Système de gestion de l'information et de l'administration de la justice

1. À propos du ministère de la Défense nationale

Le ministère de la Défense nationale (MDN) est chargé de soutenir la Marine, l'Armée de terre, la Force aérienne et les Forces spéciales à défendre les intérêts du Canada au pays et à l'étranger. Formant la plus grande organisation fédérale, le MDN et les Forces armées canadiennes (FAC) combinées emploient quelque 125 000 personnes, soit 72 000 militaires dans la Force régulière, 30 000 militaires dans la Force de réserve et 25 000 civils ou employés sans uniforme.

2. Système de justice militaire canadien

La capacité des FAC de s'acquitter de leur mandat repose en bonne partie sur leur discipline et leur efficacité opérationnelle. Les militaires sont régis par le Code de disciplinaire militaire, la Partie III de la Loi sur la défense nationale, qui sert de fondement au système de justice militaire canadien. Il aborde la discipline, l'efficacité et le moral des troupes, établit les compétences en matière disciplinaire et décrit les infractions d'ordre militaire pour tous les membres des FAC.

3. Amélioration de la surveillance et de l'administration du système de justice militaire

En mai 2018, le Bureau du vérificateur général a publié les résultats d'une vérification de l'administration de la justice dans les Forces armées canadiennes. Dans ce rapport, le vérificateur général a conclu que les FAC n'administraient pas le système de justice militaire canadien assez efficacement, et que les retards des procès sommaires et des procès menés devant une cour martiale s'expliquaient en partie par des problèmes organisationnels systémiques. Il a aussi conclu que le Cabinet du juge-avocat général (CJAG) n'avait pas exercé une surveillance efficace du système de justice militaire, principalement parce qu'il n'avait pas l'information nécessaire pour le faire convenablement.

Inspirés entre autres par les recommandations du vérificateur général, et celles formulées par le Comité permanent des comptes publics de la Chambre des communes en décembre 2018, le MDN/les FAC ont poursuivi l'élaboration d'un nouveau système exhaustif de gestion des cas, dans le but de numériser et de mieux surveiller les dossiers militaires. Le Système de gestion de l'information et de l'administration de la justice (SGIAJ) est une application Microsoft Dynamics conçue pour faire le suivi des dossiers de justice militaire depuis la dénonciation d'une infraction alléguée, en passant par les étapes de l'enquête, de l'inculpation, de la décision rendue à l'issue d'un procès et de l'examen de cette décision. Les utilisateurs du Système (les enquêteurs, les responsables de l'inculpation, les officiers présidents, les autorités d'examen, les autorités de renvoi et les conseillers juridiques) saisissent des données à chaque étape du processus disciplinaire, ce qui permet de suivre la progression d'un dossier et de le gérer en temps réel, tant à l'échelle de l'unité que de la chaîne de commandement.

L'instauration du SGIAJ devrait donner au MDN/aux FAC les moyens de fournir aux principaux intervenants en justice militaire un outil adapté, convivial et efficace de gestion des cas qui facilite l'administration de la justice militaire. Le Système veille également à ce que les cas soient traités par le système de justice militaire de façon rapide et raisonnable. En plus de la mise en œuvre du Système, le MDN/les FAC ont mis au point un nouveau cadre de gouvernance de tous les dossiers. Les fonctions du Système appuieront ce cadre, notamment en incitant les intervenants à prendre des mesures lorsque le suivi d'un dossier s'impose.

4. Objectif et portée de l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Le MDN est mentionné dans l'annexe de la Loi sur la protection des renseignements personnels et est assujetti aux politiques et directives sur la protection des renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT). En vertu de la Politique du SCT sur la protection des renseignements personnels, toutes les institutions fédérales assujetties à la Loi sur la protection des renseignements personnels sont tenues d'évaluer les facteurs relatifs à la vie privée associés à l'élaboration ou à la conception de nouveaux programmes ou services qui prévoient l'utilisation de renseignements personnels (ou lorsque des modifications importantes sont apportées à un programme ou service existant).

Compte tenu de ce qui précède, le MDN a décidé d'entreprendre une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) concernant l'instauration et l'administration du SGIAJ. Puisque les FAC recueillent, traitent et conservent des données personnelles ayant trait à des dossiers de justice militaire dans le SGIAJ, et puisque les données serviront à prendre des décisions au sujet de personnes identifiables, l'EFVP a été jugée nécessaire. L'EFVP a permis d'évaluer la méthode de traitement et de conservation des renseignements personnels dans le SGIAJ, et de cerner les éventuels problèmes de protection des renseignements personnels que génèrent la conception et l'exploitation du Système.

L'EFVP du SGIAJ a été réalisée sous la direction de la Division de la justice militaire du Cabinet du JAG, et approuvée par le directeur (délégué du MDN en vertu de l'article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels) de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels du MDN. La Division de la justice militaire du Cabinet du JAG est chargée de fournir un soutien opérationnel direct au JAG, à titre d'autorité chargée de l'administration de la justice militaire dans les FAC.

5. Analyse des facteurs relatifs à la vie privée

D'après les résultats de l'EFVP, les risques d'atteinte à la vie privée découlant de la collecte, de l'utilisation, de la divulgation et de la conservation des renseignements personnels à l'aide du SGIAJ devraient être faibles. Ne seront recueillis par le MDN/les FAC et versés dans le SGIAJ que les renseignements personnels qui sont essentiels aux dossiers disciplinaires, et ceux qui sont déjà recueillis en vertu des pouvoirs conférés au système de justice militaire des FAC. Aucune nouvelle série de données ne sera obtenue, utilisée, conservée ou divulguée à l'aide du SGIAJ. Les renseignements personnels recueillis ne seront utilisés que pour documenter des incidents et des plaintes, et pour favoriser l'administration rapide et la fermeture des dossiers disciplinaires. Tous les renseignements personnels obtenus par le MDN/les FAC et leurs utilisateurs (y compris les enquêteurs, les responsables de l'inculpation, les officiers présidents, les autorités d'examen, les autorités de renvoi et les conseillers juridiques) seront sécurisés en fonction de leur sensibilité et conservés aussi longtemps qu'ils seront utiles.

L'incidence éventuelle sur la vie privée des particuliers est convenablement gérée par le MDN/les FAC, au moyen de mesures juridiques, politiques et techniques adéquates qui visent la protection des renseignements. Les recommandations issues de l'EFVP devraient réduire les risques à un niveau acceptable.

6. Détermination et catégorisation des secteurs de risque

Secteur de risque	Niveau de risque
A : Type de programme ou d'activité	Niveau de risque pour la vie privée
Les renseignements personnels servent à la prise de décisions ayant une incidence directe sur la personne (c. à d. détermination de l'admissibilité aux programmes, notamment authentification pour l'accès aux programmes/services, administration des paiements liés aux programmes, trop-payés ou soutien aux clients, délivrance ou refus de permis/licences, traitement des appels, etc.).	2
Les renseignements personnels sont utilisés pour la détection de la fraude ou la tenue d'enquêtes sur des abus possibles au sein des programmes ayant des conséquences de nature administrative (c. à d. amende, cessation des prestations, vérification de la déclaration de revenus ou expulsion lorsqu'il n'est pas question de sécurité nationale ou de procédures pénales).	3
Les renseignements personnels sont utilisés à des fins d'enquête et d'application des lois en matière criminelle (c. à d. décisions pouvant mener à des accusations ou à des peines au criminel ou à l'expulsion pour des motifs liés à la sécurité nationale ou à un acte criminel).	4
B : Type de renseignements personnels en cause et contexte	Niveau de risque pour la vie privée
Renseignements personnels fournis par la personne visée, qui consent aussi à l'utilisation de tels renseignements détenus par une autre source / sans sensibilité contextuelle après la période de collecte.	2
Numéro d'assurance sociale, renseignements médicaux et financiers ou autres renseignements personnels de nature délicate, ou encore contexte délicat entourant ces renseignements; renseignements personnels sur des mineurs ou des personnes légalement incapables, ou mettant en cause un représentant agissant au nom de la personne.	3
Renseignements personnels de nature délicate, y compris les profils détaillés, les allégations ou les soupçons, les échantillons de substances corporelles ou les renseignements personnels dont le contexte est de nature particulièrement délicate.	4
C : Participation des partenaires et du secteur privé au programme ou à l'activité	Niveau de risque pour la vie privée
Au sein du Ministère (parmi un ou plusieurs programmes du Ministère)	1
Avec d'autres institutions fédérales	2
Auprès d'autres institutions ou auprès d'une combinaison de gouvernements fédéral, provinciaux ou municipaux	-
D : Durée du programme ou de l'activité	Niveau de risque pour la vie privée
Programme à long terme – Programme établi qui a été modifié ou qui est établi sans date de péremption claire	3
E : Personnes visées par le programme	Niveau de risque pour la vie privée
Le programme touche certains employés à des fins administratives internes.	1
Le programme touche certaines personnes à des fins administratives externes.	3
F : Technologie et vie privée	Niveau de risque pour la vie privée
Pour faciliter son exécution, l'activité ou le programme, nouveau ou modifié, comprend-il la mise en œuvre d'un nouveau système électronique, logiciel ou programme d'application, dont un collecticiel (ou logiciel de groupe), qui vise à créer, à recueillir ou à traiter des renseignements personnels?	Oui
L'activité ou le programme nouveau ou modifié exige-t-il d'importantes modifications des systèmes ou services existants de TI?	Non
Le nouveau programme ou la nouvelle activité, ou le programme ou l'activité ayant subi des modifications, implique-t-il l'implantation de technologies potentiellement envahissantes pour la vie privée?	Non
G : Transmission des renseignements personnels	Niveau de risque pour la vie privée
Les renseignements personnels sont utilisés par un système qui est branché à au moins un autre système.	2
Les renseignements personnels peuvent être transférés à un appareil portable ou imprimés.	3
Les renseignements personnels sont transmis à l'aide de technologies sans fil.	4
I : Risques possibles pour la personne ou l'employé	Niveau de risque pour la vie privée
Inconvénient.	1
Atteinte à la réputation, embarras.	2
Préjudice financier.	3
Préjudice physique.	4
H : Risques possibles pour le Ministère	Niveau de risque pour la vie privée
Préjudice pour la direction. Les processus doivent être examinés, les outils doivent être changés; il faut changer de fournisseur ou de partenaire.	1
Préjudice pour l'organisation. Modification de la structure organisationnelle, modification de la structure décisionnelle des organisations, modification de la distribution des responsabilités et des obligations redditionnelles, modification de l'architecture des activités de programme, départ d'employés, réaffectation des ressources humaines.	2
Préjudice financier. Poursuites, sommes supplémentaires requises, réaffectation des ressources financières.	3

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