En quoi consiste le départ?
Le départ d’un employé est le processus de séparation qui a lieu entre un employé et son organisation. Que vous ayez terminé votre contrat, accepté un nouveau poste au sein d’une autre organisation fédérale ou ayez décidé de prendre votre retraite, vous devez remplir la liste de vérification pour le départ du MDN à l’intention des employés civils. Cette dernière précise les tâches que vous-même ainsi que votre gestionnaire devez exécuter dans un délai de deux semaines. Les listes de vérification ont été réparties selon les rubriques suivantes :
De plus, il y a la liste de vérification pour le départ du MDN à l’intention des gestionnaires des employés civils qui vise à aider les gestionnaires à comprendre les tâches et le processus liés au départ qui doivent être exécutés afin de mener à bien le départ d’un ou de plusieurs membres de leur personnel civil. Veuillez transmettre ce document à votre gestionnaire en vue d’assurer un départ harmonieux de l’Équipe de la Défense.
Si vous avez des questions ou des commentaires au sujet de cette liste de vérification, ou pour toute autre question concernant le processus de départ, veuillez communiquer avec l’Équipe nationale d'accueil et d'intégration des civils (ENAIC).
Tâches du processus de départ pour l’employé
Deux semaines avant votre départ...
Veuillez-vous assurer de remplir les tâches suivantes du processus de départ deux semaines avant de quitter le MDN* :
| Objectif |
Renseignements |
Terminé |
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| Envoyer un courriel à votre gestionnaire |
- Envoyer un courriel à votre gestionnaire ou à votre supérieur immédiat afin de faire le point sur l’état de tous les dossiers, documents et projets sur lesquels vous travaillez. S’il reste du travail à accomplir, déterminer à quelle personne le travail devrait être attribué.
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| Planifier des rencontres |
- Planifier une rencontre avec la personne qui s’est vu attribuer votre travail afin de lui donner les renseignements, les mises à jour et l’accès requis à tous les dossiers, documents et projets sur lesquels vous travailliez.
- Planifier une rencontre avec votre gestionnaire (s’il ou elle ne l’a pas déjà fait) afin de recevoir une rétroaction sur votre rendement (lien accessible uniquement sur le réseau de la Défense nationale). Lors de la même rencontre, prendre le temps de fournir une rétroaction sur votre expérience de travail afin d’aider à améliorer les futures expériences de travail des employés de l’organisation.
- Planifier une autre rencontre avec votre gestionnaire lors de votre dernier jour de travail afin d’avoir un dernier échange sur l’état de tous les dossiers, documents ou projets sur lesquels vous travailliez.
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Remplir le formulaire de départ de votre organisation
(Ce formulaire indique ce qui doit être restitué avant votre départ du MDN, comme le laissez-passer d’immeuble du MDN, la carte d’identité du MDN, les ordinateurs portatifs, les téléphones cellulaires, etc.) |
- Demander à votre gestionnaire si votre organisation exige que vous remplissiez un formulaire de départ. Le cas échéant, assurez-vous de le remplir (avec l’aide de votre gestionnaire ou de votre supérieur immédiat) et de le renvoyer au surveillant de la sécurité de l’unité (SSU) de votre organisation.
- Pour les employés qui doivent remettre un ordinateur portable, une tablette, un BlackBerry ou un téléphone cellulaire : ces articles doivent être remis au moyen d’un billet dans Assyst. Vous pouvez prendre des dispositions à cet égard à l’avance en sélectionnant la « date demandée » et en saisissant votre dernier jour de travail au sein du MDN.
- Pour les employés qui doivent remettre une carte de crédit : vous devez communiquer avec votre contrôleur pour déterminer la date de la remise ainsi que la méthode pour remettre votre carte de crédit.
- Pour les employés qui doivent remettre une clé USB émise par le MDN : vous devez communiquer avec le groupe de la sécurité des TI de N1 pour fixer une date de retour et une méthode pour retourner la clé USB.
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Remplir le formulaire de départ du répertoire et de la gestion de l’information de votre organisation
(Ces formulaires détaillent ce qui doit être fait avec tout fichier numérique sauvegardé [courriel, GCDocs, etc.] et tout document papier avant de quitter le MDN) |
- Communiquez avec l’agent de gestion de l’information de votre organisation pour l’informer de votre départ du MDN et demander le formulaire de départ du répertoire et de la gestion de l’information de votre organisation (chaque N1 peut avoir un nom différent pour le formulaire). À tout le moins, vous devrez :
- Transférer les fonds de renseignements de tous les répertoires, dispositifs, systèmes et courriels dans un dépôt géré;
- S’assurer que votre gestionnaire a accès ou détient les autorisations nécessaires pour accéder à vos fonds de renseignements;
- Remettre vos renseignements papier (p. ex. carnets, photos, etc.);
- Remettre votre information transitoire nécessaire à la poursuite des activités; et
- Supprimer toute votre information transitoire de tous les dispositifs.
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Passer en revue le régime d’assurance collective pour la fonction publique
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- Passer en revue le régime d’assurance collective pour la fonction publique sur le site Web : Événements de la vie pour vérifier quelle incidence aura votre départ du MDN sur vos avantages sociaux.
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Consulter votre solde de congés
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- Consulter votre solde de congés (lien accessible uniquement sur le réseau de la Défense nationale). Rappeler-vous que les congés annuels sont avancés et que vous avez seulement droit aux congés accumulés pour les mois durant lesquels vous avez reçu une rémunération pour 10 jours de travail. Tous les congés annuels et les congés de maladie versés en trop seront recouvrés lors du départ.
- Pour les employés qui prennent leur retraite ou démissionnent UNIQUEMENT : Remplisser le formulaire d’Avis de démission/retraite (qui se trouve dans le répertoire de formulaires de la Défense [formulaire 1346 du MDN]). Il y a lieu d’effectuer un mouvement de « mutation de sortie » lorsqu’un employé nommé pour une période déterminée ou indéterminée accepte un nouveau poste au sein d’un ministère autre que le ministère de la Défense nationale (MDN).
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Préparer des IPO pour votre poste
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- Commencer à préparer quelques Instructions permanentes d’opération (IPO) à utiliser à l’intention de votre gestionnaire, de votre remplaçant ou de votre équipe.
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| *Selon votre emploi ou votre lieu de travail, veuillez prendre note que certaines de ces tâches de départ pourraient ne pas vous concerner. |
Tâches du processus de départ pour l’employé
Une semaine avant votre départ...
Veuillez vous assurer de remplir les tâches suivantes du processus de départ une semaine avant de quitter le MDN* :
| Objectif |
Renseignements |
Terminé |
|---|
| Envoyer un courriel à votre gestionnaire |
- Faire le point sur :
- l’état de tous les dossiers, documents ou projets sur lesquels vous travaillez;
- vos progrès concernant le formulaire de départ ainsi que le formulaire de départ du répertoire; et
- la préparation de vos IPO.
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| Veiller à ce que vos congés soient à jour |
- Veiller à ce que toutes les demandes de congé/congé non payé soient présentées à votre gestionnaire aux fins d’approbation ou soumises par une DIP par l’entremise du système Services et soutien en ressources humaines (SSRH - lien accessible uniquement sur le réseau de la Défense nationale) au Centre des services de paye aux fins de traitement.
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| Mettre à jour votre curriculum vitæ |
Mettre à jour votre curriculum vitæ en y ajoutant les réalisations accomplies et les formations suivies lors de votre passage au MDN. |
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| *Selon votre emploi et/ou votre lieu de travail, veuillez prendre note que certaines de ces tâches de départ pourraient ne pas vous concerner. |
Tâches du processus de départ pour l’employé
Votre dernier jour de travail au sein du MDN...
Au cours de votre dernier jour de travail au sein du MDN, assurez-vous de remplir les tâches de départ suivantes* :
| Objectif |
Renseignements |
Terminé |
|---|
Rencontrer son gestionnaire
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- Informer une dernière fois votre gestionnaire de l’état des dossiers, des documents et des projets sur lesquels vous travailliez. Nous vous recommandons fortement de tenir cette rencontre par vidéoconférence.
- S’assurer que votre gestionnaire vous a libéré dans l’application GRFP (en cas de mutation dans un autre ministère du gouvernement fédéral).
- Transmettre vos IPO à votre gestionnaire, à votre remplaçant ou à votre équipe.
- Discuter des points ci-dessous et confirmez que tout a bien été accompli.
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| Confirmer l’achèvement et la remise de tout ce qui est énoncé dans le formulaire de départ et le formulaire de départ du registre |
- S’assurer d’avoir remis votre :
- Laissez-passer d’immeuble du MDN;
- Carte d’identité du MDN;
- Carte d’infrastructure à clé publique (IPC);
- Ordinateur portatif et/ou tablette;
- BlackBerry ou vos téléphones intelligents;
- Carte de crédit;
- Permis de stationnement; et
- Équipement du poste de travail et matériel du MDN (clés USB, cadenas, clés) à votre gestionnaire, à votre supérieur immédiat ou à la personne désignée dans le formulaire de départ de votre organisation.
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| S’assurer que vos congés soient à jour |
- S’assurer que toutes les demandes de congé/congé non payé aient été approuvées. Lorsqu’elles seront dans le système, assurez-vous d’imprimer votre rapport de congés à partir du portail libre-service (lien accessible uniquement sur le réseau de la Défense nationale) des congés afin de vous assurer d’avoir une copie de votre solde de congés.
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| Créer un message d’absence de bureau pour votre messagerie vocale et votre courrier électronique |
- Créer un message d’absence du bureau pour votre courrier électronique et votre boîte vocale (vous pouvez également vous déconnecter de votre téléphone) afin d’aviser tout le monde de votre départ du MDN de même que les informer de la personne avec laquelle communiquer pendant votre absence.
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Nettoyer votre espace de travail
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- Veiller à enlever tous vos articles personnels de votre espace de travail
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| Communiquer avec les agents de HR Connect RH pour toute autre question ou préoccupation |
- Si vous avez des questions sur les RH à formuler, veuillez communiquer avec les agents de HR Connect RH (lien accessible uniquement sur le réseau de la Défense nationale) au 1-833-RHR-MDND (1-833-747-6363).
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| Rétroaction à l’intention de l’ENAIC |
- Si vous avez des commentaires au sujet de votre expérience avec le processus de départ, veuillez envoyer un courriel à l’ENAIC.
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*Selon votre emploi ou votre lieu de travail, veuillez prendre note que certaines de ces tâches de départ pourraient ne pas vous concerner
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