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Foire aux questions – Défense 365

La solution logicielle Défense 365 aidera les membres de l’équipe de la Défense à travailler à distance et à collaborer avec leurs collègues, y compris au moyen du clavardage et de la vidéoconférence. Voici des réponses à des questions courantes pour vous aider à adopter la solution :

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Questions générales

1 - Qu’est-ce que Défense 365?

Défense 365 est une suite d’outils de travail infonuagiques qui fait partie de la plateforme Microsoft 365 créée pour les besoins de l’équipe de la Défense. Grâce à cet environnement, les utilisateurs de la Défense ont accès aux outils Microsoft suivants (et à bien plus encore) pour traiter l’information jusqu’au niveau Protégé A : Teams, OneDrive, Word, Excel, PowerPoint, Planner, One Note et Outlook. Ces outils, qui s’installent dans des appareils personnels et professionnels, donnent accès à la messagerie instantanée, au courrier électronique, à la gestion des documents, à la vidéoconférence, aux réunions en ligne, etc.

2 - Qu’est-ce que Microsoft Teams?

Microsoft Teams est un outil de collaboration conçu pour vous aider à communiquer avec vos collègues ailleurs qu’au bureau. Vous pouvez l’utiliser pour tenir des réunions par vidéoconférence ou pour échanger des renseignements éphémères.

3 - Pourquoi m’offre-t-on un compte Défense 365?

En raison des défis associés à la période d’urgence de la COVID-19, les membres de l’équipe de la Défense et le personnel du ministère de la Défense nationale (MDN) et des Forces armées canadiennes (FAC) ont maintenant accès en permanence à un compte Défense 365 par l’intermédiaire de l’infrastructure transparente du réseau privé virtuel de la Défense (ITRPVD). Il s’agit d’un logiciel infonuagique qui offre aux employés les fonctions requises pour travailler à distance sans avoir à utiliser les ressources réseau précieuses et limitées.

4 - Je n’ai jamais utilisé cet outil auparavant, et il m’intimide un peu. Comment faire pour m’adapter?

Le MDN a préparé une liste de documents qui aideront les utilisateurs à faire la transition, accessible dans le Portail Défense 365. Vous pouvez aussi consulter le site d’aide et de formation de Microsoft Office pour obtenir davantage d’aide et de renseignements sur les outils de la suite 365.

5 - Pourquoi devrais-je me servir de MS Teams alors que j’utilise déjà d’autres applications ou logiciels semblables?

Au sein de l’organisation du sous-ministre adjoint – Gestion de la sécurité [ADM(GI)], la Direction – Sécurité (Gestion de l’information) (DGI Sécure) a procédé à des évaluations minutieuses de Défense 365, y compris de MS Teams, afin de l’adapter aux besoins du Ministère en matière de sécurité. 

6 - À quel point cette solution est-elle sécuritaire?

Défense 365 est une suite d’outils infonuagiques hautement sécurisée qui permet de travailler à distance à partir d’appareils personnels ou fournis par le gouvernement.

Le traitement et le stockage de renseignements jusqu’au niveau Protégé sont autorisés avec Défense 365 qui comporte divers mécanismes de sécurité, notamment sur le plan de la configuration et de la surveillance, pour empêcher que l’information ne transite par des appareils qui ne sont pas jugés de confiance.

C’est le devoir de chacun de protéger l’information du MDN et des FAC. Un guide de sensibilisation est donc mis à la disposition des membres de l’équipe de la Défense pour les aider à assumer cette responsabilité. 

7 - Mon équipe préfère continuer d’utiliser d’autres outils commerciaux plutôt que de passer au nouvel environnement Teams. Est-il obligatoire d’utiliser Défense 365 et Teams?

Le MDN et les FAC recommandent que chacun utilise Défense 365 dans le cadre de ses activités professionnelles. Si tous adoptent la même suite logicielle infonuagique, l’équipe de la Défense pourra mieux profiter des outils de collaboration et offrir à l’ensemble du personnel une plateforme commune prise en charge. La sécurité des autres plateformes n’a pas été évaluée. Celles-ci ne peuvent donc être utilisées qu’avec des renseignements non classifiés et approuvés. À la longue, ces plateformes pourraient compromettre les renseignements du MDN et des FAC. Pour comprendre les limites importantes du travail au moyen d’environnements commerciaux non pris en charge, consultez la Directive de sécurité du MDN et des FAC.

8 - Mes collègues des autres ministères utilisent des outils infonuagiques différents. Pourquoi le MDN a-t-il choisi celui-là?

MS Office 365 est la plateforme infonuagique recommandée par le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) et satisfait aux exigences du gouvernement du Canada (GC), du MDN et des FAC en matière de sécurité et d’intégrité. Il y a diverses instances d’Office 365 au sein du gouvernement. Le MDN a adopté la version fournie par le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT), Services publics et Approvisionnement Canada (SOPC) et Services partagés Canada (SPC), mais il l’a modifiée pour tenir compte de ses besoins et exigences.

9 - Puis-je utiliser Défense 365 à partir de l’Infrastructure transparente du réseau privé virtuel de la Défense (ITRPVD)?

Dorénavant, on accède directement à Défense 365 dans le réseau étendu de la Défense (RED) par l’intermédiaire de l’ITRPVD. La fluidité et la rapidité d’exécution de cette suite infonuagique peuvent souffrir d’une connexion limitée pour accéder au RED. Si tel est le cas, il vaut mieux n’activer que le signal audio de la réunion Teams pour améliorer la connexion ou économiser la bande passante.

10 - À quoi peut me servir Défense 365?

Voici une liste non exhaustive de ce que vous pouvez faire avec Défense 365 :

11 - Quel navigateur Web devrais-je utiliser?

Google Chrome et Microsoft Edge sont les navigateurs Web recommandés. Les utilisateurs d’un ordinateur Mac doivent utiliser la version de Google Chrome conçue pour eux. Google Chrome est gratuit, et Microsoft Edge est fourni avec le système d’exploitation Windows 10.

Utilisation d’appareils personnels

12 - Devrais-je utiliser un appareil personnel pour accéder à Défense 365?

Défense 365 est une suite d’outils infonuagiques hautement sécurisée qui permet de travailler à distance à partir d’appareils personnels ou fournis par le gouvernement. Le type d’appareil choisi dépend de la nature de son travail, de la décision du gestionnaire et, dans certains cas, de ses préférences personnelles.

13 - Que dois-je faire si je ne peux pas utiliser un appareil personnel?

Il n’est pas absolument nécessaire d’utiliser un appareil personnel pour se servir de Défense 365. Vous devrez toutefois communiquer avec votre gestionnaire pour trouver une solution de rechange si vous n’avez pas accès au RED ou ne possédez pas un appareil personnel.

14 - Qu’arrivera-t-il si je dépasse la limite de données fixée par mon fournisseur de services de télécommunication et que je dois payer des frais d’utilisation excédentaire?

L’accès à Défense 365 utilise une connexion Internet et consomme donc des données. Il est donc préférable de parler à votre fournisseur pour connaître le volume de données associé à votre forfait de télécommunications. Certains fournisseurs ont augmenté cette limite en raison de la COVID-19. Si votre forfait est insuffisant, communiquez avec votre gestionnaire avant d’engager des dépenses pour répondre à vos besoins.

15 - Y a-t-il un risque pour la sécurité de mes appareils personnels?

Les produits de la suite logicielle Microsoft Office 365 ont bonne réputation, et leur sécurité a été confirmée. Bien que d’autres mesures de sécurité aient été mises en place par les spécialistes du MDN, il vaut mieux user en tout temps de pratiques exemplaires en matière de cybersécurité, comme installer la dernière version du système d’exploitation de son appareil et du navigateur Internet. Si vous partagez l’ordinateur avec d’autres membres de la maisonnée, créez un compte destiné à votre usage exclusif et verrouillez systématiquement votre session avec un mot de passe lorsque vous vous éloignez de l’ordinateur. Pour en savoir plus sur les pratiques exemplaires en matière de sécurité, consultez le site https://www.pensezcybersecurite.gc.ca/fr.

16 -  Quelles sont mes obligations en matière de sécurité si j’utilise un appareil personnel? Dois-je installer un antivirus en particulier?

Il n’y a pas d’exigence particulière, sinon de vous assurer que le système d’exploitation et le navigateur Web de l’appareil sont à jour. Pour atténuer les risques de compromettre la sécurité de votre appareil, consultez le site https://www.pensezcybersecurite.gc.ca/fr et suivez les recommandations fournies.

Obtention du compte

17 - Comment puis-je accéder à Défense 365?

Si vous avez accès au RED :

Vous venez d’intégrer l’effectif du MDN ou des FAC? Environ 48 heures après la création de votre compte de Réseau étendu de la Défense (RED), un courriel envoyé automatiquement à celui-ci vous demande d’aller sur le site MonInfo (connexion au RED requise) pour obtenir votre nom d’utilisateur et votre mot de passe temporaire d’accès à Défense 365.

Vous faites déjà partie du personnel du MDN ou des FAC? Votre compte Défense 365 est probablement créé. Visitez le site MonInfo (connexion au RED requise) pour obtenir votre nom d’utilisateur et votre mot de passe temporaire d’accès à la plateforme Défense 365.

Si vous n’avez pas accès au RED :

Demandez à votre bureau de services local votre nom d’utilisateur et votre mot de passe temporaire d’accès à Défense 365 ou demandez à votre gestionnaire de prendre les dispositions nécessaires pour obtenir l’aide du bureau de services.

18 - Quand aurai-je accès à Défense 365?

La première fois que vous accédez à la suite d’outils infonuagiques Défense 365 avec votre compte et que vous configurez l’authentification à facteurs multiples (AFM), vous n’avez immédiatement accès qu’à certains de ses outils. Vous devrez peut-être attendre jusqu’à 24 heures pour accéder à toutes ses fonctionnalités.

19 - Je possède déjà un compte Microsoft. Puis-je l’utiliser pour accéder à Défense 365 et à MS Teams?

Non. Vous ne pouvez pas utiliser vos propres comptes ou applications Microsoft pour accéder à Défense 365. Vous devez avoir un compte Défense 365 pour cela.

Défense 365 est une suite d’outils logiciels accessibles depuis la plateforme infonuagique Microsoft Office 365 qui a été personnalisée de manière à satisfaire aux exigences en matière de sécurité et d’intégrité du MDN et des FAC.

Activation du compte

20 - Quel lien doit-on utiliser pour accéder à la version en ligne de Défense 365 et de MS Teams?

Défense 365 est accessible en ligne depuis le site www.office.com.

21 - Pourquoi m’a-t-on fourni une nouvelle adresse électroniqueprénom.nom@ECN.forces.gc.ca ou prénom.nom@JDCP.forces.gc.ca

Les justificatifs de connexion à Défense 365 sont liés à un compte Microsoft. Comme les comptes actuels (@forces.gc.ca) ne sont accessibles qu’à partir du RED, il a fallu créer de nouveaux comptes pour s’assurer que chaque personne puisse utiliser les outils sans passer par l’ITRPVD.

22 - Combien de temps prend l’activation du compte? Comment puis-je m’y préparer?

Lorsque vous avez votre mot de passe temporaire en main, quelques minutes suffisent pour activer votre compte.

Remarque : Vous avez besoin d’un téléphone (filaire ou mobile) ou d’une tablette pour utiliser la méthode d’authentification à facteurs multiples, même si vous accédez à la solution à partir d’un ordinateur de bureau ou un bloc-notes.

23 - Qu’est-ce que l’authentification à facteurs multiples (AFM) et pourquoi dois-je l’utiliser?

La suite d’outils infonuagiques Défense 365 utilise l’AFM de Microsoft pour éviter que le mot de passe de l’utilisateur soit compromis, par exemple si ce dernier l’entre par mégarde sur un site malveillant, ou si son ordinateur est compromis. 

L’AFM permet de confirmer l’identité de l’utilisateur en combinant deux renseignements parmi les suivants : quelque chose qu’il connaît ou qu’il possède, et quelque chose qui décrit ce qu’il est.

24 - Lorsque j’essaie de me connecter, on me demande des renseignements personnels, comme mon numéro de téléphone cellulaire. Y a-t-il d’autres options?

Les renseignements personnels demandés se limitent aux données minimales requises pour activer l’AFM et vous permettre de réinitialiser vous-même votre mot de passe. Si vous ne voulez pas utiliser votre numéro de téléphone cellulaire, vous pouvez installer l’application Authenticator. Soyez aux aguets concernant les tentatives d’ingénierie sociale (manipulation au moyen du piratage psychologique pour inciter les gens à poser certains gestes ou à divulguer des renseignements confidentiels) et d’hameçonnage ainsi qu’aux autres arnaques.

Utilisation autorisée (Protégé A)

25 - Quelle est la bonne façon d’utiliser Défense 365? Quel type de tâche est-on autorisé à réaliser dans cet environnement infonuagique?

Défense 365 comprend tous les outils de la suite MS Office en version Web, à savoir Outlook, Word, Excel, PowerPoint et OneNote, mais ne doit servir qu’à traiter des renseignements jusqu’au niveau Protégé à l’heure actuelle. L’information de niveau Protégé B, classifiée, de l’ITAR (International Traffic in Arms Regulations) ou sur les marchandises contrôlées ne doivent jamais être traités avec Défense 365.

26 - Où puis-je obtenir plus de renseignements au sujet des différents niveaux de sécurité des ressources documentaires gouvernementales de nature délicate? 

Pour en savoir plus sur ce qui constitue l’information gouvernementale protégée ou classifiée, consultez la page Web Niveaux de sécurité du gouvernement du Canada.

27 - Puis-je traiter des documents classifiés dans l’environnement Défense 365?

Non. Le contenu classifié ne peut pas être traité dans cet environnement. Vous ne pouvez traiter que des documents sans classification de niveau Protégé A ou inférieur. Communiquez tout traitement inapproprié d’information à votre officier de sécurité des systèmes d’information (OSSI) ou au surveillant de la sécurité de votre unité (SSU).

28 - Que dois-je faire si je dois traiter des documents de nature délicate?

Si vos responsabilités comprennent le traitement de renseignements au-delà du niveau Protégé A, veuillez discuter de vos besoins avec votre gestionnaire ou votre OSSI.

Gestion de l’information créée

29 - Qu’arrivera-t-il aux documents créés avec la suite d’outils infonuagique Défense 365 lorsque la pandémie aura pris fin? Devrai-je transférer toute mon information, de Défense 365 vers le RED?

Pour l’instant, Défense 365 ne constitue pas un dépôt ministériel, et les ressources documentaires à valeur opérationnelle doivent être transférées dans un dépôt approuvé par le Ministère. Si vous utilisez Défense 365 avec un ordinateur ou un appareil connecté au RED, vous pouvez télécharger dans celui-ci vos fichiers et vos dossiers. Cliquez ici pour savoir comment télécharger des fichiers dans le RED (connexion à Défense 365 requise).

IMPORTANT : Les mesures de sécurité en place empêchent de télécharger des fichiers de l’environnement Défense 365 vers un appareil personnel.

30 - Une copie de sécurité des données stockées dans Défense 365 est-elle créée au cas un fichier serait supprimé par mégarde?

La suite d’outils Défense 365 comporte une corbeille qui permet de restaurer les fichiers supprimés. Pour en savoir plus, consultez le site d’aide et de formation de Microsoft Office.

Limites et restrictions relatives au déplacement des fichiers

31 - Puis-je transférer des fichiers entre mon compte Défense 365 et le RED?

Vous pouvez transférer des fichiers entre le RED et votre compte Défense 365. Cliquez ici pour savoir comment télécharger des fichiers vers le RED (connexion à Défense 365 requise).

Vous pouvez également téléverser des fichiers du RED vers Défense 365 de deux façons :

  1. glissez-déposez le ou les fichiers depuis emplacement dans le RED vers SharePoint ou OneDrive;
  2. dans SharePoint ou OneDrive, cliquez sur Téléverser, accédez au dossier où se trouve le fichier à téléverser dans Défense 365 et suivez les instructions affichées à l’écran

Vous pouvez également transmettre des fichiers joints à des courriels entre des comptes RED et Défense 365.

32 - Puis-je transférer des fichiers entre mon compte Défense 365 et mon appareil personnel?

Pour des raisons de sécurité, il est interdit de télécharger des fichiers dans un appareil personnel depuis Défense 365. En revanche, vous pouvez téléverser des fichiers depuis votre appareil personnel vers Défense 365.

33 - Que dois-je faire pour importer mes fichiers de travail actuels à partir du Red ou de SharePoint?

Le MDN a publié le document suivant pour vous aider à transférer des fichiers dans Défense 365 à partir du RED :  

Guide d’utilisateur sur le transfert de documents entre le RED et Défense 365.

34 - Puis-je utiliser une clé USB pour transférer les fichiers de mon poste de travail vers un appareil personnel?

Il est interdit de brancher un appareil USB ou Bluetooth, un téléphone cellulaire, une tablette ou un disque dur externe à un appareil connecté au réseau du MDN ou des FAC. Cette précaution empêche les logiciels malveillants dangereux de contourner les mesures de sécurité intégrées à nos réseaux.

35 - Puis-je transférer par courriel des documents vers des adresses externes à partir de mon adresse électronique de l’environnement Défense 365?

Si vos tâches professionnelles vous y obligent, vous pouvez maintenant joindre des documents à des courriels et les envoyer à des destinataires du MDN ou des FAC de l’extérieur (abonnés à Gmail ou à Hotmail, par exemple), mais en fournissant une justification professionnelle valable pour pouvoir le faire. Le système consigne cette justification et la transmet à l’équipe chargée de la surveillance de la sécurité de Défense 365 aux fins de vérification. Pour en savoir plus, visitez le Portail Défense 365 (connexion à Défense 365 requise).

Problèmes techniques

36 - Où puis-je m’adresser pour obtenir du soutien technique?

Le Portail Défense 365 (connexion à Défense 365 requise) et le site d’aide et de formation de Microsoft Office offrent de l’information utile constamment mise à jour au sujet des outils de Microsoft 365. Si vous n’y trouvez pas la réponse, n’hésitez pas à communiquer avec votre bureau de services local.

37 - Comment puis-je réinitialiser mon mot de passe?

Si vous avez accès au RED, vous pouvez réinitialiser vous-même votre mot de passe à partir du site MonInfo (connexion au RED requise).

Si vous n’avez pas de compte RED, réinitialisez le mot de passe à partir de la page d’ouverture de session de votre compte Microsoft. Pour en savoir davantage à ce sujet, consultez la page d’aide sur l’ouverture de session de Microsoft.

38 - J’ai téléchargé l’application MS Teams dans mon bloc-notes, mais je ne parviens pas à me connecter.

Défense 365 n’est compatible qu’avec la version en ligne de Teams sur les ordinateurs de bureau ou les blocs-notes personnels. En revanche, vous devez télécharger l’application pour accéder à Teams sur un appareil mobile (téléphone intelligent ou tablette).

39 - Puis-je demander qu’une nouvelle application ou fonctionnalité soit intégrée à Défense 365?

Oui. Pour ce faire, présentez une demande de service en ce sens au personnel de la Gestion des services en technologie de l’information d’entreprise.

Chemin d’accès : Cliquez dans l’ordre sur APPLICATION, DATABASE, & LICENSING SERVICES (services d’application, de base de données et de licence), Enterprise Application Software (logiciels d’entreprise) et Enhancement to an Enterprise Application (amélioration à une application d’entreprise).

40 - Que dois-je faire si j’éprouve des difficultés techniques après avoir ouvert une session dans Défense 365?

Allez sur le Portail Défense 365 ou le site d’aide et de formation de Microsoft Office pour résoudre un problème technique. Si les ressources qui y sont proposées ne vous sont d’aucune utilité ou si le super-utilisateur désigné ne connaît pas la solution, communiquez avec votre bureau de services local. Vous pouvez également présenter une demande de service par l’intermédiaire du Portail libre-service de la GSTIE si vous avez accès au RED. Si ce n’est pas le cas, utilisez ce formulaire de demande de service.

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