Enquêtes sommaires et commissions d’enquête

Institution gouvernementale

Ministère de la Défense nationale

Administrateur/trice gouvernemental responsable de l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP)

Vivian Chu
Directeur exécutif – Conformité, prévention de la fraude et Centre de soutien pour les enquêtes administratives
Sous-ministre adjoint (Services d’examen) [SMA(Svcs Ex)]

Responsable de l’institution gouvernementale ou délégué aux termes de l’article 10 de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Anne Bank, directrice exécutive
Directeur – Accès à l’information et protection des renseignements personnels (DAIPRP)

Description du programme ou de l’activité (selon le Cadre ministériel des résultats) :

Équipe de la Défense
Recruter, développer et appuyer une équipe de la Défense souple et diversifiée dans un milieu de travail sain et exempt de comportements dommageables; appuyer les familles des militaires; et répondre aux besoins de tous les militaires partant à la retraite, y compris ceux qui sont malades ou blessés. Renforcer les collectivités canadiennes en investissant dans la jeunesse.

Catégorie de documents ordinaires ou propres à l’institution :

MDN CNS 520
Carrières

Fichier de renseignements personnels ordinaires ou propres à l’institution :

MDN PPE 832
Commission d’enquête et enquêtes sommaires

Autorisations législatives de l’activité :

Le paragraphe 45(1) de la Loi sur la défense nationale (LDN) autorise la convocation d’une commission d’enquête pour examiner toute question relative à la direction, à la discipline, à l’administration ou aux fonctions des Forces armées canadienne (FAC), ou concernant un militaire.

En vertu de la LDN, le gouverneur en conseil et le ministre de la Défense nationale rédigent des règlements et des ordonnances qui concernant l’organisation, l’instruction, la discipline, l’efficacité et la bonne administration des Forces canadiennes et, d’une façon générale, en vue de l’application de la loi. Les Ordonnances et règlements royaux applicables aux Forces canadiennes (ORFC) ont été créés en vertu de ce pouvoir.

En ce qui concerne les commissions d’enquête et les enquêtes sommaires, le chapitre 21 du volume 1 de l’ORFC porte sur les exigences en matière d’enquêtes administratives; c’est la source juridique faisant autorité pour la réalisation des enquêtes.

Résumé du projet/de l’initiative/du changement :

La présente EFVP a été élaborée pour évaluer la façon dont les Forces armées canadiennes (FAC) mènent les enquêtes sommaires (ES) et les commissions d’enquête (CE), qui sont des enquêtes administratives relatives à différentes questions concernant des situations qui surviennent dans les FAC. Les ES et les CE ne sont pas des enquêtes disciplinaires où les conséquences seraient susceptibles d’entraîner un dépôt d’accusation ou de donner lieu à une cour martiale conformément au Code de discipline militaire.

En tant qu’enquêtes administratives, les ES et les CE portent sur toutes questions relatives au commandement, au contrôle et à l’administration des FAC. Il incombe aux responsables de faire des recherches détaillées et d’enquêter sur les évènements pour déterminer les faits, de rédiger des constatations et d’émettre des recommandations afin de prévenir la récurrence de situations défavorables, telles que les préjudices graves, les décès non liés au combat (notamment le suicide et les tentatives de suicide) et la perte de documents classifiés, entre autres.

Le Centre de soutien aux enquêtes administratives (CSEA) a été fondé en 2005 en vue d’améliorer et d’uniformiser la réalisation des ES et des CE. Le CSEA n’est pas chargé de mener les enquêtes administratives (ES et CE); son rôle est de soutenir les militaires qui doivent s’acquitter des tâches d’enquêteurs par la prestation de conseils, de pratiques exemplaires et de formations ainsi qu’en offrant des modèles et d’autres documents connexes. Conformément à la Directive et ordonnance administrative de la défense (DOAD) 7002-0, le CSEA est chargé :

1. d’élaborer, de mettre en œuvre et de gérer les politiques et procédures qui régissent la tenue des CE et des ES;
2. de donner des instructions concernant les aspects de procédure des CE et des ES. En partie, cette responsabilité a permis au CSEA de développer des formations solides quant à la réalisation des enquêtes administratives.
3. de signaler au SMA(Svcs Ex) tout cas de non-conformité à la DOAD 7002-0.
4. d’agir comme dépôt central de l’information pour tous les rapports de CE et tous les rapports d’ES exigeant l’approbation du chef d’état-major de la défense (CEMD), soit ceux qui portent sur les préjudices graves et les décès et qui sont rédigés au cours de ce que l’on appelle officieusement « enquêtes consignées ». Quant aux autres types d’ES ou de CE, appelées officieusement « enquêtes non consignées », le CSEA ne fait pas office de dépôt central officiel de l’information. Plutôt, il stocke certaines données dans son système de gestion des cas, mais les rapports d’enquêtes non consignées n’ont pas besoin de lui être envoyés. Ainsi, l’emplacement du dépôt central de l’information pour ces rapports d’enquêtes est à la discrétion de l’autorité demandeuse.

Dans certaines situations, telles que les décès ou les préjudices graves entraînant l’incapacité d’un militaire, le rapport final d’ES ou de CE est divulgué au représentant du militaire (souvent un plus proche parent) selon la procédure de divulgation proactive conformément au sous-alinéa 8(2)m)(i) de la Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP). Ainsi, le représentant du militaire n’est pas forcé de soumettre une demande officielle en vertu de la LPRP ou de la Loi sur l’accès à l’information. Le DAIPRP du ministère de la Défense nationale (MDN) est chargé de la révision des rapports finaux et du caviardage des renseignements personnels, lorsque la LPRP l’exige ou le permet, comme ceux de tiers.

Quatre risques ont été déterminés pendant la réalisation de l’EFVP, soit deux (2) faibles et deux (2) moyens. Une stratégie d’atténuation des risques a été élaborée pour réduire le risque à un niveau acceptable dans un délai raisonnable.

Identification et catégorisation des secteurs de risque

Dans la Directive sur l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, le Conseil du Trésor indique que l’EFVP doit comporter une section complète sur l’identification et la catégorisation des risques et rendre publiques les cotes de risque. Chaque secteur de risque dont le nom et la description figurent à l’annexe C de la Directive sur l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée reçoit une cote. L’échelle de risque chiffrée est présentée en ordre croissant : le premier niveau représente le niveau de risque le plus bas pour le secteur et le quatrième niveau représente le niveau de risque le plus haut pour le secteur. Pour la présente EFVP, les secteurs de risque et les niveaux de risque associés sont mentionnés ci-dessous :

Type de programme ou d’activité	Niveau de risque
Conformité/Enquêtes réglementaires et exécution de la réglementation Les renseignements personnels sont utilisés pour déceler la fraude ou enquêter sur les abus possibles au sein de programmes où les conséquences sont de nature administrative plutôt que pénale (p. ex. une interruption des prestations ou une vérification du dossier personnel d’impôt).	3
Type de renseignements personnels recueillis et contexte	Niveau de risque
Renseignements personnels de nature délicate, dont les profils détaillés, les allégations ou les soupçons, les échantillons de substances corporelles ou le contexte des renseignements personnels de nature particulièrement délicate. Par exemple : renseignements personnels qui révèlent des détails intimes sur la santé, la situation financière, la religion ou le mode de vie de la personne et qui, par association, révèlent des données semblables au sujet d’autres personnes comme des membres de la famille.	4
Participation des partenaires et du secteur privé au programme ou à l’activité	Niveau de risque
Avec d’autres institutions ou avec une combinaison des gouvernements fédéral, provinciaux et/ou municipaux.	3
Niveau de risque	Niveau de risque
Programme à long terme Programme existant qui a été modifié ou dont l’échéance n’est pas clairement établie.	3
Personnes concernées par le programme	Niveau de risque
Le programme touche certains individus à des fins administratives externes.	3
Technologie et vie privée
Les renseignements des enquêtes administratives sont recueillis et stockés dans les dépôts existants des FAC et du MDN qui sont approuvés pour le stockage et le traitement de renseignements jusqu’à Protégé B.
Transmission des renseignements personnels	Niveau de risque
Les renseignements personnels sont transférés à des dispositifs portatifs ou sont imprimés. Clé USB, disquette, ordinateur portatif, ou tout transfert de renseignements personnels à un support de données différent.	3
En cas d’atteinte à la vie privée d’une personne
En cas d’atteinte à la vie privée, il peut y avoir des répercussions négatives importantes et durables sur la réputation des membres et de leur famille. Les dossiers recueillis à l’appui des ES et des CE sont extrêmement sensibles, tels que les renseignements sur les décès, les rapports d’autopsie et les autres données de nature délicate semblables. La divulgation non autorisée de ces renseignements causerait, à tout le moins, un embarras général à un militaire et à sa famille, voir pourrait être encore plus nuisible selon la situation.