14-06 Annexe B – Lignes directrices dans la planification de voyages à des fins récréatives et éducatives
Ordonnances sur l'Administration et l'Instruction des Cadets (OAIC)
1. L’organisation d’un voyage à des fins récréatives et éducatives nécessite souvent plusieurs mois de préparation de façon à garantir le transport, l’hébergement, les visites et ainsi de suite. Dans certains cas, il se peut qu’un acompte non remboursable ou même que le paiement en entier soit requis. Dans d’autres cas, beaucoup d’efforts et de temps peuvent être consacrés à l’organisation de visites ou d’activités qui ne seront peut-être pas autorisées par l’autorité approbatrice.
2. Avant d’entamer des démarches, étant donné les conséquences monétaires potentiellement élevées, il peut être préférable d’en discuter avec les autorités concernées.
3. Il est essentiel que tous les plans concernant un voyage soient étroitement coordonnés entre le commandant du corps/escadron et son répondant. En tant que responsable du financement du voyage, le comité répondant doit participer à tous les aspects de la planification dès le début, qu’il soit ou non à l’origine du voyage, surtout dans le cas des voyages à l’extérieur du Canada, pour lesquels il est primordial que l’assureur de la Ligue soit avisé le plus tôt possible. Le comité répondant doit appuyer par écrit toutes les demandes de voyage (voir l’information supplémentaire pour les cadets de l’Armée au paragraphe 7).
4. Aucun corps/escadron ne doit entreprendre de voyage sans avoir obtenu au préalable :
- le soutien financier et administratif du comité répondant local (voir l’information supplémentaire pour les cadets de l’Armée au paragraphe 7); et
- l’autorisation de l’autorité approbatrice.
5. Les corps/escadrons qui ont l’intention d’effectuer un voyage doivent aussi savoir que le MDN et les Ligues ne protègent pas les participants contre toutes les éventualités et tous les risques possibles. Par le fait même :
- les membres des FC en service de réserve rémunéré sont protégés en matière de responsabilité civile en vertu de ce service. Les membres des FC en service bénévole pendant une activité de cadets sont protégés en matière de responsabilité civile en vertu de la Politique sur l’indemnisation des fonctionnaires de l’état et sur la prestation de services juridiques tel que autorisé par le sous-ministre de la Défense nationale. Les IC enregistrés auprès de leur ligue et les cadets qui voyagent au Canada sont protégés en matière de responsabilité civile par l’assureur de leur Ligue mais pas lorsqu’ils voyagent à l’étranger. Il est recommandé que les IC enregistrés auprès de leur ligue et les cadets se procurent une assurance en matière de responsabilité civile lorsqu’ils voyagent à l’étranger;
- tous les participants qui voyagent au Canada sont protégés en matière de soins médicaux par le régime d’assurance-maladie de leur province;
- les membres des FC en service de réserve rémunéré et les cadets sont couverts par les FC pour les frais médicaux et dentaires d’urgence lorsqu’ils voyagent à l’étranger. Il est fortement recommandé que les membres des FC en service bénévole pendant une activité de cadets et les IC se procurent une assurance-maladie d’urgence lorsqu’ils voyagent à l’étranger;
- les organisateurs du voyage devraient se procurer, au besoin, une assurance en cas d’annulation du voyage;
- chacun des participants devrait se procurer, au besoin, une assurance-accident de vol aérien et une assurance-bagages;
- il peut être préférable pour chacun des participants de se procurer, au besoin, une assurance en cas de décès ou de mutilation par accident; et
- les organisateurs du voyage doivent informer les parents et tuteurs afin qu’ils vérifient leur propre police d’assurance-habitation pour déterminer la couverture et les protections qui s’appliquent dans ces cas.
6. Les bénévoles, les parents, les membres du comité répondant, les membres de la ligue des cadets, les cadets de la Ligue navale et les officiers de la Ligue navale ne sont pas couverts par le MDN. Ils doivent donc se procurer leurs propres assurances.
7. Selon la structure actuelle des répondants des corps des cadets de l’Armée, les dispositions suivantes s’appliquent :
- si un corps ne dispose pas d’un comité répondant ou de répondant actif, le commandant du corps des cadets peut faire les démarches pour organiser le voyage, obtenir l’approbation et effectuer le voyage; et
- si un comité répondant ou un répondant actif existe, celui-ci n’est pas obligé de participer à la planification et à l’organisation du voyage au-delà de fournir un appui financier.
8. Les corps/escadrons qui effectuent des voyages doivent prendre note que le MDN n’acceptent aucune responsabilité à l’égard d’ententes de réciprocité conclues avec une unité hôte. En d’autres mots, si une unité de cadets d’un pays étranger effectue un voyage au Canada en retour d’un voyage fait par corps/escadron canadien, la responsabilité de recevoir les cadets étrangers incombe au comité répondant du corps/escadron canadien, et non au MDN ou aux Ligues à quelque niveau que ce soit.
9. Les corps/escadrons ne sont pas autorisés à entrer en communication, afin d’établir des ententes, avec les entités suivantes :
- avec un ministère (y compris le MDN et les FC) ou organisme fédéral public ou parapublic, à l’étranger;
- un ministère ou organisme public ou parapublic provincial canadien, à l’étranger;
- une division ou un organisme public ou parapublic municipal canadien, à l’étranger;
- un ministère, une division ou un organisme public ou parapublic national, provincial ou municipal d’un gouvernement étranger, à l’étranger; et
- le siège national d’un organisme de cadets étranger.
10. Une telle demande doit être soumise via la voie hiérarchique au cmdt de l’URSC qui l’évaluera et, si elle est approuvée, fera les démarches requises.
11. Les corps/escadrons sont autorisés à entrer en communication, afin d’établir des ententes, avec les entités suivantes :
- d’autres corps/escadrons de cadets canadiens;
- leur unité d’affiliation;
- leur base de soutien; et
- si le cmdt de l’URSC l’autorise :
(1) d’autres organismes du MDN et unités des FC, au Canada,
(2) d’autres ministères ou organismes fédéraux publics ou parapublics, au Canada,
(3) un ministère ou organisme public ou parapublic provincial canadien, au Canada,
(4) une division ou un organisme public ou parapublic municipal canadien, au Canada,
(5) un ministère, une division ou un organisme public ou parapublic national, provincial ou municipal d’un gouvernement étranger, au Canada,
(6) un corps de cadets étranger,
(7) des entreprises commerciales et industrielles canadiennes et étrangères, au Canada ou à l’étranger,
(8) un organisme sans but lucratif ou non gouvernemental canadien ou étranger, au Canada ou à l’étranger, et
(9) tout autre organisme n’ayant pas été mentionné.
12. Les parents doivent être informés par écrit que le voyage est une activité approuvée mais non subventionnée par le MDN.
13. Si un ou des membres du corps/escadron de cadets décident de poursuivre le voyage sans autorisation en tant que simples citoyens, le MDN et les Ligues ne s’en porteront pas responsable.
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