Suivi sur l’audit des niveaux de service des ressources humaines

Février 2018

1259-3-0021(SMA[Svcs Ex])

Revu par le SMA(Svcs Ex) conformément à la Loi sur l’accès à l’information. Renseignements NON CLASSIFIÉS.

BPR
Bureau de première responsabilité
PAD
Plan d’action de la direction
RH
Ressources humaines
SMA(RH-Civ)
Sous-ministre adjoint (Ressources humaines – Civils)
SMA(Svcs Ex)
Sous-ministre adjoint (Services d’examen)
Tableau B-1. Tableau de bord du PAD. Ce tableau montre l’évaluation par le SMA(Svcs Ex) de l’avancement du PAD.
Recommandation Mesures de la direction BPR Évaluation par le SMA(Svcs Ex) de l’avancement du PAD
  1. Normes de service
  1. a) Valider les normes de service en vigueur et les mettre à jour, au besoin, et définir les mesures de référence.
SMA(RH-Civ) Mise en œuvre avancée
  1. b) Élaborer des indicateurs pour évaluer le rendement au regard des normes.
  1. c) Approuver les normes de service.
  1. d) Communiquer aux fournisseurs de service des RH et aux groupes clients les normes et les indicateurs de rendement.
  1. e) Mettre en œuvre un plan visant l’examen et la communication périodiques des normes de service.
  1. Renseignements sur la surveillance du rendement
  1. a) Élaborer des processus et des procédures normalisés pour faire le suivi des normes de service et établir les rapports connexes.
SMA(RH-Civ) Mise en œuvre avancée
  1. b) Communiquer les processus et les procédures normalisés.
  1. c) Mettre en œuvre les processus et les procédures normalisés pour soutenir le suivi.
  1. d) Assurer, de façon active et régulière, le suivi des normes de service et l’établissement des rapports connexes.
  1. e) Prendre des mesures de suivi, s’il y a lieu.
  1. Gestion des risques
  1. a) S’assurer que la matrice de risques pour le plan d’activités de niveau 2 et de niveau 3 inclut les risques associés à la prestation de service et les stratégies d’atténuation.
SMA(RH-Civ) Remplacement ou désuétude
  1. Capacité de prestation des services
  1. a) Revoir le Programme d’accréditation en dotation
SMA(RH-Civ) Mise en œuvre avancée
  1. b) Définir la gamme appropriée de fournisseurs de service requis.
  1. c) Élaborer un plan visant à acquérir suffisamment de fournisseurs de service accrédités et certifiés, dans le respect des restrictions et des plafonds des équivalents temps plein et des enveloppes des traitements et salaires.
  1. d) Contrôler le niveau des fournisseurs de service certifiés ou accrédités.
LÉGENDE
Remplacement ou désuétude Aucun progrès ou progrès négligeables Étape de planification Préparation en vue de la mise en œuvre Mise en œuvre avancée Mise en œuvre complète
Détails du tableau B-1 - Tableau de bord du PAD

Sommaire du tableau B-1 : Ce tableau montre l’évaluation par le SMA(Svcs Ex) de l’avancement du PAD. Il comprend quatre colonnes et sept rangées. Les recommandations du SMA(Svcs Ex) figurent dans la colonne de gauche. Pour chacune des quatre recommandations, il faut lire toute la rangée pour connaître les mesures de la direction, le BPR ainsi que l’évaluation que le SMA(Svcs Ex) fait de l’avancement du PAD. La sixième rangée consiste en une cellule qui indique la rubrique d’une légende. La septième rangée est une légende consistant en six colonnes qui illustrent la gamme des critères d’évaluation.


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Annexe C – État d’avancement détaillé du plan d’action de la direction

Recommandation no 1

Normes de service – Le SMA(RH-Civ) devrait examiner et transmettre les normes de service de manière périodique, surveiller le rendement régulièrement et prendre des mesures de suivi lorsque les normes ne sont pas respectées.

Tableau C1. État de la mise en œuvre des éléments du PAD relativement à la recommandation no1. Ce tableau résume l’avancement de la mise en œuvre des éléments de PAD relativement à la recommandation no1.
Mesures de la direction BPR Date cible Progrès réalisés à ce jour État du point de suivi
  1. a) Valider les normes de service en vigueur et les mettre à jour, au besoin, et définir les mesures de référence.
SMA (RHCiv) Septembre 2015 Les normes de service des RH ont été mises à jour; toutefois, en raison de la mise en œuvre d’un nouveau modèle de prestation de service, en avril 2017, ces normes devraient être réexaminées. Les mesures de base n’ont pas été établies. Mise en œuvre avancée
  1. b) Élaborer des indicateurs pour évaluer le rendement au regard des normes.
Des indicateurs pour évaluer le rendement en regard des normes ont été observés. Le SMA(RH-Civ) s’est engagé à atteindre des objectifs de rendement fondés sur l’établissement des priorités en matière de demandes de dotation. Mise en œuvre complète
  1. c) Approuver les normes de service.
Bien qu’on n’ait pas observé d’éléments de preuve clairs quant à l’approbation officielle des normes de service, on suppose qu’elles ont été approuvées étant donné qu’on y fait référence dans plusieurs documents ministériels approuvés par le SMA(RH-Civ), comme ses plans d’activités annuels. Mise en œuvre complète
  1. d) Communiquer aux fournisseurs de service des RH et aux groupes clients les normes et les indicateurs de rendement.
Les normes de service ont été publiées sur le site intranet du SMA(RHCiv). Des plans additionnels sont en place afin de communiquer directement au moyen de cette page intranet avec le personnel et les groupes clients. Mise en œuvre complète
  1. e) Mettre en œuvre un plan visant l’examen et la communication périodiques des normes de service.
On a observé un engagement à l’égard de la communication et de l’examen annuels des normes de service, une fois les données de base disponibles. La méthode d’examen des normes n’a pas été décrite. Étape de planification
Évaluation par le SMA(Svcs Ex) de l’avancement du PAD : Mise en œuvre avancée
Date cible mise à jour : 31 mars 2018
LÉGENDE Remplacement ou désuétude Aucun progrès ou progrès négligeables Étape de planification Préparation en vue de la mise en œuvre Mise en œuvre avancée Mise en œuvre complète
Détails du tableau C-1 - État de la mise en œuvre des éléments du PAD relativement à la recommandation no 1

Sommaire du tableau C-1 : Ce tableau résume l’avancement de la mise en œuvre des éléments de PAD relativement à la recommandation no 1. Il comprend cinq colonnes et dix rangées. La rangée supérieure est constituée d’une cellule qui contient la recommandation de l’audit. La deuxième rangée contient les rubriques des colonnes. Les PAD sont indiqués dans la colonne de gauche. Pour chacun des cinq éléments de PAD, il faut lire toute la rangée pour connaître le BPR, la date cible, les progrès réalisés à ce jour ainsi que l’état du point de suivi. La huitième rangée consiste en une cellule qui comprend l’évaluation globale de l’avancement de la recommandation entière. La neuvième rangée consiste en une cellule qui indique la date cible mise à jour. La dixième rangée est une légende qui décrit la gamme des critères d’évaluation.

Recommandation no 2

Tableau C-2. État de la mise en œuvre des éléments du PAD relativement à la recommandation no 2. Ce tableau résume l’avancement de la mise en œuvre des éléments de PAD relativement à la recommandation no 2.
Mesures de la direction BPR Date cible Progrès réalisés à ce jour État du point de suivi
  1. a) Élaborer des processus et des procédures normalisés pour faire le suivi des normes de service et établir les rapports connexes.
SMA (RHCiv) Janvier 2016 Un nouveau cadre de mesure de la dotation a été élaboré et mis en œuvre en avril 2017. Des outils de surveillance ont également été créés afin de saisir les dates importantes relativement aux opérations de service des RH. Ces données sont versées dans les tableaux des normes de service qui sont présentés à la haute direction et aux comités de RH. Les dates importantes ont été définies et documentées. Mise en œuvre complète
  1. b) Communiquer les processus et les procédures normalisés.
Plusieurs méthodes servant à communiquer les outils de suivi et les tableaux de rendement au personnel ont été observées. Des séances de formation ont été offertes et un document d’orientation est publié sur l’intranet. Mise en œuvre complète
  1. c) Mettre en œuvre les processus et les procédures normalisés pour soutenir le suivi.
Des processus pour soutenir la surveillance ont été mis en œuvre, mais ils ne sont pas normalisés. L’utilisation du registre de dotation varie beaucoup à l’échelle du pays relativement à la consignation des mesures de dotation complexes par les fournisseurs de service de RH. Mise en œuvre avancée
  1. d) Assurer, de façon active et régulière, le suivi des normes de service et l’établissement des rapports connexes.
Les normes de service font l’objet d’une surveillance et de rapports grâce à l’utilisation de tableaux de rendement qui sont présentés à la haute direction. Ces tableaux renferment des renseignements pertinents tels que des statistiques sur les normes de service et le nombre d’opérations. Mise en œuvre complète
  1. e) Prendre des mesures de suivi, s’il y a lieu.
Le SMA(RH-Civ) a commencé à recueillir des données sur le rendement à l’aide des outils de suivi. Des mesures de suivi seront établies et suivies lorsqu’un nombre suffisant de données aura été recueilli. Préparation en vue de la mise en œuvre
Évaluation par le SMA(Svcs Ex) de l’avancement du PAD : Mise en œuvre avancée
Date cible mise à jour : 31 mars 2018
LÉGENDE Remplacement ou désuétude Aucun progrès ou progrès négligeables Étape de planification Préparation en vue de la mise en œuvre Mise en œuvre avancée Mise en œuvre complète
Détails du tableau C-2 - État de la mise en œuvre des éléments du PAD relativement à la recommandation no 2

Sommaire du tableau C-2 : Ce tableau résume l’avancement de la mise en œuvre des éléments de PAD relativement à la recommandation no 2. Il comprend cinq colonnes et dix rangées. La rangée supérieure est constituée d’une cellule qui contient la recommandation de l’audit. La deuxième rangée contient les rubriques des colonnes. Les PAD sont indiqués dans la colonne de gauche. Pour chacun des cinq éléments de PAD, il faut lire toute la rangée pour connaître le BPR, la date cible, les progrès réalisés à ce jour ainsi que l’état du point de suivi. La huitième rangée consiste en une cellule qui comprend l’évaluation globale de l’avancement de la recommandation entière. La neuvième rangée consiste en une cellule qui indique la date cible mise à jour. La dixième rangée est une légende qui décrit la gamme des critères d’évaluation.

Recommandation no 3

Tableau C-3. État de la mise en œuvre des éléments du PAD relativement à la recommandation no 3. Ce tableau résume l’avancement de la mise en œuvre des éléments de PAD relativement à la recommandation no 3.
Mesures de la direction BPR Date cible Progrès réalisés à ce jour État du point de suivi
  1. a) S’assurer que la matrice de risques pour le plan d’activités de niveau 2 et de niveau 3 inclut les risques associés à la prestation de service et les stratégies d’atténuation.
SMA (RHCiv) Décembre 2015

La matrice de risque n’a pas été observée.

Le nouveau modèle de prestation de service permet de réaligner les ressources de dotation et de classification du centre régional de RH en une fonction nationale de dotation et de classification, ce qui rend la mesure de la direction pour les niveaux 2 et 3 désuète pour la suite. Bien que le concept de centre de service soit aboli, le SMA(RH-Civ) devrait continuer à relever et à évaluer les risques relatifs à la prestation de service à l’échelle nationale.

Remplacement ou désuétude
Évaluation par le SMA(Svcs Ex) de l’avancement du PAD : Remplacement ou désuétude
Date cible mise à jour : Sans objet
LÉGENDE Remplacement ou désuétude Aucun progrès ou progrès négligeables Étape de planification Préparation en vue de la mise en œuvre Mise en œuvre avancée Mise en œuvre complète
Détails du tableau C-3 - État de la mise en œuvre des éléments du PAD relativement à la recommandation no 3

Sommaire du tableau C-3 : Ce tableau résume l’avancement de la mise en œuvre des éléments de PAD relativement à la recommandation no 3. Il comprend cinq colonnes et six rangées. La rangée supérieure est constituée d’une cellule qui contient la recommandation de l’audit. La deuxième rangée contient les rubriques des colonnes. Les PAD sont indiqués dans la colonne de gauche. Pour l’élément de PAD, il faut lire toute la rangée pour connaître le BPR, la date cible, les progrès réalisés à ce jour ainsi que l’état du point de suivi. La quatrième rangée consiste en une cellule qui comprend l’évaluation globale de l’avancement de la recommandation entière. La cinquième rangée consiste en une cellule qui indique la date cible mise à jour. La sixième rangée est une légende qui décrit la gamme des critères d’évaluation.

Recommandation no 4

Tableau C-4. État de la mise en œuvre des éléments du PAD relativement à la recommandation no 4. Ce tableau résume l’avancement de la mise en œuvre des éléments de PAD relativement à la recommandation no 4.
Mesures de la direction BPR Date cible Progrès réalisés à ce jour État du point de suivi
  1. a) Revoir le Programme d’accréditation en dotation.
SMA (RHCiv) Décembre 2016 Les exigences de certification pour les fournisseurs de service des RH en dotation ont été revues afin que la certification puisse être accélérée. Mise en œuvre complète
  1. b) Définir la gamme appropriée de fournisseurs de service requis.;
La gamme appropriée de fournisseurs de service n’a pas encore été définie. Le nouveau cadre de mesure de la dotation du SMA(RH-Civ) permettra de recueillir des renseignements sur l’efficacité et l’efficience de la dotation. Le SMA(RH-Civ) compte utiliser ces renseignements pour déterminer la gamme appropriée de fournisseurs de service requis. Ce nouveau cadre de mesure de la dotation a été lancé en avril 2017. Mise en œuvre avancée
  1. c) Élaborer un plan visant à acquérir suffisamment de fournisseurs de service accrédités et certifiés, dans le respect des restrictions et des plafonds des équivalents temps plein et des enveloppes des traitements et salaires.
Dans le contexte de la mise en œuvre du nouveau modèle de prestation de service moderne, le SMA(RH-Civ) réaffectera ses ressources actuelles de manière à établir des capacités constantes en matière de RH. Il n’est pas prévu de recourir à des fournisseurs de service additionnels. Mise en œuvre complète
  1. d) Contrôler le niveau des fournisseurs de service certifiés ou accrédités..
Le niveau des fournisseurs de service certifiés ou accrédités fera l’objet d’une surveillance à l’aide des résultats du nouveau cadre de mesure de la dotation. La fin du cycle initial de rapports de ce cadre de mesure devrait correspondre à la fin de l’année financière 2017-2018. Mise en œuvre avancée
Évaluation par le SMA(Svcs Ex) de l’avancement du PAD : Mise en œuvre avancée
Date cible mise à jour : 31 mars 2018
LÉGENDE Remplacement ou désuétude Aucun progrès ou progrès négligeables Étape de planification Préparation en vue de la mise en œuvre Mise en œuvre avancée Mise en œuvre complète
Détails du tableau C-4 - État de la mise en œuvre des éléments du PAD relativement à la recommandation no 4

Sommaire du tableau C-4 : Ce tableau résume l’avancement de la mise en œuvre des éléments de PAD relativement à la recommandation no 4. Il comprend cinq colonnes et neuf rangées. La rangée supérieure est constituée d’une cellule qui contient la recommandation de l’audit. La deuxième rangée contient les rubriques des colonnes. Les PAD sont indiqués dans la colonne de gauche. Pour chacun des quatre éléments de PAD, il faut lire toute la rangée pour connaître le BPR, la date cible, les progrès réalisés à ce jour ainsi que l’état du point de suivi. La septième rangée consiste en une cellule qui comprend l’évaluation globale de l’avancement de la recommandation entière. La huitième rangée consiste en une cellule qui indique la date cible mise à jour. La neuvième rangée est une légende qui décrit la gamme des critères d’évaluation.

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