Orientation concernant la présence prescrite au lieu de travail

Objet

Cette orientation établit une obligation pour les administrateurs généraux et les administratrices générales de mettre en œuvre une exigence minimale de trois jours par semaine sur le lieu de travail pour tous les fonctionnaires.

Pour garantir une souplesse relativement aux raisons opérationnelles et aux types d’emploi, il est également acceptable d’exiger une présence sur le lieu de travail de 60 % de l’horaire régulier des fonctionnaires sur une base hebdomadaire ou mensuelle.

Les lieux de travail varient d’une organisation à l’autre. Les administrateurs généraux et les administratrices générales doivent faire preuve de discrétion et s’adapter à leurs exigences opérationnelles.

Objectifs

• Offrir des services aux Canadiennes et aux Canadiens tout en renforçant leur confiance dans la fonction publique.
• Établir une approche commune en ce qui a trait au travail hybride pour en garantir l’équité à l’échelle de la fonction publique.
• Continuer à encourager l’embauche des meilleurs talents à l’échelle du Canada.
• S’harmoniser aux objectifs en matière de diversité, d’inclusion et d’accessibilité, et soutenir ceux-ci. Il est essentiel de veiller à ce que nos lieux de travail soient inclusifs et exempts d’obstacles.
• Continuer à bâtir une culture d’excellence en constante évolution au sein de la fonction publique et à moderniser les modèles opérationnels.

Calendrier de la mise en œuvre

La mise en œuvre se poursuit pour les ministères qui ont communiqué et établi un nombre minimum de jours par semaine conformément à cette orientation.

Principes directeurs

Cette orientation sera :

• Appliquée conformément aux lois, aux politiques et aux directives existantes :
  • la Politique sur la gestion des personnes, la Directive sur le télétravail, la Directive sur l’obligation de prendre des mesures d’adaptation et le Code canadien du travail.
• Appliquée conformément aux conventions collectives et aux conditions d’emploi existantes.
• Mise en œuvre de manière à favoriser une fonction publique exempte d’obstacles au titre des exigences de la Loi canadienne sur l’accessibilité et le Règlement canadien sur l’accessibilité.
• Mise en œuvre de manière à respecter le Code de valeurs et d’éthique du secteur public comme condition d’emploi.

Les plans de mise en œuvre doivent être élaborés par les ministères et transmis aux fins d’information aux comités mixtes patronaux-syndicaux des ministères.

Les orientations du Programme de santé au travail de la fonction publique sont disponibles pour aider les administrateurs généraux et les administratrices générales à assurer des milieux de travail sécuritaires. Le Bureau du dirigeant principal des ressources humaines continue à encourager les ministères à discuter des considérations en matière de santé et de sécurité au travail (SST) aux comités ministériels de SST appropriés, comme exigé par la partie II du Code canadien du travail.

Des efforts continus pour tirer les leçons de notre expérience hybride et renforcer nos approches en conséquence.

Application

Cette orientation s’applique à tous les fonctionnaires de l’administration publique centrale (d’une durée indéterminée ou déterminée, à temps plein ou à temps partiel), aux étudiants et aux employés occasionnels (annexes I et IV » de la Loi sur la gestion des finances publiques).

Il est fortement recommandé que les employeurs distincts (annexe V de la Loi sur la gestion des finances publiques) adoptent une stratégie similaire pour garantir une approche cohérente à l’échelle de la fonction publique.

Des ententes de télétravail révisées pourraient être requises pour refléter l’exigence minimale de présence au lieu de travail.

L’application de cette orientation permettra de veiller à ce que les fonctionnaires aient les outils nécessaires pour réussir sur place et à distance. Le Passeport pour l’accessibilité en milieu de travail du gouvernement du Canada peut servir d’outil pour documenter les obstacles et les solutions.

Exceptions

Vérification des ministères

Les administrateurs généraux et administratrices générales sont responsables de mettre en œuvre des régimes de vérification et de tenir à jour les données sur les ressources humaines pour leur ministère ou organisme.

La présence sur place pourrait être mesurée à l’aide des données des tourniquets, des rapports de présence actuels et/ou des données de connexion au protocole Internet (IP)  afin de pouvoir obtenir des données ministérielles agrégées.

Des comités ministériels chargés de la conformité et de la cohérence au niveau des SMA devraient être mis en place pour :

• Suivre les tendances en matière de données;
• Garantir la cohérence dans le traitement des exceptions.

Le Commissariat à la protection de la vie privée a été consulté sur la modification des fichiers de renseignements personnels ordinaires (FRPs) qui permet l'utilisation des données des fonctionnaires dans des contextes limités.  Si les ministères souhaitent adopter une approche différente de celle soutenue par le cadre politique actuel et décrite dans le bulletin sur la confidentialité , ils devront consulter leurs responsables ministériels de la protection de la vie privée et le Commissariat à la protection de la vie privée.

Conformité

L’employeur a le droit exclusif de gestion de désigner le lieu de travail et d’exiger que les employés se présentent au lieu de travail désigné.

Avant la mise en œuvre, les gestionnaires doivent discuter de façon proactive avec les employés des obstacles susceptibles d’être rencontrés, notamment ceux liés à l’accessibilité, au harcèlement et à la discrimination, et déterminer des solutions qui permettront d’éliminer ces obstacles dans le milieu de travail hybride.

Les gestionnaires doivent veiller à ce que les situations individuelles soient examinées au cas par cas, y compris les obligations en matière de droits de la personne, comme l’obligation de prendre des mesures d’adaptation. Ils doivent aussi déterminer si un employé peut raisonnablement expliquer ses absences du lieu de travail désigné, par exemple en raison d’une maladie, d’obligations familiales ou du respect des protocoles d’auto-isolement prévus dans le contexte de la COVID-19.

Les gestionnaires qui veulent favoriser la conformité disposent d’une multitude d’outils, y compris un certain nombre de mesures administratives. Les gestionnaires doivent discuter avec leurs équipes des relations de travail et veiller à ce que les situations individuelles soient examinées au cas par cas.