Les membres de l’Équipe de la Défense doivent répondre aux demandes d’accès à l’information dans les délais établis

Le 1er février 2024 - Nouvelles de la Défense

Le ministère de la Défense nationale et les Forces armées canadiennes sont résolus à s'acquitter de leurs obligations en ce qui concerne l'accès à l'information (AI) et le gouvernement ouvert et transparent.

Même si le sous-ministre et le chef d'état-major de la Défense ont envoyé un message à l'Équipe de la Défense en octobre, dans lequel ils nous demandaient de donner des réponses complètes aux demandes d'AI, notre organisation ne respecte pas encore pleinement ses obligations, et nos taux de conformité continuent de baisser.

L'Équipe de la Défense s'est ainsi exposée à des examens et à des critiques de la part du public, des médias et de la commissaire à l'information du Canada. Le Ministère se prépare à faire face à sa première contestation judiciaire déposée par la commissaire à l'information devant la Cour fédérale.

Pour nos concitoyens canadiens, l'accès à l'information constitue un droit fondamental confirmé par la Loi sur l'accès à l'information et renforcé par la Loi sur la protection des renseignements personnels. Les demandes peuvent être faites pour diverses raisons – personnelles ou professionnelles – et ces demandes sont considérées comme quasi constitutionnelles.

On ne saurait trop insister sur l'importance de l'AI. Votre participation, en tant que membre de l'Équipe de la Défense, ne doit pas être minimisée. L'AI est une caractéristique fondamentale de la démocratie canadienne – une forme de gouvernement qui repose sur la transparence. L'AI donne aux Canadiens l'information nécessaire pour comprendre comment le gouvernement prend des décisions. De plus, l'AI contribue à tenir le gouvernement responsable de ses décisions. Les membres de l'Équipe de la Défense ont l'obligation morale et légale de donner des réponses complètes aux demandes d'AI et de respecter le délai établi pour répondre aux demandes d'AI.

Le processus d'AI est fondamentalement simple :

• Le Directeur – Accès à l'information et protection des renseignements personnels (DAIPRP) confie la demande reçue aux N1 appropriés;
• Les N1 cherchent et recueillent les documents correspondant à la demande, recommandent des prélèvements si nécessaire et présentent l'information au DAIPRP;
• Un analyste du DAIPRP examine les recommandations des N1, mène des consultations au besoin et effectue les prélèvements nécessaires;
• Le DAIPRP fournit les documents approuvés au demandeur.

Il est crucial que chaque membre de l'Équipe de la Défense comprenne son rôle dans ce processus et prenne immédiatement des mesures pour améliorer la conformité. Le rôle de chaque membre de l'Équipe de la Défense est le suivant :

• Déployer des efforts assidus et approfondis pour trouver et récupérer rapidement tous les documents demandés afin de fournir des réponses exactes et complètes;
• Respecter les échéances précisées par le DAIPRP;
• Aviser rapidement le DAIPRP si la recherche vise un grand nombre de documents afin que le demandeur soit informé de la prorogation appropriée du délai avant l'échéance prévue par la Loi;
• Déterminer les possibilités de clarifier la demande si nécessaire ou approprié, en veillant à limiter l'incidence sur les délais de réponse;
• Effectuer les prélèvements – limités et précis – recommandés dans les documents demandés, selon les principes de gouvernement ouvert et transparent.

La réponse aux demandes d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels (AIPRP) peut être exigeante et prendre du temps, mais à titre de membre de l'Équipe de la Défense, sachez que le temps que vous prenez pour répondre aux demandes rapidement et avec exactitude contribue directement au bon fonctionnement de notre démocratie et assure le respect des droits d'accès à l'information.

Si vous voulez améliorer vos compétences en la matière, sachez que tous les membres de l'Équipe de la Défense ont accès à la formation sur l'AIPRP offerte par l'École de la fonction publique du Canada. Une formation de suivi est offerte sur le Réseau d'apprentissage de la Défense (accessible uniquement à l'Équipe de la Défense). Pour en savoir plus, veuillez consulter l'officier de liaison pour l'attribution des tâches de votre groupe ou vous adresser au DAIPRP à +ATIP-AIPRP@forces.gc.ca.