La déclaration volontaire dans la fonction publique : Oui, je m'inscris!

L’engagement

Le gouvernement du Canada s’est engagé à assurer l’équité en emploi. L’objectif de la fonction publi-que est d’obtenir un effectif représentatif et une participation équitable en éliminant tout désavantage en matière d’emploi que doivent surmonter les membres des groupes désignés, soit les femmes, les Autochtones, les personnes handicapées et les membres des minorités visibles. Les ministères et organismes fédéraux, ainsi que les agents négociateurs, appuient les principes de l'équité en emploi.

L’engagement envers l'équité en emploi signifie :

  • gérer efficacement et équitablement les ressources humaines, c’est-à-dire reconnaître la diversité, favoriser la pleine participation de chacun et traiter tous les employés avec dignité et respect
  • planifier et mettre en oeuvre des politiques, des pratiques, des programmes et des systèmes qui ne font pas obstacle à l’égalité d’accès à l’emploi
  • améliorer les perspectives de carrière dans le respect de l’égalité et contribuer ainsi à la représentativité de l’effectif.

Cet engagement, nous l’avons pris envers tous nos employés.

Le mérite et l'équité

L’engagement s’appuie sur le mérite et l’équité, les pierres angulaires de la gestion des ressources humai-nes dans la fonction publique. L’équité en emploi garantit que les dotations ainsi que l’accès à la formation et aux autres possibilités d’avancement professionnel reposent sur le mérite et que personne n’est exclu pour des raisons autres que ses compétences et ses capacités.

L’importance de chacun

On ne peut vraiment respecter cet engagement que si tous les employés s’inscrivent, qu’ils soient membres ou non d’un groupe désigné.

Votre participation

La déclaration volontaire vous concerne personnel-lement. C’est de votre participation que dépend l’exactitude des données sur la composition de l’effectif de la fonction publique dans son ensemble et du ministère en particulier. Vous restez cependant libre de faire ou non une déclaration. Toutefois, nous ne pouvons dresser un portrait juste de notre effectif que si vous remplissez le formulaire de déclaration volontaire le mieux possible.

Comment nous aider à tenir notre engagement

Il importe que chaque employé participe afin que nous puissions :

  • dresser un profil fidèle de notre effectif et de sa représentativité
  • déterminer les changements aux politiques, pratiques et systèmes qui seraient les plus susceptibles de contribuer à l’équité en emploi
  • cerner avec précision les obstacles qui restreignent l’accès des membres des groupes désignés aux possibilités qui devraient être offertes à tous, ou qui les en excluent.

Cueillette et usage des renseignements

Voici ce que vous devez savoir au sujet des renseignements que vous donnez.

  • Pourquoi chacun doit-il remplir le formulaire de déclaration volontaire? Les renseignements que vous fournirez serviront à comparer la composition de l’effectif de la fonction publique à celle de la main-d’oeuvre canadienne. Qu’ils fassent ou non partie d’un groupe désigné, tous les employés comptent! En remplissant le formulaire, vous faites en sorte que les données sur notre effectif soient complètes et exactes.

    Le Secrétariat du Conseil du Trésor et les ministères utiliseront ces renseignements pour déterminer la représentativité des groupes désignés dans différents groupes et niveaux professionnels, pour fixer des objectifs et pour en surveiller l’atteinte.

    En vertu de la législation, le président du Conseil du Trésor est tenu de déposer devant le Parlement un rapport annuel sur l’équité en emploi dans la fonction publique.

  • J’ai déjà fait une déclaration volontaire. Dois-je remplir un nouveau formulaire? Même si vous avez déjà fait une déclaration volontaire dans le passé, il est important de remplir le formulaire actuel pour vous assurer que les renseignements dont nous disposons sont complets et à jour.

  • À quoi les données recueillies serviront-elles? À quoi la déclaration volontaire me sert-elle si je fais partie d’un groupe désigné? Tous les renseignements recueillis serviront à des fins statistiques, soit

    • à déterminer la composition de l’effectif du ministère,
    • à établir un rapport, destiné au Parlement, sur l’équité en emploi dans la fonction publique.

Si vous faites partie d’un groupe désigné, vous pouvez également donner votre consentement pour que l’information recueillie à votre sujet serve à des fins de gestion des ressources humaines. Pour cela, vous ne devez pas oublier de cocher (4) la section E du formulaire. Vous bénéficierez alors de mesures parti-culières qui pourraient être destinées aux groupes désignés, par exemple :

  • vous pourrez être informé des possibilités d’emploi pour lesquelles vous êtes qualifié;
  • votre lieu de travail pourra être aménagé en fonction de vos besoins si vous êtes une personne handicapée;
  • vous pourrez être invité à participer à des comités consultatifs;
  • vous pourrez être consulté sur des questions précises touchant l’équité en emploi.
  • Une autre personne peut-elle fournir les renseignements pour moi? Non. Vous devez faire vous-même une déclaration. Aux fins de l’équité en emploi, vous seul pouvez vous déclarer Autochtone, membre d’une minorité visible ou personne handicapée. Votre gestionnaire ou superviseur, ou même vos collègues, ne sont pas habilités à donner ce renseignement sans votre autorisation.

  • Les renseignements sont-ils confidentiels? Les renseignements contenus dans votre déclaration volontaire sont confidentiels. Ils seront versés dans la Banque de données sur l’équité en emploi (BDÉE) au Secrétariat du Conseil du Trésor (numéro de code : SCT PCE-706). De plus, ils sont protégés en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Si par ailleurs vous consentez à ce que vos renseignements soient utilisés à des fins de gestion des ressources humaines, ils seront également versés dans la banque de données sur le personnel du ministère (SCT POE-918) et jouiront toujours de la confidentialité prévue par la Loi sur la protection des renseignements personnels.

    • De plus, tous les renseignements sont protégés par le Code de confidentialité de la fonction publique. Vous pouvez consulter ce code en tout temps, en communiquant avec le coordonnateur de l'équité en emploi du ministère.

  • Qui a accès aux renseignements personnels me concernant? Seuls les employés du ministère affectés à l’équité en emploi et un nombre restreint d’employés du Secrétariat du Conseil du Trésor responsables de la gestion de la banque de données sur l’équité en emploi ont accès aux renseignements contenus dans votre déclaration volontaire.

  • Pourquoi a-t-on inclus un code d’identification de dossier personnel (CIDP)? Il est nécessaire de ratta-cher les données figurant dans les déclarations volontaires à celles concernant les groupes professionnels, les échelles de rémunération, les personnes embauchées, les avancements et les cessations d’emploi afin de déterminer dans quelle mesure la fonction publique se rapproche de ses objectifs en matière d’équité en emploi. Au lieu de recueillir directement tous ces renseignements à partir des formulaires de déclaration volontaire, on se sert du CIDP pour les extraire des banques de données existantes ce qui permet de préparer le Rapport annuel sur l’équité en emploi dans la fonction publique présenté au Parlement.

  • Je dispose d’aménagements au travail. Dois-je quand même m’identifier comme personne handicapée? On demande à toutes les personnes handicapées, même celles qui bénéficient d’aménagements de leur lieu de travail, de s’identifier. C’est le seul moyen pour nous de compiler des renseignements complets et précis sur notre effectif.

  • Puis-je m’identifier dans plus d’un groupe? Le Règlement sur l’équité en matière d’emploi permet qu’une personne puisse faire partie de plus d’un groupe désigné. Le formulaire de déclaration volontaire contient des définitions qui vous aideront à bien déterminer à quel(s) groupe(s) vous appartenez en vertu de la nouvelle législation sur l’équité en emploi.

  • Que faire si ma situation change par la suite? Si vous souhaitez mettre à jour les renseignements personnels vous concernant, il vous suffit de communiquer avec l’agent du ministère responsable de l’équité en emploi et de remplir un nouveau formulaire. Vous pouvez aussi revoir et corriger vos propres renseignements en tout temps, en communiquant avec le coordonnateur de l’équité en emploi du ministère.

Comment puis-je participer ?

Il ne tient qu’à vous de vous inscrire!

  • Remplissez le formulaire de déclaration volontaire en répondant à toutes les questions avec précision et retournez-le dans les meilleurs délais.
  • Engagez-vous personnellement à promouvoir l’équité dans la fonction publique. La déclaration volontaire représente une contribution que vous seul pouvez faire!
  • Si vous avez besoin de précisions ou d'aide pour remplir ce formulaire, veuillez communiquer avec le coordonnateur de l'Ée de votre ministère.
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