Exigences en matière de configuration pour les services de gestion des courriels

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1. Exigences générales en matière de courriel

1.1 Veiller à ce que l’utilisateur du courriel soit visible aux autres utilisateurs du GC en utilisant une liste globale d’adresses commune.

1.2 Fournir aux organisations suivantes les comptes dotés des privilèges nécessaires pour s’acquitter des fonctions suivantes :

1.3 Veiller à ce que l’identité de l'expéditeur ou du destinataire du courriel gouvernemental puisse être confirmé à l’aide du courriel entrant par l’entremise du Sender Policy Framework (SPF), du Domain Keys Identified Mail (DKIM) et de Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance (DMARC). Une telle vérification comprend la mise en œuvre de la protection des domaines de courriel au moyen des configurations suivantes :

1.4 La taille des boîtes de courriel ne devrait pas dépasser 100 giga-octets (Go) et ne devrait pas être inférieure à 25 Go.

1.5 Veiller à la gestion efficace des comptes de courriel inactifs et désactivés, y compris le transfert de l’information à valeur opérationnelle aux dépôts ministériels désignés et l’élimination appropriée.

1.6 Veiller à la suppression permanente des courriels qui se trouvent dans le dossier des éléments supprimés de chaque compte courriel dans un délai de 60 jours.

1.7 Procéder à la mise en œuvre des procédures de marquage de sécurité pour les courriels afin de veiller à ce que les mesures de sécurité appropriées soient appliquées aux renseignements qu’ils contiennent, conformément à la Directive sur la gestion de la sécurité – Annexe J : Norme sur la catégorisation de la sécurité.

2. Conventions d’appellation des domaines

2.1 Afin d’identifier clairement les communications par courriel du GC, chaque compte de courriel doit être doté de ce qui suit :

2.2 Le suffixe de l’adresse courriel doit se conformer aux exigences relatives aux langues officielles.

2.3 En présence d’un nom de domaine principal unilingue pour chaque langue officielle, combiner les deux en les séparant d’un trait d’union pour former un nom de domaine bilingue.

2.4 L’ordre des sigles ministériels du domaine principal de courriel doit se conformer à l’exigence de la section 6.1.1 de la Directive sur les langues officielles pour les communications et services.

2.5 Afin de promouvoir l’utilisation de l’un ou l’autre des suffixes bilingues dans les communications par courriel et d’éviter la confusion concernant l’ordre des langues du domaine, le suffixe bilingue du domaine dans l’ordre inverse devrait également être créé pour le ministère, comme alias du domaine principal de courriel.

Les ministères ayant un suffixe bilingue (p. ex., @justice.gc.ca) ne sont pas assujettis à cette exigence.

Exemples :

3. Conventions d’appellation des adresses de courriel organisationnelles

3.1 Aux fins de correspondance externe officielle, les ministères peuvent demander, sous réserve de l’approbation du SCT, la création d’une adresse de courriel organisationnelle du GC qui n’est pas liée à un ministère ou à un employé.

3.2 Les DPI doivent envoyer toute demande de création d’adresse de courriel organisationnelle à la boîte aux lettres de Services et demandes de renseignements numériques. Les demandes devraient comprendre l’adresse de courriel précise demandée ainsi qu’une justification.

3.3 Des adresses de courriel organisationnelles peuvent être créées aux fins d’avancement des priorités du gouvernement du Canada ou dans le cadre de programmes et services communs.

3.4 Des conflits peuvent survenir au moment de la désignation d’adresses de courriel organisationnelles. Dans de tels cas, il incombera à l’administrateur du courriel de résoudre ces conflits.

3.5Le préfixe de l’adresse de courriel organisationnelle doit se conformer aux exigences en matière de langues officielles. Les ministères doivent choisir l’une des options suivantes relativement aux adresses de courriel organisationnelles du gouvernement du Canada :

4. Adresse des comptes de courriel des particuliers

4.1 NomPréféré.Nomdefamille est la convention de désignation appliquée. Le nom préféré peut être le ou les prénoms usuels.

Modèle :

Exemples :

4.2 Lorsqu’il existe un conflit concernant un nom en particulier, les initiales du nom où un départage numérique est utilisé immédiatement après le nom de famille. Le premier départage numérique commence par le chiffre 2 et les autres suivent l’ordre numérique.

Modèle :

Exemples :

4.3 Les adresses de courriel du GC redeviennent disponibles à des fins de réutilisation après une période de deux ans, au besoin.

5. Adresses de courriel de programmes et de services génériques ou à d’autres fins

Adresses de courriel génériques

5.1Aux fins de la correspondance officielle, le ministère peut établir une adresse de courriel générique qui n’est pas liée à un employé en particulier.

5.2 Le préfixe de l’adresse de courriel doit se conformer aux exigences relatives aux langues officielles.

5.3 Des conflits peuvent survenir au moment de la désignation d’adresses de courriel. Dans de tels cas, il incombera à l’administrateur du courriel de résoudre ces conflits.

5.4 Un alias peut être ajouté lorsque le nom d’un programme ou d’un service est plus long, mais il doit également se conformer aux exigences relatives aux langues officielles.

Exemples :

Adresses de courriel génériques pour les programmes et services

5.5 Concernant les courriels ministériels avec @canada.ca, les adresses de courriel génériques pour les programmes et services doivent inclure, dans les deux langues officielles, l’abréviation du ministère, comme prescrit par le Registre des titres d'usage du Programme fédéral de l'image de marque.

Adresses de courriel génériques pour la gestion des ressources

5.6 Concernant les courriels ministériels avec @canada.ca, les adresses de courriel génériques à la gestion des ressources doivent inclure, dans les deux langues officielles, l’abréviation des fins ministérielle, comme prescrit par le Registre des titres d'usage du Programme fédéral de l'image de marque.

6. Attributs de courriel

6.1 Les exigences décrites dans la présente annexe sont appliquées par l’administrateur du courriel (SPC ou l’administrateur du courriel du ministère lorsque le ministère administre les services de courriel).

6.2 Les attributs de courriel fournissent de l’information dont se serviront les services de courriel et les clients de courriel pour identifier l’expéditeur du courriel.

6.3 Attribut du nom affiché du courriel

Attribut du nom affiché du courriel

6.4 Le nom affiché du courriel des comptes de courriel de particuliers

6.5 Nom affiché pour les adresses de courriel génériques de programmes et de services

6.6 Le nom affiché des adresses courriel génériques pour la gestion des ressources

Attribut de la dénomination sociale

6.7 La dénomination sociale doit contenir les éléments suivants :

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