Rapport annuel au parlement 2018-2019 - Loi sur l'accès à l'information

Introduction

La Loi sur l’accès à l’information (LAI) confère aux citoyens canadiens, aux résidents permanents, et toute personne physique et morale présentes au Canada le droit d’accéder aux documents relevant des institutions fédérales, conformément aux principes selon lesquels les renseignements gouvernementaux devraient être accessibles au public, les exceptions nécessaires au droit d’accès devraient être limitées et précises, et les décisions concernant la communication des renseignements gouvernementaux devraient être examinées indépendamment du gouvernement. Environ 260 institutions fédérales sont actuellement assujetties à la LAI.

Le présent rapport sur l’administration de la LAI décrit les façons, dont le ministère des Femmes et de l’Égalité des genres (anciennement Condition féminine Canada (CFC)) s’est acquitté de ses responsabilités en vertu de la Loi au cours de l’exercice qui débutait le 1er avril 2018 et prenait fin le 31 mars 2019.

En vertu de l’article 72 de la Loi sur l’accès à l’information, la ministre des Femmes et de l’Égalité des genres et du Développement économique rural et en tant que dirigeante du ministère, doit rédiger et soumettre au Parlement un rapport annuel sur l’application de la Loi. En plus, conformément au paragraphe 32(1) du Règlement et à la disposition de l’article 20 sur la Loi sur les frais de service, tous les frais recueillis sont divulgués dans le rapport statistique.

Partie I : Renseignements généraux

Ministère des Femmes et de l'Égalité des genres (anciennement Condition féminine Canada)

Le mandat du ministère des Femmes et de l'Égalité des genres (FEGC), anciennement Condition féminine Canada (CFC), est de faire avancer l'égalité en ce qui concerne le sexe, l'orientation sexuelle et l'identité de genre ou l'expression de genre par l'inclusion des personnes de tous les genres, y compris les femmes, à la vie économique, sociale et politique du Canada. La mise en œuvre d'une perspective axée sur le genre et la diversité nous aidera à mieux comprendre les recoupements entre le sexe, le genre et d'autres facteurs identitaires. Ces facteurs comprennent notamment (mais sans s'y limiter) la race, l'origine nationale, ethnique ou autochtone, l'âge, l'orientation sexuelle, la condition socioéconomique, le lieu de résidence et les handicaps.

La vision de FEGC est un Canada où les personnes de tous les genres, y compris les femmes, sont égales à tout point de vue et peuvent réaliser leur plein potentiel.

FEGC travaille à faire progresser l'égalité des genres au moyen d'une perspective sur les genres et les recoupements qui y sont associés. En partenariat avec les principales parties prenantes, y compris les organisations de la société civile, les groupes syndicaux, le secteur privé, les autres ordres de gouvernement, et les Premières nations, les Inuits et les peuples métis, FEGC promulgue activement l'inclusion de toutes les personnes à la vie économique, sociale et politique du Canada. FEGC s'efforce de remplir son mandat d'avancement de l'égalité des genres en assurant une fonction de coordination centrale au sein du gouvernement du Canada, notamment par l'élaboration et la mise en œuvre de politiques, l'octroi de subventions et de contributions, l'exécution de programmes, l'investissement dans la recherche et la formulation d'avis dans le but d'atteindre l'égalité pour les personnes de tous les genres, y compris les femmes.

Le Bureau de l’accès à l’information et des renseignements personnels (AIPRP) relève de la directrice générale, Direction des communications et affaires publiques. Le Bureau coordonne toutes les activités du ministère, tant à l’administration centrale que dans ses bureaux régionaux, qui sont liées à la Loi sur l’accès à l’information.

Activités d'accès à l'information

La coordonnatrice de l’AIPRP veille, au nom de la ministre des Femmes et de l’Égalité des genres et du Développement économique rural, à ce que le Ministère s’acquitte de ses responsabilités en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, de la Loi sur la protection des renseignements personnels, ainsi que la Loi sur les frais de service. La coordonnatrice de l’AIPRP relève directement de la directrice générale, Direction des communications et affaires publiques.

Les principales activités du Bureau de l'AIPRP du ministère sont de:

• recevoir des demandes d'accès en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, en créant des dossiers et en assurant le suivi des dossiers de demandes à l'aide du logiciel AccessPro Case Management;
• évaluer les délais de traitement nécessaires et tous les frais qui étaient encore applicables, et communiquer avec les demandeurs relativement à ces évaluations;
• coordonner la récupération de documents en réponse aux demandes d'accès;
• envoyer des préavis statutaires aux demandeurs, aux tierces parties et à la Commissaire à l'information;
• effectuer des consultations si nécessaire;
• informer les demandeurs et les tierces parties de leurs droits et obligations en vertu de la Loi;
• négocier avec les tierces parties afin de protéger toutes les divulgations admissibles en vertu de la Loi;
• traiter les dossiers aux fins de divulgation en réponse aux demandes d'accès, à l'aide du logiciel AccessPro Redaction;
• élaborer des politiques, des procédures et lignes directrices pour remplir les exigences de la Loi sur l'accès à l'information, de la Loi sur la protection des renseignements personnels et des organismes centraux;
• sensibiliser le personnel aux deux lois pertinentes pour garantir que toutes et tous comprennent leurs responsabilités;
• veiller à ce que le ministère se conforme aux deux lois et aux exigences des organismes centraux;
• préparer les rapports annuels au Parlement;
• coordonner l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée;
• coordonner le règlement de toute plainte contre le ministère déposée au Commissariat à l'information, en vertu de la Loi sur l'accès à l'information, ou au Commissariat à la protection de la vie privée, en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels;
• assurer la gestion des atteintes à la vie privée;
• fournir de l'information et des conseils au personnel du ministère relativement aux questions de l'AIPRP;
• offrir un soutien et des recommandations à la dirigeante et au Comité exécutif;
• aider le ministère à respecter ses engagements en matière d'ouverture et de transparence, c'est-à-dire procéder à la divulgation proactive et communiquer l'information en ayant recours à des moyens informels.

Le traitement des demandes d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels est centralisé au Bureau de l'AIPRP du ministère, à Gatineau, au Québec. En 2018-2019, le Bureau employait deux (2) équivalents temps plein.

Mise en œuvre des activités et questions administratives

Arrêté de délégation

La dirigeante de Condition féminine Canada, présentement la sous-ministre des Femmes et de l’Égalité des genres, a tous les pouvoirs, tandis que la coordonnatrice de l’AIPRP a une autorité partielle déléguée par la ministre de Condition féminine Canada, présentement ministre des Femmes et de l’Égalité des genres et du Développement économique rural pour l’administration et les responsabilités décisionnelles en vertu des deux lois. L’annexe A décrit plus en détail les pouvoirs délégués.

Réalisations

En 2018-2019, le Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) a reçu vingt-quatre (24) nouvelles demandes et a répondu à onze (11) des demandes, trois (3) demandes informelles et quarante-deux (42) demandes de consultations avec d’autres institutions du gouvernement du Canada. Le Bureau de l’AIPRP a également traité trois (3) avis de divulgation provenant d’autres institutions du gouvernement du Canada. Le Bureau de l’AIPRP a revu 5 157 pages pendant l’année fiscale et a répondu à quatre-vingt-dix-huit (98) demandes d’information provenant de la clientèle interne et externe.

Dépenses salariales et administratives

En 2018‑2019, le Bureau de l'AIRP comptait deux (2) employées à temps plein chargées de l'application de la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels ainsi que de fonctions connexes.

Le montant total alloué par l'organisme pour la coordination centrale des activités liées à l'application de la Loi sur l'accès à l'information était de 141 227 $ en 2018‑2019 (soit 136 881 $ pour les dépenses salariales et 4 346 $ pour la formation et les frais administratifs).

Salle de lecture

Au besoin, une salle de lecture est accessible dans les locaux de l’administration centrale du ministère. Si une salle de lecture s’avère nécessaire ailleurs, les bureaux régionaux du ministère se trouvant dans certaines régions du Canada sont également disponibles.

Annexe A

Arrêté de délégation

L’administration de la Loi sur l’accès à l’information est une responsabilité déléguée aux représentants du ministère par une ordonnance de délégation signée par la ministre de Condition féminine Canada, présentement ministre des Femmes et de l’Égalité des genres.

Ministre des Femmes et de l'Égalité des genres

Partie II : Rapport sur la Loi sur l'accès à l'information

Demandes présentées en vertu de la Loi sur l'accès à l'information

1. Rapport statistique

Le rapport statistique annuel pour l’exercice 2018‑2019 figure à la fin de ce chapitre. Conformément à une nouvelle politique du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, un tableau supplémentaire est inclus pour rendre compte de trois (3) nouvelles exemptions. Le nouveau rapport indique les exemptions concernant le nombre de demandes traitées par le ministère des Femmes et de l’Égalité des genres (FEGC) au cours de l’exercice 2018-2019, sous les paragraphes suivants: 16.3 (enquête aux termes de la Loi électorale du Canada), 16.6 (Comité des parlementaires sur la sécurité nationale et le renseignement), et 23.1 (brevets et marques de commerce).

2. Interprétation des statistiques

Introduction

Le ministère FEGC (anciennement Condition féminine Canada) a reporté quatre (4) demandes de l’exercice précédent et a reçu vingt-quatre (24) nouvelles demandes entre le 1er avril 2018 et le 31 mars 2019. De plus, le programme d’AIPRP a reçu trois (3) demandes informelles et quarante-deux (42) demandes de consultations avec d’autres institutions du gouvernement du Canada. Le programme d’AIPRP a également traité trois (3) avis de divulgations provenant d’autres institutions du gouvernement du Canada.

Le tableau qui suit fait une ventilation des catégories des demandes et les compare aux exercices précédents.

Source des demandes

Pendant l'année fiscale 2018-2019, les médias ont formulé le plus grand nombre de demande, suivi par le public, les organisations, le secteur commercial (secteur privé) et le milieu universitaire.

Le tableau suivant fournit une comparaison de la répartition des demandes selon la source par rapport aux exercices précédents.

Demandes complétées

Vingt-quatre (24) demandes ont été traitées durant l'exercice visé par le présent rapport, et dix-sept (17) demandes ont été reportées aux fins de traitement en 2019-2020.

Le tableau suivant fournit une comparaison des demandes complétées et des demandes reportées par rapport aux exercices précédents.

Répartition des demandes complétées

Les onze (11) demandes complétées durant l'exercice visé par le présent rapport sont ventilées comme suit : neuf (9) demandes ont été communiquées partiellement et aucun document n'existait pour deux (2) demandes.

Le tableau suivant compare la répartition des demandes complétées avec les exercices précédents

Prorogations

Les délais ont été prorogés comme suit pour sept (7) demandes :

Le tableau suivant compare les prorogations accordées au cours des exercices précédents.

Les délais ont été prorogés dans le cas de sept (7) demandes. Les demandes ont été prorogées car il entraverait le fonctionnement du ministère, et/ou de la nécessité de consulter d’autres organisations gouvernementales ou de faire parvenir un avis à un tiers. Un autre facteur ayant contribué à la durée des prorogations est la nécessité d’effectuer des consultations internes.

Délai de traitement

Le tableau suivant compare les délais de traitement nécessaires par rapport aux exercices précédents.

Méthode d’accès

L'accès aux documents pertinents a été accordé en partie ou en totalité pour onze (11) demandes. Des copies imprimées ont été fournies dans six (6) cas et des copies numériques dans trois (3) cas. Il n’y avait aucun document à divulguer dans le cas des deux (2) autres demandes.

Frais

Les frais nets recueillis se chiffrent à 55 $ et représentent les frais de dossier de onze (11) demandes.

3. Formation en matière d’accès à l’information

Quatre (4) activités de formation ont officiellement été offertes durant la période visée. Soixante-dix-sept (77) conseils et avis ont été offerts aux clients interne et externe.

4. Changements importants touchant l’organisme

Le 13 décembre 2018, Condition féminine Canada est devenu le ministère des Femmes et de l'Égalité des genres. Le présent rapport comprend les statistiques des deux (2) identités pour l'exercice 2018-2019.

5. Plaintes et vérifications

Les demandeurs ont le droit de déposer une plainte auprès du Commissariat à l’information concernant toute question relative au traitement de leurs demandes. Le ministère des Femmes et de l’Égalité des genres n’a reçu aucune plainte au cours de l’exercice 2018-2019.

Aucune vérification relative à l'administration de la législation sur l'AIPRP n'a été conclue durant l'exercice 2018-2019.

6. Appels devant les tribunaux

Aucun appel n'a été interjeté devant les tribunaux entre le 1er avril 2018 et le 31 mars 2019.

7. Suivi du temps requis pour traiter les demandes

Un rapport hebdomadaire de toutes les demandes en cours est remis pour révision et suivis à la directrice générale, Direction des communications et affaires publiques.

8. Tableaux des nouvelles exceptions

Le Ministère n'a reçu aucune demande qui aurait identifié les nouvelles exceptions sous la Loi sur l'accès à l'information durant l'exercice 2018-2019.

Rapport statistique annuel

Nom de l'institution: Min. des Femmes et de l'Égalité des genres (ancien. CFC)

Période d'établissement de rapport: 2018-04-01 au 2019-03-31

Partie 1 : Demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

1.1 Nombre de demandes

1.2 Source des demandes

1.3 Demandes informelles

Note : Toutes les demandes documentées comme étant « traités de façon informelle » seront désormais indiquées dans cette section seulement.

Partie 2 : Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport

2.1 Disposition et délai de traitement

2.2 Exceptions

^* *A.I. : Affaires internationales    Déf. : Défense du Canada    A.S. : Activités subversives

2.3 Exclusions

2.4 Support des documents communiqués

2.5 Complexité

2.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées

2.5.2 Pages pertinentes traitées et divulguées en fonction de l'ampleur des demandes

2.5.3 Autres complexités

2.6 Présomption de refus

2.6.1 Motifs du non respect du délai statutaire

2.6.2 Nombre de jours de retard

2.7 Demandes de traduction

Partie 3 : Prorogations

3.1  Motifs des prorogations et disposition des demandes

3.2  Durée des prorogations

Parite 4 : Frais

Partie 5 : Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

5.1 Demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et organisations

5.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada

5.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organisations

Partie 6 : Délais de traitement des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet

6.1 Demandes auprès des services juridiques

6.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé

Partie 7 : Plaintes et enquêtes

Partie 8 : Mesure judiciaire

Partie 9 : Ressources au sujet de la Loi sur l’accès à l’information

9.1 Coûts

9.2 Ressources humaines