Utiliser la signature numérique dans les formulaires de paye

Le 9 février 2021 - Nouvelles de la Défense

Savez-vous comment appliquer correctement une signature numérique à un document PDF?

Les formulaires de paye, y compris les heures supplémentaires, les feuilles de temps, les horaires de semaines de travail comprimées, les congés non payés et les horaires à temps partiel, nécessitent tous une signature (numérique ou manuelle). Lorsque la signature numérique n'est pas faite correctement, le formulaire doit être renvoyé à l’employé pour être modifié, ce qui retarde la transaction.

Pour vous assurer que les formulaires sont signés correctement, suivez ces étapes :

Étape 1 – Enregistrement d’un document en tant que fichier PDF

Lorsque vous aurez terminé la version finale de votre document, procédez comme suit pour en sauvegarder une copie en format PDF :

1. Cliquez sur Fichier puis Enregistrer sous.
2. Sélectionnez l’emplacement d’enregistrement du fichier.
3. Remplissez le champ Nom du fichier.
4. Dans le menu déroulant Type, sélectionnez PDF (*.pdf).
5. Cliquez sur Enregistrer.

Étape 2 – Signature numérique du document

Une fois sauvegardé, ouvrez le document PDF :

1. Cliquez sur Outils.
2. Sous Certificats, cliquez sur Ouvrir.
3. Sélectionnez Signer numériquement.
4. Apposez la signature numérique en suivant les instructions fournies à l’écran.
5. Sélectionnez Revoir puis fermez la fenêtre.
6. Cliquez Signer et enregistrez le fichier.
7. Entrez le mot de passe de l’ICP lorsqu’il vous sera demandé.

Si le document a été signé correctement, le message ci-dessous apparaîtra.

Si vous avez des questions ou si vous avez besoin d’aide pour traiter une transaction de paye, veuillez contacter HR Connect RH au 1-833-RHR-MDND (1-833-747-6363).