Programme de traitement des réclamations liées à des litiges

Table des matières

Section 1 – Aperçu de l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP)

Institution fédérale
Ministère de la Défense nationale (MDN)

Fonctionnaire responsable de l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP)
Tim Kerr
Directeur – Équipe de mise en œuvre des litiges/Commandement du personnel militaire

Responsable de l’institution fédérale ou délégué aux termes de l’article 10 de la Loi sur la protection des renseignements personnels
Deirdra Finn
Directrice – Direction de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels

Description du programme ou de l’activité

Services internes

On entend par services internes les groupes d’activités et de ressources connexes que le gouvernement fédéral considère comme des services de soutien aux programmes ou qui sont requis pour respecter les obligations d’une organisation. Les services internes renvoient aux activités et aux ressources de 10 catégories de services distinctes qui soutiennent l’exécution des programmes au sein de l’organisation, sans égard au modèle de prestation des services internes du ministère. Les dix catégories de service sont : les services de gestion des acquisitions; les services de communication; les services de gestion financière; les services de gestion des ressources humaines; les services de gestion de l’information; les services de la technologie de l’information; les services juridiques; les services de gestion du matériel; les services de gestion et de surveillance; et les services de gestion des biens immobiliers.

Catégorie de documents ordinaire ou propre à l’institution :

Une nouvelle catégorie de documents a été établie et est attente d’approbation par le Secrétariat du Conseil du trésor (SCT).

Fichier de renseignements personnels ordinaire ou propre à l’institution :

Un nouveau fichier de renseignements personnels a été établi et est en attente d’approbation du SCT.

Pouvoir conféré par la loi pour l’activité :

Ce sont les ordonnances des tribunaux ou les ententes de règlement qui confèrent au MDN et aux Forces armées canadiennes (FAC) le pouvoir de recueillir et de communiquer des renseignements. Les ordonnances des tribunaux exigent que le MDN/les FAC exécutent certaines activités lors de la collecte et de la communication des renseignements. Par conséquent, le pouvoir légal de recueillir des renseignements est prévu par les ordonnances des tribunaux, tandis que la communication des renseignements s’effectue en application de celles-ci.

Résumé du projet, de l’initiative ou du changement :

Le Programme de traitement des réclamations liées à des litiges recueille les renseignements requis pour recevoir les ententes de règlement émanant des tribunaux et les autres résultats des actions collectives et y répondre. Le Programme est tenu de recueillir et de communiquer des renseignements au sujet des membres des FAC, des employés du MDN et du personnel des fonds non publics (PFNP) pour appuyer les processus de règlement.

La présente EFVP vise à déterminer et à évaluer les risques d’atteinte à la confidentialité des renseignements personnels découlant du traitement, par l’Équipe de mise en œuvre des litiges (EMOL), des réclamations transmises par les administrateurs désignés par les tribunaux. Après réception du formulaire de réclamation, le personnel de l’EMOL doit vérifier le statut d’emploi ou de service et, dans certains cas, recueillir des renseignements pour étayer les déclarations effectuées dans le formulaire. La collecte des renseignements est vaste et touche les dossiers du personnel, les dossiers administratifs, les dossiers d’enquête militaire, les dossiers de sécurité, les dossiers médicaux, les dossiers de harcèlement et les dossiers de grief.

Une fois tous les renseignements recueillis, l’EMOL doit répondre à l’administrateur en respectant les modalités définies dans l’ordonnance du tribunal. Dans certains cas, l’EMOL doit communiquer certains renseignements recueillis afin d’étayer les déclarations effectuées dans le formulaire. L’administrateur a la responsabilité de prendre une décision concernant l’indemnisation accordée pour certaines réclamations, tandis que d’autres doivent être soumises à un évaluateur nommé par le tribunal. Lorsque les demandes sont soumises à l’évaluateur, l’administrateur peut communiquer d’autres renseignements ou l’ensemble des renseignements fournis par l’EMOL.

L’EMOL ne prend aucune décision quant au montant de l’indemnisation ou au type d’indemnisation accordé au demandeur; cette responsabilité relève de l’administrateur ou de l’évaluateur.

Lors de la réalisation de la présente EFVP, sept risques ont été déterminés : un (1) important, un (1) faible, trois (3) moyens et deux (2) élevés. Une stratégie d’atténuation des risques a été élaborée et permettra de réduire le risque à un niveau acceptable dans un délai raisonnable.

Section 2 – Détermination et catégorisation des secteurs de risques aux fins de l'ÉFVP

Identification et catégorisation des secteurs de risque

Dans sa directive sur l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, le Conseil du Trésor indique que l’EFVP doit inclure l’identification et la catégorisation des risques et que les niveaux de risque doivent être rendus publics. Un niveau de risque doit être attribué à chacun des secteurs de risque nommés et décrits à l’annexe C de la directive. L’échelle de risque chiffrée est présentée en ordre croissant : le premier niveau (1) représente le niveau de risque le plus bas pour le secteur; et le quatrième niveau (4) représente le niveau de risque le plus élevé. Pour la présente EFVP, les secteurs et les niveaux de risque correspondants sont les suivants :

Secteur de risque Niveau de risque

Type de programme ou d’activité

Administration des programmes, des activités et des services

Les renseignements personnels sont utilisés pour prendre des décisions qui touchent directement la personne (p. ex., déterminer l’admissibilité à des programmes, y compris procéder à l’authentification pour permettre l’accès à des programmes ou à des services, gérer les paiements effectués dans le cadre d’un programme, les trop-perçus ou le soutien à la clientèle, délivrer ou refuser de délivrer des permis ou des licences, traiter les appels, etc.)

2

Type de renseignements personnels recueillis et contexte

Renseignements personnels de nature délicate, dont les profils détaillés, les allégations ou les soupçons, les échantillons de substances corporelles ou le contexte des renseignements personnels de nature particulièrement délicate.

Par exemple : renseignements personnels qui révèlent des détails intimes sur la santé, la situation financière, la religion ou le mode de vie de la personne et qui, par association, révèlent des détails semblables au sujet d’autres personnes comme des membres de la famille.

4

Participation des partenaires et du secteur privé au programme ou à l’activité

Organisations du secteur privé, organisations internationales ou gouvernements étrangers

4

Durée du programme

Programme à long terme

Programme existant qui a été modifié ou nouveau programme qui n’est assorti d’aucune date d’échéance précise.

3

Personnes concernées par le programme

Le programme touche certaines personnes à des fins administratives externes.

3

Technologie et vie privée

Le programme de traitement des réclamations liées à des litiges nécessite la mise sur pied d’un nouveau système pour recueillir et gérer les renseignements des réclamations, sans recours aux technologies de surveillance ou à la collecte de données biométriques. Le système utilise certaines fonctions de couplage automatisé des données pour effectuer les vérifications du statut d’emploi ou de service.

Transmission des renseignements personnels

Les renseignements personnels sont transférés sur un appareil portatif ou sont imprimés. Clé USB, disquette, ordinateur portable, tout transfert des renseignements personnels sur un support différent.

3

En cas d’atteinte à la vie privée

Une atteinte à la vie privée dans les systèmes du programme peut avoir des répercussions négatives importantes sur la réputation et la santé et la sécurité des demandeurs à long terme. Les dossiers de l’EMOL, dans les deux systèmes, contiennent des renseignements de nature extrêmement délicate, comme la description détaillée des agressions sexuelles, des enquêtes de la police militaire, des griefs et des plaintes de harcèlement de même que des renseignements concernant les traitements, les dossiers médicaux et le trouble de stress post-traumatique (TSPT). La divulgation non autorisée de tels renseignements mettrait, au minimum, les victimes et les responsables dans l’embarras, mais présente des risques plus grands pour la santé et la sécurité : elle pourrait faire revivre les événements vécus à une victime d’agression sexuelle, aggraver le TSPT, avoir des conséquences néfastes sur les relations de la personne concernée, etc.

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