Planification d’événements inclusifs

Vous planifiez un événement et souhaitez qu'il soit inclusif?

Ce guide fournit quelques considérations clés pour vous assurer que votre événement est inclusif!

Pour réussir un événement, il faut que les « bonnes » personnes soient présentes et qu’elles puissent participer pleinement à la discussion et y contribuer. Par exemple, déterminez qui a un intérêt ou qui sera affecté par les questions / sujets à discuter. L'une des conséquences d'une représentation étroite est que seuls les intérêts de certaines personnes sont pris en compte, sans tenir compte des idées, des connaissances et de l'expérience de groupes de personnes susceptibles d'être touchées par les décisions prises. Étant donné le temps, les efforts et les ressources consacrés à la planification d'un événement, pourquoi ne pas adopter une approche inclusive pour faire en sorte que chaque personne puisse participer?

En tant que responsable de l’organisation, de la présentation ou de l’animation d’un événement, n’oubliez pas que les groupes ne sont pas homogènes et chaque personne peut faire face à une variété d’obstacles en raison de ses multiples facteurs identitaires, et que ceux-ci ne sont pas tous visibles.

Le présent outil de travail n’est pas exhaustif. Il s’agit plutôt d’un guide pouvant être adapté aux besoins de votre organisation et de votre événement.

N’oubliez pas que la planification d’un événement inclusif n’annule pas l’obligation d’entreprendre une analyse comparative entre les sexes plus (ACS Plus) tout au long du processus de planification d’un événement et pas seulement au point de départ. L’ACS Plus est un outil et un processus d’analyse mis au point par le gouvernement du Canada qui sert à évaluer la façon dont divers groupes de femmes, d’hommes et de personnes de diverses identités de genre peuvent vivre les politiques, les programmes et les initiatives. Le terme « plus » signifie que l’analyse ne se limite pas au sexe (différences biologiques) ou au genre (la construction sociale du sexe).

Pour obtenir des ressources supplémentaires, consultez le Guide de planification de réunions inclusives d’Emploi et Développement social Canada (EDSC), le cours en ligne du ministère des Femmes et de l’Égalité des genres, Introduction à l’ACS Plus, et l’aide-mémoire pour démystifier l’ACS Plus.

Conseils pour planifier un événement inclusif

• Mobiliser la haute direction, y compris la championne ou le champion de l’ACS Plus de votre organisation à obtenir du soutien pour votre événement.
• Tenir compte des obstacles à l'accès à l'événement (par exemple : accessibilité physique, frais de déplacement) et à la participation à l'événement (par exemple, langage gestuel simultané, accessibilité des salles).
• Mobiliser les intervenantes et les intervenants à l’interne et à l’externe pour recueillir diverses perspectives et informer la planification et la réalisation de votre événement.
• Collaborez avec l’équipe des communications de votre organisation.
• Veiller à ce que l’équipe organisatrice ou le groupe consultatif représente des perspectives et expériences diversifiées.
• Mobiliser des conférencières et des conférenciers de grande réputation et ayant une expertise en la matière qui peuvent établir un lien entre l’inclusion et l’ACS Plus et leur domaine d’expertise.
• Veiller à ce que l’espace et le programme répondent aux besoins en matière de santé des personnes participantes (par exemple : pauses santé, environnement sans parfum, sensibilité alimentaire).
• Assurer une représentation égale des langues officielles dans l'événement.
• Informer les personnes qui participent des services à leur disposition (par exemple : interprétation gestuelle, soins auxiliaires, prise de notes, sous-titrage) au début de l’événement.

Considérations clés pour la planification d’un événement inclusif

Résultats d’apprentissage

• Avant de décider de la conception et du format de l’événement, tenez compte du résultat souhaité de l’événement.
• Quels enseignements souhaitez vous transmettre aux participantes et participants, qu’ils pourront communiquer dans leur organisme?
• Consultez le modèle Kirkpatrick Four-Level Evaluation (en anglais seulement) pour vous aider à établir les résultats d’apprentissage que vous visez.

Message

• Quels messages clés voulez-vous transmettre pendant l’événement?
• Avez vous pris en compte divers publics dans votre approche de communication?
• Comment allez-vous transmettre vos messages? Tenez compte de l’accessibilité (par exemple, différents formats), de l’accès à la technologie, des premières et deuxièmes langues.
• Utilisez un langage simple et évitez d’utiliser un jargon et des acronymes.
• Adaptez votre message et votre discours à votre public cible.
• Le texte oral et écrit utilise-t-il un langage non machine et inclusif?
• Les images et les illustrations reflètent-elles et valorisent-elles les expériences d’une population diversifiée?
• Assurez-vous que les documents écrits sont en police linéale, de couleurs à fort contraste qui sont recommandées pour leur facilité à être reconnues. Parmi les autres ressources pour des documents écrits accessibles, mentionnons « Pour une meilleure lisibilité : lignes directrices d’accessibilité » de la Fondation INCA.

Public cible

• Quel est votre public cible? Avez-vous un public secondaire?
• Quelles sont les caractéristiques démographiques de votre public cible?
• Faites-vous des suppositions au sujet de l’uniformité des participantes et participants?
• Avez-vous analysé des données subdivisées selon le sexe et la diversité pour confirmer qu’elles sont déjà en place pour mesurer cela?
• Comment contribuerez-vous aux méthodes de recherche garantissant la collecte de données ventilées par le sexe et le genre dans le cadre de votre manifestation?
• Quels autres types de données subdivisées sont nécessaires pour comprendre le genre et d’autres attributs du public cible?
• Aimeriez-vous que votre public principal (ou secondaire) partage cette information après l’événement? Si oui, avec qui?
• Avez-vous cerné les besoins en matière d’accessibilité du public visé?
• Donnez aux participantes et participants la possibilité de signaler leurs besoins d’aménagements au début du processus de planification. Vous pouvez le faire lors de l’envoi de la date à retenir ou de votre invitation, ce qui favorisera un environnement inclusif dès le départ.

Difficultés et limites de l’organisme

• Quelles sont les difficultés ou limites au sein de votre organisme auxquelles vous devrez vous attaquer (par exemple, les ressources, y compris la capacité ou le financement)?
• Existe t il des difficultés ou limites avec les organismes partenaires ou collaborateurs?
• Maintenant que vous avez identifié les difficultés potentielles, quelles stratégies pouvez-vous utiliser pour les atténuer?
• Collaborez avec la haute direction pour surmonter les difficultés en présentant des solutions viables.
• Collaborez avec des organismes partenaires ou collaboratrices et collaborateurs pour surmonter les difficultés.

Format et conception de l’événement

• Quel type d’événement organisez-vous? S’agit-il d’une activité de sensibilisation ou d’apprentissage? Adaptez la conception de votre événement pour refléter le type d’événement que vous organisez; la conception de l’événement comprend des tables rondes, des fauteuils, des activités d’apprentissage dans les cafés, de la formation, des causeries et des webinaires.
• Quel format votre événement prendra-t-il? S’agit-il d’un événement unique ou d’une série d’occasions d’apprentissage? Assurez-vous que la conception de votre événement correspond aux résultats d’apprentissage que vous avez déterminés.
• Qui a été consulté pour l’élaboration de l’événement?
• Quelle est la taille de l’événement?
• Envisagez la diffusion Web de l’événement pour accroître la participation et l’accessibilité, particulièrement pour les partenaires régionaux.
• Pendant le processus de conception de votre événement, prenez en compte la diversité de votre public cible.

Collaboration interne/externe

• Avec qui travaillerez-vous pour organiser, concevoir, présenter et évaluer l’événement?
• Collaborez-vous avec des partenaires « types » ou travaillez-vous avec des groupes qui sont rarement entendus?
• Quel est le type de mesures nécessaires afin d’assurer une représentation équitable et diverse pendant les processus de consultation?
• Dans la mesure du possible, collaborez avec des organismes de la société civile, en particulier des organismes communautaires, pour contribuer à un large engagement. Le fait de travailler avec divers groupes offre d’autres perspectives et de précieuses connaissances.

Budget pour l’inclusion

• Un budget est-il affecté à l’événement?
• Avez-vous versé des honoraires à l’avance (le cas échéant)?
• Avez-vous établi un budget pour assurer la pleine inclusion (par exemple, la garde d'enfants, le coût des restrictions alimentaires)?
• Si vos ressources financières sont limitées, envisagez de collaborer avec des partenaires internes et externes qui pourraient contribuer à des aspects de l’événement.
• Est-il possible de financer la participation de personnes provenant d’organismes de la société civile? Certaines personnes veulent participer, mais les coûts liés aux déplacements, par exemple, peuvent constituer un obstacle.
• Comprenez les frais d’hébergement dans votre planification (par exemple, frais des interprètes et préposés en American Sign Language, de la traduction simultanée). Votre budget initial doit comprendre les coûts des services ou des produits d’hébergement.

Lieu

• Quelle est la taille du lieu, quel est le coût de l’espace, quelles sont l’accessibilité et la facilité de transport (par exemple, le stationnement est-il facilement accessible? des transports en commun existent-ils?)?
• Procédez à une vérification approfondie du site proprement dit avant de réserver le lieu. Bien que les propriétaires ou les gestionnaires d’installations puissent indiquer que leur site est accessible, la compréhension de l’accessibilité varie.
• Le site possède-t-il des toilettes adaptées à tous les genres (par exemple, des toilettes neutres)?
• Le lieu dispose-t-il d’un espace tranquille propice à la réflexion ou où se couper d’une surcharge sensorielle ?
• Tenez compte des commentaires sur les besoins en matière d’accessibilité que vous avez reçus des participantes et participants et visitez le site pour déterminer si l’installation satisfera à leurs besoins.

Date

• Les dates de l’événement coïncident-elles avec celles d’autres événements clés de votre ministère ou de ministères partenaires?
• Examinez le choix du moment de votre événement. Par exemple, y a-t-il un jour férié (semaine de relâche), une fête religieuse ou des élections générales en même temps? Notez que des conflits de dates peuvent avoir une incidence sur la fréquentation et la participation et exclure involontairement certains groupes de personnes.
• Le moment de votre événement crée-t-il un obstacle à la participation (par exemple, examinez la participation régionale)?

Présentation de l’événement, animation et présentation

• Qui présentera ou animera l’événement? S’agira-t-il de personnes employées par votre organisme ou de personnes embauchées à l’externe?
• Est-il essentiel que la personne ait une expertise en la matière?
• Les personnes qui animeront l’événement sont‑elles sensibles à la diversité et conscientes des questions particulières liées au genre et à la diversité qui touchent l’événement et l’environnement d’apprentissage?
• Les personnes qui présenteront et animeront l’événement parlent-ils couramment les deux langues officielles du Canada? Si ce n'est pas le cas, y a‑t‑il des moyens de garantir que les deux groupes de langue officielle peuvent participer dans la langue officielle de leur choix ?
• Si vous n’avez pas arrêté votre choix sur les personnes qui présenteront et animeront l’événement, qui pourriez-vous consulter pour désigner les conférencières ou conférenciers?
• Avant de retenir les services d’une entreprise, ou d’engager des collègues à participer à l’événement, examinez les ressources disponibles de l’équipe, de la direction générale et du ministère (autrement dit, la capacité, le budget).
• Examinez votre public cible : assurez-vous d’adopter une approche sensible à la diversité en tenant compte des traumatismes historiques et en évitant les gestes symboliques. Si le sujet est traumatisant, du soutien psychologique sera-t-il offert (par exemple, aux personnes aînées)?

Accessibilité

• Avez-vous modifié l’événement pour tenir compte de la taille de l’auditoire afin d’assurer une participation maximale?
• Signalez les téléphones, les toilettes, les sorties et les issues de secours accessibles.
• Veillez à la présence de panneaux indicateurs pour les numéros d’étage et les niveaux de stationnement (vous pourriez consulter les normes de l’Institut national canadien pour les aveugles en matière de couleurs et de contrastes).
• Examinez les besoins des diverses personnes qui participeront à l’événement et de leurs prestataires de services. Par exemple, n’oubliez pas de réserver les sièges les plus proches des interprètes de la langue des signes aux personnes sourdes, devenues sourdes ou malentendantes.

Surveillance et évaluation

• Les données démographiques des personnes participantes sont-elles surveillées?
• Y a-t-il un déséquilibre entre les genres ou en matière de diversité parmi les personnes participantes?
• Quels mécanismes sont en place dans le cas où des tendances commencent à se dessiner dans les écarts entre les genres ou en matière de diversité?
• De quels indicateurs auriez-vous besoin pour évaluer le succès de divers groupes de personnes? 
• Des indicateurs de base ont‑ils été créés pour mesurer l’efficacité et le succès de l’événement, et favorisent-ils l’évaluation des répercussions sur les divers groupes?
• Comment divers groupes participent-ils à la gestion et au suivi de l’événement?
• Y a-t-il des lacunes dans les données quantitatives ou qualitatives requises pour mesurer efficacement les résultats de l’événement? Le cas échéant, de quelle façon ces lacunes pourraient-elles être comblées?
• Quelles méthodes de collecte de données permettraient de mesurer les résultats pour les divers groupes de personnes?

Autres éléments clés à prendre en considération dans la planification d’un événement inclusif dans le contexte canadien

Conception d'événements

• Pendant le processus de conception de votre événement, examinez la diversité de votre auditoire. Par exemple, la conception et le format de votre événement seront-ils bien accueillis par les peuples autochtones?

Langues officielles

• De quelle façon allez vous communiquer votre message? Pensez à l’accessibilité (différents formats par exemple), à l’accès à la technologie, aux langues officielles..
• Vos messages seront-ils communiqués en français et en anglais?
• L’utilisation d’une langue officielle est-elle dominante dans votre événement?
• Si vous avez indiqué que votre événement est bilingue, les deux langues officielles sont-elles pleinement intégrées tout au long de votre événement?
• Veillez à ce que le comité organisateur compte des membres francophones et anglophones pour assurer une présence dans les deux langues pendant l’événement.

Inclusion des autochtones

• Le lieu permet-il la purification? Si ce n’est pas possible à l’intérieur, un espace à l’extérieur pourrait-il être mis à disposition?
• Avez-vous inclus une reconnaissance des droits territoriaux au début de votre événement?
• Avez-vous envisagé de demander à un aîné ou une aînée d’ouvrir l’événement par une cérémonie? Le cas échéant, avez-vous assuré le soutien approprié (par exemple, du temps et un espace suffisants, un cadeau symbolique pour l’aînée ou l’aîné)?
• Lorsque vous collaborez avec les collectivités autochtones ou élaborez conjointement l’événement avec elles, envisagez d’intégrer les approches de communication avec les Autochtones à la conception et à la prestation de votre événement. Consultez la Trousse de communication des Premières Nations pour obtenir des conseils supplémentaires.

Liste de contrôle sur l’inclusion pour la planification d’événements

Sources :

• Santé Canada (Unité du sexe et du genre) : Documents de planification d’événements
• EDSC : « Guide de planification de réunions inclusives » 
• Femmes et de l’Égalité des genres Canada : Démystifier l’ACS Plus : Outil de travail
• Femmes et de l’Égalité des genres Canada : Outil de travail sur l’intégration de l’ACS Plus à la conception pédagogique (interne au gouvernement du Canada)
• Laboratoires nationaux de formation pour les sciences comportementales appliquées