DOAD 6002-7, Utilisation des technologies des médias sociaux internes


1. Introduction

Date de publication : 2012-07-25

Application : La présente DOAD est une directive qui s'applique aux employés du ministère de la Défense nationale, ci-après nommés « employés du MDN », et une ordonnance qui s'applique aux officiers et aux militaires du rang des Forces armées canadiennes (FAC), ci-après nommés « militaires ».

Autorité approbatrice : Sous-ministre adjoint (Gestion de l'information) (SMA[GI])

Demandes de renseignements : Directeur – Planifcation de la défense (Gestion de l'information) (DPDGI)

2. Définitions

blogue (blog)

A le même sens que dans la section 9 de la Ligne directrice sur l'utilisation acceptable des wikis et des blogues internes au sein du gouvernement du Canada, du Conseil du Trésor.

collaboration interne (internal collaboration)

A le même sens que dans la section 9 de la Ligne directrice sur l'utilisation acceptable des wikis et des blogues internes au sein du gouvernement du Canada, du Conseil du Trésor.

leaders communautaires (community leads)

A le même sens que dans la section 9 de la Ligne directrice sur l'utilisation acceptable des wikis et des blogues internes au sein du gouvernement du Canada, du Conseil du Trésor.

médias sociaux (social media)

Ensemble d'outils et de services sur le Web permettant aux utilisateurs dotés de profils distincts de créer et d'échanger un contenu généré par l'utilisateur dans un contexte interactif, y compris du texte, des images, des vidéos et de l'audio.

wiki (wiki)

A le même sens que dans la section 9 de la Ligne directrice sur l'utilisation acceptable des wikis et des blogues internes au sein du gouvernement du Canada, du Conseil du Trésor.

3. Aperçu

Contexte

3.1 Au sein du gouvernement du Canada (GC), l'utilisation des médias sociaux comprend les blogues, les wikis, les communautés de pratique, les forums et autres technologies de collaboration. Ces technologies sont utilisées pour améliorer l'agilité et la portée de la consultation à l'intérieur de communautés d'intérêts en créant un environnement axé sur la participation qui permet l'examen et la modification d'un contenu partagé et la discussion à son sujet.

3.2 Les communautés de pratique du MDN et des FAC peuvent établir des sites de médias sociaux internes en vue :

  1. d'améliorer le rendement des services et d'intégrer la prestation des services;
  2. d'améliorer l'efficacité dans la préparation, l'accessibilité et la diffusion de l'information;
  3. de favoriser les communications interactives et de faciliter la consultation lors de l'élaboration et de la mise en œuvre de politiques, de programmes, de services et d'initiatives.

3.3 Le Conseil du Trésor a établi la Ligne directrice sur l'utilisation acceptable des wikis et des blogues internes au sein du gouvernement du Canada en vue de fournir des conseils pratiques et des directives sur la mise en œuvre et l'utilisation acceptable des technologies de médias sociaux internes au GC.

3.4 La présente DOAD fait partie du Cadre stratégique de la GI et de la TI du MDN et des FC et doit être lue conjointement avec les autres politiques, instructions, directives, normes et conseils pertinents du SMA(GI).

Objectif

3.5 L'objectif de la présente DOAD est d'établir les rôles et les responsabilités liés à l'utilisation efficace des technologies des médias sociaux internes du MDN et dans les FAC.

Résultats prévus

3.6 Les résultats prévus de la présente DOAD sont les suivants :

  1. une utilisation accrue des technologies de collaboration internes en vue d'améliorer les processus de prise de décision;
  2. une efficacité améliorée des processus d'approbation qui repose sur une démarche d'élaboration fondée sur la collaboration;
  3. une sensibilisation aux lois, politiques, directives, normes et lignes directrices qui s'appliquent à l'utilisation des technologies des médias sociaux internes.

4. Exigences

Gestion de l'information et tenue de documents

4.1 La majorité des technologies des médias sociaux n'incluent pas de fonction de tenue de documents en vue de la conservation et de l'élimination des renseignements ayant une valeur opérationnelle. Les leaders communautaires doivent donc veiller à ce que cette information soit ajoutée au référentiel approprié, et profilée conformément aux DOAD de la série 6001.

Normes sur la facilité d'emploi et l'accessibilité des sites Web

4.2 Les règles énoncées dans la Norme sur la facilité d'emploi des sites Web et la Norme sur l'accessibilité des sites Web du Conseil du Trésor doivent être appliquées lors de la mise en œuvre de technologies des médias sociaux.

Langues officielles

4.3 La Directive sur l'utilisation des langues officielles pour les communications électroniques du Conseil du Trésor s'applique à tous les sites de médias sociaux internes. Les interfaces doivent donc être mises en œuvre en fonction de la désignation de la langue de travail, toutefois les participants peuvent ajouter du contenu dans la langue officielle de leur choix.

Accès à l'information et protection des renseignements personnels

4.4 Tous les renseignements mis en ligne sur les sites de médias sociaux internes sont assujettis aux dispositions de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Les contrats d'utilisation des sites doivent informer et rappeler aux participants les conditions d'application de ces lois.

Éthique de la Défense

4.5 En utilisant les sites de médias sociaux internes, les employés du MDN et les militaires doivent se conduire de manière professionnelle, respecter l'éthique, et se conformer à la DOAD 7023-1, Programme d'éthique de la Défense.

Utilisation légitime

4.6 Étant donné que l'utilisation des technologies des médias sociaux internes nécessite l'accès à l'intranet de la défense, les employés du MDN et les militaires doivent se conformer à la DOAD 6002-2, Utilisation légitime d'Internet, de l'intranet de la défense, d'ordinateurs et d'autres systèmes d'information. Il ne devrait pas y avoir d'attentes en matière de protection de la vie personnelle lors de l'utilisation des sites de médias sociaux internes.

Communications et affaires publiques

4.7 Le sous-ministre adjoint (Affaires publiques) est l'autorité fonctionnelle responsable des programmes de communications et d'affaires publiques pour le MDN et les FAC, incluant la gestion de la diffusion d'information sur Internet et la formulation de conseils relatifs aux communications internes. La DOAD 2008-0, Politique d'affaires publiques, et la DOAD 2008-6, Diffusion d'information sur Internet, présentent les principes directeurs requis pour que les leaders communautaires et les administrateurs techniques mettent en œuvre et surveillent les sites de médias sociaux internes.

Renseignements personnels et opinions

4.8 Les renseignements personnels tels que les curriculum vitae, les diplômes, l'adresse domiciliaire, les codes d'identification personnelle et les photographies ne devraient pas être publiés sur les sites de médias sociaux internes. Toutefois, la Loi sur la protection des renseignements personnels stipule que certains types de renseignements personnels sont exclus de la définition aux fins de l'utilisation et de la divulgation, et n'ont donc pas à être protégés. Les employés du MDN et les militaires peuvent donc décider de communiquer ces renseignements exclus qui sont décrits en détail au paragraphe 6.3 de la Ligne directrice sur l'utilisation acceptable des wikis et des blogues internes au sein du gouvernement du Canada.

4.9 Les opinions personnelles qui sont liées au poste et aux fonctions d'un individu en tant qu'employé du MDN ou militaire et qui auraient normalement été exprimées dans l'exercice de ses fonctions peuvent être communiquées sur les sites de médias sociaux internes. Lorsqu'ils expriment des opinions personnelles, les individus doivent faire preuve de respect envers les autres contributeurs et leurs contributions.

5. Responsabilités

Tableau des responsabilités

5.1 Le tableau suivant énonce les responsabilités relatives à la présente DOAD :

Le ou les... est chargé ou sont chargés de ou d'...
directeur général – Service des applications de l'entreprise
  • assurer la gestion de cycle de vie et le soutien technique aux plateformes internes de la technologie des médias sociaux;
  • élaborer des normes relatives à la gestion de ces plateformes.
leaders communautaires
  • informer les participants de toutes les lois, politiques, directives, normes, lignes directrices et autres exigences qui s'appliquent avant de leur donner accès à un site de médias sociaux interne;
  • gérer les comptes et les paramètres de manière à assurer un contrôle d'accès efficace;
  • surveiller le contenu en ce qui a trait à la pertinence et à la conformité à la DOAD 2008-0, à la DOAD 5039-0, Langues officielles et à la DOAD 7023-1;
  • veiller à ce que l'information ayant une valeur opérationnelle soit versée dans le référentiel approuvé pour la gestion de l'information, conformément aux DOAD de la série 6001.
employés du MDN et les militaires
  • veiller à ce que leurs contributions aux sites de médias sociaux internes soient conformes à la DOAD 2008-0, à la DOAD 6002-2 et à la DOAD 7023-1;
  • se conformer, avant d'utiliser les sites de médias sociaux internes, aux conditions additionnelles ou particulières énoncées par leurs administrateurs internes.

6. Références

Autres références

  • DOAD 1001-0, Accès à l'information
  • DOAD 1002-0, Renseignements personnels
  • DOAD 2008-0, Politique d'affaires publiques
  • DOAD 2008-6, Diffusion d'information sur Internet
  • DOAD 5039-0, Langues officielles
  • DOAD 6001-0, Gestion de l'information
  • DOAD 6002-2, Utilisation légitime d'Internet, de l'intranet de la défense, d'ordinateurs et d'autres systèmes d'information
  • DOAD 7023-1, Programme d'éthique de la Défense
  • Cadre stratégique de la GI et de la TI du MDN et des FC
  • Lignes directrices du MDN et des FC sur l'usage externe des médias sociaux
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