21-02 – Effectif, contrôle des ressources humaines et changements aux effectifs des OCC et du SAIOC

Ordonnances sur l'Administration et l'Instruction des Cadets (OAIC)


Objet

1. Cette ordonnance devrait être lue en parallèle avec l’OAIC 21-01, Organisation et effectif – Organisations de cadets du Canada (OCC) et le Service d’administration et d’instruction des Organisations de cadets (SAIOC). Elle amplifie l’OR (Cadets), l’Ordonnance 2004-1 du groupe du Vice-chef d’état-major de la Défense (VCEMD) et l’Instruction 20/04 du Chef – Personnel militaire des Forces canadiennes (CPM FC) intitulée Politique administrative pour le service de réserve de classe « A », de classe « B » et de classe « C ».  Les procédures de gestion sont énoncées dans le document A‑AE‑219-001/AG-001 (PFC 219‑1), Organisation des Forces canadiennes et politique sur les effectifs. Cette OAIC entre en vigueur sur réception.

But

2. Cette OAIC énonce la politique et les procédures s’appliquant aux effectifs et au contrôle des ressources humaines des OCC.  Elle s’ajoute aux politiques énoncées dans le document A‑AE‑219-001/AG-001 (PFC 219‑1), Organisation des Forces canadiennes et politique sur les effectifs.

Effectif

3. Les sections qui suivent contiennent des précisions sur la structure, la préparation et la gestion de l’effectif des OCC.

Organisation

4. Les détachements doivent être associés à des unités, et celles-ci doivent elles-mêmes être associées à des formations/commandements ou à des groupes du QGDN. Il s’ensuit évidemment que tout changement aux effectifs qui demande la création d’un poste ou d’une section doit se rapporter à une entité de l’organisation comme un corps/escadron de cadets, un élément ou une unité; sinon, il faut d’abord créer une telle entité.

Effectif

5. Les corps/escadrons de cadets, les éléments, les unités et les détachements sont composés de sections, et les sections sont composées de postes. Chaque poste doit être associé à une section, et chaque section doit être associée à une entité de l’organisation : unité, élément ou corps/escadron de cadets.

Sections

6. Les sections devraient correspondre à la structure organisationnelle du corps/escadron de cadets, de l’élément ou de l’unité.

Corps/escadron de cadets

7. Même si un corps/escadron de cadets pourrait n’être formé que d’une seule section, il devrait en fait en compter deux : une section « commandement » et une section « instructeurs de cadets ». La section « commandement » devrait comprendre le poste du commandant (cmdt), et la section « instructeurs de cadets », tous les autres postes d’instruction autorisés.

Élément ou unité

8. Un élément ou une unité peut compter diverses sections qui en reprennent la structure organisationnelle et qui correspondent à des groupes distincts : « commandement », « contrôleur », « administration », « ressources humaines », « gestion de l’information », « instruction des cadets », « transports » et « personnel d’instruction supplémentaire » pour n’en nommer que quelques-uns.

9. La création de sections pour le personnel qui sont inscrits à la liste des effectifs en non-activité (ENA) ou qui sont exemptés de service et d’instruction (ESI) est également requis.

10. Chaque URSC ou détachement doit comporter une section « personnel supplémentaire instructeur de cadets » (PSIC). Cette section permet de grouper le personnel qui n’occupe pas un poste de classe A dans un corps/escadron de cadets ou au sein d’un autre effectif régional.

Postes

Généralités

11. Les postes d’un dossier automatisé des effectifs (DAE) peuvent être des postes de la Force régulière, des postes de la Réserve ou des postes civils.  Des postes civils et des postes de la Force régulière peuvent être créés dans l’effectif d’une unité ou d’un élément national ou régional autre qu’un corps/escadron de cadets. Il est également possible d’en créer dans l’effectif du SAIOC, mais à titre exceptionnel seulement; cette OAIC ne concerne donc que les postes de la Réserve. De l’information relativement aux positions de la Force régulière ou du personnel civil peut être obtenu de D Cad et RJC le cas échéant.

Postes de la Réserve

12. Il y a trois classes de postes de la Réserve : la classe A, la classe B et la classe C. Vu le mandat particulier du SAIOC, seuls des postes de classe A ou de classe B peuvent être créés pour les OCC.  La classe d’un poste de la Réserve se rapporte au service dans la Réserve que le titulaire du poste est tenu d’accomplir pendant qu’il occupe le poste.

Postes de classe A

13. Les postes de l’effectif d’un corps/escadron de cadets doivent tous être de classe A.

14. Les postes de l’effectif d’une unité ou d’un élément national ou régional doivent être de classe A :

  1. s’ils appartiennent à une section comme prescrit au para 8 et que leurs titulaires remplissent des fonctions qui se rapportent véritablement aux cadets durant l’année;
  2. s’ils appartiennent au personnel d’instruction supplémentaire et que leurs titulaires complètent le personnel d’un CIEC pendant la période d’instruction d’été ou qu’ils remplissent pendant toute l’année des fonctions relatives aux activités régionales ou nationales, en service de réserve de classe A; ou
  3. s’ils sont inscrits à la liste des effectifs en non-activité (ENA) ou que leurs titulaires sont exemptés de service et d’instruction (ESI), puisqu’ils ne sont pas autorisés dans ce cas à remplir des fonctions en service de réserve de classe A ou de classe B. Si un militaire retourne en service actif, il doit être affecté à un poste de classe A au sein d’un corps/escadron de cadets ou à l’une des sections indiquées aux alinéas (a) ou (b) ci-dessus.

Postes de classe B

15. Les postes de service de réserve de classe B peuvent être soit des postes contrôlés soit des postes saisonniers :

  1. Postes de classe B contrôlés. Les postes de classe B contrôlés sont créés dans des effectifs d’unités/éléments nationaux ou régionaux pour compléter le personnel de la Force régulière. Le service peut avoir une durée indéterminée ou être temporaire :
    (1)   Durée indéterminée.  Un poste de classe B contrôlé est dit « de durée indéterminée » (ou souvent « à plein temps ») quand il doit être occupé de façon continue pendant 181 à 365/366 jours par an.  Le DAE ne stipule aucune date limite aux postes « de durée indéterminée ». Le VCEMD a approuvé l’attribution initiale de postes de classe B contrôlés « de durée indéterminée » à chacune des régions, compte tenu de leurs besoins. Il a également indiqué qu’aucun poste ne devait être créé sans son autorisation, ce qui signifiait une approbation de changement au tableau de dotation (CTD). Toute demande de nouveau poste de classe B contrôlé « de durée indéterminée » ou de promotion en grade doit être justifiée, expliquée et accompagnée d’une attestation que les fonds sont disponibles. Des exemples des documents requis sont présentés à l’annexe A, ou
    (2)   Temporaire. Un poste de classe B contrôlé est dit « temporaire » quand il doit être occupé de façon continue pendant une période allant de 181 jours pour un maximum de trois ans. Le DAE prévoit dans ce cas une date limite. Comme tous les postes de classe B contrôlés « temporaires » ont une date limite, le traitement du CTD suppose une double saisie de données. La première saisie consiste à créer le poste, et la seconde, à entrer une date correspondant à la fin de la période de service. Toute demande de nouveau poste de classe B contrôlé « temporaire », en remplacement, par exemple, d’une personne en congé de maternité, doit être justifiée, expliquée et accompagnée d’une attestation que les fonds sont disponibles. Des exemples des documents requis sont présentés à l’annexe A; et
  2. Postes de classe B saisonniers.  Dans les DAE, les postes de classe B saisonniers portent le code AC pour le « sous-type de poste » et le code AI pour le « type de dotation ». Les postes de classe B saisonniers peuvent être :
    (1)   des postes temporaires créés pour du personnel d’instruction ou d’administration d’un CIEC, quand les titulaires des postes sont en service de réserve de classe B pour la période d’instruction d’été des cadets, ou
    (2)   des postes temporaires créés pour des instructeurs et du personnel d’une école ou d’un autre établissement d’instruction, lorsque les postes sont requis pendant toute l’année et qu’il y aura au moins entre 13 et 180 jours consécutifs de service de réserve de classe B.

Ressources humaines

Généralités

16. La politique relative à l’administration du service de réserve de classe A, de classe B et de classe C est exposée dans l’Instruction 20/04 du CPM FC. Cette instruction vise à uniformiser l’administration des réservistes des sous-éléments et éléments voulus de la Réserve, des commandements des armées et des groupes du QGDN.

Exigences relatives aux postes

17. Les exigences relatives à un poste du SAIOC inscrit à l’effectif des OCC incluent les éléments suivants :

  1. Solde.  La solde doit correspondre à un poste de classe A autorisé ou à un poste de classe B contrôlé pour que le titulaire puisse être rémunéré correctement;
  2. Indemnités de ST. Pour être admissible aux indemnités de ST, le personnel du SAIOC doit être affecté à un poste de service de réserve de classe A ou B d’une unité autre que celle qui l’emploie ou appartenir au personnel supplémentaire d’instruction d’une URSC ou d’un détachement;
  3. Promotion à un grade effectif. Ce paragraphe est remplacé par l'ordonnance de groupe CRJC 5022-0 Politique sur les promotions du Service d’administration et d’instruction des organisations de cadets, et
  4. Promotion à un grade intérimaire. Ce paragraphe est remplacé par l'ordonnance de groupe CRJC 5022-0 Politique sur les promotions du Service d’administration et d’instruction des organisations de cadets.

Restrictions en matière de dotation – Postes de classe A

18. Les restrictions qui s’appliquent à la dotation des postes de classe A de l’effectif des OCC sont les suivantes :

  1.  Jours rémunérés.  Les règles suivantes s’appliquent aux jours rémunérés.
    (1)   Corps/escadron de cadets. L’OAIC 21-03 restreint le nombre de jours rémunérés de service de classe A des postes de l’effectif d’un corps/escadron de cadets, et
    (2)   Effectif du SAIOC.  Une limite de 25 jours rémunérés de service de classe A par an devrait s’appliquer à tous les autres postes de classe A créés dans l’effectif du SAIOC si ce n’est dans le cas des militaires inscrits à la liste des ENA ou ESI. Cette restriction s’applique aux fonctions remplies par le titulaire d’un poste de classe A, mais non au service de réserve de classe A ou de classe B autorisé pour les cours ou d’autres activités dirigées au niveau national/régional;
  2. Militaire inscrit à la liste des ENA. Un membre du SAIOC en non-activité n’est pas admissible à une rémunération. Il devrait donc être affecté à un poste de classe A et inscrit à la liste des ENA jusqu’à ce qu’il soit libéré ou qu’il reprenne ses fonctions. S’il reprend ses fonctions, il doit être affecté à un poste de classe A d’un corps/escadron de cadets ou d’un autre effectif régional pour être rémunéré; et
  3. Militaire ESI. Un membre du SAIOC qui est ESI (moins de 90 jours) reprendra normalement ses fonctions à la fin de la période d’exemption, il peut continuer d’occuper un poste de classe A. Il pourrait aussi être affecté à un poste ESI, s’il y en a un, mais il doit alors être réaffecté à un poste de classe A d’un corps/escadron de cadets ou d’un autre effectif régional pour être rémunéré lorsqu’ il reprend ses fonctions.  Un membre qui s’est vu accorder une période d’ESI de plus de 90 jours doit être transféré sur une position régionale ESI.

Restrictions en matière de dotation – Postes de classe B

19. Les restrictions qui s’appliquent à la dotation des postes de classe B de l’effectif des OCC et du SAIOC sont les suivantes :

  1. Poste « temporaire ». La durée du service de réserve de classe B :
    (1)   ne doit pas excéder la date limite prévue pour le poste, et
    (2)   doit correspondre, dans le cas du remplacement d’une personne en congé de maternité/paternité, à la durée du congé parental accordé. Un poste de classe B contrôlé « temporaire » doit être prévu pour employer un membre de la Réserve remplaçant un membre de la Force régulière ou de la Réserve en congé de maternité/paternité qui occupe un poste de classe B contrôlé « de durée indéterminée »; et
  2. Poste « de durée indéterminée ». Selon l’Instruction 20/04 du CPM FC et de l’annexe C de l’OAIC 23-10, une prolongation d’une période de service de classe B pour le même militaire au même grade et à un même poste « à plein temps » de classe B ne nécessite pas d’autre message de notification. Le titulaire ne peut cependant pas occuper le même poste pendant plus de six ans sans qu’un autre message de notification ne soit prévu.

Changement au tableau de dotation

Généralités

20. Le Système de gestion des ressources humaines (SGRH) est un système informatique du Ministère qui repose sur le logiciel commercial PeopleSoft. Le PeopleSoft a été modifié en fonction des processus de gestion du personnel propres au MDN et aux FC.  Le SGRH comprend une série de modules. Le module Organisation contient des données sur la structure organisationnelle du MDN et des FC jusqu’au niveau du détachement.

21. La PFC 219(1) présente des instructions et des renseignements à l’intention des officiers d’état-major et d’autres membres du MDN chargés d’établir et de traiter les demandes de changement au tableau de dotation (CTD) des effectifs militaires.

Poste contrôlé

22. L’annexe A doit être remplie chaque fois qu’un poste de classe B contrôlé est créé ou qu’il fait l’objet d’un changement de grade.

Date d’entrée en vigueur

23. La date d’entrée en vigueur d’un CTD devrait être la date prévue d’approbation du CTD.  Normalement, on prévoira trois mois pour l’établissement de la demande de CTD et sa transmission du QG régional au D Cad & RJC/QGDN (code Identification 4287) pour autorisation, puis au GR VCEMD pour approbation.

Annexe

Annexe A

Demande de changement au tableau de dotation – Poste contrôlé (classe B) (Veuillez contacter le coordinateur des ressources du CJCR pour obtenir des informations et des conseils supplémentaires)

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BPR : D Cad 6

Date : fév 11

Modificatif :  mod 2/11​

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