Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Groupe du recrutement des Forces canadiennes

Résumé de l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée de la demande d'emploi en direct

La Demande d'emploi en direct du Groupe du recrutement des Forces canadiennes (GRFC) permet aux éventuels postulants militaires (Forces régulière et de réserve) de soumettre via l'Internet les renseignements personnels nécessaires pour la demande d'emploi. On accède à cette demande à partir du site Web des Forces canadiennes (FC).

La Demande d'emploi en direct a été développée pour accélérer le processus de demande d'emploi et pour créer automatiquement un dossier électronique de la demande d'emploi. La mise en application de la Demande d'emploi en direct en 2005 réduira l'utilisation actuelle du formulaire imprimé, ce dernier nécessitant une entrée manuelle des données par le personnel de recrutement des FC dans le Système de gestion de l'information sur les ressources des Forces canadiennes (SGIRFC). De plus, la Demande d'emploi en direct permettra aux postulants éventuels de voir le statut de leur demande tout au long du processus de l'enrôlement en fournissant des renseignements sur le calendrier des activités d'enrôlement et sur les documents à l'appui devant être fournis (par exemple, les relevés de notes et la preuve de citoyenneté). La composante interne correspondante du système, le Système de suivi des demandes d'emploi, fournira des fonctions administratives au personnel recruteur du GRFC et fournira aux recruteurs d'une unité de la Réserve le statut en temps réel du traitement de la demande de leurs postulants respectifs.

Le ePass du Service commun d'enregistrement (SCE) est fourni par la Voie de communication protégée pour identifier l'usager lors de son accès à la Demande d'emploi en direct. Le Projet du eRecrutement militaire est le projet-pilote du Ministère de la défense nationale (MDN) et des FC pour l'utilisation des services de la Voie de communication protégée.

Les avantages majeurs de la Demande d'emploi en direct incluent :

• une amélioration de l'efficacité et de la précision du processus de demande d'emploi grâce à un système élaboré d'assistance en ligne, d'édition automatique et de transfert électronique des renseignements dans le SGIRFC ;
• une alternative à la prestation de services offrant aux éventuels postulants la possibilité de faire une demande d'emploi en direct plutôt que par écrit ;
• une portée plus étendue puisque les demandes d'emploi peuvent être remplies et soumises de tout endroit où l'Internet est disponible ;
• une amélioration de l'échange d'information fournissant aux éventuels postulants l'accès au statut de leur demande dans le processus de l'enrôlement ;
• la production en temps réel de rapports sur le traitement pour les recruteurs des unités de la Réserve.

Le nombre et le type des renseignements personnels recueillis par la Demande d'emploi en direct sont les mêmes que ce que le GRFC recueillait par le formulaire imprimé, la demande d'emploi dans les Forces canadiennes DND 2170, et sont semblables aux renseignements personnels recueillis par n'importe quel employeur pour une demande d'emploi. Le projet de mise en oeuvre de la Demande d'emploi en direct ne change pas le programme de recrutement du GRFC, et ne change ni n'augmente la cueillette, l'usage ou la divulgation de renseignements personnels tels qu'ils se font actuellement. L'objectif premier du projet était d'accroître le nombre de moyens par lesquels les citoyens canadiens peuvent demander un emploi dans les Forces canadiennes.

Une Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) a été conduite préalablement à la mise en application de la Demande d'emploi en direct. Le but de cette évaluation était :

• de s'assurer que la mise en application de la Demande d'emploi en direct avait pris en considération tous les aspects relatifs aux renseignements dans la conception du système.
• d'évaluer le processus administratif du GRFC directement relié à la mise en application de la demande d'emploi en direct en ce qui a trait à la conformité avec La Loi sur la protection des renseignements personnels et les dix principes du respect de la confidentialité.
• d'identifier les risques d'entrave à la vie privée et de proposer des stratégies et des plans d'actions pour atténuer les dommages.

La portée de l'évaluation s'est limitée à la cueillette des renseignements personnels pour la demande d'emploi en ligne, le Système de suivi des demandes d'emploi, et le transfert des données des renseignements personnels dans le SGIRFC. L'évaluation comprenait également les processus de rétention et de destruction des formulaires de demande d'emploi dans les Forces canadiennes DND 2170 qui sont imprimés à partir du système de demande d'emploi en direct afin d'être signés.

L'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée a mené à la conclusion que la Demande d'emploi en direct, les processus administratifs du GRFC, les procédures et politiques de gestion de l'information relatives aux renseignements personnels sont en conformité avec La Loi sur la protection des renseignements personnels et les dix principes du respect de la confidentialité ainsi que la Politique sur la protection des renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT). Les politiques et directives régissant la protection des renseignements personnels sont recensés dans les directives et ordonnances générales du MDN\FC, dans les directives, les ordonnances, et les instructions permanentes d'opération (IPO) spécifiques au GRFC, ainsi que dans le Guide du recruteur. Le personnel du programme est formé et informé de leur responsabilité quant à l'usage, la divulgation et la protection des renseignements personnels.

L'architecture de système de la Demande d'emploi en direct a été conçue en vue d'assurer la sécurité des renseignements personnels des éventuels postulants lors du transit et là où il sont situés. L'accès au système par les usagers internes (CRFC, GRFC, et le personnel recruteur des unités de la Réserve) sera contrôlé et limité à ceux qui possèdent au moins l'autorisation obtenue après vérification de la fiabilité, qui auront acquis les qualifications nécessaires de recruteur, et qui ont un besoin administratif de connaître ces renseignements

Le Désistement de responsabilité, avis de confidentialité et consentement avec lequel les éventuels postulants en ligne doivent être d'accord avant de donner leurs renseignements personnels est en conformité avec les directives du SCT. Il énonce clairement les droits de la protection des renseignements personnels du postulant éventuel, l'usage qui sera fait de ces renseignements personnels ainsi que les méthodes alternatives de demande d'emploi

Cinq risques d'entrave à la vie privée furent identifiés et jugés comme étant faibles. Ces risques et les plans d'action correspondants pour atténuer les dommages sont les suivants :

1. Risque: La responsabilité du gardien du programme de recrutement du GRFC et du contrôleur des renseignements personnels n'est pas spécifiquement documentée.

   Atténuation: Le GRFC attribuera les fonctions de gardien des renseignements personnels recueillis tout au long du processus de recrutement à l'Officier de sélection du personnel de recrutement (OSPR) et élaborera un mandat spécifiant ses responsabilités.

2. Risque: L'absence des exigences de rendement pour le gardien du programme pour ses tâches de garde et de contrôle des renseignements personnels

   Atténuation: L'OSPR fera appel aux analystes en protection des renseignements du Directeur - Accès à l'information et protection des renseignements personnels (DAIPRP) du SMA(Fin SM) pour formuler des mesures du rendement, des programmes de formation, et des plans de maintenance.

3. Risque: Le manque d'information sur les exigences de protection des renseignements personnels pour les agents contractuels au tiers qui sont employés à la gestion de l'information des systèmes du GRFC.

   Atténuation: L'officier de la sécurité des systèmes d'information (OSSI) du SMA(RH-Mil) fera le nécessaire pour inclure les exigences de protection des renseignements personnels dans le Manuel d'introduction à la sécurité des systèmes d'information.

4. Risque: Le personnel des technologies de l'information du SMA(RH-Mil), qui gère et maintient le système de Demande d'emploi en direct et le SGIRFC, ne reçoit aucune formation formelle sur les exigences de protection des renseignements personnels.

   Atténuation: La Direction de la gestion de l'information du SMA(RH-Mil) a reconnu le besoin d'une formation préalable avant l'ÉFVP et a commencé à planifier la mise en application d'une telle formation.

5. Risque: Un moyen alternatif pour un individu d'avoir à ses renseignements personnels n'est pas documenté.

   Atténuation: L'OSPR est en train de mettre à jour le Guide du recruteur et il y appliquera cette recommandation.

Pour plus d'information au sujet de l'ÉFVP, veuillez contacter le Bureau général de l'Accès à l'information et protection des renseignements personnels de la Défense nationale.