Processus d’achat et de mise à niveau de la Défense

Phase 1 : Identification

La première étape vise à définir l’exigence de façon générale. La Marine royale canadienne, l’Armée canadienne, l’Aviation royale canadienne ou le Commandement des Forces d’opérations spéciales du Canada doit démontrer qu’il existe une lacune ou un besoin émergeant concernant les capacités actuelles des FAC et que du nouveau matériel ou de nouveaux services sont nécessaires pour répondre aux besoins opérationnels actuels ou à venir des FAC. Les équipes de projet doivent aussi démontrer que la capacité en question ne peut être atteinte raisonnablement par d’autres moyens.

L’équipe du projet dresse une liste de capacités que le matériel ou le service proposé doit livrer, établit une date proposée pour le début du projet, et si le tout est approuvé, le groupe détermine la date la plus tôt proposée à laquelle le matériel ou le service peut être prêt utiliser. À cette étape, on se concentre à cerner et confirmer le besoin, pas la solution. Avant d’entreprendre l’étape de l’analyse des options, les exigences de haut niveau sont examinées par le Comité des capacités de la Défense et la Commission indépendante d’examen des acquisitions de la Défense.

Phase 2 : Analyse des options

Pendant la deuxième étape, l’équipe du projet doit préparer une version préliminaire de l'énoncé des besoins opérationnels et une analyse exhaustive de rentabilisation des options qui répondraient au besoin de capacité identifié. L’analyse de rentabilisation cerne aussi la meilleure option. La haute direction du MDN se sert de cette analyse pour prendre sa décision à propos de la meilleure option pour répondre au besoin de capacité et présente le meilleur rapport qualité-prix. L’analyse de rentabilisation est étudiée par le Comité des capacités de la Défense et le Conseil de gestion du programme, qui fournissent à la haute direction de l’aide à la décision et des conseils, alors que la Commission d’examen indépendante pour l’acquisition de la Défense valide l’énoncé des besoins opérationnels préliminaires. Une fois les approbations nécessaires obtenues, des fonds sont alloués pour le projet, et il est possible d’entreprendre l’étape de définition.

Phase 3 : Définition

La troisième étape marque la transition entre ce qui doit être fait pour répondre au besoin de capacité, et comment mettre en place l’option retenue. Cette étape vise à planifier un projet réussi qui est financièrement viable et réalisable. L’équipe du projet prend l’option retenue et crée une description détaillée de l’ensemble du projet. Ensuite elle finalise l’énoncé des besoins opérationnels aux fins d’approbation, valide les coûts du projet et prépare un plan de gestion du projet. Si le projet obtient l’approbation du Conseil de gestion du programme, l’équipe prépare une présentation ministérielle pour le ministre de la Défense nationale ou le Conseil du Trésor du Canada pour recevoir le pouvoir de dépenser en vue de passer à l’étape de la mise en œuvre.

Phase 4 : Mise en œuvre

À la quatrième étape, l’équipe du projet, avec l’appui des autres ministères du gouvernement, s’assure que les fournitures ou les services prévus dans l’entente sont livrés comme il est prévu dans le contrat et que le projet respecte la portée, le calendrier et le budget. La première phase de la mise en œuvre est normalement le lancement d’un concours à l’intention des fournisseurs de biens et de services, réalisé en collaboration avec Services publics et Approvisionnement Canada, ce qui est suivi par l’évaluation de la soumission. Le fournisseur retenu obtient ensuite le contrat pour livrer le matériel ou les services.

Le matériel complexe est normalement mis à l’essai et vérifié par le MDN et les FAC, et dans de nombreux cas, il est modifié pour répondre aux exigences précises des FAC. Le matériel ou les services sont ensuite livrés conformément au calendrier indiqué dans le contrat. Dans le cas d’acquisition de matériel, les membres des FAC suivent une formation sur son utilisation. Dépendamment de la complexité du matériel, comme un aéronef, la formation peut prendre quelques mois ou quelques années.

Phase 5 : Clôture

La clôture du projet, la cinquième étape, débute lorsque le nouveau matériel et l’organisation ou le service de soutien sont entièrement fonctionnels. C’est à cette étape que l’équipe du projet donne un avis officiel à la haute direction du MDN indiquant que la capacité opérationnelle a été atteinte, que toutes les conditions et les restrictions imposées sur le projet ont été respectées, et que les leçons retenues dans le cadre du projet ont été dûment consignées et transmises. Cette étape permet également aux autorités du MDN à fermer les livres et les comptes du projet. L’étape de la clôture est normalement complétée en trois mois.