Départ ou transfert d'un employé

Enjeu

Les employés qui partent laissent souvent derrière eux de grandes quantités d'information, sous forme imprimée ou électronique, sans s'assurer d'éliminer ou de transférer cette information adéquatement à un intendant approprié. Cela peut entraîner une perte d'information.

Remarque : Dans ce document, le terme « employé » désigne toute personne qui travaille pour le gouvernement du Canada (GC), dont les employés occasionnels, le service d'aide temporaire, les experts-conseils et les sous-traitants. Un départ peut être permanent (départ de la fonction publique, transfert à un nouveau ministère) ou temporaire (congé prolongé, détachement, congé parental ou formation linguistique). Ces lignes directrices s'appliquent aux départs permanents, ainsi qu'aux départs temporaires.

Contexte

Toutes les ressources d'information créées ou acquises dans le cadre de l'emploi des employés du gouvernement du Canada, peu importe leur format ou leur support, appartiennent à la Couronne.

Les employés qui partent sont chargés de veiller à ce que les ressources documentaires ayant une valeur opérationnelle (RDVO) qu'ils ont créées, recueillies et stockées au cours de leur emploi soient organisées, classées, éliminée et/ou stockée dans les dépôts appropriés pour utilisation et gestion continues après leur départ.

Il revient à chaque employé de déterminer l'information ayant une valeur opérationnelle qu'il doit conserver, et l'information de nature transitoire qu'il doit éliminer.

Directives à l'intention des employés

Les employés et gestionnaires devraient suivre les procédures de départ propres à leur organisation. Afin de veiller à ce que toutes les activités aient été effectuées avant le départ, on encourage les employés et les gestionnaires à utiliser les listes de vérification aux annexes A et B du présent protocole. En l'absence d'un processus formel, on invite les employés qui partent à mettre en œuvre les pratiques exemplaires suivantes.

  1. Examiner les comptes de courriel (p. ex., boîte de réception, messages envoyés, corbeille et dossiers personnels) (se reporter à la section 1 de l'annexe A) :
    • les RDVO doit être transférés dans un dépôt ministériel désigné conformément à la Norme sur la gestion du courriel;
    • l'information considérée transitoire doit être supprimée;
    • dans le cas où l'employé qui part possède un compte courriel @canada.ca, l'information personnelle, comme par exemple un curriculum vitæ ou des listes de contacts, peut rester dans le compte de courriel quand il est transféré à une organisation dotée d'un compte courriel @canada.ca. Dans tous les autres cas, l'information personnelle doit être supprimée.
  2. Examiner les fonds de renseignements entreposés sur les supports suivants (se reporter à la section 2 de l'annexe A) :
    • disque dur d'ordinateur;
    • répertoires des réseaux personnels et communs;
    • CD, clés USB, disques durs externes et autres supports amovibles;
    • appareils BlackBerry ou autres appareils portatifs.

En vertu de la Directive sur la tenue de documents, tout document électronique contenant de l'information ayant une valeur opérationnelle doit être conservé dans un emplacement accessible aux autres employés du ministère (p. ex., dans un système de gestion électronique des documents et des dossiers ou un disque partagé), et des droits d'accès appropriés doivent être accordés.

Les ressources d'information transitoires et les ressources d'information personnelle (p. ex., photos, curriculum vitae) doivent être supprimées.

Tous les emplacements personnels de stockage électronique (p. ex., les disques personnels, les disques durs) devraient être complètement vidés.

  1. Examiner les espaces de bureau (p. ex., classeurs, étagères, bureau). En vertu de la Directive sur la tenue de documents, les dossiers papier officiels doivent être conservés pour les opérations en cours et transférés au gestionnaire ou à une personne désignée, ou envoyés à l'unité de gestion des documents ministériels de l'organisation pour une gestion à long terme. Les dossiers papier identifiés comme étant transitoires devraient être supprimés (se reporter à la section 3 de l'annexe A).
  2. Dans certains cas, les employés qui partent peuvent souhaiter emporter des copies d'information avec eux. Voici des exemples d'information qu'un employé peut emporter lors de son départ :
    • sa liste de contacts électronique;
    • son calendrier électronique;
    • ses messages courriel et renseignements personnels.

      S'il existe des doutes sur ce qui peut être diffusé à un employé qui part, les gestionnaires doivent consulter leurs spécialistes fonctionnels de la gestion de l'information (GI).

  3. En cas de départ soudain de l'employé, si celui-ci est dans l'incapacité d'organiser, de classer et de nettoyer les fonds de renseignements, ces tâches incombent au gestionnaire de l'employé et doivent être effectuées dans les 60 jours.

Directives à l'intention des institutions

  1. Dans le cadre des procédures formelles de départ, les ministères devraient inclure une attestation des employés indiquant que toutes les ressources documentaires ayant une valeur opérationnelle ont été transférées de leur compte de courriel au dépôt ministériel désigné.
  2. Les ministères devraient veiller à ce que les employés soient au courant de leurs responsabilités en matière de GI avant leur départ. Des pratiques exemplaires à l'intention des employés ont été incorporées dans les listes de vérification à l'annexe A.
  3. Les organisations devraient veiller à ce que les gestionnaires soient au courant de leurs responsabilités en matière de GI en lien avec le départ d'employés. Elles doivent veiller plus précisément à ce que les gestionnaires sachent qu'en cas de départ soudain d'un employé, si celui-ci est dans l'incapacité d'organiser, de classer, et de nettoyer les fonds de renseignements, ces tâches leur incombent et doivent être effectuées dans les 60 jours. Des pratiques exemplaires à l'intention des gestionnaires ont été incorporées dans les listes de vérification à l'annexe B.
  4. Les organisations devraient veiller à ce que les comptes de courriel dormants ou désactivés d'employés qui partent soient gérés efficacement, notamment que l'information à valeur opérationnelle soit transférée dans un dépôt ministériel désigné ou qu'elle soit correctement éliminée. Les comptes désactivés devraient être supprimés dès que l'information à valeur opérationnelle a été transférée dans un dépôt ministériel.

Renseignements additionnels

Une liste de vérification à l'intention des employés figure à l'annexe A, tandis qu'une liste de vérification à l'intention des gestionnaires figure à l'annexe B; ces listes peuvent être complétées lors du départ ou du transfert d'un employé.

Division de la gestion de l'information
Direction du dirigeant principal de l'information
Secrétariat du Conseil du Trésor
8e étage, 270, rue Albert
Ottawa (Ontario) K1A 0R5

Courriel : im-gi@tbs-sct.gc.ca
Numéro sans frais : 1-877-636-0656
Télécopieur : 613-946-9342
Téléscripteur : 613-957-9090 (Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada)

Annexe A

Départ ou transfert d'un employé

Liste de vérification pour la GI à l'intention des employés

Avant de quitter, assurez-vous de faire ce qui suit.

  1. Courriel
    • Examiner le contenu de tous les dossiers de la boîte de courriel (p. ex., boîte de réception, messages envoyés, corbeille, dossiers personnels) et des archives de courriel (p. ex., application e-vault, fichier de stockage personnel).
    • Transférer tous les messages de courriel qui contiennent de l'information ayant une valeur opérationnelle dans le dépôt ministériel désigné.
    • Supprimer tous les messages de courriel contenant de l'information transitoire.
    • Confirmer le nettoyage de votre compte de courriel auprès de votre gestionnaire afin de veiller à ce qu'aucun renseignement au sujet du ministère ne reste dans le compte de courriel.
  2. Documents électroniques
    • Examiner tous les endroits d'entreposage électronique (p. ex., les lecteurs locaux, les répertoires de réseau, les clés USB, les ordinateurs portables).
    • Veiller à ce que toute l'information ayant une valeur opérationnelle (p. ex., documents, messages de courriel, données comprises dans des messages instantanés, cartes, photos, vidéos) soit transférée dans le dépôt ministériel désigné.
    • Veiller à ce que les droits d'accès soient accordés de façon appropriée pour tous les documents dans le dépôt ministériel.
    • Désigner une personne qui sera chargée de poursuivre la gestion de vos documents dans le dépôt ministériel. Consulter votre gestionnaire pour obtenir des conseils concernant la désignation d'une personne responsable.
    • Supprimer les mots de passe qui protègent l'information électronique ou donner tous les mots de passe à votre superviseur.
    • Supprimer l'information transitoire.
    • Supprimer tous les renseignements personnels (p. ex., curriculum vitae, listes de contacts).
    • Faire approuver toute l'information que vous souhaitez amener avec vous.
    • S'assurer de vider tous les espaces d'entreposage électronique personnels.
    • Confirmer le nettoyage de l'information électronique avec votre gestionnaire.
  3. Documents papier
    • Passer en revue tous les documents papier.
    • Veiller à ce que tous les ressources documentaires ayant une valeur opérationnelle (p. ex., documents, livres, cartes, photos) pour les activités courantes ait été transférée au superviseur ou à la personne responsable de poursuivre leur gestion continue.
    • Détruire toute l'information transitoire.
    • Supprimer tous les renseignements personnels (p. ex., curriculum vitae, photos).
    • Faire approuver toute l'information que vous souhaitez amener avec vous.
    • Retourner tout le matériel emprunté des bibliothèques ministérielles ou de l'unité de gestion des dossiers.

Annexe B

Départ ou transfert d'un employé

Liste de vérification pour la GI à l'intention des gestionnaires

Avant le départ d'un employé (ou immédiatement après un départ soudain non prévu), les gestionnaires devraient s'assurer que les activités suivantes ont été complétées :

  • Veiller à ce que les employés soient au courant de leurs responsabilités en matière de GI avant leur départ.
  1. Courriel
    • Confirmer l'examen de tous les dossiers de la boîte de courriel de l'employé (p. ex., boîte de réception, messages envoyés, corbeille, dossiers personnels et archives).
    • Confirmer que tous les messages de courriel qui contiennent de l'information ayant une valeur opérationnelle ont été transférés dans le dépôt ministériel désigné.
    • Confirmer que tous les messages de courriel contenant de l'information transitoire ont été supprimés.
    • Examiner et approuver la demande de l'employé de conserver l'information qui reste dans son compte courriel (p. ex., messages personnels, listes de contacts).
  2. Documents électroniques
    • Confirmer l'examen de tous les endroits d'entreposage électronique (p. ex., les lecteurs locaux, les répertoires de réseau, les clés USB, les ordinateurs portables).
    • Confirmer que toutes les ressources documentaires ayant une valeur opérationnelle ont été transférées dans le dépôt ministériel approprié.
    • Confirmer que les droits d'accès sont accordés de façon appropriée pour tous les documents électroniques de l'employé dans le dépôt ministériel.
    • Confirmer qu'une personne a été désignée pour poursuivre la gestion des documents électroniques de l'employé qui ont été transférés dans le dépôt ministériel.
    • Confirmer que l'information transitoire a été supprimée.
    • Examiner et approuver l'information que l'employé souhaite conserver.
    • Confirmer que tous les espaces d'entreposage électronique personnels ont été vidés.
  3. Documents papier
    • Confirmer l'examen de tous les documents papier de l'employé.
    • Confirmer que toutes les ressources documentaires ayant une valeur opérationnelle pour les activités courantes ont été transférées au superviseur ou à la personne responsable de poursuivre leur gestion continue.
    • Confirmer le nettoyage de toute l'information transitoire.
    • Examiner et approuver l'information que l'employé souhaite conserver.
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