Gestion des enregistrements de date de naissance existants

Sur cette page

• Demande de correction d’une date de naissance
• Types de corrections apportées à la date de naissance
• Vérification de l’incidence de la modification de la date de naissance sur la décision relative à la demande de résidence permanente
• Preuve documentaire de la correction (au Canada)
• Preuve documentaire de la correction (à l’extérieur du Canada)
• Dates de naissance converties et non converties
• Enregistrement de l’information concernant une demande de correction de la date de naissance dans les systèmes d’IRCC

Demande de correction d’une date de naissance

L’agent qui traite la demande ne peut modifier la date de naissance d’un client que sur la foi d’une preuve documentaire, de la façon précisée ci-dessous. Il peut être nécessaire de demander d’autres documents au client pour corroborer la preuve documentaire soumise.

Il ne faut pas créer un nouveau dossier client dans le système, mais plutôt créer un nouvel enregistrement de date de naissance dans le dossier existant et préciser qu’il s’agit de la date de naissance principale. L’enregistrement précédent de la date de naissance doit être inscrit comme l’ancienne date de naissance, ou une autre date de naissance dans le système d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC).

Les vérifications doivent être refaites tant pour les dates de naissance existantes que pour les autres dates de naissance.

Types de corrections apportées à la date de naissance

Il y a 2 types de corrections qui sont apportées à la date de naissance :

1. correction d’une erreur administrative ou de transcription commise par IRCC;
2. correction de la date de naissance demandée par le client pour des raisons autres qu’une erreur administrative ou de transcription commise par IRCC.

Les documents antérieurs, comme la fiche relative au droit d’établissement, le formulaire IMM 1000 ou la confirmation de résidence permanente (CDRP), ne seront pas modifiés sauf si IRCC a commis une erreur administrative ou de transcription. Dans un tel cas, l’agent doit suivre les directives énoncées à la section « Correction de la date de naissance en raison d’une erreur administrative ou de transcription ».

Erreur administrative ou de transcription

Conformément au paragraphe 6(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, si un agent d’IRCC découvre qu’une erreur administrative ou de transcription a été commise par IRCC, il doit faire une modification en fonction de la date de naissance imprimée sur le document principal, sans que le client ait à demander un changement.

Si l’erreur est décelée après la délivrance du document, l’agent modifiera le dossier du client en saisissant la bonne information qui sera imprimée sur le document de remplacement. Le numéro de document original sera annulé et le document de remplacement sera envoyé au client sans frais.

Une note sera saisie dans le système d’IRCC et le client sera avisé, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels. La bonne date de naissance sera consignée comme la date de naissance principale et la date de naissance erronée sera indiquée comme ayant été entrée par erreur dans le système d’IRCC.

Si un client soumet une demande officielle de modification de la fiche relative au droit d’établissement [IMM 1000], de la CDRP [IMM 5292 ou IMM 5688] ou d’un document de résident temporaire valide [IMM 5218] et qu’il est déterminé qu’IRCC a fait une erreur administrative ou de transcription, l’enregistrement de date de naissance sera modifié pour indiquer l’information exacte à imprimer sur un document de vérification du statut si le changement est demandé pour une fiche relative au droit d’établissement ou une CDRP, ou à imprimer sur un document de remplacement si le changement est demandé pour un document de résident temporaire valide. Une note sera saisie sous l’identificateur unique de client (IUC) dans le Système mondial de gestion des cas (SMGC). La date de naissance exacte sera enregistrée à titre de date de naissance principale et la date de naissance erronée sera signalée comme ayant été entrée incorrectement dans le SMGC.

Si un client présente une demande de modification de sa date de naissance et qu’il est déterminé qu’IRCC a fait une erreur d’impression sur le document qu’il a délivré, l’enregistrement de date de naissance sera modifié pour indiquer l’information exacte qui sera imprimée sur le document de remplacement. Une note sera consignée dans le système d’IRCC. Si l’erreur d’impression ne peut être réglée immédiatement en raison de limites du système (par exemple, dans le cas d’un certificat de citoyenneté, le système imprime de façon erronée « 01 » pour la journée ou le mois à la place de « XX » pour une date de naissance incomplète), le client en sera informé et lorsque le problème sera réglé, IRCC délivrera un document de remplacement comprenant la date de naissance exacte au client.

Erreurs autres qu’une erreur de transcription ou administrative

Dans certaines circonstances, même s’il n’y a pas eu d’erreur de la part d’IRCC, un client peut demander une modification ou une correction de la date de naissance pour tenir compte de nouveaux renseignements ou documents qu’il a obtenus après son arrivée au Canada. Dans un tel cas, le client peut choisir une des options exposées ci-après pour corriger son enregistrement de date de naissance dans le système d’IRCC.

Vérification de l’incidence de la modification de la date de naissance sur la décision relative à la demande de résidence permanente

Lorsqu’un client demande la correction de sa date de naissance, l’agent responsable du traitement doit garder à l’esprit l’incidence potentielle que cette correction pourrait avoir eue sur la demande de résidence permanente. Si l’agent estime que la correction de la date de naissance pourrait avoir une incidence sur la décision d’IRCC d’approuver la demande de résidence permanente du client, l’affaire doit être renvoyée au bureau qui a traité la demande en premier lieu, puisque c’est celui-ci qui sera le mieux à même de revoir la décision à la lumière des nouveaux renseignements. Il convient de tenir compte des règlements en vigueur au moment où le client est devenu un résident permanent et de toute disposition transitoire, et de se demander si le client est devenu résident permanent à titre de demandeur principal, d’époux ou de conjoint de fait accompagnant un demandeur ou d’enfant à charge.

Si le bureau initial se trouvait à l’extérieur du Canada, l’agent des visas actuellement responsable du traitement des demandes pour cette région doit être consulté afin de vérifier si l’information aurait eu une incidence sur la décision initiale. Dans l’affirmative, la question doit être renvoyée à un bureau d’immigration au Canada pour une possible mesure d’application de la loi.

Preuve documentaire de la correction (au Canada)

Comme preuve documentaire délivrée au Canada, le client peut présenter un des documents suivants dans sa demande de correction de sa date de naissance sur ses documents d’immigration ou de citoyenneté :

• un certificat délivré par les autorités provinciales ou territoriales faisant état d’une correction de la date de naissance;
• une ordonnance d’une cour provinciale ou territoriale déclarant la date de naissance exacte.

Preuve à l’appui d’une correction de la date de naissance, délivrée au Canada

Un document délivré par une province ou un territoire du Canada qui indique la nouvelle date de naissance peut être utilisé à titre de preuve à l’appui :

• un permis de conduire;
• une carte d’assurance maladie;
• une carte de majorité;
• une fiche de recensement;
• une carte d’identité du troisième âge;
• une carte de services sociaux;
• un document de propriété ou d’immatriculation d’un véhicule.

En plus de la preuve documentaire de la correction de la date de naissance délivrée au Canada, le client doit fournir tout document provincial demandé dans le guide d’instructions pour les demandes pour établir son identité, et non seulement la date de naissance. À l’occasion, des documents supplémentaires peuvent être demandés.

Preuve documentaire de la correction (à l’extérieur du Canada)

Si la preuve documentaire de la correction de la date de naissance du client provient de l’extérieur du Canada, le client peut présenter un des documents suivants avec sa demande de correction de sa date de naissance sur ses documents d’immigration ou de citoyenneté :

• un document délivré par des autorités nationales ou étatiques ou provinciales du pays ou de l’État ou de la province où le client est né faisant état d’une correction de la date de naissance (accompagné d’une traduction officielle);
• une ordonnance d’un tribunal délivrée par les autorités nationales ou étatiques ou provinciales du pays ou de l’état ou de la province où le client est né déclarant la date de naissance exacte (accompagnée d’une traduction officielle);
• un certificat de naissance délivré par les autorités nationales ou étatiques ou provinciales du pays ou de l’état ou de la province où le client est né déclarant la date de naissance exacte (accompagné d’une traduction officielle).

Preuve documentaire de la correction de la date de naissance, délivrée à l’extérieur du Canada

Le passeport étranger du client ou autre document national avec photo faisant autorité, modifié pour faire état de la nouvelle date de naissance, peut être utilisé comme preuve à l’appui.

En plus de la preuve documentaire de la correction de la date de naissance délivrée à l’extérieur du Canada, le client doit fournir tout document provincial demandé dans le guide d’instructions pour les demandes pour établir son identité, et non seulement la date de naissance. À l’occasion, des documents supplémentaires peuvent être demandés.

Communiquer avec la Direction générale de l’intégrité des programmes pour vérifier l’acceptabilité des documents présentés, en cas de préoccupations

Dates de naissance converties et non converties

Il peut arriver, dans de rares cas, que des résidents permanents, des étrangers ou des citoyens canadiens s’engagent dans le processus de conversion de leur date de naissance pour qu’elle corresponde à la date du calendrier grégorien. Au moment de traiter ces demandes, l’agent doit consulter les instructions qui suivent pour connaître les documents appropriés, selon l’endroit où la modification de la date de naissance a eu lieu :

• Erreurs autres qu’une erreur de transcription ou administrative commise par IRCC
• Preuve documentaire de la correction (au Canada)
• Preuve documentaire de la correction (à l’extérieur du Canada)

Communiquer avec la Direction générale de l’intégrité des programmes pour vérifier l’acceptabilité des documents présentés, en cas de préoccupations.

Enregistrement de l’information concernant une demande de correction de la date de naissance dans les systèmes d’IRCC

Dans tous les cas, une note doit être inscrite à l’enregistrement de la date de naissance du client sous son IUC dans le système d’IRCC. Le client doit être informé de la décision d’apporter, d’accepter ou de refuser le changement.

Si la demande est approuvée

Si la correction de la date de naissance est approuvée, la nouvelle date indiquée dans la preuve documentaire de la correction sera enregistrée comme la date de naissance principale dans le SMGC et constituera la date qui figurera sur les nouveaux documents délivrés par IRCC. Une fois qu’une nouvelle date a été enregistrée comme la date de naissance principale, l’agent doit s’assurer que la date de naissance principale précédente est indiquée comme l’ancienne ou l’autre date de naissance dans le SMGC.

Si la demande est rejetée

Si une demande de correction de la date de naissance est refusée, le demandeur doit être informé de la décision, et la date de naissance demandée par le demandeur doit être enregistrée comme une autre date de naissance dans le SMGC.