Sélection de la langue

Gouvernement du Canada / Government of Canada

Recherche

Contrôle des pouvoirs de signer des documents financiers

Manuel d'administration financière (MAF), chapitre 1014-4-1

En cas d'inconsistance ou de conflit entre les versions du document posté sur le site Canada.ca et l'intranet de l'Équipe de la Défense, la version postée sur l'intranet de l'Équipe de la Défense prévaudra.

Sur cette page

Haut de la page

  1. 1. Date d'entrée en vigueur

    1. 1.1 Cette politique entre en vigueur le 26 février 2023
    2. 1.2 Cette politique remplace la version précédente du chapitre 1014-4-1, Contrôle des pouvoirs de signer des documents financiers du Manuel d'administration financière (MAF) publiée le 17 octobre 2022.
    3. 1.3 La présente politique a été approuvée par le sous-ministre adjoint (Finances) (SMA(Fin)) le 26 février 2023.

    Haut de la page

  2. 2. Application

    1. 2.1 Le présent chapitre du MAF fournit les directives concernant les pouvoirs de signer des documents financiers qui sont délégués par le ministre de la Défense nationale (min DN) et par le sous-ministre de la Défense nationale (SM) et s'applique à toute personne participant à l'exercise, à la gestion et au contrôle de ces pouvoirs.

    Haut de la page

  3. 3. Contexte

    1. 3.1 Chaque fois que des fonds publics sont dépensés, il est nécessaire de s'assurer que le ministère de la Défense nationale (MDN) ou les Forces armées canadiennes (FAC) disposent de l'autorisation nécessaire du Parlement pour utiliser les fonds à cette fin.
    2. 3.2 Des pouvoirs particuliers pour la dépense des fonds publics sont conférés au min DN ainsi qu'au SM par l'entremise de lois adoptée par le Parlement, comme la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP), la Loi sur la défense nationale, les lois annuelles sur les crédits et les règlements d'application de ces différentes lois.
    3. 3.3 Le min DN et le SM délèguent ces pouvoirs afin de permettre aux fonctionnaires responsables de les aider à s'acquitter de leurs fonctions en matière d'administration financière du MDN et des FAC.
    4. 3.4 Le Ministère doit gérer la délégation des pouvoirs conformément aux directives, aux politiques et aux lois du Conseil du trésor (CT). Compte tenu du large éventail de pouvoirs délégués, ainsi que de la nature et de la complexité des programmes du MDN et des FAC, le Ministère se retrouve confronté à des situations uniques qui peuvent ne être abordées ou traitées de manière détaillée dans les instruments de politique du CT.

    5. 3.5 Par conséquent, la présente politique doit être appliquée conjointement avec et après la lecture de ce qui suit :

      • Politique sur la gestion financière du CT;
      • Directive sur la délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers du CT;
      • Guide de délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers du CT;
      • Délégation des pouvoirs de signature en matière d'administration financière pour le MDN et les FAC (A-FN-100-002/AG-006), y compris la matrice (l'instrument de délégation).
    6. 3.6 Les modifications apportées au présent chapitre du MAF à des fins de clarification ou d'harmonisation temporaire avec les politiques nouvellement publiées par le CT ou le MDN et les FAC, ou encore pour accorder des exemptions à des éléments autres que ceux couverts par l'instrument de délégation peuvent être autorisées par le sous-ministre adjoint (Finances)/directeur général - Gouvernance financière stratégique/directeur - Politique financière (SMA(Fin)/DG GFS/DP Fin).
    7. 3.7 Tous les documents financiers présentés à l'appui des transactions doivent être conservés pendant six ans à compter de la fin de l'exercice financier au cours duquel la transaction s'est déroulée. Lors de la création d'un compte client, toute la documentation est conservée jusqu'au règlement du compte. Dans le cas où une poursuite au criminel, une mesure disciplinaire ou une mesure de recouvrement est entreprise, toute la documentation doit être conservée et protégée durant les six exercises financièrs qui suivent la fin du processus.
    8. 3.8 Veuillez vous reporter à l'annexe A pour les définitions applicables à cette politique et la liste des acronymes utilisés.

    Haut de la page

  4. 4. Objectifs et résultats escomptés

    1. 4.1 Les objectifs de la politique sont les suivants :

      • Fournir des directives sur les politiques et les pratiques de gestion financière du MDN et des FAC pour la délégation des pouvoirs qui sont propres au Ministère et qui ne sont pas abordées dans les politiques, les directives, les normes et les lignes directrices du CT;
      • Identifier les principaux intervenants du MDN et des FAC qui participent à l'exercice, à l'administration et aux contrôles des pouvoirs délégués et énoncer leurs rôles et responsabilités.

    2. 4.2 Les résultats escomptés de la mise en œuvre de la présente politique comprennent ce qui suit :

      • Une gouvernance, une surveillance et un contrôle interne efficaces de l'administration des pouvoirs délégués;
      • Les dépenses utilisant les fonds publics du MDN et des FAC sont effectuées sous l'autorité appropriée et de façon à sauvegarder les ressources gouvernementales;
      • Les principaux intervenants du MDN et des FAC connaissent et comprennent leurs rôles et responsabilités en ce qui a trait à la délégation des pouvoirs;
      • Les personnes exercent les pouvoirs délégués en ayant un formulaire de délégation des pouvoirs (formulaire de DdP) valide, après avoir complété la formation requise, et d'une manière conforme à la présente politique et à l'instrument de délégation.

    Haut de la page

  5. 5. Exigences

    Responsabilité budgétaire

    1. 5.1 Afin de s'assurer que les ressources financières sont en lignes avec les priorités du MDN et des FAC et d'établir des lignes de responsabilité claires en matière de gestion et d'administration financières, la structure financière du MDN et des FAC dans le système de gestion financière (SGF) est alignée avec l'inventaire des programmes du ministère et les structures organisationnelles de niveau un (N1).
    2. 5.2 Cet alignement permet d'effectuer le rapport et le contrôle budgétaire, en partie, sur la base de centres de responsabilité. Il fournit le cadre de la délégation des pouvoirs aux postes ayant une responsabilité budgétaire à l'égard des activités de programme et les tient responsables des résultats.
    3. 5.3 Aux fins de la présente politique, un gestionnaire de centre de responsabilité (gestionnaire de CR) est défini comme le titulaire d'un poste qui dispose d'un budget et est investi du pouvoir de dépenser et du pouvoir d'attester les dépenses en vertu de la LGFP.
    4. 5.4 Au MDN, les centres de responsabilité d'une allocation budgétaire sont couramment identifiés à l'aide de centre de fonds. Du point de vue de la gestion des coûts, les centres de coûts et les structures de répartition du travail peuvent aussi être utilisés pour identifier les centres de responsabilité dont relèvent les transactions si le centre de coûts représente une unité organisationnelle, ou si la structure de répartition du travail représente un projet dont le gestionnaire de CR est le seul responsable.
    5. 5.5 Un seul gestionnaire de CR peut être désigné comme titulaire du budget d'un centre de responsabilité. Plusieurs gestionnaires de CR ne peuvent pas avoir le(s) même(s) centre(s) de responsabilité sur leur formulaire de DdP, car cela entraînerait une perte de responsabilité sur le budget.
    6. 5.6 Les gestionnaires de CR doivent exercer les pouvoirs qui leur sont délégués avec prudence afin de garantir la légitimité, l'exactitude et l'exhaustivité des transactions; tout surveillant les dépenses par rapport à leur budget afin de ne pas dépasser leurs allocations.

    Délégation aux postes

    1. 5.7 La matrice de délégation des pouvoirs de signature en matière financière (la matrice), dans l'instrument de délégation, est utilisée par le min DN et le SM pour déléguer leurs pouvoirs.
    2. 5.8 Les pouvoirs dans la matrice sont délégués à des postes identifiés par leur titre. Les titulaires de ces postes ne peuvent pas sous-déléguer ces pouvoirs, c'est à dire qu'ils ne peuvent pas autoriser un subalterne à exercer les pouvoirs détenus par leur supérieur si ces pouvoirs n'ont pas été délégués au poste du subalterne par le SM ou le min DN par l'entremise de l'instrument de délégation.
    3. 5.9 Comme la matrice ne peut pas contenir tous les postes nécessitant des pouvoirs au sein du MDN et des FAC, des titres de postes génériques ont été définis pour divers niveaux de gestion et pour différents rôles fonctionnels. Ces postes génériques apparaissent sous la section « Pouvoirs ministériels - postes généraux » de la matrice et sont définis à la section 6 - Titres des postes de l'instrument de délégation.
    4. 5.10 Le poste d'un titulaire doit répondre à la définition d'un titre générique avant que le formulaire de DdP correspondant à ce titre puisse être émis à son nom.
    5. 5.11 Le Tableau d'équivalence des postes de l'instrument de délégation énumère tous les postes reconnus équivalant aux postes génériques, de commandant de base à conseillers de niveaux un. Les postes se voient déléguer les mêmes pouvoirs que leur équivalent générique, sauf indication contraire dans l'instrument de délégation, y compris la matrice.
    6. 5.12 Les pouvoirs délégués doivent être exercés conformément aux exigences de l'instrument de délégation. Ce document fournit des directives obligatoires sur l'interprétation et l'application des pouvoirs et de leurs restrictions. Il définit les éléments et les symboles de la matrice, et décrit les principes qui doivent être suivis. Les lecteurs doivent se référer à l'instrument de délégation afin d'obtenir des renseignements sur ces questions.

    Désignation d'une personne

    1. 5.13 Les formulaires de DdP sont utilisés pour désigner les personnes à exercer les pouvoirs délégués à leur poste.
    2. 5.14 Aucune personne ne peut exercer les pouvoirs délégués à leur poste sans avoir un formulaire de DdP valide, à l'exception du min DN et du SM/SM par intérim qui n'en ont pas besoin.
    3. 5.15 Un formulaire de DdP est créé lorsque le supérieur d'un poste s'est assuré qu'il est nécessaire pour le titulaire du poste d'en exercer les pouvoirs afin de s'acquitter de ses fonctions. Une fois le formulaire certifié par le désignateur, le titulaire peut commencer à exercer les pouvoirs.
    4. 5.16 Le formulaire de DdP documente les pouvoirs que le titulaire est autorisé à exercer et certifie qu'il possède les connaissances et la formation nécessaires pour exercer lesdits pouvoirs de façon responsable.
    5. 5.17 Toutes les personnes doivent suivre la formation requise pour leur poste ou leur grade avant qu'un formulaire de DdP puisse être émis à leur nom.
    6. 5.18 Personne ne peut exercer ses pouvoirs délégués de dépenser et financiers relativement à une opération dont il ou elle peut tirer un bénéfice personnel.
    7. 5.19 Pour de plus amples renseignements sur le processus de création de formulaires de DdP, veuillez vous référer aux procédures de délégation des pouvoirs.

    Qui peut avoir un formulaire de DdP

    1. 5.20 Les formulaires de DdP sont requis pour le sous-ministre délégué principal, le chef d'état-major de la défense (CEMD), les conseillers de N1 et tout les postes subalternes pour lesquels les titulaires doivent exercer les pouvoirs délégués dans la matrice.

    2. 5.21 Bien que les entrepreneurs et la plupart des employés occasionnels ne soient pas autorisés à exercer des pouvoirs en matière d'administration financière, les titulaires suivants peuvent recevoir un formulaire de DdP :

      • Les employés du MDN nommés pour une période indéterminée;
      • Les employés du MDN nommés pour une période déterminée;
      • Les employés occasionnels du MDN qui occupent un poste établi (avec l'approbation préalable du contrôleur N1);
      • Les membres de la Force régulière ou de la Force de réserve des Forces armées canadiennes qui occupent un poste établi;
      • Le personnel exonéré du Cabinet du min DN (il est à noter qu'il ne peut pas être désigné pour déléguer les pouvoirs du min DN concernant l'embauche, l'établissement des salaires et leurs augmentations ou la cessation d'emploi de son propre personnel exonéré);
      • Les employés nommés pour une période indéterminée d'autres ministères fédéraux ou d'autres gouvernements qui sont détachés ou affectés à un poste du MDN;
      • Les employés nommés pour une période indéterminée qui occupent un poste dans un autre ministère figurant dans la matrice de délégation;
      • Le personnel des fonds non publics, Forces canadiennes, conformément aux conditions indiquées dans l'instrument de délégation;
      • Les participants à Échanges Canada et au Programme d'échange d'officiers affectés à un poste au MDN. L'entente d'affectation doit indiquer que le titulaire exercera les pouvoirs liés au poste tels qu'ils sont définis par la matrice de délégation, et les modalités de l'entente doivent tenir compte de questions comme la fiabilité, les secrets officiels et les conflits d'intérêts;
      • Le personnel engagé localement à l'étranger (engagé à titre d'employé du ministère à temps plein).
    3. 5.22 Dans des circonstances exceptionnelles, le min DN peut décider de déléguer des pouvoirs financiers (p. ex. en vertu des articles 33 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP)) à des personnes de l'extérieur de la fonction publique. Le cas échéant, le ministre doit désigner la personne par écrit, sous réserve de l'application de contrôles appropriés et qu'une formation soit dispensée pour faire en sorte que les pouvoirs soient exercés adéquatement.

    Qui peut désigner une personne

    1. 5.23 Le désignateur doit être le supérieur immédiat dont relève le poste du titulaire, sauf indication contraire ci-dessous.
    2. 5.24 Un désignateur n'a pas besoin d'avoir son propre formulaire de DdP pour certifier les formulaires de ses subordonnés, sauf lorsqu'il certifie des formulaires pour des administrateurs de centre de responsabilité (administrateur de CR), des agents/commis d'approvisionnement et des agents/commis de négociation des contrats.

    3. 5.25 Les administrateurs de CR, les agents/commis d'approvisionnement et les agents/commis de négociation des contrats exercent des pouvoirs au nom de leur désignateur, qui reste responsable des transactions qui en découlent. Pour cette raison, le désignateur doit disposer d'un formulaire valide et ne peut attribuer des pouvoirs que jusqu'aux niveaux reflétés sur son propre formulaire de DdP. Aussi :

      • Le désignateur pour les agents/commis d'approvisionnement doit être au niveau minimal de chef de section, et relever directement d'un directeur/commandant de base ou d'un poste équivalent;
      • Le désignateur pour les agents/commis de négociation des contrats doit être une autorité contractante (c.-à-d. le titulaire d'un poste « autre gestionnaire de CR » ou d'un poste supérieur qui s'est vu déléguer le pouvoir de passation de marchés dans la matrice).
    4. Remarque : Les spécialistes d'approvisionnement du SMA(Mat), les agents d'approvisionnement principaux du SMA(Mat), ainsi que les agents/commis d'approvisionnement du SMA(Mat) ne peuvent pas désigner d'autres personnes dans les postes ci-dessus pour exercer les pouvoirs qui leur ont été accordés dans la section des postes particuliers de la matrice.
    5. 5.26 Les agents/commis payeurs et les agents/commis de la rémunération et des avantages sociaux qui exercent le pouvoir en vertu de l'article 33 de la LGFP doivent être désignés par le contrôleur du bureau régional de la comptabilité ministérielle (BRCM). Les agents ou commis de la rémunération et des avantages sociaux qui n'exerceront que le pouvoir en vertu de l'article 34 de la LGFP peuvent être désignés par le gestionnaire de CR dont ils relèvent.
    6. 5.27 Les contrôleurs du BRCM doivent faire certifier leur formulaire de DdP par leur supérieur.
    7. 5.28 Le formulaire de DdP de l'ombudsman du MDN et des FAC doit être certifié par le SM, sur recommandation de son supérieur, le min DN.
    8. 5.29 Le Directeur - Réclamations et contentieux des affaires civiles certifie les formulaires de DdP pour les postes d'assistant du juge-avocat général (AJAG), d'avocat militaire déployé, d'avocat militaire/conseiller juridique, de parajuriste principal ou de parajuriste afin qu'ils puissent exercer les pouvoirs de règlement des réclamations en responsabilité conformément au paragraphe 6.11, Réclamations et contentieux des affaires civiles de l'instrument de délégation.

    Domaine de compétence

    1. 5.30 Chaque poste de la matrice possède un domaine de compétence spécifique qui constitue une limite essentielle de ses pouvoirs délégués, c'est-à-dire qu'une personne ne peut exercer des pouvoirs que dans le domaine de compétence spécifiée pour son poste.

    2. 5.31 Il y a quatre domaines de compétence distincts :

      • Ministère : fait référence au Ministère, qui comprend les FAC, et aux budgets associés;
      • Forces armées canadiennes (FAC): fait référence aux FAC et aux budgets associés;
      • Organisation du titulaire (Org) : fait référence à l'organisation même de l'individu et au(x) budget(s) qui lui sont associé(s);
      • Fonction: fait référence à l'expertise fonctionnelle de l'individu, telle que reflétée dans sa description de poste. Elle ne fait pas référence au domaine budgétaire du MDN et des FAC, sauf dans les cas indiqués ci-dessous.

    3. 5.32 Les postes suivants ne sont pas limités au budget de l'organisation du titulaire :

      • Agents de la rémunération et des avantages sociaux (agents/commis) exerçant leur pouvoir en vertu de l'article 34 ou 33 de la LGFP (salaires et avantages sociaux);
      • Agents payeurs (agents/commis);
      • Postes prévus à la colonne 5 - Avantages du service à l'étranger sur les transactions d'aide au transport.
    4. Bien que ces postes ne soient pas limités au budget de l'organisation du titulaire, le désignateur doit restreindre le domaine de compétence comme il le juge approprié à des fins de contrôle local.
    5. Les autres postes ayant un domaine de compétence fonctionnel ne peuvent pas imputer un budget détenu en dehors de l'organisation du titulaire, sauf lorsqu'un cadre de contrôle est autorisé et établi, conformément à la section Considérations particulières du présent chapitre du MAF.
    6. Conformément au paragraphe 3.6.1 de l'instrument de délégation, les administrateurs de CR, les agents/commis d'approvisionnement et les agents/commis de négociation des contrats peuvent exercer des pouvoirs d'exécuter une transaction (passation de marchés) sur le même domaine de compétence que leur désignateur. Toutefois, les administrateurs de CR et les agents/commis d'approvisionnement ne peuvent pas imputer un montant à un budget existant à l'extérieur de leur organisation, sauf si un cadre de contrôle est en place, conformément à la section Considérations particulières du présent chapitre du MAF. Ces postes sont soumis aux restrictions détaillées dans la section Restrictions du présent document, et plus particulièrement au paragraphe 5.39.

    Restrictions

    1. 5.35 Les pouvoirs peuvent être accordés en totalité ou restreints. Si certaines restrictions figurent sur le formulaire de DdP d'une personne, d'autres se trouvent dans l'instrument de délégation, y compris la matrice.
    2. 5.36 Dans l'instrument de délégation, les restrictions peuvent être des limites maximales en dollars à ne pas dépasser. Les montants sont exprimés en dollars canadiens et comprennent les taxes applicables, sauf indication contraire dans les notes.
    3. 5.37 Les restrictions dans l'instrument de délégation peuvent également être de nature fonctionnelle, imposées par la législation, le gouvernement ou les politiques du MDN et des FAC. Dans ces cas, les pouvoirs délégués sont soumis aux conditions énoncées dans l'instrument de délégation. Les personnes désignées avec un formulaire de DdP doivent consulter les notes de l'instrument de délégation pour chaque pouvoir (colonne) afin de bien comprendre la portée, l'étendue et la nature des pouvoirs reflétés sur leur formulaire.
    4. 5.38 Sur un formulaire de DdP, des restrictions supplémentaires devraient être imposées par le désignateur, losque nécessaire, à des fins de contrôle local et pour harmoniser les pouvoirs avec les fonctions et les responsabilités du poste. Ces restrictions supplémentaires peuvent être des limites aux montants en dollars, aux types de transactions, aux véhicules contractuels, aux activités opérationnelles, aux emplacements géographiques, aux unités organisationnelles ou toute autre limitation jugée appropriée par le désignateur.
    5. 5.39 Le désignateur pour les administrateurs de CR, les agents/commis d'approvisionnement et les agents/commis de négociation des contrats doit s'assurer que toutes les restrictions « R » sont définies sur le formulaire. Les pouvoirs de ces postes ne doivent pas dépasser les niveaux figurant sur le formulaire du désignateur; et, pour les administrateurs de CR, ils ne doivent pas dépasser ceux qui sont délégués au poste « Autres gestionnaires de CR » dans la matrice.

    Répartition des tâches

    1. 5.40 Lorsque des responsabilités sont attribuées aux personnes impliquées dans le processus de gestion des dépenses, les exigences de contrôle interne demandent que certaines fonctions soient séparées.
    2. 5.41 Le pouvoir de passation de marchés (transaction) et le pouvoir d'attestation (article 34 de la LGFP) ne peuvent être exercés sur la même transaction par la même personne.
    3. 5.42 Parallèlement, l'article 34 de la LGFP (pouvoir d'attestation) et l'article 33 de la LGFP (pouvoir de payer) ne peuvent être exercés sur la même transaction par la même personne.
    4. 5.43 Une liste complète des fonctions qui doivent être séparées ainsi que des renseignements sur les exceptions limitées pour les transactions de faible valeur et à faible risque figurent dans les paragraphes 5.9 à 5.12 du chapitre 1016-3 du MAF, Vérification des comptes - Article 34 de la LGFP, et dans les sections 5.1 et 5.2 des Instructions permanentes d'opération - De l'approvisionnement au paiement [PDF, 708 Ko] (accessible uniquement sur le réseau de la Défense nationale).

    Formation

    1. 5.44 Les titulaires ne peuvent exercer les pouvoirs délégués à leur poste que s'ils ont les connaissances et la formation nécessaires pour le faire, y compris une certification valide pour les cours obligatoires. Les lecteurs doivent se référer aux procédures de délégation des pouvoirs pour obtenir des informations complètes sur la formation obligatoire.
    2. 5.45 S'il y a des retards concernant l'accès à la formation sur la délégation de pouvoirs (FDP) de l'École de la fonction publique du Canada (EFPC), les gestionnaires et les cadres civils nouvellement nommés qui sont inscrits au cours peuvent temporairement exercer des pouvoirs délégués s'ils ont des résultats valides pour le cours sur la Gestion des dépenses, articles 32, 33, 34 de la LGFP (CGD) du Réseau d'apprentissage de la Défense. Si le cours à l'EFPC n'est pas réussi dans les 21 jours suivant sa disponibilité, les pouvoirs temporaires devront être révoqués.
    3. 5.46 Les officiers militaires nouvellement promus au grade de lieutenant-colonel/capitaine de frégate et les grades supérieurs disposent de 90 jours à compter de la date de leur promotion pour suivre la FDP de l'EFPC. Les majors/capitaines de corvette et les capitaines/lieutenants de vaisseau nouvellement nommés à un poste de commandant disposent également de 90 jours à compter de la date de leur nomination pour suivre la formation, conformément au message général des Forces canadiennes (CANFORGEN) 026/10.
    4. 5.47 Les personnes occupant un poste à titre intérimaire ou affectées temporairement à un poste sont assujetties aux mêmes exigences de formation obligatoire que le titulaire habituel du poste, à moins que la durée de la nomination intérimaire ou de l'affectation temporaire à un poste ne permette une exception, comme le précise la section suivante sur les Nominations intérimaires et les affectations.
    5. 5.48 Les employés occasionnels doivent satisfaire aux mêmes exigences de formation obligatoire que le titulaire habituel du poste. La courte durée de l'emploi occasionnel ne permet pas d'exemptions.

    Nominations intérimaires et affectations

    1. 5.49 Les personnes qui sont nommées temporairement à un poste autre que le leur peuvent être désignées pour exercer les pouvoirs délégués à ce poste à l'aide d'un formulaire de DdP de nomination intérimaire ou d'affectation temporaire.
    2. 5.50 Les personnes disposant d'un formulaire de DdP de nomination intérimaire ou d'affectation temporaire ne peuvent exercer les pouvoirs délégués qu'en l'absence du titulaire habituel.
    3. 5.51 Le désignateur qui atteste le formulaire de DdP de nomination intérimaire ou d'affectation temporaire doit être le même que celui qui atteste le formulaire pour le titulaire habituel du poste. Le formulaire de DdP doit indiquer « Intérimaire » ou « Affectation » devant le titre du poste du titulaire.
    4. 5.52 Le formulaire doit indiquer les dates inclusives de la nomination intérimaire ou de l'affectation temporaire dans la section Restrictions/Commentaires. Si la personne doit être nommée à titre intérimaire de façon intermittente au cours de cette période, plutôt que de préciser la période de nomination intérimaire ou d'affectation temporaire, le formulaire doit indiquer que chaque période spécifique de nomination intérimaire ou d'affectation temporaire sera activée par écrit (p. ex., par courriel) par le titulaire habituel du poste (indiquer le poste du titulaire) ou par le désignateur qui atteste le formulaire de DdP de nomination intérimaire ou d'affectation temporaire. Lorsque le titulaire habituel ou le désignateur souhaite que la personne exerce des fonctions à titre intérimaire, une copie de la demande d'activation doit être envoyée au contrôleur du BRCM afin d'être conservée en dossier à des fins de vérification.

    5. 5.53 Les personnes occupant un poste à titre intérimaire ou une affectation temporaire sont autorisées à signer des formulaires de DdP pour des subalternes, au besoin (p. ex., nouvel employé). Toutefois, il incombe au titulaire normal du poste ou au supérieur nouvellement nommé d'examiner ces formulaires dès que possible et au plus tard 90 jours après leur venue pour déterminer s'ils restent valides. Le résultat du processus doit être documenté et les mesures suivantes doivent être prises :

      • Si les formulaires restent valides, aucune action supplémentaire n'est requise;
      • Si les formulaires ne sont plus valides, ils doivent être désactivés et de nouveaux formulaires doivent être créés pour refléter les changements nécessaires.
    6. 5.54 Dans les cas où le supérieur est absent pour une longue période, la personne occupant son poste à la suite d'une nomination intérimaire doit vérifier les formulaires de ses subalternes immédiats afin de déterminer s'ils doivent être modifiés ou annulés.
    7. 5.55 Les personnes occupant un poste à titre intérimaire ou une affectation temporaire pour une période de quatre mois ou plus doivent satisfaire aux exigences de formation relatives au poste intérimaire ou à l'affectation si elles veulent en exercer les pouvoirs délégués. Cela inclut l'obligation pour les gestionnaires civils et militaires de suivre la FDP de l'EFPC.
    8. 5.56 Les gestionnaires civils et militaires occupant un poste intérimaire ou une affectation pour une période de moins de quatre mois n'ont pas à compléter la FDP de l'EFPC, mais ils doivent avoir obtenu des résultats valables au CGD. Toutefois, si la durée totale du poste intérimaire ou de l'affectation est prolongée à quatre mois ou plus, la FDP de l'EFPC doit être complétée. Notez que lorsque prend fin le poste intérimaire ou l'affectation d'une personne, et que celle ci est nommée à nouveau pour occuper le même poste dans les 30 jours civils suivant la date d'achèvement, les périodes de nomination intérimaire ou d'affectation distinctes doivent être traitées comme une seule période.
    9. 5.57 Les lecteurs doivent se référer aux procédures de délégation des pouvoirs pour en savoir plus sur les exigences spécifiques en matière de formation et sur la manière de remplir les formulaires de DdP pour les nomination intérimaires et les affectations temporaires.

    Modifications et annulations

    1. 5.58 Les désignateurs doivent veiller à ce que de nouveaux formulaires soient préparés lorsque des modifications doivent être apportées à un formulaire de DdP existant.
    2. 5.59 Les désignateurs doivent également veiller à ce que les annulations soient effectuées lorsque nécessaires, de manière continue tout au long de l'année, afin d'éviter l'utilisation abusive des pouvoirs et de réduire l'effort requis pour mener la vérification annuelle.
    3. 5.60 Lorsqu'un supérieur quitte définitivement un poste, les supérieurs nouvellement nommés doivent examiner les formulaires de leurs subordonnés immédiats dès que possible et au plus tard 90 jours après leur arrivée pour déterminer s'ils restent valides conformément au paragraphe 5.53 et prendre les mesures appropriées si des modifications ou des annulations sont nécessaires.

    Vérification annuelle

    1. 5.61 Tous les formulaires de DdP et les processus de validation et d'authentification doivent être vérifiés chaque année avant le 15 novembre. La vérification doit être effectuée par le biais d'un processus d'examen documenté et vérifiable.

    2. 5.62 La vérification annuelle a pour but de confirmer ce qui suit :

      1. Que le tableau matriciel électronique dans le SGF est à jour et reflète fidèlement les délégations de la matrice de Délégation des pouvoirs de signature en matière d'administration financière pour le MDN et les FAC (A-FN-100-002/AG-006);
      2. Que les formulaires de DdP pour tous les titulaires autorisés à exercer le pouvoir de signer des documents financiers sont conformes à l'instrument de délégation approuvé le plus récent;
      3. Que les titulaires dont le nom figure sur le formulaire occupent toujours les postes indiqués sur leur formulaire de DdP et dans la matrice de délégation;
      4. Que les titulaires ont toujours besoin d'exercer le pouvoir de signer des documents financiers;
      5. Que les titulaires possèdent les connaissances requises, ont reçu la formation nécessaire et peuvent consulter les documents relatifs aux politiques et aux procédures.

    Répartition des responsabilités du BRCM

    1. 5.63 Étant donné que certains BRCM sont responsables d'organisations imposantes ou décentralisées, le contrôleur du BRCM peut exiger que des organisations financières subalternes (sur le terrain) ou des organisations financières de N1 (dans la région de la capitale nationale) les aident à s'acquitter de leurs responsabilités.
    2. 5.64 Toute répartition de responsabilités par le BRCM pour permettre au personnel financier d'agir en son nom doit être effectuée par écrit.
    3. 5.65 Le contrôleur du BRCM doit également s'assurer que l'unité possède la formation requise et une bonne compréhension de ses obligations. Le contrôleur du BRCM demeure imputable de ses responsabilités énumérées au paragraphe 6.12, même lorsqu'elles sont exercées par une autre unité.

    Considérations particulières

    1. 5.66 Les pouvoirs de dépenser et d'attester sont accordés aux gestionnaires de CR pour leur propre budget et en fonction de leur responsabilité et de leur obligation redditionnelle en matière de budget.
    2. 5.67 Dans certains cas, comme celui des budgets gérés centralement, il peut être nécessaire qu'un gestionnaire de CR (gestionnaire de CR originaire) autorise une personne d'une autre organisation à imputer des dépenses à son budget. Cette autorisation doit être fournie par écrit au moyen d'un cadre de contrôle établi avec un autre gestionnaire de CR (gestionnaire de CR récipiendaire).
    3. 5.68 Le cadre de contrôle élargit le domaine de compétence du gestionnaire de CR récipiendaire afin d'inclure, aux fins d'un besoin particulier uniquement, le codage financier indiqué dans le cadre.
    4. 5.69 L'autorisation peut comprendre le pouvoir d'engagement des dépenses, le pouvoir d'engager des fonds (LGFP, article 32) ou le pouvoir d'attestation (LGFP, article 34). Lorsque le pouvoir d'engager des dépenses est inclus dans l'autorisation, le cadre de contrôle doit indiquer une limite budgétaire que le gestionnaire de CR récipiendaire ne peut pas excéder, et les supérieurs des gestionnaires de CR originaire et récipiendaire doivent en être avisés.

    5. 5.70 Le cadre de contrôle doit indiquer :

      1. L'exigence spécifique pour le cadre;
      2. Le codage financier à utiliser;
      3. Les types de transactions en cause (p. ex. les déplacements);
      4. Les pouvoirs particuliers qui peuvent être exercés (c.-à-d. le pouvoir d'engagement des dépenses, le pouvoir d'engager des fonds (LGFP, article 32), ou le pouvoir d'attester (LGFP, article 34));
      5. La date d'expiration de l'autorisation. Pour les arrangements continus, l'autorisation doit être renouvelée annuellement au début de chaque année financière;
      6. Les limites budgétaires, si le pouvoir d'engagement des dépenses est inclus.
    6. 5.71 L'autorisation fournie dans ce cadre de contrôle ne doit pas excéder les pouvoirs et les niveaux figurant sur le formulaire de DdP des gestionnaires de CR originaires et récipiendaires.
    7. 5.72 La répartition des tâches doit être maintenue conformément aux paragraphes 5.40 à 5.43.
    8. 5.73 Un cadre de contrôle n'est pas nécessaire lorsqu'un gestionnaire de CR choisit de s'en remettre à des personnes extérieures à son organisation pour effectuer uniquement les différentes étapes du processus de vérification des comptes en vertu de l'article 34 de la LGFP. Cependant, les gestionnaires de CR doivent obligatoirement s'assurer que les personnes concernées ont la formation appropriée pour effectuer la vérification des comptes.
    9. 5.74 Si le gestionnaire de CR récipiendaire veut désigner des gestionnaires de CR subordonnés, des administrateurs de CR ou des agents/commis d'approvisionnement pour imputer le budget du gestionnaire de CR d'origine, cette désignation doit être indiquée et autorisée dans le cadre de contrôle. Le gestionnaire de CR récipiendaire doit s'assurer que tous les subordonnés qui imputent le budget ont les pouvoirs requis sur leur formulaire de DdP, ainsi que la formation et les connaissances nécessaires pour exercer ces pouvoirs de manière responsable.
    10. 5.75 Le cadre de contrôle doit clairement délimiter les responsabilités et indiquer que si le gestionnaire de CR d'origine reste responsable du budget, le gestionnaire de CR destinataire est responsable des transactions qui s'ensuivent, y compris celles effectuées par ses subordonnés.
    11. 5.76 Les gestionnaires de CR originaire et récipiendaire doivent tous deux s'assurer que l'autorisation est documentée adéquatement et qu'il y a preuve d'acceptation et de reconnaissance des responsabilités par les deux parties. La façon dont l'autorisation est documentée dépendra de la complexité de l'arrangement. L'autorisation peut prendre la forme d'une note de service signée ou d'un échange de courriels.
    12. 5.77 Le gestionnaire de CR récipiendaire doit fournir au contrôleur du BRCM la documentation relative au cadre de contrôle une fois que celui-ci aura été officiellement établi. La documentation doit inclure les détails de toute désignation connexe de subalternes afin de s'assurer que le BRCM en prenne connaissance avant d'effectuer des vérifications, conformément au chapitre 1016-4 du MAF, Gestion des paiements - Article 33 de la LGFP.
    13. 5.78 Si le gestionnaire de CR originaire ou le gestionnaire de CR récipiendaire quittent leur poste respectif, ce départ doit être communiqué à l'autre partie. Un nouveau cadre doit être rédigé dès que possible, et au plus tard huit semaines après la nomination d'un nouveau gestionnaire de CR ou d'un gestionnaire de CR intérimaire. Le nouveau cadre doit avoir le même format que le cadre original. Dans le cas d'un gestionnaire de CR interimaire, si la nomination intérimaire ou l'affectation est pour une période de moins de quatre mois, il peut simplement revoir le cadre de contrôle, et communiquer toute préoccupation à l'autre partie.
    14. 5.79 Les inscriptions aux cours, les ordres d'affectation, les messages liés au Programme des opérations et tâches des Forces canadiennes ainsi que les messages d'affectation et d'enrôlement, où les frais de voyage du participant sont imputés au budget de l'unité d'accueil ou à un budget central sont considérés comme donnant l'autorisation d'imputer des dépenses au budget du gestionnaire de CR originaire lorsqu'ils incluent les renseignements requis, conformément au paragraphe 5.70. Notez que le pouvoir d'engagement des dépenses pour les déplacements doit être conforme à la Directive sur les dépenses de voyages, d'accueil, de conférences et d'événements (DVACE) du CT.

    Haut de la page

  6. 6. Rôles et responsabilités

    Ministre de la Défense nationale et le sous-ministre

    1. 6.1 Le min DN et le SM sont responsables de ce qui suit :

      • Déléguer formellement par écrit leurs pouvoirs en matière d'administration financière aux postes au moyen de l'instrument de délégation, y compris de la matrice.

    Sous-ministre adjoint (Finances)/Dirigeant principal des finances (DPF)

    1. 6.2 Le SMA(Fin)/DPF est responsable de ce qui suit :

      • Toutes les responsabilités décrites à l'article 4.1 de la Directive sur la délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers du CT;
      • Fournir une orientation et des directives fonctionnelles en matière de finances à l'échelle du Ministère quant aux questions liées à la délégation des pouvoirs pour l'administration financière;
      • Déterminer les exigences en matière de formation en ce qui concerne le pouvoir d'engager des dépenses et les articles 32, 33 et 34 de la LGFP, qui s'ajoutent à celles que comportent les documents de politique du CT;
      • S'assurer que les personnes désignées pour exercer des pouvoirs ont suivi la formation requise;
      • Veiller à ce que les pouvoirs soient retirés ou restreints davantage s'il est établi qu'ils font l'objet d'un abus ou d'un usage inapproprié;
      • Signaler au SM toute difficulté importante, lacune en matière de rendement ou problème de conformité et lui présenter des recommandations pour y remédier.

    Sous-ministre adjoint (Infrastructure et environnement) (SMA(IE))

    1. 6.3 Le SMA(IE) est responsable de ce qui suit :

      • Déterminer les exigences en matière de formation en ce qui concerne le pouvoir d'exécuter des transactions immobilières, qui s'ajoutent à celles que comportent les documents de politique du CT.

    Conseillers de niveau un (N1)

    1. 6.4 Les conseillers de N1 sont responsables de ce qui suit :

      • Assurer la conformité à l'orientation fonctionnelle en matière de finances fournie par le DPF sur la gestion de la délégation des pouvoirs;
      • Veiller à ce que la structure de (centres de) responsabilité de leur organisation soit alignée avec sa structure organisationnelle et qu'il y ait un seul point de responsabilité (c.-à-d. un seul gestionnaire de CR responsable) pour les budgets individuels;
      • Assurer la conformité avec les procédures établies par le DISF;
      • S'assurer que leur organisation informe le DP Fin de tout titre de poste ou changement organisationnel qui pourrait avoir une incidence sur l'instrument de délégation;
      • S'assurer que leur organisation contribue à la mise à jour de l'instrument de délégation, y compris la matrice, pour les pouvoirs dont ils sont fonctionnellement responsables;
      • S'assurer que leur organisation fournit une interprétation des politiques et des conseils sur la délégation des pouvoirs dont ils sont fonctionnellement responsables.

    Directeur général - Gouvernance financière stratégique (DG GFS)

    1. 6.5 Le DG GFS est responsable de ce qui suit :

      • Veiller à ce que la présente politique tienne compte des situations et des circonstances uniques du MDN et des FAC;
      • Soutenir la mise en œuvre du présent chapitre du MAF par des politiques et des contrôles adéquats;
      • Veiller à ce que les processus opérationnels, les procédures et les systèmes connexes soutiennent adéquatement l'utilisation et la gestion des pouvoirs délégués conformément à la présente politique et à l'instrument de délégation, y compris la matrice;
      • Porter à l'attention du SMA(Fin)/DPF tout problème de conformité important à la présente politique et à l'instrument de délégation, y compris la matrice, dont il prend connaissance et formuler des recommandations sur la façon de le régler.

    Directeur général - Opérations et services financiers (DG OSF)

    1. 6.6 Le DG OSF est responsable de ce qui suit :

      • Fournir du soutien pour la mise en œuvre et le suivi de l'application de la présente politique;
      • Veiller à ce que les pratiques et les contrôles de gestion relatifs à la délégation des pouvoirs soient en place et conformes à la présente politique;
      • Promouvoir les pratiques exemplaires et les procédures ministérielles pour que le traitement des formulaires de DdP soit normalisé et conforme aux politiques dans l'ensemble du ministère;
      • Veiller à ce que la vérification annuelle de la délégation des pouvoirs soit effectuée conformément à la présente politique;
      • Signaler au DPF toute difficulté importante, lacune en matière de rendement ou problème de conformité et lui présenter des recommandations pour y remédier.

    Directeur - Politiques et procédures (Matériel) (DPPM)

    1. 6.7 Le DPPM est responsable de ce qui suit :

      • Élaborer et promulguer des politiques ministérielles sur la délégation de pouvoirs en matière d'acquisition, de gestion ou d'élimination du matériel;
      • Fournir une interprétation des politiques et des éclaircissements, le cas échéant, sur les questions de politique liées à la délégation de pouvoirs pour l'acquisition, la gestion ou l'élimination du matériel;
      • Déterminer les exigences de formation en ce qui concerne les pouvoirs d'acquisition, de gestion et d'élimination du matériel, qui s'ajoutent à celles que comportent les documents de politique du CT.

    Directeur - Politique financière (DP Fin)

    1. 6.8 Le DP Fin est responsable de ce qui suit :

      • Élaborer et promulguer des politiques ministérielles sur la délégation des pouvoirs et les questions connexes;
      • Fournir une interprétation des politiques et des éclaircissements, le cas échéant, sur les questions de politique liées à la délégation de pouvoirs pour l'administration financière;
      • Réviser les documents de procédures liées à la délégation des pouvoirs, afin de garantir la conformité aux lois et à la politique.

    Directeur - Intégration des systèmes financiers (DISF)

    1. 6.9 Le DISF est responsable de ce qui suit :

      • Fournir un soutien sur les changements de SGF, les améliorations du SGF et les exigences opérationnelles;
      • Élaborer et publier des procédures obligatoires conformes à la présente politique qui normalisent la façon dont les activités liées à la délégation des pouvoirs sont exécutées dans l'ensemble du MDN et des FAC;
      • S'assurer que le SGF du Ministère appuie adéquatement les activités liées à la délégation des pouvoirs.

    Directeur - Soutien et formation des systèmes d'analytique financière (DSFSAF)

    1. 6.10 Le DAFSSF est responsable de ce qui suit :

      • Maintenir la base de données des délégations de pouvoirs du SGF conformément à la présente politique, y compris au paragraphe 3.7 relatif à la conservation des documents électroniques.

    Bureau corporatif de comptabilité ministérielle (BCCM)

    1. 6.11 Le BCCM est responsable de ce qui suit :

      • Fournir des conseils et une orientation fonctionnelle obligatoire aux bureaux régionaux de comptabilité ministérielle (BRCM) en ce qui concerne l'application de la présente politique et des procédures connexes;
      • Promouvoir des procédures et des contrôles internes pour soutenir une application normalisée de la présente politique;
      • Établir et diffuser des procédures liées à la vérification annuelle, y compris à l'examen des formulaires de DdP, et aux processus de validation et d'authentification;
      • Assurer le suivi et la surveillance de la conformité du BRCM à la présente politique, à l'instrument de délégation, y compris la matrice ainsi qu'aux procédures et contrôles connexes.

    Contrôleur du Bureau régional de comptabilité ministérielle (BRCM)

    1. 6.12 Le contrôleur du BRCM est responsable de ce qui suit :

      • Veiller à la mise en œuvre complète de la politique dans leur région;
      • Effectuer une vérification annuelle des pouvoirs délégués, conformément aux paragraphes 5.61 à 5.65 du présent chapitre du MAF;
      • S'assurer que les personnes désignées par un formulaire de DdP ont suivi leur formation obligatoire et conservent une certification valide;
      • Examiner les formulaires de DdP nouvellement remplis pour vérifier leur conformité avec la présente politique et avec l'instrument de délégation, y compris la matrice, et approuver leur utilisation; ou sinon, aviser le titulaire et le désignateur de toute erreur ou omission dans le formulaire;
      • Se conformer au paragraphe 3.7 sur la conservation des dossiers en conservant au dossier les formulaires de DdP originaux signés, ainsi que toutes les demandes d'activation pour les nominations à titre intérimaire et les affectations temporaires;
      • Maintenir une liste/base de données des personnes ayant un formulaire de DdP en version papier jusqu'à ce que les formulaires soient téléchargés dans la base de données de délégation de pouvoirs du SGF;
      • Informer le désignateur si une personne abuse des pouvoirs ou les utilise de manière inappropriée; et transmettre le problème aux échelons supérieurs si aucune mesure corrective n'est prise.

    Contrôleurs de niveau un (N1)

    1. 6.13 Les contrôleurs de N1 sont responsables de ce qui suit:

      • Établir une structure de (centres de) responsabilité qui soit alignée avec la structure organisationnelle et qu'il y ait un seul point de responsabilité (c.-à-d. un seul gestionnaire de CR responsable) pour les budgets individuels;
      • Préparer, valider et émettre des formulaires de DdP pour les personnes de leur organisation N1 respective;
      • S'assurer que les contrôleurs subalternes se conforment à la présente politique et aux procédures lorsque le contrôleur N1 choisit de s'en remettre à eux pour la préparation, la validation et l'émission des formulaires de DdP pour les personnes au sein de l'organisation;
      • S'assurer que le BRCM est informé immédiatement si un formulaire de DdP est retiré ou restreint davantage;
      • S'assurer que la conformité à la présente politique est contrôlée au sein de leur organisation N1 respective;
      • S'assurer que tous les processus et contrôles associés à la délégation des pouvoirs fonctionnent efficacement;
      • S'assurer que les renseignements relatifs à la DdP sont consignés fidèlement dans le SGF.

    Désignateur

    1. 6.14 Le désignateur est responsable de ce qui suit :

      • Évaluer le besoin pour un titulaire d'exercer les pouvoirs de la matrice et, si jugé requis, veiller à ce que le titulaire reçoive le formulaire de DdP approprié pour son poste, conformément à l'instrument de délégation et à la présente politique;

      • Vérifier l'exactitude du formulaire de DdP et s'assurer que les niveaux d'autorité :

        1. Ne dépassent pas ceux délégués au poste dans la Matrice et les notes de l'instrument de délégation;
        2. Sont alignés avec les responsabilités du titulaire;
        3. Sont ajustés, si nécessaire, pour introduire des restrictions supplémentaires dans la section « Restrictions/Commentaires » du formulaire afin de tenir compte des facteurs de risque et des exigences locales en matière de contrôle.
      • S'assurer que le titulaire possède les connaissances nécessaires et qu'il a suivi toute la formation requise pour exercer les pouvoirs figurant sur son formulaire de DdP, et qu'il maintient à jour sa certification de cours;
      • Authentifier la signature du titulaire;
      • Lire, comprendre et signer l'Attestation par le désignateur sur le formulaire de DdP;
      • S'assurer que le titulaire a accès aux documents de politique et de procédure applicables à l'appui de l'exercice des pouvoirs délégués;
      • S'assurer de l'annulation d'un formulaire de DdP lorsque le titulaire a quitté le poste en informant le contrôleur du BRCM (par le biais de la chaîne de commandement financière fonctionnelle);
      • Informer le contrôleur du BRCM lorsque des modifications aux formulaires de DdP sont nécessaires et soumettre des formulaires de remplacement;
      • Veiller à ce que les pouvoirs délégués à un poste soient retirés ou restreints davantage s'il y a usage abusif ou inapproprié. Une surveillance plus étroite et des périodes probatoires peuvent être envisagées jusqu'à ce que le désignateur et le contrôleur du BRCM soient convaincus que la situation est réglée et qu'elle ne se reproduira plus.

    Titulaire

    1. 6.15 Le titulaire est responsable de ce qui suit :

      • Veiller à ne pas exercer de pouvoirs d'administration financière avant l'obtention d'un formulaire de DdP dûment rempli et certifié par le désignateur;
      • Comprendre les pouvoirs figurants sur leur formulaire de DdP et consulter les notes de l'instrument de délégation pour chaque pouvoir (colonne) afin de bien comprendre la portée, l'étendue et la nature des pouvoirs reflétés sur leur formulaire;
      • Acquérir et maintenir des certificats de formation valides, et attester qu'ils ont les connaissances ainsi que la formation nécessaires pour exercer les pouvoirs qui leur sont délégués de manière responsable;
      • Exercer leurs pouvoirs dans le respect de la présente politique et de l'instrument de délégation. Ceci implique de veiller à ce qu'ils ne dépassent pas les pouvoirs indiqués sur leur formulaire de DdP ou les restrictions indiquées dans les notes de l'instrument de délégation.

    Haut de la page

  7. 7. Conséquences de la non-conformité

    1. 7.1 Conformément à la Politique sur la gestion financière du CT, le SM est chargé de faire enquête et d'intervenir lorsqu'il y a des problèmes importants de non-conformité avec la présente politique. Le SM doit également assurer que des mesures correctives appropriées soient prises afin de régler ces cas de non-conformité au sein du MDN et des FAC. Le Cadre stratégique sur la gestion de la conformité du CT fournit une orientation sur les considérations à prendre en compte pour déterminer l'ensemble des conséquences, y compris les répercussions de la non-conformité, l'existence d'antécédents liés à la non-conformité, le caractère délibérée de la non-conformité et s'il y a d'autres circonstances.
    2. 7.2 Pour appuyer le SM dans ses responsabilités en vertu de la Politique sur la gestion financière du CT, le SMA(Fin)/DPF, ou dans le cas d'un militaire des FAC, la chaîne de commandement militaire selon les directives du SMA(Fin)/DPF, doit assurer que des mesures correctives soient prises et que les conséquences sont proportionnées à la nature de la non-conformité avec la présente politique. Ces mesures correctives et les conséquences peuvent comprendre une formation supplémentaire, la modification des procédures et des systèmes, la suspension des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers déléguées, des mesures disciplinaires ou d'autres mesures appropriées. Pour de plus ample renseignements veuillez-vous référer au Cadre stratégique sur la gestion de la conformité du CT.

    Haut de la page

  1. 8. Références

    1. 8.1 Lois

    2. 8.2 Instruments de politique de gestion financière du CT et des organismes centraux

    3. 8.3 Politiques de GF du MDN et des FAC

    4. 8.4 Guides, formulaires et autres outils de GF du MDN et des FAC

    Haut de la page

  1. 9. Demande de renseignements

    1. 9.1 Les questions concernant l'interprétation et la clarification de la politique doivent être adressées au contrôleur concerné.
    2. 9.2 Si le contrôleur local a besoin d'aide, la question cheminera par le biais de la chaîne de commandement financière.
    3. 9.3 Si le contrôleur N1 a besoin d'aide sur la question soulevée, il peut communiquer avec le BCCM.
    4. 9.4 Si le BCCM a besoin d'aide sur la question soulevée, il peut communiquer avec le Directeur - Politique financière.

    Haut de la page

  1. 10. Annexe A - Définitions et acronymes

    Définitions

    Les définitions qui suivent s'appliquent à la présente politique :

    Centre de responsabilité (CR)
    est une entité organisationnelle contre laquelle les transactions sont enregistrées dans le système de gestion financière. Aux fins de la délégation des pouvoirs, les centres de fonds, les centres de coûts et les structures de répartition du travail sont des codes financiers utilisés pour identifier les centres de responsabilité dans le champ de compétence du formulaire de DdP d'une personne sur laquelle elle peut exercer les pouvoirs indiqués sur son formulaire.
    Chef de section
    aux fins de la délégation des pouvoirs, le chef de section est un poste d'agent d'approvisionnement appartenant au groupe PG (civil) du niveau minimal PG6 (ou d'un autre groupe d'un niveau équivalent) ou un officier militaire détenant au moins le grade de lcol/capf.
    Instrument de délégation
    l'instrument de délégation comprend le document de politique sur la délégation intitulé « Délégation des pouvoirs de signature en matière financière du MDN et des FAC » (A-FN-100-002/AG-006), ainsi que la matrice.
    Déléguer
    est l'action par laquelle une personne (c.-à-d. le délégant) investie d'un pouvoir spécifique conféré par une loi attribue un pouvoir ou une fonction à une autre. Les pouvoirs sont délégués par le min DN et le SM à des postes identifiés par leur titre et non à des personnes identifiées par leur nom.
    Désignateur
    est la personne qui nomme officiellement le titulaire à un poste lui permettant d'exercer les pouvoirs particuliers délégués à ce poste.
    Désigner
    est l'acte de nominer officiellement une personne à exercer des fonctions ou des pouvoirs particuliers en raison de son poste.
    Domaine de compétence - Fonction
    indique que le titulaire du poste a le pouvoir d'agir, où cela est indiqué, lorsque cela s'applique à sa fonction particulière. Dans les cas où le titulaire doit imputer des budgets détenus en dehors de son organisation, il doit s'assurer qu'un cadre de contrôle est en place conformément à la section « Considérations particulières » du chapitre 1014‑4-1 du MAF, sauf pour les postes énumérés au paragraphe 5.32.
    Domaine de compétence - Forces armées canadiennes (FAC)
    indique que le titulaire du poste a le pouvoir d'agir, où cela est indiqué, au nom des FAC.
    Domaine de compétence - Ministère (MDN)
    indique que le titulaire du poste a le pouvoir d'agir, où cela est indiqué, au nom du Ministère, ce qui comprend les FAC.
    Domaine de compétence - Organisation du titulaire (Org)
    indique que le titulaire du poste a le pouvoir d'agir, où cela est indiqué, au nom de sa propre organisation.
    Gestionnaire de centre de responsabilité (CR)
    est le titulaire d'un poste qui, aux fins de la délégation des pouvoirs, dispose d'un budget et est investi du pouvoir de dépenser et du pouvoir d'attester les dépenses en vertu de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP). Les postes génériques de gestionnaire de CR se trouvent dans la section « Pouvoirs ministériels - Postes généraux » de la matrice et comprennent les « autres gestionnaires de CR », les conseillers de niveau 1 et tous les postes qui se trouvent entre eux.
    Pouvoirs d'attestation
    pouvoir permettant, en vertu de l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques, d'attester l'exécution d'un marché et son prix, ainsi que le droit ou l'admissibilité à un paiement.
    Pouvoirs de dépenser
    comprend trois éléments : le pouvoir d'engager des dépenses, le pouvoir d'engager des fonds et le pouvoir d'exécuter une opération (marchés).
    Pouvoirs délégués
    peut inclure des pouvoirs de dépenser (y compris de passation de marchés), des pouvoirs financiers et d'autres pouvoirs reflétés dans la matrice.
    Pouvoirs financiers
    comprend le pouvoir d'attestation (article 34 de la LGFP) et le pouvoir de payer (article 33 de la LGFP).
    Structure financière
    réfère aux hiérarchies des centres de fonds et des centres de coûts (les éléments des structures de répartition du travail sont liés aux centres de coûts).
    Système de gestion financière
    est une combinaison de processus opérationnels (de bout en bout, automatisés et manuels), de procédures, de contrôles, de données et d'applications logicielles, qui sont répartis en systèmes ministériels de gestion financière et du matériel, en systèmes de programme ou en systèmes centraux produisant de l'information financière et de l'information non financière connexe. Le système de gestion financière ministérielle du MDN comprend le SIGRD et inclut aussi tout système appelé à remplacer le SIGRD à l'avenir.
    Titulaire
    détenteur d'un poste, y compris une personne nommée de façon intérimaire ou temporaire.

    Acronymes

    BCCM
    Bureau corporatif de comptabilité ministérielle
    BRCM
    Bureau régional de comptabilité ministérielle
    CANFORGEN
    Message général des Forces canadiennes
    CEMD
    Chef d'état-major de la défense
    CGD
    Cours de gestion des dépenses
    CR
    Centre de responsabilité
    CT
    Conseil du Trésor
    DSFSAF
    Directeur - Analytique financière, soutien de systèmes et formation
    DG GFS
    Directeur général - Gouvernance financière stratégique
    DG OSF
    Directeur général - Opérations et services financiers
    DISF
    Directeur - Intégration des systèmes financiers
    DdP
    Délégation de pouvoirs
    DP Fin
    Directeur - Politique financière
    DPF
    Dirigeant principal des finances
    DPPM
    Directeur - Politiques et procédures (Matériel)
    DVACE
    Dépenses de voyages, d'accueil, de conférences et d'événements
    EFPC
    École de la fonction publique du Canada
    FAC
    Forces armées canadiennes
    FDP
    Formation en matière de délégation de pouvoirs
    LGFP
    Loi sur la gestion des finances publiques
    MAF
    Manuel d'administration financière
    MDN
    Ministère de la Défense nationale
    Min DN
    Ministre de la Défense nationale
    N1
    Niveau 1
    SGF
    Système de gestion financière
    SIGRD
    Système d'information de la gestion des ressources de la Défense
    SM
    Sous-ministre
    SMA
    Sous-ministre adjoint
    SMA(Fin)/DPF
    Sous-ministre adjoint (Finances)/dirigeant principal des finances
    SMA(IE)
    Sous-ministre adjoint (Infrastructure et environnement)
    SMA
    Sous-ministre adjoint (Matériels)

Haut de la page

Détails de la page

2024-06-05