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Directive de la CEMD/SM visant à améliorer la conformité à la Loi sur l’accès à l’information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels

Juin 2025

Références

  1. Loi sur l'accès à l'information
  2. Loi sur la protection des renseignements personnels  
  3. Directive du gouvernement du Canada sur les demandes d'accès à l'information 
  4. Directives et ordonnances administratives de la défense 1001-1, Demandes présentées en vertu de la Loi sur l'accès à l'information
  5. Directive de la CEMD/SM pour la gestion des biens numériques (accessible uniquement sur le réseau de la Défense nationale)

Situation

  1. (SC) Application. La présente directive s'applique à tous les employés du ministère de la Défense nationale (MDN), à tous les membres des Forces armées canadiennes (FAC) et à toute personne qui contribue à la production de documents sous le contrôle du MDN et des FAC; ci-après appelée l'Équipe de la Défense.
  2. (SC) Généralités. Le programme d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels (AIPRP) du gouvernement du Canada favorise la transparence et la responsabilisation en rendant les renseignements gouvernementaux « ouverts part défaut », tout en protégeant les données sensibles et en permettant une participation citoyenne éclairée :
    1. La Loi sur l'accès à l'information a pour objet d'accorder aux citoyens canadiens, aux résidents permanents et à toute personne présente au Canada le droit d'accès aux renseignements contenus dans les documents gouvernementaux, sous réserve de certaines exceptions précises et limitées;
    2. La Loi sur la protection des renseignements personnels a pour objet de protéger les renseignements personnels des particuliers. Cette loi régit la collecte, la conservation, l'utilisation et la divulgation de ces renseignements par le gouvernement fédéral. Elle accorde également aux particuliers un droit d'accès à leurs renseignements personnels;
    3. La Loi fédérale sur la responsabilité et les directives du Secrétariat du Conseil du Trésor s'appliquent à la fois à la Loi sur l'accès à l'information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels. Elles exigent que toutes les institutions fédérales déploient « tous les efforts raisonnables pour aider » les personnes qui présentent une demande de documents, sans égard à leur identité. Il s'agit notamment :
      1. de faire tous les efforts raisonnables pour trouver et récupérer les documents demandés;
      2. de fournir un accès en temps utile aux renseignements demandés; et
      3. de fournir des réponses exactes et complètes.
  3. L'Équipe de la Défense compte 130 000 membres qui travaillent au Canada et dans le monde. Il existe 170 systèmes d'exploitation distincts, qui couvrent l'ensemble du spectre des classifications de sécurité. Il est reconnu que le traitement des renseignements entre les systèmes est laborieux, étant donné qu'ils comprennent pour la plupart des renseignements confidentiels du Cabinet, des données exclusives, privilégiées et classifiées provenant d'alliés, de partenaires, de l'industrie et d'autres ministères et organismes du gouvernement du Canada.
  4. À la suite des efforts déployés en réponse à l'enquête systémique de 2019 du commissaire à l'information, il a été déterminé que l'Équipe de la Défense n'avait pas une capacité suffisante pour répondre à la demande qui lui est imposée par des requêtes de plus en plus sophistiquées, vastes et complexes, exacerbée par un petit groupe de demandeurs.
  5. (SC) Définition du problème. L'Équipe de la Défense n'est pas conforme à la Loi sur l'accès à l'information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels :
    1. Les délais de traitement actuels des demandes d'AIPRP ne respectent pas les normes de service prescrites par la loi;
    2. Il est essentiel d'améliorer les pratiques de gestion de l'information (GI) afin d'accroître la conformité; et
    3. La réponse aux plaintes, aux ordonnances et aux litiges exige une importante capacité en matière d'AIPRP et contribue à l'augmentation du nombre de demandes d'AIPRP dans l'arriéré.
  6. (SC) Intention. Améliorer la conformité aux lois le plus rapidement possible ne mettant en place des solutions pour permettre à l'Équipe de la Défense de respecter ses obligations législatives. 
  7. (SC) Priorités
    1. Répondre aux plaintes et aux litiges;
    2. Établir le plus rapidement possible la parité entre la demande et la capacité pour les demandes nouvellement attribuées afin d'empêcher l'arriéré de s'accumuler; et
    3. Traiter les demandes qui restent dans l'arriéré.
  8. (SC) Lexique
    1. Arriéré. Le nombre de demandes d'AIPRP qui demeurent non résolues au-delà des délais prescrits par les lois;
    2. DAIPRP. La Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (DAIPRP) est le groupe responsable de l'administration de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels pour l'Équipe de la Défense;
    3. N1. Les sous-ministres adjoints (SMA) et les commandants des éléments des FAC sont collectivement appelés le niveau 1 (N1);
    4. Responsable AIPRP de N1. Les responsables de l'AIPRP de niveau 1 sont les principaux points de contact pour la prise de décisions en matière d'AIPRP et, dans certaines circonstances, ils sont également le signataire autorisé désigné du niveau 1; et
    5. OLAT. Les officiers de liaison et d'attribution des tâches (OLAT) sont le principal point de contact des officiers d'attribution des tâches de la DAIPRP pour les tâches liées à l'AIPRP au sein d'un N1. Ils coordonnent la récupération des dossiers, fournissent des recommandations de cessation d'emploi et remettent les dossiers en réponse aux demandes d'AIPRP à la DAIPRP.
  9. (SC) Tâches 
    1. Commun à tous les N1.
      1. Être responsable.
        1. Établir et appliquer une culture de conformité; répondre aux demandes d'AIPRP avant la date limite doit être l'une des plus hautes priorités, à tous les niveaux;
        2. Les N1 signeront une lettre d'entente concernant la conformité aux normes de service de l'AIPRP. Le SMA (Affaires publiques) mettra à jour et promulguera chaque année la lettre aux fins de signature par les N1;
        3. Tous les employés ayant des responsabilités en matière d'AIPRP comme tâche principale ou secondaire doivent avoir inclus des objectifs de travail obligatoires concernant la conformité à la Loi dans leur entente de rendement annuelle/évaluation du rendement et des compétences. Le SMA (Affaires publiques) mettra à jour les directives fournies précédemment aux fins d'exécution cette année; et
        4. Désigner les responsables de l'AIPRP, les OLAT et le personnel de soutien en nombre suffisant pour s'occuper de la charge de travail, et veiller à ce qu'ils se conforment aux exigences annuelles en matière de formation. Faire rapport des statistiques sur l'achèvement de la formation à la DAIPRP au plus tard le 1er novembre de chaque année.
        5. Améliorer les pratiques de GI en accomplissant les tâches énoncées dans la Directive de CEMD/SM pour la bonne gestion des biens numériques.
      2. Être réactif. Les OLAT communiqueront immédiatement avec les officiers chargés de l'attribution des tâches de la DAIPRP pour tenter de préciser la portée des demandes d'AIPRP qui sont trop vastes et complexes; 
      3. Répondre rapidement. Les N1 soumettront les dossiers à la DAIPRP conformément aux délais établis;
      4. Être réaliste. Demander des prolongations justifiées pour demeurer conforme quand les demandes sont trop complexes ou trop importantes pour être traitées dans les délais normaux;
      5. Travailler en mode numérique. La DAIPRP n'acceptera pas les dossiers papier;
      6. Faire preuve de diligence. Les demandes doivent être complètes et comprendre des copies exactes des documents originaux et de toutes les pièces jointes connexes; et
      7. Être organisé. Éviter que les demandes deviennent non conformes et s'ajoutent au retard accumulé.
    2. SMA (Services numériques)
      1. Établir le cadre et la capacité de recherche par lots dans l'ensemble de la structure de référentiel de l'Équipe de la Défense pour les actifs informationnels pertinents sur la plateforme D365 en réponse aux demandes d'AIPRP, ainsi qu'à des fins opérationnelles et d'enquête.
    3. SMA (Politiques)
      1. À compter du 1er juin 2025 – Mettre fin à toutes les demandes de la Direction des affaires parlementaires visant à ce que la DAIPRP examine la documentation, à moins qu'il ne s'agisse de renseignements personnels complexes.
    4. SMA (Services d'examen)
      1. À compter du 1er juin 2025 – Mettre fin à toutes les demandes visant à ce que la DAIPRP examine les rapports d'audit et d'évaluation du SMA (Services d'examen), à moins qu'il ne s'agisse de renseignements personnels complexes.
    5. SMA (Matériel)
      1. Aider à la mise en œuvre d'un contrat de ressources humaines évolutif pour l'augmentation d'une année à l'autre de la capacité de la DAIPRP.
    6. SMA (Affaires publiques)
      1. Continuer d'adapter l'approche des communications pour démontrer les efforts continus visant à améliorer la transparence de l'Équipe de la Défense et le programme d'AIPRP;
      2. Soumettre une demande d'augmentation du personnel bien étayée afin de rajuster les niveaux de financement de base lorsque les ajustements des processus et la technologie à eux seuls ne peuvent pas accroître la capacité de la DAIPRP pour répondre aux demandes d'AIPRP. Cette demande doit être suffisamment souple et évolutive pour pouvoir être facilement ajustée afin de tenir compte des fluctuations annuelles de la demande;
      3. Continuer de diriger une communauté de pratique de l'AIPRP de l'Équipe de la Défense, comprenant le personnel de la DAIPRP et les N1, avec suffisamment de réunions mensuelles pour échanger des connaissances, des pratiques exemplaires, des idées et, surtout, pour travailler en priorité au respect des obligations collectives en matière d'AIPRP;
      4. En consultation avec le secrétaire général, établir une séance d'information trimestrielle de la haute direction par l'entremise de la table de gouvernance appropriée afin d'examiner la conformité à l'AIPRP ministérielle en comparant le signal de demande à la capacité des analystes de la DAIPRP, et par les mises à jour des N1 sur l'exécution de leurs tâches décrites dans la présente directive;
      5. Mettre à jour et attribuer chaque année la lettre d'entente relative à l'AIPRP aux fins de signature par le N1;
      6. Fournir à tous les N1 une ébauche des objectifs de rendement concernant la conformité à la Loi aux fins d'inclusion dans l'entente de rendement ou l'évaluation du rendement et des compétences de tous les employés ayant des responsabilités en matière d'AIPRP comme tâche principale ou secondaire; et
      7. Collaborer avec le conseiller juridique des Forces canadiennes, les pairs du gouvernement du Canada et l'équipe de la politique d'AIPRP du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada pour évaluer les obstacles à un accès égal à l'AIPRP et les directives pertinentes, en vue de l'examen des lois qui doit commencer en juin 2025.
    7. Aviation royale canadienne.
      1. À compter du 1er août 2025, fournir à la Direction de la gestion des connaissances et de l'information les données formatées Canada ouvert nécessaires pour reprendre la divulgation proactive de tous les vols d'affaires effectués par le gouverneur général, le premier ministre et des députés.
    8. Commandement du personnel militaire / Chef du personnel militaire
      1. À compter du 1er juin 2025, donner des directives aux N1 au sujet de la nécessité d'appuyer les militaires des FAC en transition en leur fournissant, au minimum, des copies de leur fiche de conduite (s'il y en a une) et de leur sommaire des dossiers du personnel militaire avant ou à l'entrevue finale de libération, ainsi qu'une copie de leurs dossiers médicaux et dentaires, sur demande;
      2. Au plus tard le 31 décembre 2025, sur demande, fournir aux militaires des FAC en transition des copies de leurs dossiers médicaux et dentaires avant leur libération, ainsi que de leur dossier d'états de service (communément appelé « dossiers du personnel ») après la vérification de la libération. Il faudra notamment mettre en place des politiques concernant les vétérans qui n'ont pas eu accès à ces documents avant leur libération; et
      3. Au plus tard le 1er novembre 2025, élaborer et mettre en œuvre un plan visant à numériser entièrement tous les dossiers du personnel (dossiers médicaux, dentaires et états de service) dans les deux ans suivant la publication de la présente directive pour faciliter la communication de ces renseignements aux militaires des FAC, sur demande.
    9. Secrétaire général
      1. En coordination avec le SMA (Affaires publiques), organiser une séance d'information trimestrielle de la haute direction par l'entremise de la table de gouvernance appropriée pour examiner la conformité ministérielle à l'AIPRP.

Commandement

  1. (SC) Bureau de première responsabilité.  SMA (Affaires publiques).
  2. (SC) Bureau consultatif. SMA (Services numériques).
  3. (SC) Point de contact. Directeur exécutif, Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels.

M.A.J. Carignan
La générale
Chef d'état-major de la Défense

Stefanie Beck
Sous-ministre

Liste de distribution

Action

  1. VCEMD
  2. Cmdt NORAD/CmdtA NORAD
  3. DEM EMIS
  4. Cmdt MRC
  5. Cmdt AC
  6. Cmdt ARC
  7. Cmdt COMPERSMIL
  8. Cmdt COIC
  9. Cmdt COMRENSFC
  10. Cmdt COMFOSCAN
  11. Cmdt CCPC
  12. JAG 
  13. CANMILREP NATO
  14. CmdtA JFC Naples
  15. GSN
  16. SMA(Pol)
  17. SMA(Mat)
  18. SMA(Fin)/DPF 
  19. SMA(IE)
  20. SMA(RH-Civ) 
  21. SMA(RDDC)
  22. SMA(SE)
  23. SMA(AP)
  24. CJFC
  25. Sec Gén

Information

  1. Min DN
  2. Min DN délégué
  3. SCESSNR

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