17-11 – Organisations des cadets du Canada – Politique et procédures de comptabilité

Ordonnances sur l'Administration et l'Instruction des Cadets (OAIC)


Objet

1. La présente ordonnance traite de tous les aspects de la comptabilité des fonds utilisés par les Organisations des cadets du Canada (OCC), à l’exception du fonds en fiducie Lord Strathcona, et elle est publiée de sorte que ces fonds soient dépensés au profit des participants des CIEC et des écoles. La présente ordonnance est fondée sur la Loi sur la défense nationale (LDN) et d’autres documents publiés par le Chef d’état-major de la Défense (CEMD).

Généralités

2. L’article 17 ainsi que les articles 38 à 41 de la Loi sur la défense nationale définissent les pouvoirs et fonctions du Ministre, du Chef d’état-major de la Défense et des commandants des bases en ce qui a trait à la gestion des biens non publics (BNP) et traitent de la constitution des Forces canadiennes (FC) par le Ministre.

3. Selon l’article 46 de la LDN, le Ministre est autorisé à former des organisations de cadets qui ne font pas partie des FC. Ainsi, un fonds ne constitue pas un fonds non public et il n’a pas à être déclaré au CEMD en vertu de l’autorité qui est conférée à ce dernier en matière de BNP dans les articles 38 à 41 de la LDN. Le Cadre des instructeurs de cadets (CIC) est un élément de la Réserve des Forces canadiennes et les activités de revente du CIC, notamment les activités des mess, constituent des services à fonds non publics (FNP).

Définitions

4. Les définitions qui suivent s’appliquent à la présente ordonnance :

« Mess » désigne un organisme dont les membres se rattachent à une structure de grade identifiable et précise, constitué dans le but de favoriser l’esprit de corps et la camaraderie. Les cadets ne sont pas autorisés à utiliser ces locaux.

Selon la Loi sur la Défense nationale, article 2, « biens non publics » (BNP) désigne :

  1. Les fonds et biens — autres que les sorties de matériel — reçus et administrés, directement ou indirectement, par les mess, cantines ou organismes des Forces canadiennes (FC);
  2. les fonds et biens fournis par les officiers ou militaires du rang, unités ou autres éléments des Forces canadiennes ou mis à leur disposition pour leur avantage et leur intérêt collectifs;
  3. des sous‑produits et rebuts, ainsi que le produit de leur vente, dans la mesure fixée sous le régime du paragraphe 39(2);
  4. les fonds et biens provenant des fonds et biens définis aux alinéas a) à c), ou reçus en échange de ceux-ci, ou achetés avec le produit de leur vente.

« Fonds non publics » (FNP)

  1. Les fonds non publics (FNP) sont la composante monétaire des BNP qui comprend les fonds :
  2. tirés d’activités de revente;
  3. recueillis ou versés par du personnel du MDN;
  4. reçus comme droits d’entrée pour des activités ou des installations communautaires ou récréatives;
  5. provenant de la location d’installations ou d’équipements communautaires ou récréatifs financés avec des BNP;
  6. tirés de la vente de BNP;
  7. tirés de programmes ou de services dont l’État a entièrement ou partiellement la responsabilité;
  8. reçus de dons provenant de droits, de frais ou de bénéfices de bars d’organismes de BNP;
  9. tirés du placement de FNP;
  10. les immeubles, l’équipement et le matériel financés avec des BNP;
  11. le personnel payé avec des BNP; et
  12. les bénévoles employés pour remplir des fonctions de direction et travailler à des projets d’initiative personnelle.

« Fonds » désigne les fonds d’un CIEC ou d’une école et comprend l’argent et les biens reçus qui sont destinés aux mess des CIEC et aux instituts et administrés par ceux-ci ou par l’intermédiaire de ceux-ci; ces fonds englobent également l’argent et les biens reçus pour ou par les participants des CIEC et des écoles pour leur bien-être et leurs avantages collectifs.

« Institut » fait référence à une succursale, une cantine ou un club qui achète des marchandises, à l’exception de l’alcool, à des fins de revente.

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Prélevements

5. Un fonds d’unité constitue un moyen grâce auquel le cmdt peut administrer tous les fonds qui lui sont dévolus. Le but du fonds est de promouvoir le bien-être de tous les participants du CIEC ou de l’école.  Pour renflouer ce fonds, le cmdt peut imposer un prélèvement sur les ventes brutes faites par les mess et les instituts, jusqu’à concurrence de 7 p. 100.

6. Le Cmdt de l’URSC N’EST PAS autorisé à imposer aux mess et aux instituts une taxe représentant un pourcentage des ventes afin de renflouer le fonds d’unité régional. Cependant, il peut ordonner à chaque mess et institut de verser à un fonds central des cadets de la région (FCCR) jusqu’à 1 p. 100 de ses ventes brutes. Le FCCR doit profiter à tous les cadets de la région.  Les lignes directrices concernant l’utilisation du FCCR doivent être exposées dans une constitution officielle.

Fonds de centre d'instruction d'école

7. Le commandant (cmdt) d’un CIEC ou d’une école peut créer un fonds d’unité.

8. Pour qu’une dépense faite à partir d’un fonds d’unité soit considérée comme légitime, elle doit être conforme aux politiques du MDN et profiter à tous les participants du fonds et non à un particulier ou à un petit groupe de personnes. Voici des exemples de dépenses admissibles :

  1. remises de diplômes/cérémonies de passation de commandement;
  2. dépenses d’exploitation, comme les frais bancaires, les coûts du papier à correspondance officielle, le papier pour la comptabilité et les frais comptables, les primes d’assurance, etc.;
  3. les récompenses liées à l’instruction attribuées aux meilleurs éléments (y compris les trophées et la gravure);
  4. les réceptions à l’intention de l’ensemble des participants du CIEC ou de l’école.

Dépenses

9. Les cadeaux et les dons provenant de sources civiles doivent normalement être traités de la même façon que tout autre revenu de FNP/des cadets, sauf si le donateur les destine à des fins particulières. Ce type de don/cadeau sera traité comme un fonds en fiducie dans le fonds du CIEC ou de l'école et appliqué aux résultats à mesure qu’auront lieu les dépenses. Lorsqu’une personne fait un don au fonds d’un CIEC ou d’une école sans en préciser l’utilisation, la somme accordée doit faire partie intégrante du fonds et être inscrite comme revenu au moment où on la reçoit. Elle doit être utilisée et comptabilisée conformément aux règles qui régissent l’administration du fonds de l’unité.

10. Il est interdit d’utiliser les fonds de tout mess ou institut pour offrir des cadeaux à des établissements privés ou publics.  Un mess ou un institut peut par ailleurs établir un fonds distinct pour les cadeaux en obtenant simplement l’approbation d'un vote majoritaire de ses participants. Un fonds de cadeaux peut être autorisé en vue d’offrir des cadeaux et des témoignages d’estime d’un montant raisonnable à des participants à l’occasion de leur départ ou pour toute autre raison légitime autorisée par la constitution du fonds pour les cadeaux. Ce fonds doit être financé au moyen de cotisations versées directement par les participants et ne doit pas être renfloué à l’aide d’un transfert de fonds provenant d’autres sources.

Période comptable

11. La période comptable se situe entre le 1er avril et le 31 mars de chaque année.

Exigences relatives à la tenue des livres

12. Les journaux et documents comptables doivent être conservés pendant six ans suivant la fin de l’année à laquelle ils se rapportent, à l’exception du journal synoptique, qui doit être conservé indéfiniment. Les livres doivent être conservés et mis à la disposition d’organismes fédéraux et provinciaux aux fins de vérification.

Rapports financiers

13. Pour chaque région, des rapports financiers consolidés doivent être vérifiés et conservés par l’URSC. Ces rapports doivent comprendre ou indiquer les éléments suivants :

  1. les états des résultats pour la période comptable;
  2. le solde de clôture de chaque fonds, mess et institut exploité dans la région;
  3. pour chaque fonds, mess et institut, la liste des meubles et de l’équipement, y compris leur valeur marchande ou d’expertise;
  4. la confirmation que des vérifications ont été effectuées;
  5. les commentaires du cmdt de l’URSC, par exemple pour indiquer que les ressources sont couvertes par une assurance et pour expliquer toute perte ou tout profit élevé ou toute radiation importante.

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Comités

14. Des comités doivent être formés pour diriger et administrer les fonds de chaque mess et institut.  Dans le cas des mess et des instituts, les participants doivent élire les membres des comités, tandis que pour les fonds des CIEC/écoles et fonds central de la région, le cmdt peut nommer les participants du comité chargé du fonds. Les comités doivent être représentatifs du mess ou de l’institut, c.-à-d. que lorsque des cadets sont participants d’un institut, ils doivent être représentés de façon appropriée. Toutes les attributions des comités doivent être approuvées par le cmdt de l’URSC.

Comptes de banque et investissements

15. Chaque fonds, mess ou institut peut établir son propre compte de banque auprès d’une banque à charte, d’une coopérative de crédit ou d’une société de fiducie locale. Cependant, un compte de banque consolidé peut être établi pour chaque CIEC ou école. Pour des raisons de sécurité, il est recommandé de choisir l’institution financière en fonction de sa distance par rapport au CIEC ou à l’école.

16. Les chèques doivent normalement porter deux signatures, soit celles d’un signataire et d’un cosignataire. Le cmdt doit nommer deux signataires ainsi que deux cosignataires. Ces personnes doivent veiller à ce que les paiements soient légitimes et à ce que les dépenses, à part celles qui ont trait aux stocks et au fonctionnement habituel, soient justifiées par des procès-verbaux de réunions. Il faut prendre des dispositions pour permettre au personnel de l’URSC de signer des chèques une fois les activités estivales terminées.

17. Le(s) compte(s) de banque doit (doivent) être rapproché(s) au moins une fois par mois et à la fin des activités estivales.

18. Des dispositions bancaires doivent permettre de maximiser les services et les gains d’intérêt. Toutefois, il est fortement recommandé de se limiter à des dépôts à court terme dans une banque à charte ou une coopérative de crédit.

Taxe sur les produits et services (TPS) et taxe de vente provinciale (TVP)

19. L’obligation faite aux ministères et aux organismes fédéraux d’appliquer, de percevoir et de remettre la taxe de vente provinciale (TVP) a été instaurée par une décision rendue par le Cabinet le 7 septembre 1961 (X-0325-61RD(01)) qui ordonnait à tous les ministères et organismes gouvernementaux vendant des produits de s’inscrire auprès des administrations des provinces qui perçoivent une TVP et de percevoir et de remettre cette taxe à la province visée.

20. Toutes les unités de cadets doivent s’inscrire auprès de l’Agence du revenu du Canada (ARC) pour la taxe sur les biens et services si elles prévoient des revenus dépassant 30 000$ par année. En vue de simplifier la procédure relative à la taxe de vente pour les vendeurs, certaines provinces peuvent intégrer leur TVP au système de TPS fédéral pour créer la taxe de vente harmonisée (TVH). Chaque unité appliquera, percevra et remettra la TPS/TVH sur les revenus découlant de la vente de biens et services qui sont taxables à 7 ou à 15 p. 100.

Meubles et équipement (M&E)

21. Les activités des CIEC se caractérisant par leur court terme, tout comme les opérations de déploiement, les immobilisations, l’équipement sportif et de maintien de la condition physique ainsi que les instruments de musique acquis au moyen des FNP/Cadet doivent être comptabilisés à titre de frais directs dans les livres comptables.

22. Tous les détails concernant les M&E acquis et aliénés par un fonds, mess ou un institut doivent être consignés dans un registre des biens - M&E (Registre des M&E) et faire l’objet d’un examen annuel. Ces registres doivent indiquer à tout le moins le prix d’achat, la valeur marchande courante et/ou la valeur d’expertise, etc., aux fins d’assurance, ainsi que l’emplacement de l’article et son numéro d’identification.

23. Lorsque des articles de M&E sont signalés comme étant irréparables ou inutilisables pour le fonds, le mess ou l’institut, le comité, avec l’approbation du cmdt, doit se départir de ces articles de la façon la plus avantageuse pour l’entité. Cette mesure doit être appuyée d’un certificat d’aliénation approuvé tel que celui qui se trouve à l’annexe A.

Pouvoirs de radiation

24. Pouvoir de radiation désigne l’autorisation de rajuster les livres comptables afin de refléter la suppression d’une ressource ou d’une obligation ou la modification de sa valeur pécuniaire, par suite d’un événement exceptionnel et sans qu’il y ait de transaction marchande régulière à l’appui.  Une fraude, un incendie criminel, des dommages, la destruction, un vol, un incendie, une disparition et l’élimination de créances irrécouvrables constituent des exemples de situations dans lesquelles des mesures de radiation sont appropriées. Toutes les radiations doivent être entièrement documentées.

25. Le cmdt d’un CIEC ou d’une école est autorisé à radier des biens FNP/Cadet jusqu’à concurrence d’un montant de 500 $.  Le cmdt de l’URSC doit approuver toutes les radiations supérieures à 500 $.

Magasin

26. Un magasin peut être établi pour offrir des marchandises spécialisées.

27. La comptabilité du magasin doit être assurée séparément dans les livres comptables aux termes d’un compte en fiducie. L’exploitation du magasin doit être conforme aux règlements sur les taxes de vente provinciale et fédérale.

Subventions publiques

28. Les subventions publiques obtenues pour les activités d’été doivent être comptabilisées dans les livres comptables à titre de comptes en fiducie.

29. Des arrangements doivent être pris avec la base de soutien afin d’obtenir le montant approprié en ce qui a trait à la subvention pour le maintien de la condition physique.

30. Toutes les acquisitions doivent être comptabilisées comme M&E et imputées directement au(x) compte(s) en fiducie approprié(s).

Assurance

31. Les CIEC qui ne sont pas non couverts par un programme d’assurance consolidé (FNP) doivent obtenir une couverture adéquate en cas d’incendie et de vol ainsi qu’une assurance de responsabilité civile. En vertu du Régime d’investissement corporatif (RIC), les CIEC et les écoles qui n’exploitent ni mess ni cantine ne sont pas tenus de se procurer une assurance de responsabilité civile s’ils n’offrent pas d’activités financées avec des FNP.

Responsabilités du cmdt de l'URSC

32. Le cmdt de l’URSC est chargé de toutes les activités FNP/Cadet pour les organisations sous son commandement; il a notamment les responsabilités suivantes :

  1. établir un fonds, mess ou institut au sein de la région/du CIEC/de l’école;
  2. veiller à ce que les fonds soient utilisés uniquement au profit des participants du CIEC ou de l’école;
  3. approuver l’utilisation de FNP/Cadet pour un achat d’immobilisations ou un achat non répétitif dont la valeur dépasse 1 000 $;
  4. approuver les radiations dépassant 500 $;
  5. veiller à ce que les lois provinciales et fédérales concernant la perception et le versement des taxes sur les ventes au détail soient respectées;
  6. veiller à ce que les lois provinciales ayant trait à la vente et à la consommation de boissons alcoolisées soient respectées;
  7. publier une instruction sur la comptabilité;
  8. vérifier les activités et les livres comptables des FNP/Cadet;
  9. veiller à ce que les rapports soient examinés et conservés à l’URSC.

Responsabilités du cmdt du ciec/de l’école

33. Le cmdt est responsable de toutes les activités FNP/Cadet au sein du CIEC/de l’école; il a notamment les responsabilités suivantes :

  1. superviser tous les fonds;
  2. approuver l’utilisation des FNP/fonds des cadets pour un achat d’immobilisations ou un achat non répétitif dont la valeur ne dépasse pas 1 000 $;
  3. approuver les radiations ne dépassant pas 500 $;
  4. veiller à ce que les rapports FNP/Cadet appropriés soient transmis au cmdt de l’URSC;
  5. veiller à ce que les biens soient protégés.  À cette fin, une assurance peut être contractée localement. Les primes peuvent être réparties proportionnellement entre le fonds, les mess et les instituts;
  6. faire en sorte que les inventaires et les comptes de caisse soient effectués selon les directives du cmdt de l’URSC;
  7. tenir des registres de M&E;
  8. veiller à ce que les fonds soient dépensés au profit des officiers, des MR, des Instructeurs civils et des cadets du CIEC/de l’école dans le cas d’un fonds de CIEC/d’école, et au profit des participants dans le cas d’un mess ou d’un institut.

Annexe

Annexe A

Comptabilité des FNP – Meubles et effets nationaux


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BPR : D Cad 2

Date :  Oct 06

Modificatif : Mod 7/06

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