Programme de traitement des réclamations liées à des litiges

Institution gouvernementale

Ministère de la Défense nationale

Fonctionnaire responsable de l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP)

Hashem Mawlawi
Directeur – Équipe de mise en œuvre des litiges

Responsable de l’institution gouvernementale ou délégué aux termes de l’article 10 de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Lisa Carozza, directrice exécutive par intérim
Directeur – Accès à l’information et protection des renseignements personnels

Catégorie de documents ordinaire ou propre à l’institution :

MDN SML 101
Traitement des réclamations liées à des litiges - Catégorie de documents

Fichier de renseignements personnels ordinaire ou propre à l’institution :

MDN PPU 873
Soutien aux litiges - Administration des réclamations

Contexte

Le ministère de la Défense nationale et les Forces armées canadiennes (MDN/FAC) sont régis par la Loi sur la défense nationale. La Loi définit le mandat et les pouvoirs du MDN et stipule que le ministre de la Défense nationale est chargé de la gestion et de la direction des FAC. Le MDN est responsable de soutenir les FAC concernant la défense des intérêts canadiens au pays et à l’étranger. Ensemble, le MDN et les FAC constituent le plus grand ministère fédéral du Canada, employant près de 125 000 personnes. Cela comprend environ 72 000 membres de la Force régulière, 30 000 membres de la Force de réserve et 23 000 employés civils.

Au cours des dernières années, le MDN et les FAC ont été impliqués dans de nombreux recours collectifs intentés par des membres actuels et anciens. La plupart de ces plaintes portent sur des problèmes liés au lieu de travail et sur des allégations de manquement à l’obligation de traiter correctement les cas de mauvaise conduite, de harcèlement et de discrimination sur le lieu de travail. D’autres concernent l’administration des pensions et des prestations ou les questions d’infrastructure (par exemple, les sites contaminés). Certaines poursuites restent à l’état de proposition ou de classification, tandis que d’autres ont abouti à des décisions de justice, des jugements ou des Ententes de règlement définitives (ERD), qui prévoient une indemnisation et d’autres mesures correctives pour les plaignants. Les demandes d’indemnisation réglées sont gérées par un administrateur ou un évaluateur nommé par le tribunal, mais doivent souvent être validées par l'Équipe de mise en œuvre des litiges (EMOL) du MDN.

Soutien aux litiges - Administration des réclamations

En règle générale (et selon les instructions d’un tribunal), lorsqu’une période de réclamation commence, les membres du groupe associés à une réclamation ou à une ERD ont le droit de présenter une réclamation pour obtenir une compensation financière ou autre. Les réclamations sont déposées auprès d’un administrateur externe nommé par le tribunal. Les instructions des tribunaux exigent généralement que le Canada soutienne le processus d’administration des réclamations en validant l’emploi ou le service, la rémunération antérieure et les détails de la résidence des demandeurs pour soutenir le travail de l’administrateur - bien que le travail de validation varie d’un cas à l’autre. Ce travail de soutien est réalisé par l’EMOL.

Sur ordre d’un tribunal, l’EMOL (représentant le MDN, Canada) est chargé de valider l’emploi ou le service du demandeur, d’examiner les réclamations sélectionnées et de fournir à l’administrateur des copies des dossiers pertinents du demandeur. L’administrateur, à son tour, aide l’évaluateur à rendre une décision sur l’admissibilité et l’indemnisation du demandeur. Les examinateurs de l’EMOL vérifient les indemnisations antérieures pour les réclamations, demandent les documents de service pertinents et justificatifs (internes et externes). L’EMOL soutient et supervise également la mise en œuvre des mesures correctives liées aux réclamations (souvent appelées « mesures de réconciliation individuelles »). Ces mesures peuvent comporter des citations, des lettres d’excuses, des notes sur les dossiers personnels des demandeurs et l’accès aux dossiers militaires et autres relatifs à une réclamation.

Objectif et portée de l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP)

Pour se conformer aux décisions des tribunaux, aux jugements et aux ERD, l’EMOL reçoit des renseignements personnels sur les demandeurs de la part de l’administrateur nommé par le tribunal. Ces renseignements se limitent généralement à ceux figurant dans les formulaires de réclamation. Ces formulaires, élaborés et émis par l’Administrateur, comprennent généralement le nom et les coordonnées du demandeur, son numéro de matricule, son grade, son groupe professionnel et sa situation professionnelle au sein des FAC, des informations sur le représentant du demandeur et des informations sur les incidents et les préjudices subis par le demandeur lorsqu’il était employé par le MDN et les FAC. Les formulaires de réclamation contiennent généralement des renseignements sur l’indemnisation visée par le demandeur.

Le MDN est mentionné dans l’annexe de la Loi sur la protection des renseignements personnels et est assujetti aux politiques et directives sur la protection des renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT). En vertu de la Politique du SCT sur la protection des renseignements personnels, toutes les institutions fédérales assujetties à la Loi sur la protection des renseignements personnels sont tenues d’évaluer les facteurs relatifs à la vie privée associés à l’élaboration ou à la conception de nouveaux programmes ou services qui prévoient l’utilisation de renseignements personnels (ou lorsque des modifications importantes sont apportées à un programme ou service existant).

Conformément à ce qui précède, le MDN et les FAC ont choisi d’entreprendre une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) afin d’examiner les incidences sur la vie privée associées à son soutien à l’administration des réclamations liées à des litiges. L’objectif de l’ÉFVP était de déterminer et d’aider à atténuer les problèmes potentiels de protection de la vie privée découlant de la collecte, de l’utilisation, de la divulgation et de la conservation de renseignements personnels dans le cadre des activités de l’EMOL ordonnées par les tribunaux et soutenant le traitement des réclamations liées à des litiges, et de veiller à ce que le traitement de ces renseignements par le MDN et les FAC soit conforme à la Loi sur la protection des renseignements personnels. Elle avait également pour but de veiller à ce que l’EMOL respecte les conditions relatives à la protection des renseignements personnels dans les décisions de justice, les jugements et les ERD.

L’ÉFVP a été réalisée sous la direction du DEMOL, et approuvée par le coordinateur du Directeur – Accès à l’information et protection des renseignements personnels (DAIPRP) du MDN, le délégué du Ministère en vertu de l’article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Résultats sommaires

D’après les résultats de la présente ÉFVP, les risques pour la protection des renseignements personnels découlant du soutien apporté par le MDN et les FAC à l’administration des réclamations liées à des litiges devraient être modérés à élevés. Cependant, l’incidence éventuelle sur la protection des renseignements personnels des demandeurs est convenablement gérée par le MDN et les FAC, au moyen de mesures juridiques, politiques et techniques qui visent la protection des renseignements personnels. Les recommandations contenues dans l’ÉFVP devraient réduire les risques liés au programme à un faible niveau ou à un niveau acceptable.

Détermination et classification des secteurs de risque

Type de programme ou d’activité	Niveau de risque
Administration des programmes ou des activités et des services Les renseignements personnels sont utilisés pour prendre des décisions qui touchent directement la personne concernée (p. ex., la détermination de l’admissibilité à certains programmes, y compris l’authentification en vue d’accorder l’accès aux programmes ou aux services, l’administration des paiements effectués en vertu d’un programme, l’administration des trop-perçus, le soutien à la clientèle ou la délivrance ou le refus de permis et de licences, le traitement des appels, etc.)	3
Type de renseignements personnels concernés et contexte	Niveau de risque
Renseignements personnels de nature délicate Les renseignements personnels sensibles ou les renseignements qui peuvent être particulièrement sensibles dans certains contextes.	5
Participation des partenaires et du secteur privé au programme ou à l’activité	Niveau de risque
Au sein du Ministère (parmi un ou plusieurs programmes du Ministère)	4
Avec d’autres institutions fédérales
Organisations du secteur privé, organisations internationales ou gouvernements étrangers
Durée du programme ou de l’activité	Niveau de risque
Programme à long terme Le programme est de longue durée (de 5 à 10 ans).	4
Personnes concernées par le programme	Niveau de risque
L’utilisation dans le cadre de ce programme de renseignements personnels est à des fins administratives internes, mais touche certains employés.	2
Technologie et vie privée
L’activité ou le programme (nouveau ou modifié) comporte-t-il la mise en œuvre d’un nouveau système électronique, logiciel ou programme d’application, y compris un collecticiel (ou logiciel de groupe) qui est mis en œuvre pour soutenir le programme ou l’activité ayant trait à la création, la collecte ou la manipulation de renseignements personnels?	Non
Est-ce que l’activité ou le programme (nouveau ou modifié) nécessite qu’on modifie considérablement les systèmes ou les services de TI en place?	Non
Est-ce que l’activité ou le programme (nouveau ou modifié) comprend la mise en œuvre de technologies portant atteinte à la vie privée?	Non
Transmission des renseignements	Niveau de risque
Les renseignements personnels sont utilisés dans un système qui est relié à au moins un autre système.	5
Les renseignements personnels peuvent être transférés sur un appareil portable ou converties sur un autre support.
Les renseignements personnels sont transmis au moyen de technologies sans fil.
Les renseignements personnels sont transmis par l’intermédiaire d’un service infonuagique.
Risques possibles pour la personne ou l’employé	Niveau de risque
Inconvénient.	5
Tort à la réputation.
Préjudice psychologique.
Préjudice financier.
Sécurité physique.
Risques possibles pour le Ministère	Niveau de risque
L’embarras des fonctionnaires.	5
Une perte de crédibilité institutionnelle à court terme.
Préjudice financier.
Action en justice.
Une diminution durable de la confiance du public envers l’institution, ou la nécessité d’une restructuration ou d’une réforme de l’organisation.