13-02 Annexe B – Conseil de mérite

Ordonnances sur l'Administration et l'Instruction des Cadets (OAIC)

Aperçu

1. La démarche du conseil de mérite a pour objet :

1. d’établir un processus équitable et transparent, capable de résister à l’examen, permettant aux commandants (cmdt) de distinguer les cadets les plus dignes de promotion aux grades de pm 2/adjum/adj 2 et de pm 1/adjuc/adj 1;
2. d’établir un bassin hiérarchisé de cadets admissibles en vue des promotions à venir; et
3. de faire ressortir les points à améliorer de chacun de ces cadets de telle façon que ceux qui ne seront pas choisis assistent à une séance d’information et se voient offrir des opportunités d’entraînement supplémentaires, ce qui leur permettra d’atteindre la norme à laquelle ils satisferont aux attentes et pourront devenir admissibles à la promotion.

2. Le conseil de mérite a comme mandat de faire des recommandations au cmdt concernant les cadets qui méritent de se voir accorder des grades supérieurs et, s’il y a lieu, prioriser les candidats potentiels. La décision finale pour toute promotion aux grades revient au cmdt de corps/esc.

3. Les conseils de mérite peuvent comporter deux volets :

1. étude de dossiers; et
2. entretien.

Membres du conseil

4. Le conseil de mérite doit inclure au moins trois et au plus cinq membres. Les membres nommés par le cmdt du corps/esc sont :

1. le président du conseil;
2. un représentant de la Ligue ou répondant local; et
3. au moins un et au plus trois membres supplémentaires parmi les suivants :
   (1) représentants du cmdt de l’URSC (officier du Cadre des instructeurs de cadets du secteur, conseiller des cadets de la région, officier des cadets du secteur, etc.),
   (2) officiers du CIC du corps/esc (du même corps/esc ou membres des corps/esc voisins),
   (3) premier maître de 1^ère classe (pm 1) / adjudant-chef (adjuc) / adjudant première classe (adj 1) du corps/esc (du même corps/esc ou membres des corps/esc voisins), et
   (4) membres de la communauté (notamment directeur d’école et membre de la Légion, etc.).

5. La composition du conseil doit demeurer la même pour tous les candidats. Toute apparence de conflit d’intérêts doit être évitée. En conséquence, toute personne qui entretient une relation personnelle avec un cadet dont le dossier est à l’étude doit s’abstenir de siéger au conseil. Le cmdt nommera un autre membre pour la remplacer.

Préparation avancée

6. On doit faire savoir aux candidats potentiels que leur dossier est étudié par un conseil de mérite et leur demander s’ils souhaitent être en lice pour être considéré pour un grade d’un échelon supérieur.

7. On doit remettre la fiche Forteresse de renseignements sur le cadet à ceux qui ont accepté de participer pour qu’ils vérifient que l’information qui y figure est exacte et complète. S’il y a lieu, ils doivent indiquer les corrections à apporter et fournir les documents justificatifs. L’information doit alors être mise à jour dans Forteresse, et une copie corrigée de la fiche de renseignements doit être remise aux candidats.

8. Les critères évalués par le conseil de mérite doivent être définis et transmis à chaque candidat ainsi qu’à tous les membres du conseil.

Conseil de mérite - Volet 1 : Étude de dossier

9. Une étude détaillée est essentielle à la démarche du conseil de mérite puisqu’elle permet d’évaluer les candidats en fonction de leurs qualifications et de leurs réalisations. Même si le président du conseil peut dresser une liste précise des critères les plus pertinents, voici la liste des critères recommandés :

1. l’assiduité;
2. un examen des résultats académiques de l’instruction au corps/esc;
3. un examen de tous les rapports de cours du Centre d’instruction d’été des cadets (CIEC) ou Rapports d’appréciation du rendement (RAR);
4. les notes positives ou disciplinaires pertinentes conservées au dossier;
5. une liste de toutes les récompenses reçues au corps/esc; et
6. une liste de toutes les autres récompenses reçues par le candidat, y compris les distinctions et les récompenses nationales.

10. Le processus d’étude du dossier établi pour chaque conseil de mérite doit être appliqué, de façon cohérente, à chaque candidat sans variation.

Conseil de mérite - Volet 2 : Entretien

11. Pour garantir l’équité, tous les entretiens de cadet doivent se dérouler de la manière la plus similaire possible. Chaque cadet doit recevoir les mêmes consignes initiales et se voir poser les mêmes questions. 

12. Bien que le président du conseil puisse inclure des questions qu’il juge importantes dans une situation donnée, les questions doivent être pertinentes au grade auquel le candidat serait potentiellement promu. Les questions peuvent porter sur les sujets suivants :

1. les réalisations du candidat dans le cadre de l’instruction des cadets (p. ex., programme des corps/esc, programme des CIEC);
2. la description des rôles de leadership précédemment occupés par le candidat (cadets, écoles, etc.) et son rendement dans des situations connexes;
3. les objectifs personnels du candidat ou ses buts pour le corps/esc;
4. des questions fondées sur des scénarios généraux touchant le corps/esc auxquelles le candidat doit répondre en exposant sa façon de traiter de la situation; et
5. les réalisations du candidat en dehors du corps/esc de cadets (p. ex., école, communauté, équipes sportives, activités parascolaires).

Délibérations du conesil

13. Après avoir procédé à l’étude des dossiers ainsi qu’aux entrevues de tous les cadets admissibles et après avoir noté et classé chaque candidature, les membres du conseil doivent discuter de leurs résultats individuels afin de déterminer si chaque cadet mérite d’être promu au grade suivant. 

14. Le but de cet exercice consiste à trouver un équilibre entre la reconnaissance des réalisations antérieures, du potentiel futur et de la capacité à apporter une contribution à un grade d’un échelon supérieur.

15. Idéalement par la discussion, les membres du conseil doivent en venir à un consensus, mais ce n’est pas une exigence absolue. Le rôle du conseil consiste, en fin de compte, à assurer le respect des procédures et protocoles et à veiller à ce que tous les cadets fassent l’objet d’un traitement juste et équitable tout au long de la démarche.

Clotûre du conseil

16. Le président du conseil doit s’assurer que les comptes rendus des discussions (y compris les questions posées aux candidats, leurs réponses et le résultat de l’étude du dossier) sont conservés dans un dossier administratif approprié afin d’y faire référence ou, s’il y a lieu, d’intervenir en cas de protestation. Ces notes serviront de source d’information au cours d’un compte-rendu.

17. Le cmdt doit être tenu parfaitement au courant des vues de la majorité et de toute dissension au sein du conseil.

18. Lorsqu’un cmdt détermine qu’un cadet n’est pas prêt à être promu, la procédure décrite au para 11 de la partie principale de cette OAIC doit être suivie.

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