Plateforme numérique de recrutement

1. À propos du ministère de la Défense nationale (MDN)

Il incombe au MDN de soutenir les efforts de la Marine, de l’Armée de terre, de la Force aérienne et des Forces spéciales dans la défense des intérêts canadiens au pays et à l’étranger. Ensemble, le MDN et les Forces armées canadiennes (CAF) constituent la plus grande organisation fédérale et emploient près de 125 000 personnes, dont 72 000 et 30 000 militaires dans la Force régulière et la Force de réserve, respectivement, ainsi que 25 000 civils ou employés sans uniforme.

Pour remplir son mandat de manière efficace et efficiente, le MDN a besoin dans une large mesure d’attirer et de maintenir en poste un effectif hautement motivé, qualifié et novateur. À l’instar des militaires, les employés civils contribuent à la défense et à la sécurité du Canada en occupant des postes dans plus de 70 professions, dont les services généraux, les métiers spécialisés, le renseignement, le génie et le logement militaire. Des programmes d’avancement professionnel leur sont également offerts, qu’ils soient étudiants, nouveaux diplômés ou apprentis.

Au cours des dernières années, le MDN a embauché davantage de civils pour mieux répondre aux besoins en ressources humaines. Bien qu’il profite depuis quelques années d’un important apport de main-d’œuvre civile, le Ministère doit avoir la capacité de diversifier et de renforcer les compétences de cet effectif pour continuer de remplir sa mission. Pour que ses efforts soient couronnés de succès, il a également besoin de mettre en place des systèmes efficaces à l’appui des principales fonctions assumées par les ressources humaines, dont l’embauche, conformément à ses plans stratégiques à long terme.

2. Modernisation de la dotation et du recrutement

Conformément à la nouvelle orientation de la Commission de la fonction publique en matière de dotation et compte tenu de l’intérêt du Ministère à moderniser ses processus d’embauche et d’intégration des employés, le MDN souhaite acquérir et mettre en œuvre une plateforme de recrutement en ligne afin de mieux gérer l’ensemble des étapes du recrutement. Une fois mise en œuvre et opérationnelle, la plateforme devrait permettre d’automatiser certains aspects du recrutement des civils au Ministère et de faciliter l’application de techniques plus modernes de renseignements sur les données à ses campagnes d’embauche.

En investissant dans un logiciel de recrutement numérique, le MDN espère rendre ses efforts plus fructueux à cet égard, ainsi que de rejoindre et d’attirer des talents difficiles à trouver. Le logiciel de recrutement devrait également appuyer la création de meilleurs bassins de talents et favoriser l’embauche des bonnes personnes aux bons postes pour que les recrues deviennent des employés productifs à long terme dans l’organisation. L’utilisation d’un logiciel de recrutement numérique peut également aider à mieux répondre aux besoins et aux attentes des candidats.

3. Portée de l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP)

Le MDN est mentionné dans l’annexe de la Loi sur la protection des renseignements personnels et est assujetti aux politiques et aux directives sur la protection des renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT). En vertu de la Politique du SCT sur la protection des renseignements personnels, toutes les institutions fédérales assujetties à la Loi sur la protection des renseignements personnels sont tenues d’évaluer les facteurs relatifs à la vie privée dans le cadre de l’élaboration ou de la mise en œuvre de nouveaux programmes ou services qui prévoient l’utilisation de renseignements personnels (ou lorsque des modifications importantes sont apportées à un programme ou à un service existant).

Compte tenu de ce qui précède, le MDN a décidé d’entreprendre une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) concernant une plateforme numérique de recrutement (PNR) qu’il entend acquérir, mettre en œuvre et utiliser. L’utilisation d’une telle PNR devrait entraîner la collecte de renseignements personnels, dont certains peuvent être exploités pour prendre des décisions qui touchent directement des personnes identifiables. La plateforme pourrait également avoir une incidence sur la manière dont le MDN recueille et traite les renseignements personnels.

L’ÉFVP a été réalisée sous la direction du sous-ministre adjoints des Ressources humaines – Civils [SMA(RH‑Civ)] et approuvée par le coordonnateur du Directeur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (DAIPRP) du MDN, le délégué du Ministère en vertu de l'article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

4. Analyse des facteurs relatifs à la vie privée

Les résultats de l’ÉFVP portent à croire que le risque d’atteinte à la vie privée découlant de la collecte, de l’utilisation, de la divulgation et de la conservation des renseignements personnels au moyen d’une PNR devrait être faible. Le MDN gère adéquatement les répercussions possibles sur la vie privée des personnes en instaurant les mesures juridiques, politiques et techniques appropriées pour protéger leurs renseignements personnels. Les recommandations dont fait état l’évaluation devraient permettre de maintenir le risque à un niveau faible, ou à tout le moins acceptable.

5. Détermination et catégorisation des secteurs de risque

Secteur de risque Niveau de risque pour la vie privée
A : Type de programme ou d’activité

Les renseignements personnels sont utilisés pour prendre des décisions qui touchent directement l’intéressé (p. ex., déterminer l’admissibilité à des programmes, y compris procéder à l’authentification pour permettre l’accès à des programmes ou services, administrer les paiements de programme, les trop-payés ou le soutien à la clientèle, délivrer ou refuser des permis ou des licences, traiter des appels, etc.

2
B : Type de renseignements personnels en cause et contexte

Renseignements personnels fournis par l’intéressé avec consentement d’utiliser aussi les renseignements personnels détenus par une autre source ou en l’absence d’éléments contextuels sensibles, après leur collecte.

2
C : Participation des partenaires et du secteur privé au programme ou à l’activité

Au sein du Ministère (parmi un ou plusieurs programmes du Ministère)

1

Auprès d’autres institutions fédérales

2

Avec une combinaison d’organismes fédéraux, provinciaux ou municipaux

3

Organisations du secteur privé ou organisations internationales ou gouvernements étrangers

4
D : Durée du programme ou de l’activité

Programme à court terme – Programme destiné à favoriser l’atteinte d’un objectif à court terme et qui est assorti d’une date d’échéance précise.

2
E : Personnes concernées par le programme

Le programme touche certaines personnes, parce qu’il utilise des renseignements personnels à des fins administratives externes.

3
F : Technologie et vie privée

L’activité ou le programme, nouveau ou modifié, comporte-t-il la mise en œuvre d’un nouveau système électronique, logiciel ou programme d’application, y compris un collecticiel (ou logiciel de groupe) qui est mis en œuvre pour soutenir le programme ou l’activité ayant trait à la création, la collecte ou la manipulation de renseignements personnels?

Oui

Est-ce que le nouveau programme ou la nouvelle activité, ou le programme ou l’activité ayant subi des modifications, nécessite qu’on modifie les systèmes ou les services de TI en place?

Non

Est-ce que le nouveau programme ou la nouvelle activité, ou le programme ou l’activité ayant subi des modifications comprend la mise en œuvre de technologies portant atteinte à la vie privée?

Non
G : Transmission des renseignements personnels

Les renseignements personnels sont utilisés dans un système qui est relié à au moins un autre système

2

Les renseignements personnels sont imprimés ou transférés à un appareil portable.

3
H : Risques possibles pour le Ministère

Répercussions négatives au niveau de la direction ou de la gestion.

Refonte des procédures ou des processus, changement d’outils, changement de fournisseur ou de partenaire.

1

Répercussions négatives au niveau organisationnel

Changements à la structure organisationnelle, modification de la structure décisionnelle de l’organisation, changement de la distribution ou de la répartition des responsabilités, changement de l’architecture d’activités de programme, départ d’employés, réaffectation des ressources humaines.

2

Préjudice financier

Poursuites, sommes supplémentaires requises, réaffectation de ressources financières.

3
I : Risques possibles pour la personne ou l’employé

Inconvénient

1

Atteinte à la réputation, embarras

2

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