Contexte opérationnel : les conditions qui influent sur notre travail

Le Comité externe d’examen des griefs militaires (le Comité) est une petite organisation qui comprend moins de 50 employés et qui est responsable d’un mandat très précis : mener l’examen indépendant de griefs présentés par des militaires. Depuis sa création en 2000, le Comité bénéficie d’une excellente réputation et d’une solide expertise grâce à un effectif stable, compétent et expérimenté. Le Comité est donc en mesure de formuler des rapports de conclusions et recommandation (C et R) bien fondés en fait et en droit. Au cours des années, la qualité des rapports de C et R rendus par le Comité a été reconnue par les membres des Forces armées canadiennes (FAC) et les décideurs au niveau de l’autorité de dernière instance de la procédure de règlement des griefs.

Le Comité ne peut pas savoir combien de dossiers de grief lui seront renvoyés à des fins d’examen en une année et, dans le passé, le nombre de renvois a beaucoup fluctué. Cette fluctuation a poussé le Comité à revoir sa procédure d’examen des griefs afin de produire des rapports de C et R de qualité et de respecter les normes de service qu’il s’est fixées. Le Comité est composé de membres nommés par le gouverneur en conseil. Or, à la fin de 2017-2018, un groupe de nouveaux membres du Comité a été nommé. Cette situation risque d’être un défi à relever pour l’organisation en 2018-2019 en ce qui concerne la capacité du Comité à produire des rapports de C et R en temps opportun. En effet, ces nouveaux membres du Comité ont besoin de temps pour se familiariser avec leur rôle et avec la procédure d’examen des griefs de même que pour faire connaître leur point de vue. En dépit de cela, le Comité conserve sa capacité de s’adapter à une charge de travail variable et demeure une organisation efficace sachant atténuer les risques. Grâce à une équipe d’employés chevronnés et à un processus opérationnel solide qui a fait ses preuves, il est certain que le Comité sera en mesure de faire les ajustements requis et démontrera sa capacité à s’adapter ainsi qu’à surmonter les obstacles.

Principaux risques

Risque n^o 1 – Capacité et compétences du Comité

Comme c’est souvent le cas dans les petites organisations qui offrent peu d’occasions d’avancement professionnel et qui ont besoin d’employés polyvalents, il n’est pas toujours facile pour le Comité d’attirer de nouveaux membres du Comité ou de nouveaux employés, ni de les maintenir en poste. Cette situation ainsi que le rôle très spécifique de l’organisation sont des éléments qui peuvent nuire à la capacité du Comité à remplir son mandat et à la production de rapports de C et R de qualité en temps opportun.

Afin d’atténuer ce risque, le Comité compte soutenir l’intégration des membres du Comité nouvellement nommés et offrir une formation complète à ses nouveaux employés. Le Comité continuera aussi à surveiller de près le processus d’examen des griefs ainsi que les délais qui y sont associés et à faire les adaptations nécessaires. De plus, l’organisation souhaite maintenir diverses mesures : des plans de relève à l’égard des postes clés, des mécanismes de dotation variés (par exemple la dotation anticipée qui permet un transfert des connaissances lors d’un départ à la retraite qui a lieu plus tôt que prévu) et des bassins de candidats qualifiés en ce qui a trait aux postes d’agent de grief (ces bassins faciliteront la transition en cas de départs d’employés).

Risque n^o 2 – Transformation des services internes

En 2018-2019, le Comité continuera de moderniser son fonctionnement en simplifiant et en rendre plus écologiques ses processus organisationnels ce qui permettra de respecter les initiatives pangouvernementales visant à transformer la prestation des services. Il arrive souvent que ces initiatives entrent en conflit avec les activités courantes du Comité en raison notamment du nombre peu élevé d’employés au sein de l’organisation. Il se pourrait donc que la transition entraînée par les initiatives pangouvernementales interrompe les activités du Comité et, ultimement, empêche le Comité de remplir efficacement son mandat.

Afin d’atténuer le risque associé à la transformation des services internes, le Comité entreprendra de déterminer ses priorités, de participer à des projets horizontaux sur les services internes, de chercher des occasions de conclure des ententes avec d’autres petites organisations sur la prestation, l’échange et l’obtention des services internes, et d’accroître son efficacité afin de réduire les coûts le plus possible. Enfin, le Comité verra à surveiller de près ce risque.

Risque n^o 3 – Fluctuation importante du volume de griefs reçus

Le fonctionnement du Comité dépend entièrement des demandes d’examen qui lui sont renvoyées par les FAC et il ne peut rien faire pour influencer le nombre de dossiers qu’il reçoit. Or, les FAC sont en train de mettre en place le Programme de gestion intégrée des conflits et des plaintes (GICP) qui risque de faire fluctuer de façon importante la charge de travail du Comité.

En vue d’atténuer le risque lié à la fluctuation du volume des dossiers, le Comité communiquera régulièrement avec les FAC afin d’établir et de maintenir des liens avec les intervenants clés du domaine des griefs. Le Comité continuera de produire des rapports de C et R de qualité, d’étudier la façon de simplifier son processus d’examen et de gérer la charge de travail au moyen d’une bonne planification et d’un suivi serré. De plus, l’organisation veillera à adopter les stratégies de dotation dont elle a besoin. Enfin, le Comité se fera un devoir de surveiller attentivement ce risque.