Comité consultatif des patients et des familles

Objectif du comité

Veiller à ce que les besoins exprimés par les patients et leur famille soient au cœur des soins de premier ordre et du service exceptionnel empreint de compassion au Centre des services de santé des Forces canadiennes Ottawa (C Svcs S FC [O]). Les principes des soins en partenariat avec le patient représentent le cadre de base en vertu duquel le C Svcs S FC (O) et le Détachement de la 1re Unité dentaire d’Ottawa s’impliquent auprès des patients et des membres de leur famille. Ces principes sont les suivants :

1. Promouvoir le respect : écouter de manière proactive, honorer et respecter les points de vue et les choix du patient et de sa famille.
2. Partager l’information : communiquer et partager l’information avec les patients, les membres de la famille, ainsi que la chaîne de commandement de manière appropriée, utile et affirmative.
3. Encourager la participation : inviter et encourager les patients et les familles à prendre part aux soins et aux décisions dans la mesure où ils le souhaitent.
4. Appuyer la collaboration : les responsables et les fournisseurs de soins de santé établissent un partenariat avec les patients, les membres de la famille et la chaîne de commandement dans le but de collaborer dans des domaines comme l’élaboration, la mise en œuvre, la conception et l’évaluation des politiques et des programmes, l’éducation professionnelle et la prestation des soins.

But

Le CCPF conseillera les dirigeants des cliniques, les fournisseurs de soins de santé, ainsi que le personnel administratif sur les politiques, les pratiques, la planification, ainsi que la prestation des soins en partenariat avec les patients. Voici quels pourraient être les domaines précis d’implication du comité :

1. Donner des conseils sur les politiques, les pratiques et l’application des principes en partenariat avec les patients.
2. Participer à l’éducation du personnel et du public en ce qui concerne les principes et les pratiques en partenariat avec les patients.
3. Permettre aux patients et aux familles de s’exprimer afin de favoriser les soins dispensés en partenariat avec les patients et l’implication des patients à tous les niveaux de l’organisation.

Les fonctions du comité

1. Encourager la collaboration entre le personnel du Groupe des Services de santé des Forces canadiennes (Gp Svc S FC) et la communauté en général (incluant la chaîne de commandement) dans le but d’accroître l’implication des patients et des membres de leur famille dans la planification et la prestation des soins dans l’ensemble de l’organisation.
2. Représenter les points de vue du patient et de la famille en ce qui concerne leur expérience en matière de soins de santé au sein des Gp Svc S FC et recommander des améliorations.
3. S’occuper de fonctions consultatives afin d’améliorer les soins en partenariat avec le patient.
4. Identifier et encourager les pratiques exemplaires en matière de soins en partenariat avec le patient.
5. Exprimer des réactions lors de l’examen des initiatives et des activités en partenariat avec le patient et du soutien qu’on leur accorde.
6. Évaluer le rôle du CCPF lorsqu’il s’agit d’améliorer les résultats pour les patients et leur famille.
7. Contribuer aux nominations visant à souligner les efforts exceptionnels du personnel qui favorisent les soins en partenariat avec le patient et appuyer ces nominations.
8. Encourager les efforts déployés par le personnel, les patients et la famille qui visent à encourager les initiatives en matière de mode de vie sain et de bien-être.
9. Revoir et commenter les stratégies de communication et les activités d’éducation axées sur le patient.

Autorité

Le CCPF relèvera des équipes de dirigeants des services médicaux et dentaires du C Svcs S FC (O) en plus d’entretenir un lien avec le Comité consultatif sur la qualité et la sécurité des patients du Gp Svc S FC, en fonction des besoins.

Membres

La durée du mandat des membres est d’un an. Le coprésident communiquera avec les membres qui ne se présentent pas à plus de trois réunions afin de réévaluer leur capacité à s’engager à l’endroit du CCPF. Les nouveaux membres seront recrutés en fonction des besoins et tout au long de l’année afin d’entretenir la composition du Comité.

D’autres membres du personnel du C Svcs S FC (O) peuvent être invités à assister aux réunions, sur demande. Le gestionnaire de clinique/commandant, le médecin-chef de la base/l’escadre et le commandant du détachement dentaire, l’officier régional de la qualité et de la sécurité des patients ainsi que le médecin-chef régional agiront à titre de membres d’office du comité.

Membres du comité :

• Coprésident (Gestionnaire de clinique)
• Coprésident (Service dentaire)
• Conseiller de la qualité et de la sécurité des patients
• Adjoint administratif 
• De 8 à 12 patients
• De 2 à 5 membres de la famille

Rôles des membres

Président (le président et le coprésident assument la responsabilité des services dentaires et médicaux à tour de rôle)

• Communiquer efficacement avec les membres.
• Diriger les réunions du Comité et prendre les décisions finales en fonction de la participation des membres.
• Veiller à ce que toute question soit traitée de façon ordonnée et efficace.
• Faire preuve d’impartialité et d’objectivité dans les réunions et la prise de décisions.
• Faciliter les changements et régler les conflits.
• Planifier l’embauche et le renouvellement de la gestion du Comité.
• Veiller à ce que chaque membre s’acquitte de ses responsabilités, comme requis.
• Veiller à ce que le Comité exerce ses fonctions adéquatement, et assurer la participation active aux réunions, la pertinence des questions discutées et la prise de décisions efficace.
• Assigner des initiatives ou des projets aux membres selon les besoins.
• Représenter les membres du Comité consultatif des patients.
• Élaborer et finaliser l’ordre du jour.
• Inviter des conférenciers selon les besoins.
• Veiller à la rédaction du procès-verbal et à sa conservation comme document d’archives.
• Surveiller la composition du Comité.
• Occuper la même fonction que celle des membres réguliers.
• Les coprésidents n’ont pas droit de vote.

Coprésident

• Le groupe est coprésidé par un représentant de la clinique médicale ou dentaire. Ce représentant occupe idéalement un poste de gestionnaire ou de superviseur.
• Seconder le président ou la présidente dans l’accomplissement de ses fonctions.
• Fournir des conseils et une expertise en matière de soins médicaux ou dentaires.
• Occuper la même fonction que celle des membres réguliers.
• Les coprésidents n’ont pas droit de vote.

Conseiller de la qualité et de la sécurité des patients

• Donner des conseils et transmettre des connaissances spécialisées sur l’amélioration de la qualité et la sécurité des patients.
• Faire part de ses préoccupations en fonction des commentaires reçus du patient et de l’analyse des incidents de sécurité.
• Occuper la même fonction que celle des membres réguliers.

Adjoint administratif

• Préparer l’ordre du jour (avec l’aide du président ou du coprésident).
• Rédiger le procès-verbal de chaque réunion (et le faire signer par le président).
• Distribuer les procès-verbaux, les ordres du jour et les documents aux membres du comité, et leur transmettre les informations nécessaires, au besoin.
• Aviser les membres au sujet de la prochaine réunion.
• Fournir un soutien administratif au Comité.
• Assumer d’autres responsabilités inhérentes au rôle et énoncées au sein du Comité.

Membres du comité consultatif des patients et des familles

• Le CCPF se composera d’un maximum de 15 membres réguliers : de 8 à 12 patients et de 2 à 5 membres de la famille (à l’exclusion du personnel du Gp Svc S FC Ottawa).

Exigences :

• Occuper le poste pour un mandat d’un an pouvant être renouvelé sur demande.
• Avoir une expérience variée dans le domaine des soins de santé offerts aux patients et aux familles, ou avoir représenté un groupe d’intérêt (les membres d’une famille) au cours des trois dernières années.
• Contribuer au Comité par sa diversité en ce qui concerne l’âge, le sexe, le grade, le groupe professionnel, les origines, la culture et l’expérience en matière de soins de santé.
• Apporter d’autres aptitudes, habiletés et expériences qui contribuent à favoriser les travaux du Comité.
• Désirer collaborer avec les cliniques médicales et dentaires afin d’améliorer la qualité, la sécurité et l’expérience des soins.

Rôles et responsabilité des membres :

• Assister à toutes les réunions prévues.
• Tenir compte des données pertinentes et des renseignements fondés sur des données probantes en vue de donner des conseils sur la mise en œuvre et l’évaluation du Comité.
• Faire part de son point de vue (p. ex., sur un endroit particulier, un aspect culturel ou une différence entre le milieu rural et urbain) tout en respectant l’opinion des autres.
• Participer à des sous-comités ou à des groupes de travail, le cas échéant.
• Entreprendre des projets ou des initiatives de petite envergure.
• S’engager à améliorer les soins pour tous les patients et les membres de la famille.

Attentes à l’égard de tous les membres du comité

• Assurer la confidentialité du patient et des documents sensibles de l’organisation.
• Adopter une attitude positive et solidaire à l’égard de la vision du centre de santé Ottawa.
• Respecter le processus de collaboration et comprendre que la décision finale concernant la prestation de soins et l’amélioration des processus relève de l’administration.

Processus de sélection

Un processus « d’appel de candidatures » sera mis en place lorsque le Comité consultatif des patients et des familles aura besoin de nouveaux membres. Les candidatures seront retenues et approuvées par les coprésidents.

Les membres s’efforceront de refléter la communauté qu’ils représentent. Lorsqu’ils proposent les coprésidents, les membres doivent s’assurer de tenir compte de la diversité géographique, linguistique et multiculturelle de la région.

Réunions

Le Comité se réunira au moins trois fois par année ou à la demande du président. Un procès-verbal sera rédigé et distribué à tous les membres du Comité, puis sera stocké dans le lecteur partagé sur le réseau local ou à d’autres endroits à déterminer.

Pour tenir une réunion, au moins dix membres doivent être présents. Si ce nombre n’est pas atteint, la réunion devra être reportée.

Vote et quorum

La méthode préférée pour la prise de décisions sera à l’unanimité. Lorsqu’un vote est requis, chaque membre du Comité aura droit à un vote. Au besoin, en l’absence de consensus, les décisions seront prises par le vote majoritaire (51 %) des membres réguliers présents.

Modifications

Des modifications peuvent être apportées à ce cadre de référence lors de toute réunion régulière du CCPF moyennant un vote aux deux tiers, et ce, pourvu que les changements proposés aient fait l’objet d’une lecture lors de la réunion précédente.