur, alors pensez à le consigner dans un endroit sûr.

Après avoir bien rempli la page d’inscription, cliquez sur « Continuer » afin de poursuivre.

Un message de confirmation s’affiche afin de vous informer de la dernière fois où vous avez ouvert une session. Cliquez sur « Continuer » pour poursuivre.

À noter que si vous n’accédez pas à votre session pendant un an ou plus, elle deviendra inactive et vous devrez créer un nouveau nom d’utilisateur et un nouveau mot de passe.

Vous avez désormais ouvert une session dans le GIGU en tant que nouvel utilisateur.

Par conséquent, la page Gestionnaire d’information du Guichet unique – Nouvel utilisateur s’affiche et vous devez entrer votre courriel.

Entrez votre adresse courriel.

À l’avenir, si vous oubliez votre nom d’utilisateur ou votre mot de passe, vous pourrez faire une recherche à l’aide de votre courriel (en cliquant sur « Recherche ») et nous vous enverrons un code pour vous aider à récupérer votre compte.

À présent, cliquez sur « Continuer vers Mon profil » afin d’accéder à votre profil.

La page Mon profil vous permet d’entrer des renseignements à votre sujet, et non à propos de votre entreprise.

Veuillez saisir autant de renseignements que possible. Cela sera utile pour la suite, car la plupart des programmes partenaires exigent un profil complet. À tout le moins, vous devez remplir les champs obligatoires, soit ceux marqués d’un astérisque rouge.

Voici un petit truc pour accélérer le processus : il existe un onglet pour l’adresse physique et un onglet pour l’adresse postale. Si ces deux adresses sont identiques, cliquez sur « Copier à l’adresse physique » afin de copier l’adresse de cet onglet dans l’autre onglet.

Après avoir saisi vos renseignements, faites défiler l’écran vers le bas et cliquez sur « Sauvegarder ». Cela enregistre votre profil et vous renvoie à la page d’accueil du GIGU.

À ce stade-ci, vous pouvez constater que certains programmes sont affichés sur la page d’accueil. Ces programmes deviennent automatiquement disponibles lorsqu’une personne crée un profil, mais cela ne signifie pas que vous devez faire rapport à ces programmes.

Merci d’avoir écouté cette vidéo. D’autres vidéos sont offertes afin de vous aider à naviguer dans le GIGU. Pour y avoir accès, rendez-vous au bas de chacune des pages d’orientation du GIGU.

Lier votre profil à une organisation

Transcription

Bonjour! Au cours de cette vidéo, je vais vous montrer comment lier votre profil à une organisation. Suivez le guide et vous serez en mesure de procéder rapidement et aisément.

La plupart des programmes qui utilisent le Gestionnaire d’information du Guichet unique (GIGU) exigent que les comptes soient liés à une organisation.

L’organisation est le premier niveau de la structure d’information du GIGU et tous les autres renseignements, par exemple Les personnes-ressources, installations et autres, y sont associés.

Après avoir ouvert une session dans le GIGU et avoir configuré ou vérifié votre profil, cliquez sur « Organisations » dans le menu de gauche.

Les noms et les numéros d’entreprise des organisations auxquelles vous êtes déjà lié s’affichent, le cas échéant.

Si votre organisation ne figure pas dans la liste, vous devez la créer ou obtenir un accès.

La première étape consiste à vérifier si l’organisation est déjà dans le GIGU.

Pour commencer, cliquez sur « Ajouter une nouvelle organisation » (sous le tableau des organisations). Puis, entrez le nom de l’organisation ou le numéro d’entreprise pour faire une recherche dans la base de données du Guichet unique.

Examinez les résultats de recherche et tentez de repérer votre organisation. Après avoir repéré votre organisation, deux options s’offrent à vous pour établir un lien avec elle, soit par l’entremise du responsable organisationnel du GIGU ou par l’entremise du processus de demande d’accès.

La meilleure façon d’obtenir un accès à l’organisation est par l’entremise du responsable organisationnel du GIGU, soit une personne qui travaille au sein de votre organisation et qui a le pouvoir d’accorder un accès. Cette option est beaucoup plus rapide que le processus de demande d’accès, qui peut prendre jusqu’à trois jours ouvrables. La marche à suivre pour accorder un accès est présentée au cours de la vidéo intitulée Gérer l’accès pour votre organisation.

À présent, examinons le processus de demande d’accès.

Pour faire une demande d’accès à une organisation, cliquez sur l’hyperlien associé au nom de l’organisation en question dans le tableau des résultats de recherche.

Après avoir cliqué sur le nom de l’organisation, vous êtes transféré vers une page où vous pouvez défiler vers le bas afin de repérer le lien du programme GIGU. Cliquer sur le lien qui s’applique.

À ce stade-ci, vous devez choisir le rôle dont vous avez besoin pour vos déclarations, soit responsable, éditeur ou membre. Chaque rôle est bien défini pour vous aider à faire votre choix.

Après avoir cliqué sur le rôle souhaité, un courriel vous est envoyé ainsi qu’à nous afin de confirmer la demande.

Si votre demande est approuvée, vous recevrez une clé d’accès par courriel. Copiez la clé d’accès et collez-la sur la page Soumettre votre clé d’accès ECCC pour obtenir un accès instantané.

Si, après avoir effectué une recherche, vous ne trouvez pas votre organisation dans la base de données, vous devez l’ajouter.

Cliquez sur « Ajouter une nouvelle organisation » (sous le tableau des résultats de recherche).

La page Profil de l’organisation s’affiche et vous devez entrer les renseignements relatifs à votre organisation.

Veuillez saisir autant de renseignements que possible. Cela sera utile pour la suite, car la plupart des programmes partenaires exigent un profil complet. À tout le moins, vous devez remplir les champs obligatoires, soit ceux marqués d’un astérisque rouge.

Il existe un onglet pour l’adresse physique et un onglet pour l’adresse postale. Si ces deux adresses sont identiques, vous pouvez cliquer sur « Copier à l’adresse physique » afin de copier l’adresse de cet onglet dans l’autre onglet. Après avoir saisi tous les renseignements relatifs à votre organisation, faites défiler l’écran vers le bas et cliquez sur « Sauvegarder ».

L’organisation est maintenant affichée sur la page Organisations et, en tant que responsable organisationnel du GIGU, vous pouvez y avoir accès.

En ce qui concerne les organisations internationales, veuillez noter qu’elles ne possèdent pas de numéro d’entreprise de l’Agence du revenu du Canada, ce qui figure parmi les champs obligatoires. Sachez qu’après avoir saisi une adresse internationale, le champ du numéro d’entreprise de l’Agence du revenu du Canada ne sera plus obligatoire.

Merci d’avoir écouté cette vidéo. D’autres vidéos sont offertes afin de vous aider à naviguer dans le GIGU. Pour y avoir accès, rendez-vous au bas de chacune des pages d’orientation du GIGU.

Gérer des installations pour votre organisation

Transcription

Bonjour! Au cours de cette vidéo, je vais vous montrer comment gérer des installations pour votre organisation dans le Gestionnaire d’information du Guichet unique (GIGU). Vous apprendrez notamment comment créer une nouvelle installation, comment accéder à des installations existantes et comment ajouter des installations qui ont été achetées récemment par votre organisation.

Certains programmes du GIGU exigent que les comptes soient liés à une installation.

Après avoir ouvert une session dans le GIGU, cliquez sur « Organisations » dans le menu de gauche.

Sélectionnez l’organisation pour laquelle vous souhaitez gérer les installations en cliquant sur le nom de l’organisation en question (certaines personnes ont plus d’une organisation à gérer). Le menu de gauche se déploie afin d’afficher d’autres options.

Cliquez sur « Installations » dans le menu de gauche. À présent, toutes les autres installations qui sont actuellement liées à l’organisation s’affichent. À noter que ce n’est pas parce qu’elles sont énumérées ici que vous avez accès à chacune d’entre elles; nous y reviendrons un peu plus tard au cours de cette vidéo.

À titre d’exemple, la liste ne compte aucune installation.

Pour créer une nouvelle installation, cliquez sur « Ajouter une nouvelle installation ».

Vous devez faire une recherche dans la base de données pour vous assurer que l’installation ne se trouve pas déjà dans le système. Vous pouvez lancer une recherche à l’aide du nom de l’installation et du code costal (ou Zip code). Si vous avez déjà ajouté une organisation dans le GIGU, vous verrez que ce processus est très semblable.

Entrez le nom de l’installation et cliquez sur « Recherche ». Les résultats de recherche s’affichent.

Si l’installation ne se trouve pas dans la base de données du Guichet unique, cliquez sur « Ajouter une nouvelle installation » pour accéder à la page des renseignements relatifs à la nouvelle installation.

Veuillez saisir autant de renseignements que possible. Cela sera utile pour la suite, car la plupart des programmes partenaires exigent un profil complet. À tout le moins, vous devez remplir les champs obligatoires, soit ceux marqués d’un astérisque rouge.

Il existe trois onglets pour l’adresse, soit l’adresse postale, l’adresse physique et l’adresse géographique. Si l’adresse postale et l’adresse physique sont identiques, vous pouvez cliquer sur « Copier à l’adresse physique » afin de copier l’adresse de cet onglet dans l’autre onglet.

Si votre installation ne possède pas d’adresse physique, veuillez-vous assurer de remplir l’onglet de l’adresse géographique. Saisissez l’un des éléments suivants : la latitude et la longitude, la description d’arpentage du terrain ou la description topographique nationale. La description d’arpentage du terrain et la description topographique nationale sont associées à des menus déroulants pour veiller à ce que les chiffres soient complets.

Après avoir saisi tous les renseignements relatifs à l’installation, faites défiler l’écran vers le bas et cliquez sur « Sauvegarder ». Une fois l’installation créée, celle-ci est incluse dans votre liste d’installations. Comme vous avez créé cette installation, vous y avez automatiquement accès.

Dans un autre scénario, il se peut que diverses installations soient énumérées sous votre organisation sans que vous puissiez y avoir accès. Examinons la marche à suivre dans ce cas.

Après avoir cliqué sur « Installations » dans le menu de gauche, vous pouvez constater que certaines installations sont associées à un hyperlien de couleur bleue. Sachez que vous n’avez pas accès aux installations qui ne sont pas associées à un hyperlien.

Deux options s’offrent à vous pour avoir accès à des installations, soit par l’entremise du responsable organisationnel du GIGU ou par l’entremise du processus de demande d’accès.

La meilleure façon d’obtenir un accès aux installations est par l’entremise du responsable organisationnel du GIGU, soit une personne qui travaille au sein de votre organisation et qui a le pouvoir d’accorder un accès. Cette option est beaucoup plus rapide que le processus de demande d’accès, qui peut prendre jusqu’à trois jours ouvrables. À noter que nous examinons la marche à suivre pour accorder un accès au cours de la vidéo intitulée Gérer l’accès pour votre organisation.

À présent, examinons le processus de demande d’accès.

Pour amorcer le processus de demande d’accès, cliquez sur « Demande d’accès » dans le menu de gauche. Puis, cliquez sur le programme que vous devez utiliser pour vos déclarations. À titre d’exemple, prenons l’Inventaire national des rejets de polluants.

Cliquez sur le rôle « Entrée de données » (ou sur le rôle dont vous avez besoin). Entrez le nom de l’organisation dans le champ de recherche et cliquez sur « Recherche ». Cela permet de cibler l’organisation et de l’afficher de nouveau dans le tableau. Cliquez sur le nom de l’organisation, puis sélectionnez les installations auxquelles vous devez avoir accès sur la prochaine page.

Après avoir sélectionné les installations et cliqué sur « Continuer », un courriel automatique vous est envoyé ainsi qu’au programme d’Environnement et changement climatique Canada afin de confirmer la demande.

Si votre demande est approuvée, vous recevrez une clé d’accès par courriel. Copiez la clé d’accès et collez-la dans l’onglet Soumettre votre clé d’accès ECCC pour obtenir un accès instantané.

Examinons maintenant ce qui se passe si votre organisation vend une installation à une autre organisation ou achète une nouvelle installation, car ce type de transaction est assez fréquent.

Si votre organisation vend une installation, la meilleure façon de procéder est la suivante : après avoir rempli toutes les obligations en matière de déclaration pour l’ensemble des programmes dans le GIGU, rendez-vous au tableau des installations et retirez l’installation qui a été vendue. L’installation ne sera pas retirée de la base de données du GIGU, mais cela permet à la nouvelle organisation de l’ajouter à sa liste d’installations afin qu’elle puisse commencer à produire ses déclarations. Assurez-vous d’imprimer ou de sauvegarder des copies pdf de tous les rapports requis avant de supprimer l’installation du tableau des installations.

Si votre organisation achète une installation, vous devez ajouter l’installation en question à votre tableau d’installations.

Pour ce faire, accédez à votre compte et à votre organisation. Ouvrez la liste des installations et cliquez sur « Ajouter une nouvelle installation ». Lancez une recherche pour trouver l’installation en question. Les résultats s’affichent dans la liste figurant sous la barre de recherche. Si le nom de l’installation n’est pas associé à un hyperlien, vous n’avez qu’à cliquer sur Ajouter cette installation pour ajouter l’installation en question à votre organisation.

Cependant, si l’installation est associée à un hyperlien, la marche à suivre est un peu plus complexe. Cela signifie que l’installation est encore liée à son ancienne organisation dans le GIGU.

Dans ce cas, quelques options s’offrent à vous pour ajouter cette installation.

Si vous êtes encore en contact avec l’ancienne organisation, vous pouvez lui demander de retirer l’installation en question de sa liste d’installations afin que vous puissiez l’ajouter à votre organisation.

Si vous n’êtes plus en contact avec l’ancienne organisation, vous devez soumettre une demande de transfert par notre intermédiaire.

Pour ce faire, cliquez sur « Ajouter cette installation » dans le côté droit afin de déclencher le processus de demande de transfert. Sélectionnez le type de propriété adéquat et cliquez sur « Soumettre » pour nous envoyer la demande de transfert.

Par la suite, nous communiquerons avec vous afin d’obtenir des renseignements supplémentaires, comme une preuve de vente, afin de compléter le transfert. Tout de suite après avoir reçu les renseignements supplémentaires, nous approuverons le transfert et vous recevrez une clé d’accès ECCC à soumettre dans le système. Cette clé d’accès vous permettra d’ajouter l’installation en question à votre organisation.

Maintenant que vous avez accès aux installations dont vous avez besoin, vous serez peut-être tenu de remplir quelques pages, notamment la page Identificateurs (avec les onglets Code SCIAN, Identificateurs et Permis) ainsi que la page Cheminées. Pour accéder à cette section, cliquez sur le nom de l’installation afin d’élargir le menu de gauche.

Sur la page Identificateurs, vous pouvez ajouter un maximum de trois codes SCIAN, ajouter tous les identificateurs provinciaux qui concernent votre installation et ajouter tous les permis connexes. Tous ces renseignements seront inclus dans votre rapport si le programme l’exige. Par conséquent, veuillez fournir autant de renseignements que possible.

Pour ajouter une cheminée, cliquez sur Ajouter une nouvelle cheminée. Saisissez tous les renseignements obligatoires et, si votre cheminée possède un identificateur provincial, ajoutez-le et cliquez sur « Sauvegarder ».

Merci d’avoir écouté cette vidéo. D’autres vidéos sont offertes afin de vous aider à naviguer dans le GIGU. Pour y avoir accès, rendez-vous au bas de chacune des pages d’orientation du GIGU.

Gérer l’accès pour votre organisation

Transcription

Bonjour! Au cours de cette vidéo, je vais vous montrer comment gérer l’accès pour votre organisation dans le Gestionnaire d’information du Guichet unique (GIGU). Nous examinerons notamment comment donner à d’autres personnes un accès à votre organisation ou à des programmes de déclaration précis, comment retirer l’accès d’une personne à votre organisation ou à des programmes et comment demander un accès dans le cas où il n’y a aucun responsable organisationnel du GIGU.

Gérer l’accès est important, car certains programmes exigent que des rôles soient assignés afin de déterminer comment les utilisateurs peuvent interagir avec les données et les rapports. Pour d’autres programmes, l’importance accordée à l’accès est moindre en raison du rôle relatif à l’accès public, ce qui signifie que n’importe quel utilisateur ayant un profil dans le GIGU peut avoir accès à ces programmes.

Si vous avez besoin d’un rôle précis afin d’accéder à un programme, deux options s’offrent à vous pour obtenir l’accès dont vous avez besoin.

Le mieux est lorsque votre responsable organisationnel du GIGU vous accorde l’accès dont vous avez besoin. Voici la marche à suivre.

Cliquez sur « Organisations » dans le menu de gauche.

Sélectionnez le nom de votre organisation.

Cliquez sur « Gérer l’accès » dans le menu de gauche (cette page est seulement disponible pour ceux qui sont associés au rôle de responsable organisationnel du GIGU).

Cette page comporte une liste de toutes les personnes qui sont associées à un rôle quelconque au sein de votre organisation.

Pour accorder un accès, cliquez sur « Accorder l’accès » dans le haut de la page. Cela vous mènera à la page de sélection des programmes.

À titre d’exemple, prenons le Système d’information pour les rapports réglementaires sur les effluents, mais sachez que le processus est similaire pour tous les programmes du GIGU.

Pour accorder un rôle, sélectionnez le programme à l’aide de son nom. Pour ce programme, deux rôles peuvent être accordés. Dans le cas présent, allons-y pour le rôle Pouvoir de signature.

La prochaine étape consiste à préciser l’installation pour laquelle ce rôle est accordé. Comme il n’y a qu’une seule installation pour ce programme, sélectionnez-le et cliquez sur Continuer.

La dernière étape consiste à préciser le nombre de clés qui doivent être créées, soit le nombre de personnes auxquelles vous souhaitez accorder ce niveau d’accès pour votre organisation ou votre installation.

Entrez le nombre désiré, dans le cas présent, allons-y avec une clé, et cliquez sur « Générer ». Le nombre de clés désiré s’affiche à l’écran. Si cette clé est pour un collègue, vous n’avez qu’à la copier dans un courriel à l’intention de cette personne.

Par la suite, votre collègue pourra ouvrir une session dans le GIGU à l’aide de son nom d’utilisateur et de son mot de passe afin de soumettre la clé sur la page Soumettre votre clé d’accès ECCC (à noter que, si ce n’est pas déjà fait, cette personne doit se créer un profil dans le système).

Il convient de noter que, en tant que responsable organisationnel du GIGU, vous pouvez aussi soumettre des clés que vous avez générées. Pour ce faire, sélectionnez la clé, collez-la sur la page Soumettre votre clé d’accès ECCC et cliquez sur « Activer ».

Ainsi, le rôle est attribué et vous avez accès au Système d’information pour les rapports réglementaires sur les effluents. Si vous retournez sur la page d’accueil, vous pouvez constater que vous avez maintenant accès à ce système.

Les utilisateurs associés au rôle de responsable organisationnel du GIGU ont eux aussi la capacité de retirer un accès à d’autres personnes au sein de leur organisation. La page Gérer l’accès doit être utilisée pour procéder.

Pour vous y rendre, cliquez sur « Organisations » dans le menu de gauche, puis cliquez sur le nom de l’organisation avec laquelle vous voulez travailler. Cliquez sur « Gérer l’accès » dans le menu de gauche.

La page Gérer l’accès comporte une liste des personnes associées à des rôles actifs au sein de votre organisation.

À titre d’exemple, prenons le nouveau rôle pour lequel nous venons tout juste de soumettre une clé, soit le Pouvoir de signature associé au Système d’information pour les rapports réglementaires sur les effluents. Par la suite, cliquez sur « Supprimer tous les éléments sélectionnés ».

La prochaine page vous permet de vérifier les rôles que vous êtes en train de supprimer. Assurez-vous que tout est correct, puis cliquez de nouveau sur « Supprimer tous les éléments sélectionnés ».

Ainsi, le rôle est supprimé de votre profil. De plus, votre accès au programme est lui aussi supprimé, car vous n’avez pas d’autres rôles en lien avec ce programme.

Par conséquent, ce lien de programme n’est plus affiché sur votre page d’accueil.

Sachez que chaque organisation doit être associée à au moins un responsable organisationnel du GIGU.

Cependant, si aucun responsable organisationnel du GIGU n’est disponible au sein de votre organisation, vous devrez peut-être nous demander de vous accorder un accès.

Si vous avez besoin d’aide pour obtenir un accès à une organisation ou un programme, vous devez faire une demande d’accès en cliquant sur « Demande d’accès » dans le menu de gauche.

Sélectionnez le programme pour lequel vous avez besoin d’un accès. À titre d’exemple, prenons l’Inventaire national des rejets de polluants.

Pour commencer, sélectionnez le niveau d’accès dont vous avez besoin.

Dans le cas présent, allons-y avec le rôle Responsable des déclarations – Totalité des installations.

La prochaine étape consiste à chercher l’organisation à laquelle vous devez avoir accès. Pour ce faire, entrez son nom ou son numéro d’entreprise et cliquez sur « Recherche ».

Examinez les résultats de recherche et tentez de repérer votre organisation.

Si votre organisation ne figure pas parmi les résultats, vous pouvez lancer une nouvelle recherche en utilisant moins de caractères pour éviter les fautes d’orthographe. Si votre organisation ne figure toujours pas parmi les résultats, cela signifie qu’elle n’est pas dans la base de données et qu’elle doit être créée (veuillez consulter la vidéo intitulée Lier votre profil à une organisation pour obtenir de plus amples renseignements sur la création d’une nouvelle organisation).

Selon le rôle dont vous avez besoin, il se peut que vous soyez tenu de sélectionner une installation. Si c’est le cas, cochez les cases situées à côté des installations auxquelles vous souhaitez attribuer le rôle en question et cliquez sur « Continuer ».

Une fois votre organisation identifiée, une page de confirmation de demande d’accès s’affiche et indique les détails de votre demande.

Après avoir soumis votre demande, un courriel automatisé est envoyé à l’adresse courriel figurant dans votre profil afin de confirmer que cette demande nous a bel et bien été envoyée. Souvenez-vous que le traitement d’une demande peut prendre jusqu’à trois jours ouvrables.

Une fois la demande approuvée, vous recevrez un autre courriel contenant des directives ainsi qu’une clé d’accès ECCC que vous devrez soumettre dans le système afin d’activer le rôle désiré.

Après avoir reçu ce courriel, accédez de nouveau au système et cliquez sur « Soumettre votre clé d’accès ECCC » dans le menu de gauche. Copiez votre clé dans la case prévue à cet effet et cliquez sur « Activer ».

À ce stade-ci, un message de confirmation s’affiche et indique que votre clé a été soumise avec succès. Vous avez désormais accès à l’organisation.

Si vous éprouvez de la difficulté à soumettre votre clé, essayez de la copier-coller de nouveau. Faites attention de ne pas copier de caractères supplémentaires (comme des espaces) au début ou à la fin de la clé.

Il convient de noter que chaque clé ne peut être soumise qu’une seule fois. Toutefois, le rôle associé à la clé demeure dans votre profil jusqu’à ce qu’un responsable organisationnel du GIGU le supprime.

Merci d’avoir écouté cette vidéo. D’autres vidéos sont offertes afin de vous aider à naviguer dans le GIGU. Pour y avoir accès, rendez-vous au bas de chacune des pages d’orientation du GIGU.

Récupérer votre compte

Transcription

Bonjour! Au cours de cette vidéo, je vais vous montrer comment utiliser la fonction de récupération de compte dans le Gestionnaire d’information du Guichet unique (GIGU).

Si vous oubliez votre nom d’utilisateur ou votre mot de passe, ou si vous n’avez pas ouvert votre session depuis plus d’un an et que vos justificatifs de connexion ne sont plus actifs, vous devez créer un nouveau nom d’utilisateur et un nouveau mot de passe.

Lorsque vous créez de nouveaux justificatifs de connexion, votre identité n’est plus reconnue dans le GIGU et vous n’avez plus accès à vos organisations.

Vous devez donc utiliser la fonction de « récupération de compte » à partir de la page Nouvel utilisateur.

Sur cette page, vous devez saisir votre courriel. Si votre courriel est le même que celui figurant dans votre profil, un message de confirmation s’affichera après le lancement de votre recherche et un courriel incluant une clé de récupération de compte vous sera envoyé (à noter que, pendant les périodes de pointe, le courriel peut prendre un certain temps avant de vous parvenir).

Cliquez sur « Continuer afin de soumettre votre clé d’accès ECCC » (ou accédez de nouveau au GIGU si vous avez fermé votre session en attendant de recevoir votre clé).

Sélectionnez et copiez la clé indiquée dans le courriel que vous avez reçu, puis collez-la dans la case prévue à cet effet sur la page Soumettre votre clé d’accès ECCC et cliquez sur « Activer la clé ».

Un message de confirmation s’affiche et indique que la clé a été soumise avec succès.

À présent, retournez à la page d’accueil où les liens de votre programme de déclaration s’affichent. Votre compte ainsi que les rôles qui lui étaient associés sont de nouveau actifs.

Merci d’avoir écouté cette vidéo. D’autres vidéos sont offertes afin de vous aider à naviguer dans le GIGU. Pour y avoir accès, rendez-vous au bas de chacune des pages d’orientation du GIGU.

Gérer les personnes-ressources

Transcription

Bonjour! Au cours de cette vidéo, je vais vous montrer comment gérer les personnes-ressources de votre organisation dans le Gestionnaire d’information du Guichet unique (GIGU).

Avant de procéder, laissez-moi vous présenter la différence entre un utilisateur et une personne-ressource. Un utilisateur a des obligations en matière de déclaration, alors qu’une personne-ressource n’a pas ce genre d’obligations, mais peut être contactée par un programme si de plus amples renseignements sont nécessaires. Même si un utilisateur peut lui aussi agir à titre de personne-ressource, il n’est pas nécessaire de l’inclure dans la liste des personnes-ressources. Il est très important de s’assurer que la page Personnes-ressources est à jour.

Pour commencer, ouvrez une session dans le GIGU et cliquez sur « Organisations » dans le menu de gauche. Sélectionnez l’organisation à laquelle vous souhaitez ajouter une personne-ressource, puis cliquez sur « Personnes-ressources » dans le menu de gauche.

Un tableau comprenant toutes les personnes-ressources qui ont déjà été ajoutées à l’organisation s’affichera.

Comme il s’agit d’une nouvelle organisation, aucune personne-ressource n’y est rattachée. Pour ajouter une personne-ressource, cliquez sur « Ajouter une nouvelle personne-ressource ».

Une nouvelle page s’affiche, soit la page Personnes-ressources où vous devez saisir des renseignements au sujet des personnes-ressources.

Veuillez saisir autant de renseignements que possible. Cela sera utile pour la suite, car la plupart des programmes partenaires exigent un profil complet. À tout le moins, vous devez remplir les champs obligatoires, soit ceux marqués d’un astérisque rouge.

Il existe un onglet pour l’adresse physique et un onglet pour l’adresse postale. Si ces deux adresses sont identiques, vous pouvez cliquer sur « Copier à l’adresse physique » afin de copier l’adresse de cet onglet dans l’autre onglet.

Cliquez sur « Sauvegarder ».

La page Personnes-ressources se télécharge de nouveau et inclut désormais les personnes-ressources que vous venez tout juste d’ajouter.

Vous pouvez modifier ou mettre à jour leurs renseignements en cliquant sur le nom des personnes-ressources figurant dans la liste. Vous pouvez aussi retirer des personnes-ressources de la liste. Pour ce faire, vous n’avez qu’à les sélectionner et à cliquer sur « Supprimer tous les éléments sélectionnés ».

Comme les personnes-ressources ne sont pas des utilisateurs du système, vous ne supprimez aucun rôle en supprimant une personne-ressource.

Merci d’avoir écouté cette vidéo. D’autres vidéos sont offertes afin de vous aider à naviguer dans le GIGU. Pour y avoir accès, rendez-vous au bas de chacune des pages d’orientation du GIGU.

 

 

Gérer les sociétés mères

Transcription

Bonjour! Au cours de cette vidéo, je vais vous montrer comment gérer vos sociétés mères dans le Gestionnaire d’information du Guichet unique (GIGU).

Certains programmes du GIGU exigent que vos sociétés mères soient incluses dans vos déclarations. Les sociétés mères sont les entreprises ou les regroupements d’entreprises qui possèdent ou qui contrôlent directement l’organisation ou l’installation déclarante.

Pour ajouter une société mère, cliquez sur « Organisations » dans le menu de gauche.

Sélectionnez l’organisation à laquelle vous souhaitez ajouter une société mère et cliquez sur « Sociétés mères » dans le menu de gauche.

Comme vous n’avez pas encore ajouté de sociétés mères, le tableau est vierge. Pour ajouter une société mère, cliquez sur « Ajouter une nouvelle société mère ». Par la suite, fournissez des renseignements au sujet de la société mère.

Veuillez saisir autant de renseignements que possible. Cela sera utile pour la suite, car la plupart des programmes partenaires exigent un profil complet. À tout le moins, vous devez remplir les champs obligatoires, soit ceux marqués d’un astérisque rouge.

Il existe un onglet pour l’adresse physique et un onglet pour l’adresse postale. Si ces deux adresses sont identiques, vous pouvez cliquer sur « Copier à l’adresse physique » afin de copier l’adresse de cet onglet dans l’autre onglet.

Cliquez sur « Sauvegarder ».

En ce qui concerne les organisations internationales, veuillez noter qu’elles ne possèdent pas de numéro d’entreprise de l’Agence du revenu du Canada, ce qui figure parmi les champs obligatoires. Sachez que, après avoir saisi une adresse internationale, le champ du numéro d’entreprise de l’Agence du revenu du Canada ne sera plus obligatoire.

Une fois la société mère enregistrée, celle-ci est incluse dans votre liste de sociétés mères.

Pour afficher les renseignements au sujet d’une société mère afin de les mettre à jour, cliquez sur son nom. Vous pouvez aussi supprimer une société mère en cliquant sur « Supprimer tous les éléments sélectionnés ».

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