Orientation sur la prescription de normes référentielles sur les métadonnées

Sur cette page

• Préambule
• 1. Termes et concepts clés
• 2. Approbation de la norme référentielle sur les métadonnées pangouvernementale
• 3. Approbation des normes référentielles sur les métadonnées ministérielles

Préambule

La présente orientation fournit des conseils aux fonctionnaires des ministères sur la manière de décider des normes référentielles sur les métadonnées qu’ils approuveront et prescriront officiellement pour l’utilisation ministérielle, en particulier en ce qui concerne les normes référentielles sur les métadonnées qui ont été élaborées par des organisations externes.

1. Termes et concepts clés

• Dans cette section

  • 1.1 Qu’est-ce qu’une norme référentielle sur les métadonnées?
  • 1.2 Normes référentielles sur les métadonnées pangouvernementales
  • 1.3 Normes référentielles sur les métadonnées ministérielles
  • 1.4 Exigences associées

2. Approbation de la norme référentielle sur les métadonnées pangouvernementale

Les normes référentielles sur les métadonnées pangouvernementales du gouvernement du Canada, comme toute norme référentielle sur les données pangouvernementale du gouvernement du Canada, sont prescrites à la suite de l’approbation par l’organisme supérieur de gouvernance des renseignements et des données intégrées au niveau du sous-ministre adjoint (SMA). Pour obtenir de plus amples renseignements sur le processus actuel par lequel les normes sont recommandées et approuvées en tant que normes référentielles sur les métadonnées pangouvernementales du gouvernement du Canada, voir normes référentielles sur les métadonnées pangouvernementales du gouvernement du Canada. Les ministères doivent utiliser les normes référentielles sur les métadonnées pangouvernementales du gouvernement du Canada dans la mesure du possible avant d’adopter ou d’élaborer leurs propres normes.

Les normes référentielles sur les métadonnées pangouvernementales du gouvernement du Canada présente un tableau des normes approuvées comme normes référentielles sur les métadonnées pangouvernementales du gouvernement du Canada qui varient dans la portée des organisations ou des domaines auxquels elles doivent s’appliquer et dans la manière dont elles servent autrement à structurer les métadonnées. Les normes proposées pour approbation en tant que normes référentielles sur les métadonnées pangouvernementales du gouvernement du Canada doivent être des normes de métadonnées établies et faisant autorité, internationales, nationales, propres au gouvernement du Canada ou à un domaine particulier. Elles peuvent porter sur :

• le schéma conceptuel ou le schéma (ensembles d’éléments de métadonnées);
• le contenu (c’est-à-dire la saisie des données dans les éléments de métadonnées);
• les valeurs (c’est-à-dire les vocabulaires contrôlés de termes et de noms normalisés utilisés pour créer des métadonnées qui peuvent prendre la forme de listes de termes, de fichiers d’autorisation, de thésaurus, de taxonomies, etc.);
• les formats d’échange (spécifications pour les schémas par lesquels les métadonnées sont codées pour l’échange, c’est-à-dire l’échange machine-machine).

Certaines normes favorisent la lisibilité humaine et le caractère justiciable, tandis que d’autres privilégient la lisibilité machine et le caractère justiciable. Idéalement, les normes référentielles sur les métadonnées approuvées pour une application à l’échelle de l’ensemble du gouvernement du Canada démontreront qu’elles peuvent être utilisées dans les deux cas. Les ministères doivent adresser leurs questions concernant le statut des normes référentielles sur les métadonnées, notamment pour savoir s’il s’agit de candidats potentiels ou en attente pour les normes référentielles sur les métadonnées pangouvernementales du gouvernement du Canada, à servicedigital-servicesnumerique@tbs-sct.gc.ca.

3. Approbation des normes référentielles sur les métadonnées ministérielles

Il est recommandé aux ministères d’appliquer un processus d’examen et d’évaluation cohérent et structuré pour identifier les normes référentielles sur les métadonnées ministérielles, qui s’harmonise avec le processus d’examen et d’approbation éventuelle des normes référentielles sur les métadonnées pangouvernementales du gouvernement du Canada. Cela peut entraîner l’approbation officielle du DPI du ministère ou de son délégué. Pour favoriser une prise de décisions transparente et vérifiable, les ministères sont encouragés à inclure les étapes suivantes dans ce processus.

• Effectuer une évaluation des besoins en matière de métadonnées (consulter l’Orientation sur l’évaluation des besoins en matière de métadonnées).
• Définir le besoin spécifique de métadonnées à satisfaire, ou le problème à résoudre, et l’étendue de ce qui doit être normalisé dans les métadonnées du ministère pour y répondre.
• Confirmer que le besoin ou le problème particulier de métadonnées ne peut être autrement traité par une norme référentielle sur les métadonnées pangouvernementale existante du gouvernement du Canada, par une norme en attente d’approbation en tant que norme référentielle sur les métadonnées pangouvernementale du gouvernement du Canada, ou par une norme référentielle sur les métadonnées ministérielle déjà approuvée.
• Identifier la norme référentielle sur les métadonnées recommandée pour approbation par le ministère, en incluant des détails tels que les éléments suivants :
  • le titre;
  • la version, le cas échéant;
  • la date;
  • le nom de l’entité ou des entités ou de l’organisation ou des organisations qui l’a ou l’ont élaboré, publié et mis à jour;
  • la description de la portée et de l’objectif visés;
  • les renseignements sur les droits d’auteur, y compris les restrictions notables en matière d’accès ou de (ré)utilisation;
  • les considérations de coût, le cas échéant;
  • le nom et les coordonnées du ou des représentants du ministère qui peut ou peuvent répondre à des questions supplémentaires sur la norme, notamment sur la manière dont elle est censée traiter et résoudre le problème de métadonnées ciblé du ministère.
• Définir la manière dont le ministère reçoit les demandes d’examen et d’approbation des normes référentielles sur les métadonnées du service, y compris l’identification de l’unité ou du poste responsable de cette activité^{Note 1}.
• Établir des critères d’évaluation^{Note 2} en fonction desquels les représentants des ministères examineront, évalueront et recommanderont les normes à approuver en tant que normes référentielles sur les métadonnées ministérielles. Dans le cadre de ce processus, les ministères doivent également examiner le mérite potentiel de la norme de métadonnées en tant que norme référentielle sur les métadonnées pangouvernementale du gouvernement du Canada (par exemple en fonction de sa simplicité d’utilisation, de son extensibilité) et consulter le processus d’approbation de la norme référentielle sur les métadonnées pangouvernementale du gouvernement du Canada lorsque l’admissibilité est confirmée.
• Mettre en place un organe de gouvernance ou un groupe de travail composé des principaux intervenants (par exemple des experts en la matière, des propriétaires de renseignements et de données, des experts en matière de protection des renseignements personnels, des conseillers externes) afin d’examiner systématiquement chaque norme proposée pour approbation par le ministère en fonction des critères d’évaluation de la norme référentielle sur les métadonnées du ministère.
• Veiller à ce que l’examen de chaque norme référentielle sur les métadonnées donne lieu à une recommandation précise et sans ambiguïté quant à savoir si le ministère devrait approuver la norme comme norme référentielle sur les métadonnées ministérielle. Les variations peuvent comprendre l’approbation partielle ou l’adaptation de la norme et inclure des notes à l’intention des utilisateurs afin d’améliorer l’applicabilité et l’utilisation appropriée.
• Par ailleurs, les normes référentielles sur les métadonnées qui ne sont pas recommandées aux fins d’approbation pour l’utilisation à l’échelle du ministère peuvent être affirmées comme offrant un certain avantage à une collectivité particulière au sein du ministère. Les ministères peuvent souhaiter les approuver officiellement en tant que tels ou envisager leur potentiel en tant que normes référentielles sur les métadonnées pangouvernementales du gouvernement du Canada, en fonction de la portée de leurs avantages dans d’autres ministères.
• Définir des catégories de recommandations pour appuyer ce processus.
• Examiner régulièrement les normes référentielles sur les métadonnées ministérielles approuvées, selon un cycle d’examen défini, afin de veiller à ce qu’elles restent pertinentes et à jour.
• Documenter les décisions résultant du processus d’examen et d’approbation des normes référentielles sur les métadonnées ministérielles, y compris toutes les normes référentielles sur les métadonnées ministérielles qui sont finalement prescrites pour une utilisation à l’échelle du ministère, et les faire connaître et les rendre largement accessibles à l’échelle de l’organisation.

Un système de suivi et de codification de l’état d’avancement de l’examen et de l’approbation des normes référentielles sur les métadonnées ministérielles peut aider les ministères à documenter les processus de prise de décisions et à faire savoir quand de nouvelles normes référentielles sur les métadonnées ministérielles seront prescrites ou quand les normes existantes seront examinées pour en vérifier la pertinence.