Brochure de renseignements préalables au déménagement

Version 1 – 1 mai 2018

Table des matières

Introduction

Un déménagement réussi n'est pas une question de chance. Il est le résultat de la planification, de travail acharné et d'accepter la responsabilité pour assurer un déménagement réussi. Les résultats de vos efforts et la participation active auront un impact direct sur sa réussite. Pour rendre votre expérience moins stressante, cette brochure détaille les services que vous allez recevoir de l’entrepreneur (la compagnie de déménagement) et ce qui sera attendu de vous (l'expéditeur) lors de chaque phase de l'expédition de vos articles ménagers et effets (AM&EP). Tous les efforts ont été faits pour s'assurer que le contenu de cette brochure reflète l'intention du contrat des services de déménagement d’articles ménagers (SDAM). S'il vous plaît prendre le temps d'examiner les informations contenues dans cette brochure. L’examen de l'information vous aidera à comprendre et à gérer vos attentes. Si vous avez des questions sur le contenu de cette brochure ou n'importe quelle phase de votre déménagement, vous êtes invités à communiquer avec votre conseiller en déménagement ou votre agent de transport / coordonnateur ministériel (dénommé AT pendant tout le reste de ce livret). Il est obligatoire que vous accusiez réception de ce livret en signant et en datant le formulaire ci-joint

Information générale et responsabilité

Vos responsabilités :

  • Dès réception de votre message d'affectation, vous êtes responsable de vous enregistrer immédiatement avec SGRB afin de réserver votre déménagement. Tout retard dans la réservation de votre déménagement peut entraîner des coûts supplémentaires à la Couronne dont vous pouvez devenir responsables.
  • Vous êtes responsable de respecter toutes les horaires de services de mouvement coordonnée par l'agent des transports et convenues entre vous et l’entrepreneur.
  • Vous ou votre représentant êtes responsable d'être présent à votre domicile entre 08h00 et 2030 heures de chaque jour lorsqu’ un service relié à votre relocalisation devrait avoir lieu. Votre résidence est votre lieu de service durant chacune des étapes de votre relocalisation. Votre absence au cours de l’un de ces services nécessite l'approbation écrite de votre CO qui doit être fourni à la section M & E de la base.
  • Le non-respect des horaires coordonnés entre vous, l'entrepreneur et le transporteur, peut entraîner des coûts supplémentaires importants, dont vous pouvez devenir responsable.
  • Vous êtes responsable d'examiner soigneusement ce livret, bien comprendre l’ensemble des processus de déplacement, et demander des précisions concernant le contenu de la trousse ou une étape du déménagement pour lesquels vous n'êtes pas certain.
  • Fournir une adresse courriel et votre numéro de téléphone portable afin de permettre de vous contacter à la fois à l'origine et à destination.
  • Vous êtes en contrôle de toutes les étapes de votre déménagement. À tout moment si vous vous sentez dépasser ou sentez que vous perdez le suivi des étapes, vous avez le droit de demander aux représentants de l’entrepreneur de ralentir ou d'arrêter temporairement n'importe quel service qu’ils exercent. (consultation pré-déménagement, emballer, charger, décharger et déballer).
  • À tout moment durant votre déménagement, si vous sentez que l’entrepreneur n’assume pas ses responsabilités contenu de cette brochure, contactez votre agent de transport local immédiatement.
  •  Pour les envois transportés pendant les mois d'hiver, il est fortement recommandé que vous laissez 24 heures au matériel électronique sensible pour atteindre la température ambiante avant de l'utiliser.

Responsabilités de l’entrepreneur :

  • L’entrepreneur est responsable de fournir des services et fournir de la documentation dans la langue officielle de votre choix (français ou anglais).
  • L’entrepreneur est responsable de coordonner tous les services de mouvement AM&EP et REV (consultation pré-déménagement, emballer, charger, décharger et déballer) pour commencer entre 08h00 à 16h00 et prendre fin au plus tard à 2030 heures, du lundi au vendredi, à l'exclusion des congés fériés reconnus par le gouvernement fédéral. Les services de déménagement peuvent se produire en dehors de ces heures s’ils sont approuvés par l'agent des transports et accepté par vous et L’entrepreneur.
  • L’entrepreneur est responsable de confirmer avec vous, au moins 24 heures avant la prestation de services, le moment exact où la consultation pré-déménagement, préemballage, d'emballage, de chargement, de déchargement et de déballage sera rendue. Il doit se conformer à l’accord mutuel et vous informer rapidement de tout retard de plus de 1 heure. Le délai total ne doit pas dépasser plus de 4 heures le temps convenus.
  • L’entrepreneur est responsable de vous fournir des services de téléphonie, de télécopie et e-mail dédiés au bureau de l’entrepreneur et doit accusé réception ou  répondre à toutes les communications dans les 60 minutes entre 0800-1600 heures (les heures de bureau de L’entrepreneur).
  • En ce qui concerne les AM&PG confiés à l’entrepreneur, il est responsable de ce qui suit:
    • À prendre toutes les précautions raisonnables pour protéger les AM&PG de dommages et de pertes.
    • D'utiliser l'équipement de manutention approprié lors du déplacement / chargement des AM&PG.
    • Pour protéger tous les AM&PG des éléments (pluie, neige ou soleil) et le vol à tout moment.
  • En ce qui concerne votre résidence, l’entrepreneur doit protéger adéquatement la résidence de dommages. L’entrepreneur est responsable des coûts de remplacement / réparation pour dommages à la propriété de l'origine et de la destination causé par L’entrepreneur.
  • L’entrepreneur est responsable de vous fournir des copies de tous les documents signés;L’entrepreneur est responsable de vous informer immédiatement en cas de perte ou de dommages causer au AM&EP ou REV (ex : télévision tombe dans la camionnette pendant le déchargement ou le canapé est coupé en retirant l’enveloppe protectrice).

Étape 1 – Estimation préalable au déménagement

Vos responsabilités :

  • être présent pour l’estimation et le briefing préalables au déménagement
  • vous assurez que votre résidence et AM&EP sont dans un état salubre.
  • vous familiariser avec le contenu de la trousse de renseignements préalable au déménagement.
  • poser des questions si vous êtes incertain de quelque chose
  • répertorier tous les articles que vous prévoyez déménager.
  • identifier les éléments qui peuvent être dans un endroit qui n'est pas juste à côté de votre résidence (casiers de storage de condo, garages de quartiers familiaux etc. Selon le contrat actuel, ces zones sont considérées comme un chargement unique inclus avec le contenu de votre résidence principale.
  • identifier tous les objets de valeur.
  • examiner l'estimation générée électroniquement du poids de l’ensemble des articles contenus dans chaque pièce fournie par L’entrepreneur et votre poids autorisé.
  • communiquer avec le déménageur si, une fois le relevé effectué, vous avez des éléments à ajouter à la liste de vos articles ménagers ou à enlever.

Responsabilités de l’entrepreneur :

  • vous informer dans le cas de retard de plus d'une heure et le délai ne peut excéder quatre (4) heures de l'heure convenue.
  • fournir et réviser le livret d’information
  • Répondre aux questions.
  • effectuer une inspection visuelle complète de vos biens et de fournir une estimation du poids de votre envoi.
  •  identifier les éléments qui nécessitent une préparation spéciale ou qui ne peuvent pas être transportés en toute sécurité - l'annexe A, appendice 1
  • identifier les services qui ne sont pas couverts par le contrat - l'annexe A, appendice 2
  • fournir un examen approfondi du processus de réclamation.
  • fournir une liste de tous les appareils électroménagers et électroniques qui requièrent une certification le jour de l'emballage.
  • fournir une copie du relevé pièce par pièce généré électroniquement au plus tard dans les 2 jours ouvrables après qu’il a été effectué.
  • si vous souhaitez une couverture supplémentaire de protection du coût de remplacement parce que celle fourni par le gouvernement n'est pas suffisante pour la valeur de vos biens, L’entrepreneur ce doit de répondre a votre demande.

Des renseignements complémentaires pour l’estimation préalable au déménagement se trouvent à l'annexe A.

Étape 2 – Emballage

Vos responsabilités :

  • être disponible au moment convenu avec le déménageur et en tout « temps » pendant le préemballage ou l’emballage et la préparation ou la certification.
  • voir à ce que seuls les articles non essentiels soient préemballés, si un préemballage a été prévu.
  • préparer votre maison pour l’équipe d’emballeurs, ne pas expédier les articles de petites dimensions de très grande valeur, mettre en sécurité vos articles de valeur, vos clés et vos documents de voyage et placer vos bagages hors d’atteinte des membres de l’équipe. (à l'exception des greniers et quartiers familiaux à la BFC Borden et Kingston)
  • éliminer ou faire d'autres arrangements pour l'expédition des marchandises dangereuses ou inflammables et autres articles non admissibles
  • préparer les articles qui sont acceptés à condition d’être emballés pour le transport par l’expéditeur.
  • veiller à ce que toutes les étiquettes provenant de déménagement antérieur sont retirés de vos articles.
  • identifier clairement tous les AM&EP qui ne seront pas emballés et / ou déplacés à votre nouvelle résidence (ex : les items allant au stockage à long terme, les éléments qui voyagent avec vous, etc.) à l'équipe d'emballage. Lorsque cela est possible, ces éléments doivent être déplacés de la zone de travail des emballeurs pour éviter toute confusion.
  • avoir vos appareils électroménagers et électroniques disponibles pour la préparation pour l'expédition et la certification. Vous devez fournir la trousse de blocage pour les laveuses à chargement frontal.
  • séparer les articles de grande valeur dans une seule pièce.
  • voir à ce que tous les articles de grande valeur soient répertoriés sur l’inventaire des articles de grande valeur. (IAGV)
  • aux fins de réclamation, il est fortement recommandé que vous laissiez L’entrepreneur emballer professionnellement tous vos articles.

Responsabilités de l’entrepreneur :

  • arriver au moment convenu ou vous aviser de tout retard.
  • protéger les planchers de votre résidence contre les dommages.
  • commencer à préemballé les articles qui se trouvent dans le garage, le sous-sol ou la remise et à emballer seulement les articles non essentiels.
  • mettre de côté les articles non admissibles et déterminer les articles qui ont besoin d’une préparation spéciale.
  • la certification complète des principaux articles ménager et appareils électronique.
  • dresser la liste de tous les articles de grande valeur et les emballer.
  • retirer tous les contenants vides, les matériaux d'emballage et autres débris accumulés lors de l’emballage et le chargement de vos locaux.

Des renseignements complémentaires pour l’estimation préalable au déménagement se trouvent à l'annexe B.

Étape 3 – Chargement

Vos responsabilités :

  • être disponible au moment convenu avec le déménageur et être disponible pendant toutes les opérations de chargement.
  • accompagner le chauffeur pendant qu’il étiquette vos biens et en dresse la liste.
  • être d’accord avec les listes dressées et les exceptions avant d’apposer votre signature; noter à l’encre sur l’inventaire toute objection que vous pourriez avoir.
  • tout dommage fait à la propriété ou à la résidence doit être signalé immédiatement au chauffeur.
  • vous et L’entrepreneur êtes responsables de vérifier toutes les chambres, placards, greniers, caves, placards, tiroirs, hangars, le terrain et garage pour vérifier que rien n'a été laissé derrière. 

Responsabilités de l’entrepreneur :

  • arriver au moment convenu ou vous aviser de tout retard.
  • protéger votre résidence pendant les opérations de chargement.
  • étiqueter tous vos articles ménagers et boîtes et en dresser la liste.
  • indiquer à l’expéditeur tous les dommages existants, et les noter sur l’inventaire.
  • protéger les articles contre les intempéries.
  • Inscrire tout dommage fait à la résidence sur la liste d’inventaire ou le connaissement.
  • retirer tous les contenants vides, le matériel d'emballage, et d'autres débris accumulés lors de l'emballage et le chargement de vos AM&EP.

Des renseignements complémentaires pour le chargement se trouvent à l'annexe C.

Étape 4 – Déchargement

Vos responsabilités :

  • être disponible au moment convenu avec le déménageur et être présent en tout temps pendant le déchargement et le déballage.
  • faire le compte de tous vos articles en utilisant la liste de contrôle ou la liste d’inventaire.
  • consigner tout article sans étiquette pour faire un rapprochement ultérieur avec la liste d’inventaire; vous devez noter toute anomalie sur la liste d’inventaire, car la liste de contrôle n’est qu’un outil et ne constitue pas un document juridique.
  • noter toutes les boîtes endommagées.
  • Ne pas signer l’inventaire avant d’avoir examiné vos biens et noté tout dommage ou article manquant sur la copie de l’inventaire du chauffeur ainsi que sur votre propre copie. Si vous ne notez pas les dommages ou les articles perdus à ce moment, cette partie de votre réclamation risque d’être compromise. La signature de l’inventaire au moment de la livraison n’écarte pas la possibilité de présenter une réclamation pour de petits articles endommagés ou perdus avec les matériaux d’emballage ainsi que pour des articles dont le dommage n’était pas facilement visible au moment de la livraison.
  • Vous pouvez interrompre le déchargement afin de déterminer le numéro d’étiquette d’un article et vous pouvez demander à l’équipe de déchargement de ralentir la cadence afin de vous faciliter la tâche.

Responsabilités de l’entrepreneur :

  • arriver au moment convenu ou vous aviser de tout retard.
  • protégerons vos biens contre les dommages.
  • protéger vos biens contre les intempéries (c.-à-d. la pluie).
  • rapprocher les différences entre la liste de contrôle et la liste d’inventaire et noter toute différence non réglée sur la liste l’inventaire.
  • placer les articles dans les pièces que vous avez désignées ou agirons selon les feuilles d’inventaire, et ce, dans les limites d’espace et d’accès.
  • vous signaler toute perte/tout dommage constaté et vous aiderons à en prendre note.ré-assembler des meubles et d'autres articles qui ont été démontés à l'origine par le transporteur.
  • ré-assembler les articles démontés au départ par notre déménageur ou par le chauffeur.
  • arrêter le déchargement à tout moment si vous avez besoin de vérifier un item sur la liste de contrôle et de ralentir le déchargement si vous avez de la difficulté à suivre la liste.

Des renseignements complémentaires pour le déchargement se trouvent à l'annexe D.

Étape 5 – Déballage

Vos responsabilités :

  • être disponible au moment convenu avec le déménageur et être présent lord du déballage.
  • établir l’ordre de priorité relativement aux pièces où vous aimeriez d’abord que soit fait le déballage, et ce, afin que votre maison soit habitable le plus rapidement possible.
  • placer les articles déballés dans les armoires/tiroirs, etc.
  • dire aux déballeurs où accrocher vos vêtements qui ont été expédiés dans des garde-robes en carton.exiger que les déballeurs ralentissent la cadence si, à un moment donné, vous avez l’impression de ne plus savoir où vous en êtes avec le déballage.
  • si le déballage n’est pas terminé à 20 h 30, vous pouvez demander que les déballeurs reviennent le jour ouvrable suivant pour terminer le travail.
  • utiliser le formulaire des articles emballés perdus ou endommagés pour y consigner tous les articles dont vous avez constaté la perte ou qui ont été endommagés au moment du déballage. Si vous ne le faites pas, cette portion de votre réclamation risque d’être rejetée.
  • ne signez pas le certificat de déballage ou le formulaire des articles emballés perdus ou endommagés avant d’avoir la certitude que vous avez vérifié tous les articles dont vous avez demandé le déballage. Si vous ne notez pas les articles perdus ou endommagés à ce moment, cette partie de votre réclamation risque d’être rejetée.
  • Si vous décidez d’effectuer vous-même le déballage, vous devrez signer un formulaire attestant que vous avez refusé le service de déballage. Le déménageur n’aura pas la responsabilité de prendre les boîtes vides et le matériel d’emballage.

Responsabilités de l’entrepreneur :

  • arriver au moment convenu ou vous aviser de tout retard
  • entamer le déballage au plus tard le jour ouvrable suivant après le déchargement.
  • préparer dans un délai de 24 heures aux fins d’utilisation à destination, tout appareil ou équipement ayant fait l’objet d’une préparation spéciale avant l’expédition, mais nous ne les rebrancherons et ne les raccorderons pas. La certification est laissée à la discrétion du déménageur.
  • déballer toutes les boîtes, tonneaux, caisses en carton et cadres de déménagement.
  • placer les articles déballés sur les tables/comptoirs/planchers, mais nous ne les rangerons pas dans les armoires ou tiroirs et ainsi de suite.
  • accrocher vos vêtements qui étaient dans des garde-robes de carton dans les placards de la résidence.
  • enlever toutes les boîtes déballées par le personnel du déménageur à destination ainsi que le matériel d’emballage dans les cinq jours ouvrables qui suivent la fin du déballage ou à un autre moment convenu.
  • Si le déménageur à destination refuse de faire le déballage, il signera le certificat de déballage à cet effet et sera tenu responsable des articles emballés perdus ou endommagés.

Des renseignements complémentaires pour le déchargement se trouvent à l'annexe E.

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