Orientation concernant le départ et la mutation des employés

Enjeu

Lors de leur départ, les employés laissent souvent derrière eux de grandes quantités de renseignements, en format papier ou numérique, qu’ils n’ont pas éliminés ou transférés adéquatement à un responsable approprié, ce qui peut entraîner une perte d’information.

Remarque : Dans le présent document, le terme « employé » désigne toute personne qui travaille pour le gouvernement du Canada (GC), dont les employés occasionnels, les employés temporaires, les consultants et les entrepreneurs. Un départ peut être permanent (par exemple, un départ de la fonction publique ou une mutation à un autre ministère) ou temporaire (par exemple, un congé prolongé, un détachement, un congé parental ou une formation linguistique). La présente orientation s’applique autant aux départs permanents qu’aux départs temporaires.

Contexte

Conformément à l’article 4.3 de la Directive sur les services et le numérique, la présente orientation indique les pratiques exemplaires en matière de gestion de l’information (GI) à appliquer en cas de départ d’un employé.

Toutes les ressources d’information créées ou acquises dans le cadre d’un emploi au sein du GC, peu importe leur format ou leur support, appartiennent à la Couronne.

Avant leur départ, les employés sont chargés de veiller à ce que les renseignements ayant une valeur opérationnelle qu’ils ont créés, recueillis et stockés au cours de leur emploi soient organisés, classés, éliminés ou stockés dans les dépôts ministériels appropriés pour pouvoir continuer d’être utilisés et gérés après leur départ.

Il incombe à chaque employé de déterminer :

• les renseignements ayant une valeur opérationnelle qu’il doit conserver;
• les renseignements éphémères qu’il doit éliminer.

Pour faciliter le processus décisionnel, des conseils additionnels sont formulés à l’annexe E de la Ligne directrice sur les services et le numérique.

Guide pour les employés

Les employés et les gestionnaires devraient suivre les procédures de départ propres à leur ministère. Ils sont encouragés à utiliser les listes de vérification figurant à l’annexe A et à l’annexe B de la présente orientation pour s’assurer d’avoir effectué toutes les tâches requises avant le départ de chaque employé. À l’absence de procédures officielles, les employés qui partent doivent mettre en œuvre les pratiques exemplaires cidessous.

1. Examiner les comptes de courriel (par exemple, la boîte de réception, les éléments envoyés, les éléments supprimés et les dossiers personnels) (se reporter à la section 1 de l’annexe A) :

• Les renseignements ayant une valeur opérationnelle doivent être transférés dans un dépôt ministériel.
• Les renseignements éphémères doivent être supprimés.
• Si l’employé qui part a une adresse de courriel @canada.ca, ses renseignements personnels, comme un curriculum vitæ ou une liste de contacts, peuvent rester dans son compte de courriel si cet employé est muté dans un ministère doté de comptes de courriel @canada.ca. Consulter l’ pour plus d’information. Si ce n’est pas le cas, les renseignements personnels doivent être supprimés.

2. Examiner les fonds de renseignements qui sont stockés sur les supports suivants (se reporter à la section 2 de l’annexe A) :

• disques durs internes;
• répertoires des réseaux personnels et communs;
• CD, clés USB, disques durs externes et autres supports de données amovibles;
• appareils mobiles, y compris les messages instantanés;
• réseaux que l’employé peut avoir utilisés.

En vertu de la Politique sur les services et le numérique, toute ressource qui contient de l’information ayant une valeur opérationnelle doit être conservée dans un dépôt ministériel qui est accessible aux autres employés du ministère, et des droits d’accès appropriés doivent être accordés en tenant compte de la catégorie de sécurité de l’information et du besoin d’accès des autres employés.

Les ressources numériques qui contiennent de l’information éphémère ou de l’information personnelle (par exemple, des photos ou un curriculum vitae) doivent être supprimées.

Tous les espaces de stockage numérique personnels (par exemple, les lecteurs personnels et les disques durs) devraient être complètement vidés.

3. Examiner les espaces de stockage de votre lieu de travail désigné (par exemple, les classeurs, les étagères, les bureaux et tout dispositif de stockage physique sécuritaire autorisé). Les documents papier qui contiennent de l’information ayant une valeur opérationnelle doivent être conservés pour les opérations courantes et transférés à votre gestionnaire ou à son remplaçant désigné, ou encore envoyés à l’unité de gestion des documents ministériels du ministère aux fins de gestion à long terme. Les documents papier identifiés comme étant éphémères doivent être éliminés (se reporter à la section 3 de l’annexe A).

4. Il arrive que des employés qui partent souhaitent conserver une copie de certains renseignements pour eux‑mêmes. Voici des exemples de tels renseignements :

• leur liste numérique de contacts;
• leur calendrier numérique;
• leurs courriels et renseignements personnels.

En cas de doute sur les renseignements que les employés qui partent peuvent conserver pour euxmêmes, les gestionnaires doivent consulter leurs spécialistes de la GI du ministère.

5. En cas de départ soudain de l’employé, si celui-ci est dans l’incapacité d’organiser, de classer et de nettoyer les fonds de renseignements, ces tâches incombent au gestionnaire de l’employé et doivent être effectuées dans un délai de 15 jours.

Guide à l’intention des ministères

1. Dans le cadre des procédures de départ officielles, les ministères devraient inclure une attestation des employés indiquant que ceuxci ont transféré dans un dépôt ministériel tous les renseignements ayant une valeur opérationnelle se trouvant dans leur compte de courriel.

2. Les ministères devraient veiller à ce que les employés soient au courant de leurs responsabilités en matière de GI avant leur départ. Des pratiques exemplaires à l’intention des employés ont été intégrées à la liste de vérification figurant à l’annexe A.

3. Les ministères devraient veiller à ce que les gestionnaires soient au courant de leurs responsabilités en matière de GI en ce qui a trait au départ d’employés. Ils doivent veiller plus précisément à ce que les gestionnaires sachent qu’en cas de départ soudain d’un employé et que celui-ci est dans l’incapacité d’organiser, de classer et de nettoyer les fonds de renseignements, ces tâches leur incombent et doivent être effectuées dans un délai de 15 jours. Des pratiques exemplaires à l’intention des gestionnaires ont été intégrées à la liste de vérification figurant à l’annexe B.

4. Les ministères devraient veiller à ce que les comptes de courriel inactifs ou désactivés des employés qui partent soient gérés efficacement, notamment que les renseignements ayant une valeur opérationnelle soient transférés dans un dépôt ministériel ou qu’ils soient correctement éliminés. Les comptes désactivés devraient être supprimés dès que les renseignements ayant une valeur opérationnelle ont été transférés dans un dépôt ministériel.

Renseignements supplémentaires

Une liste de vérification à l’intention des employés figure à l’annexe A. Une liste de vérification à l’intention des gestionnaires figure à l’annexe B et ceux‑ci doivent s’y reporter lors du départ ou de la mutation d’un employé.

Bureau du dirigeant principal de l’information
Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
Courriel : servicedigital-servicesnumerique@tbs-sct.gc.ca
Numéro sans frais : 1-877-636-0656
Téléimprimeur : 613-369‑9371 (Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada)

Annexe A : liste de vérification à l’intention des employés

Avant votre départ, assurez-vous de faire ce qui suit.

Annexe B : liste de vérification à l’intention des gestionnaires

Avant le départ d’un employé (ou immédiatement après un départ inattendu), les gestionnaires devraient s’assurer que les tâches cidessous ont été effectuées.

Veiller à ce que les employés soient au courant de leurs responsabilités en matière de GI avant leur départ.