CANCDTGEN 008/25

Ordre général des cadets du Canada (CANCDTGEN)

Mises à jour concernant l'inscription des cadets, le questionnaire de santé détaillé et les outils de gestion des capacités des corps de cadets/escadrons

Références :

1. CANCDTGEN 007/23, Annulation du formulaire CF 1158, Demande d’admission dans les cadets de la Marine, de l’Armée ou de l’Air du Canada
2. CANCDTGEN 025/20, Outil d'inscription en ligne
3. CANCDTGEN 001/25, Norme de service pour les soumissions de l’outil d’inscription en ligne
4. Ordres et règlements royaux des cadets du Canada (OR Cadets) Chapitre 4 - Cadets

Contexte

1. En septembre 2020, l'outil d'inscription en ligne (OIEL) a été mis en place pour permettre aux participants de s'inscrire au Programme des cadets par voie électronique. Cet outil a évolué pour remplacer le formulaire papier CF 1158, qui devait être envoyé par courriel aux corps de cadets/escadrons. Au cours de l'année d'entraînement 2024-2025, afin de faciliter la gestion des capacités, le Gp CRJC a introduit la possibilité pour les commandants de demander que le statut « capacité limitée » ou « aucune capacité » soit appliqué à leur corps de cadets/escadron dans l'OIEL. En outre, un questionnaire de santé détaillé (QSD) en ligne a été testé afin de faciliter la transmission de ces informations aux URSC et de réduire le temps de traitement.
2. À compter du 1^er septembre 2025, les modifications suivantes entreront en vigueur :
   • Outil d'inscription en ligne
     1. L'OIEL est désormais entièrement intégré à Forteresse. Il n'est plus nécessaire de saisir manuellement les données, sauf si un parent/tuteur choisit d'utiliser un formulaire papier pour l'inscription. Les inscriptions seront reçues via le tableau de bord Forteresse du corps de cadets/escadron.
     2. Le personnel des corps de cadets/escadrons doit confirmer la résidence des cadets au moyen d’un certificat de naissance, d’une carte de résidence, d’un visa, etc., et doit vérifier et saisir les renseignements d’assurance-maladie. Toutefois, ces renseignements ne seront pas photocopiés ni conservés dans les dossiers locaux des corps de cadets/escadrons. De plus, les copies de ces documents actuellement conservées dans les dossiers des corps de cadets/escadrons pour les cadets déjà inscrits seront détruites, mais tous les autres documents d'inscription antérieurs à septembre 2025 doivent être conservés.
     3. Le Gp CRJC révise et met actuellement à jour les politiques relatives aux dossiers des cadets, à l'adhésion au Programme des cadets, à l'inscription des cadets et aux procédures d'inscription des cadets. Ces politiques mises à jour devraient être publiées au cours de l'année d'entraînement 2025/26 et refléteront les informations contenues dans le présent CANCDTGEN.
     4. À titre de politique provisoire : il n'est pas nécessaire d'imprimer le formulaire électronique reçu de l'OIEL pour le signer et le conserver physiquement. Toutes les données sont désormais enregistrées sous forme numérique. Lorsqu'un cadet est inscrit par le personnel administratif désigné, le dossier est verrouillé et horodaté avec le nom d'utilisateur du membre du personnel.
     5. Indépendamment de l'enregistrement numérique des données d'inscription des cadets dans Forteresse, les commandants de corps de cadets/escadrons sont tenus d'examiner les inscriptions et de s'assurer que tous les cadets inscrits remplissent les conditions d'admissibilité conformément à la référence D, paragraphe 4.01.
   • Gestion des capacités
     6. Lorsqu'un statut « capacité limitée » ou « aucune capacité » a été attribué à un corps de cadets/escadron, une notification de grande taille s'affiche désormais en haut du tableau de bord du corps de cadets/escadron.
     7. Le statut « capacité limitée » ou « aucune capacité » ne se réinitialise pas et ne change pas automatiquement au début d'une année d'entraînement. Les parents/tuteurs ne peuvent pas inscrire leur enfant lorsque le statut est « aucune capacité ». Les commandants de corps de cadets/escadrons sont chargés de réviser les facteurs qui influent sur leur capacité, comme le ratio d'encadrement, les limitations en matière d'infrastructure, etc., et de demander une modification, si nécessaire.
     8. La capacité des corps de cadets/escadrons est désormais gérée directement dans Forteresse par les URSC. Le personnel des corps de cadets/escadrons peut demander des modifications via leur chaîne de commandement.
     9. Forteresse inclut désormais une liste d'attente pour les inscriptions lorsqu'un corps de cadets/escadron a le statut « capacité limitée ». Les corps de cadets/escadrons voisins peuvent récupérer les cadets de cette liste d'attente et les admettre s'ils ont de la place.
   • Questionnaire de santé détaillé
     10. Un questionnaire de santé détaillé (QSD) est désormais disponible en ligne pour tous les cadets et leurs parents/tuteurs. Il s'agit de la méthode de soumission privilégiée. La soumission du QSD utilise une plate-forme Protégé B gérée par Service numérique canadien. Ce formulaire remplace également les formulaires de consentement relatifs à l'anaphylaxie et à l'alimentation, qui sont désormais intégrés au QSD. Le plan d'urgence en cas d'anaphylaxie doit toujours être créé au sein du corps de cadets/escadron, avec les parents, afin de garantir qu'une copie locale facilement accessible soit disponible à tout moment.
     11. Lorsqu’un formulaire médical (QSD) est requis, qu’il s’agisse d’une nouvelle inscription, d’une validation annuelle ou d’une modification de l’état de santé, les membres du personnel des corps de cadets/escadrons transmettront un lien spécifique à la région directement aux responsables légaux du cadet à l’aide de l’adresse courriel figurant dans Forteresse. Le personnel du corps de cadets/escadron doit s'assurer que le numéro d'identification du cadet (NIC) figure dans cette communication. Les officiers de liaison médicale de l'URSC fourniront des instructions spécifiques au personnel de leur région concernant la soumission.
3. La référence C établit les normes de service que les corps de cadets/escadrons doivent respecter lorsqu'ils répondent aux inscriptions en ligne. Ces normes restent en vigueur et doivent continuer d'être appliquées.
4. Dans tous les cas, la plupart des inscriptions et des transactions QSD doivent désormais être effectuées par voie numérique et l'utilisation de versions papier doit être limitée aux cas où il existe des lacunes en matière de connectivité, des préoccupations en matière de sécurité ou de confidentialité de la part des parents/tuteurs, ou d'autres facteurs limitatifs. Les inscriptions sur papier doivent utiliser le formulaire d'inscription imprimé à partir de l'OIEL. Le QSD en version papier doit être imprimé à partir du dossier du cadet dans Forteresse.
5. Les procédures relatives à l'utilisation de tous les services mentionnés sont publiées à l'intention du personnel sur le Portail numérique (Vous quittez maintenant Canada.ca. Le lien est seulement accessible sur le SharePoint de Cadet365). Le personnel du quartier général du Gp CRJC peut également contacter son URSC ou le service d'assistance informatique (TI@cadets.gc.ca) pour plus d'informations.