Foire aux questions – Défense 365

Le nouvel ensemble Défense 365 aidera les membres de l’équipe de la Défense à travailler à distance et à collaborer avec leurs collègues, y compris au moyen du clavardage et de la vidéoconférence. Pour faciliter l’adoption du produit, voici des réponses à des questions courantes.

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Questions Général

1. Qu’est-ce que Microsoft Office 365?

Microsoft Office 365 est une suite d’outils de travail infonuagiques qui comprend, entre autres, Word, Excel, OneNote et Microsoft Teams. Cette solution sera déployée à l’échelle du ministère de la Défense nationale (MDN) et des Forces armées canadiennes (FAC) pour faciliter le télétravail durant la période de crise de la maladie à coronavirus 2019 (COVID‑19).

2. Qu’est-ce que Microsoft Teams?

Microsoft Teams (MS Teams) est un outil de collaboration conçu pour vous aider à communiquer avec vos collègues en dehors du bureau. Vous pouvez l’utiliser pour tenir des réunions par vidéoconférence ou pour échanger des renseignements éphémères.

3. Pourquoi m’offre-t-on un compte Défense 365?

Compte tenu des défis associés à la période d’urgence de la COVID-19, les membres du MDN et des FAC auront accès à Office 365 de Microsoft. Il s’agit d’un logiciel infonuagique qui offre aux employés les fonctions requises pour travailler à distance sans avoir à utiliser les ressources réseau précieuses et limitées.

4. Pourquoi devrais-je utiliser MS Teams alors que j’utilise déjà d’autres applications ou logiciels semblables?

De nombreux logiciels et applications sont disponibles, mais Défense 365 s’avère la meilleure option. Votre compte Défense 365 et Microsoft Teams vous permettent de travailler et de collaborer avec vos collègues de l’équipe de la Défense. L’outil offre des fonctions conviviales : clavardage, babillards électroniques, calendrier, vidéoconférence, etc. Il offre aussi une solution de rechange aux passerelles de téléconférences audio. L’outil nous aidera à travailler et à collaborer à distance au cours de la présente période d’urgence.

5. Je n’ai jamais utilisé cet outil auparavant et je suis dépassé. Comment m’adapter?

Le MDN a préparé une liste de documents qui aideront les utilisateurs à faire la transition disponible au Portail Défense 365. Vous pouvez aussi consulter le site de soutien de Microsoft Office pour obtenir davantage d’aide et de renseignements sur les outils de la suite 365. Une fois connecté, vous aurez accès à de nombreuses ressources, y compris de grands utilisateurs et vos collègues.

6. À quel point cette solution est-elle sécuritaire?

L’environnement Défense 365 a été adapté aux besoins du MDN. L’outil est approuvé pour le traitement et le stockage de renseignements jusqu’au niveau Protégé A. La solution comprend diverses mesures de sécurité, notamment la surveillance active.

7. Mon équipe préfère continuer d’utiliser d’autres outils commerciaux plutôt que de passer au nouvel environnement MS Teams. Est-il obligatoire d’utiliser Défense 365 et MS Teams?

Le MDN recommande que chaque personne utilise 365 dans le cadre de ses activités professionnelles. En participant au même environnement infonuagique, l’équipe de la Défense pourra profiter d’outils de collaboration et offrir à l’ensemble du personnel une plateforme commune prise en charge. La sécurité des autres plateformes n’a pas été évaluée. Celles-ci ne peuvent donc être utilisées que pour des renseignements non classifiés et approuvés. À la longue, ces plateformes pourraient compromettre les renseignements du MDN et des FAC. Pour comprendre les limites importantes du travail au moyen d’environnements commerciaux non pris en charge, consultez la Directive de sécurité du MDN et des FAC.

8. Mes collègues des autres ministères utilisent des outils infonuagiques différents. Pourquoi le MDN a-t-il choisi celui-là?

Office 365 de Microsoft est la plateforme infonuagique recommandée par le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) et répond aux besoins en matière de sécurité et d’intégrité du gouvernement du Canada et du MDN et des FAC. Il y a diverses instances d’Office 365 au sein du gouvernement. Le MDN adopte la version fournie par le SCT, SPAC et SPC, mais l’a modifiée pour tenir comptes des besoins particuliers de la Défense.

9. Quelles sont les incidences de la solution infonuagique sur la bande passante de l’Infrastructure du réseau privé virtuel de la Défense – Transparent (IRPVD-T)?

On accède directement à Défense 365 sur Internet à partir d’un appareil mobile ou personnel, sans passer par l’IRPVD-T. L’accès à Défense 365 à partir d’un ordinateur portatif de l’IRPVD-T ayant accès au RED consomme inutilement la bande passante limitée.

Utilisation d’appareils personnels

10. Dois-je utiliser un appareil personnel pour accéder à la solution?

Oui. On peut utiliser Défense 365 à partir d’appareils (téléphones, ordinateurs, etc.) personnels ou du MDN et des FAC. L’utilisateur qui se sert d’un appareil personnel accès à tous les outils, y compris Microsoft Teams, et réduit donc la congestion sur les réseaux. L’utilisation d’un appareil du MDN et des FAC pour accéder à Défense 365 exige d’utiliser une connexion IRPVD-T ou d’être sur place. (Nota : certaines fonctions, p. ex., la vidéoconférence, ne sont pas nécessairement disponibles par l’intermédiaire de l’IRPVD-T et du RED.)

11. Pourquoi ne devrais-je pas utiliser mon ordinateur de travail?

Les appareils fournis par le MDN doivent être connectés à l’IRPVDT pour pouvoir accéder à la suite Défense 365. Pour éviter de surcharger l’IRPVDT, les utilisateurs sont fortement encouragés à utiliser leurs appareils personnels pour accéder aux outils 365 et MS Teams de la Défense.

12. Que dois-je faire si je ne peux pas utiliser d’appareil personnel?

Vous pouvez accéder à Défense 365 au moyen d’un navigateur Internet ou d’une application prise en charge (Microsoft Teams) sur un ordinateur, une tablette ou un téléphone intelligent personnels. Si vous ne disposez d’aucun de ces appareils, communiquez avec votre gestionnaire pour discuter d’autres options.

13 - Qu’arrivera-t-il si je dépasse la limite de données fixée par mon fournisseur de services de télécommunication et que je dois payer des frais d’utilisation excédentaire?

L’accès à Défense 365 utilise une connexion Internet et consomme des données. Vous pouvez communiquer avec votre gestionnaire à l’avance si vous voulez demander un remboursement de frais de dépassement des données.

14 - Y a-t-il un risque pour la sécurité de mes appareils personnels?

Les produits de la suite 365 ont bonne réputation, et leur sécurité est mise à l’essai. De plus, les spécialistes du MDN ont mis en place des mesures de sécurité supplémentaires. On vous conseille toutefois d’adopter en tout temps des pratiques exemplaires en matière de cybersécurité, comme vous assurer que le système d’exploitation et le navigateur Web de vos appareils personnels sont à jour. Dans le cas d’un ordinateur utilisé par d’autres membres de votre famille, vous devez créer un compte distinct réservé et verrouiller votre session au moyen d’un mot de passe lorsque vous vous éloignez de l’ordinateur. Pour en savoir plus sur les pratiques exemplaires en matière de sécurité, consultez le site https://www.pensezcybersecurite.gc.ca/.

15 - Quelles sont mes obligations en matière de sécurité si j’utilise un appareil personnel? Dois-je installer un antivirus en particulier?

Il n’y a pas d’exigence particulière, sinon de vous assurer que le système d’exploitation et le navigateur Web de l’appareil sont à jour. Pour réduire le risque de compromettre la sécurité de votre appareil, consultez le site https://www.pensezcybersecurite.gc.ca/ et suivez les recommandations fournies.

Obtention du compte

16 -  Comment puis-je accéder à Défense 365?

Un représentant de votre organisation communiquera directement avec vous concernant Défense 365 et vous fournira par courriel les instructions et les justificatifs de connexion. Ces justificatifs s’appliquent seulement à votre compte Microsoft. Assurez-vous de ne pas utiliser le même mot de passe ou code d’accès pour de multiples applications ou systèmes de la Défense.

17 - Comme je possède déjà un compte Microsoft personnel, puis-je l’utiliser pour accéder à l’outil de Défense 365 MS Teams?

Non. Vous ne pouvez pas utiliser vos propres comptes ou applications Microsoft pour accéder à l’environnement Défense 365. Il vous faut un compte infonuagique de la Défense.

18 - Quand aurai-je accès à la suite Défense 365?

Le processus d’intégration est déjà commencé, et les comptes seront attribués par lots. Le MDN souhaite que tous les utilisateurs aient accès à la suite le plus rapidement possible. Pour avoir une idée du temps qu’il faudra pour obtenir votre compte, communiquez avec votre gestionnaire.

19 - Comment communiquera-t-on avec moi?

Pour terminer le processus d’activation du compte, un appel téléphonique est nécessaire. L’appel téléphonique du représentant de la Défense pour votre organisation prendra environ 20 minutes. On vous fournira vos justificatifs d’accès et vous aidera à établir l’accès. Méfiez-vous des arnaques et de courriels d’hameçonnage qui prétendent provenir d’agents officiels de la Défense ou du gouvernement. Veuillez signaler ces messages à votre officier de la sécurité des systèmes d’information (OSSI) ou à votre surveillant de la sécurité de l’unité (SSU).

Activation du compte

20 - Quel lien doit on utiliser pour accéder à la version Web des outils Défense 365 et MS Team?

La suite Défense 365 est accessible à l’adresse defenceo365.forces.gc.ca. Vous devez attendre le courriel concernant la configuration et configurer votre compte infonuagique de la Défense avant de pouvoir accéder au produit.

21 - Pourquoi ai-je reçu une nouvelle adresse de courriel prénom.nom@ECN.forces.gc.ca ou prénom.nom@JDCP.forces.gc.ca?

Les justificatifs de connexion de la suite Défense 365 sont liés à un compte Microsoft. Comme les comptes actuels (@forces.gc.ca) ne sont accessibles qu’à partir du RED, il a fallu créer de nouveaux comptes pour s’assurer que chaque personne pourrait utiliser les outils sans passer par l’IRPVDT. Vous pouvez configurer des règles pour transférer automatiquement les courriels de votre compte infonuagique à votre compte forces.gc.ca.

22 - Combien de temps faudra-t-il pour activer le compte? Que dois-je faire pour m’y préparer?

Une fois que l’équipe d’intégration à Office 365 du MDN vous aura fourni votre mot de passe temporaire, il ne vous faudra que quelques minutes pour activer votre compte. Note : Vous aurez besoin d’un téléphone ou d’une tablette pour utiliser la méthode d’authentification à deux facteurs, et ce, même si vous accédez à la solution à partir d’un ordinateur portatif ou de bureau.

23 - Qu’est-ce que la méthode d’authentification à deux facteurs et pourquoi dois-je l’utiliser?

L’environnement infonuagique du MDN utilise l’authentification à deux facteurs de Microsoft pour éviter de compromettre la sécurité des mots de passe, notamment lorsque les utilisateurs entrent leur mot de passe par mégarde sur un site malveillant, ou que la sécurité de leur ordinateur est compromise.

L’authentification à deux facteurs est un type, ou une sous-catégorie‑, d’authentification forte. Il s’agit d’une méthode qui permet de confirmer l’identité d’un utilisateur en combinant deux facteurs différents : 1) ce que l’utilisateur connaît, 2) ce que l’utilisateur détient ou 3) ce que l’utilisateur est.

24 - Lorsque j’essaie de me connecter, on me demande des renseignements personnels, comme mon numéro de téléphone cellulaire. Y a-t-il d’autres options?

Les renseignements personnels demandés se limitent aux données minimales requises pour activer l’authentification à deux facteurs et vous permettre de réinitialiser votre mot de passe par vous-même. Si vous ne voulez pas utiliser votre numéro de téléphone cellulaire, vous pouvez installer l’application Authenticator. En aucun cas, un agent du bureau de service ne communiquera avec vous pour vous demander des renseignements personnels. Soyez aux aguets concernant les tentatives d’ingénierie sociale (manipulation au moyen du piratage psychologique pour inciter les gens à poser certains gestes ou à divulguer des renseignements confidentiels) et d’hameçonnage ainsi qu’aux autres arnaques.

Utilisation autorisée (Protégé A)

25 - Quelle est la bonne façon d’utiliser cet outil? Quel type de tâche est-on autorisé à réaliser dans le nuage?

La suite 365 comprend toutes les applications de la suite Microsoft Office qui sont compatibles avec les navigateurs Web : Outlook, Word, Excel, PowerPoint et OneNote. À l’heure actuelle, Défense 365 n’est certifié que pour les renseignements de niveau Protégé A au maximum. Les renseignements Protégé B, classifiés, de l’ITAR ou sur les marchandises contrôlées ne sont pas permis sur Défense 365.

26 - Quels sont les renseignements de niveau Protégé A?

Pour savoir quels types de renseignements sont considérés comme protégés et classifiés au sein du gouvernement du Canada, consultez la page Niveaux de sécurité sur le site Web du gouvernement du Canada. En général, on peut effectuer au moyen de Défense 365 la majorité des activités permises sur le RED.

27 - Puis-je traiter des documents classifiés dans Défense 365?

Non. Le contenu classifié ne peut pas être traité dans cet environnement. Vous ne pouvez traiter que des documents sans classification de niveau Protégé A ou inférieur. Communiquez tout traitement inapproprié d’information à votre OSSI ou SSU.

28 - Que dois-je faire si je dois traiter des documents de nature délicate?

Si vos responsabilités comprennent le traitement de renseignements au-delà du niveau Protégé A, veuillez discuter de vos besoins avec votre gestionnaire.

Gestion de l’information créée

29 - Qu’arrivera-t-il aux documents créés dans cet environnement infonuagique une fois que la crise sera terminée? De combien de temps disposerai-je alors pour transférer mes documents ailleurs?

Quand la crise sera terminée, les fichiers et les documents nécessaires devront être transférés de nouveau dans les systèmes habituels. Nous avons essayé de concevoir les sites Défense 365 de façon à ce que le retour à l’environnement habituel soit le plus facile possible. Des directives plus précises vous seront transmises en temps et lieu.

La période de transition vers la reprise n’a pas encore été déterminée, mais ne vous attendez pas à ce que les documents demeurent accessibles dans 365 indéfiniment.

30 - Les données stockées dans cette solution infonuagique seront-elles sauvegardées au cas où un fichier serait supprimé par mégarde?

La suite 365 comprend une fonction de corbeille qui permet de restaurer les fichiers supprimés. Pour en savoir plus, consultez-le site de soutien de Microsoft Office.

Limites et restrictions relatives au déplacement des fichiers

31 - Quelles restrictions s’appliquent au transfert de fichiers entre mon compte Défense 365 et le RED?

Dans le cadre des mesures de sécurité mises en œuvre pour Défense 365, les fonctions de téléchargement, d’impression et de communication à l’extérieur des réseaux du gouvernement du Canada sont limitées. Vous pouvez télécharger des données de n’importe quel appareil vers le nuage de la Défense. Vous pouvez aussi échanger des documents avec d’autres systèmes du GC et du MDN. Ne transférez vers l’environnement 365 que les fichiers requis pour vos travaux pendant la période d’urgence et, lorsque vous obtenez de nouveau l’accès au RED, rechargez-y les versions ou dossiers finaux aux fins de sauvegarde sécuritaire.

32 - Comment puis-je importer mes fichiers de travail existants à partir du RED ou de SharePoint?

Le MDN a publié les documents suivants pour aider les utilisateurs à transférer des documents dans 365 à partir du RED : Guide d'utilisateur sur le transfert des documents vers le RED. Vous devez attendre le courriel concernant la configuration et activer votre compte infonuagique de la Défense.

33 - Puis-je utiliser une clé USB pour transférer les fichiers de mon ordinateur de bureau vers mon appareil personnel?

En vertu des règles de sécurité en matière de IT du ministère, il est interdit d’utiliser des supports USB non autorisés sur les systèmes de la Défense pour déplacer ou stocker des fichiers.

34 - Pourquoi suis-je incapable de transférer des pièces jointes de ma nouvelle adresse infonuagique à mon adresse de courriel personnelle?

Dans le cadre des mesures de sécurité mises en œuvre pour Défense 365, l’envoi par courriel de pièces jointes à l’extérieur des réseaux du GC et des partenaires de confiance est désactivé pour empêcher le traitement inapproprié de renseignements sensibles.

Problèmes techniques

35 - Où puis je trouver des renseignements sur les outils et la façon de les utiliser?

Le site de soutien de Défense 365 (accessible une fois votre compte activé) et le site d’aide et de formation sur Office offrent de l’information utile sur les outils d’Office 365 et la manière d’en tirer profit.

36 - Qu’est-ce qu’un super utilisateur et comment puis-je communiquer avec ceux de mon groupe?

Les super utilisateurs sont des membres de l’Équipe de la Défense qui ont été désignés comme les premiers utilisateurs de leur groupe. Ils ont été intégrés tôt afin de pouvoir découvrir et apprivoiser l’environnement et ensuite aider leurs collègues au fil du déploiement. Votre équipe de gestion sera en mesure de vous fournir les coordonnées des super utilisateurs pour votre équipe. Nous vous encourageons à tirer parti des ressources et à utiliser le clavardage pour demander de l’aide avant d’ouvrir un billet.

37 - Comment puis-je récupérer mon mot de passe?

Vous devez utiliser la fonction de réinitialisation du mot de passe accessible dans la page de connexion du compte Microsoft. Pour en savoir plus, consultez la page https://docs.microsoft.com/fr-ca/office365/troubleshoot/sign-in/forgot-sign-in-password.

38 - J’ai téléchargé MS Teams sur mon ordinateur portatif, mais je n’arrive pas à ouvrir une session.

Seule la version en ligne de Défense 365 est prise en charge sur les ordinateurs portatifs et de bureau. Par contre, sur un appareil mobile, vous devez télécharger les applications dont vous avez besoin.

39 - Quel navigateur Web devrais-je utiliser?

Google Chrome est le navigateur Web recommandé. Les utilisateurs de Mac devraient télécharger Google Chrome pour Mac. Nous recommandons l’utilisation de Google Chrome. Les utilisateurs d’ordinateurs doivent utiliser Google Chrome pour Mac. Google Chrome est disponible sans frais à l’adresse https://www.google.ca/intl/fr/chrome/.

40 - Quels outils font partie de Défense 365?

Les applications Web accessibles sont les suivantes :

Conversation, Teams, Calendrier, Audioconférence, Vidéoconférence;

Applications Office 365 : compte de courriel infonuagique de la Défense, Excel, Word, PowerPoint;

SharePoint, OneNote, Planificateur, fonctions de Wiki;

OneDrive.

Bien que la suite Défense 365 semble comprendre un bon nombre des fonctions que nous connaissons, certaines ne sont pas entièrement fonctionnelles (p. ex., SharePoint). Ne l’oubliez pas lorsque vous utilisez les outils.

41 - Puis-je demander une nouvelle application pour Défense 365 ou MS Teams?

À l’heure actuelle, en raison des pressions opérationnelles, l’équipe de projet n’est pas en mesure de traiter les demandes d’applications supplémentaires pour cet environnement.

42 - Que dois-je faire si j’éprouve des difficultés techniques après avoir réussi à installer l’outil?

En cas de difficultés techniques, vous devriez consulter le site de soutien de Microsoft Office 365 pour obtenir de l’aide. Si vous n’arrivez pas à régler le problème par vous-même, communiquez avec le super utilisateur de votre équipe.

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