Résumé de l’audit de l’environnement de contrôle du système de paye à PCH

Mai 2018

Note : vous pouvez obtenir une copie du rapport complet en communiquant avec le ministère du Patrimoine canadien.

Résumé

En 2016, Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) a mis en place le système de paye Phénix (ci-après appelé « Phénix »), qui résultait de son Initiative de modernisation des services de paye. La mise en œuvre a eu lieu en deux étapes. Durant la première étape, 34 ministères et organismes, dont le ministère du Patrimoine canadien (PCH ou le Ministère), ont adopté ce système en février 2016, et les renseignements sur la paye d’environ 120 000 employés ont alors été transférés à Phénix. Durant la deuxième étape, les ministères et organismes restants ont été transférés le 21 avril 2016 (environ 170 000 employés de plus). Dès le début, la mise en œuvre de Phénix dans l’ensemble du gouvernement a connu des difficultés, ce qui a entraîné des répercussions importantes et directes sur les employés fédéraux. Ces difficultés et répercussions ont fait, et continuent de faire, l’objet d’une couverture médiatique locale, nationale et internationale.

La mise en œuvre de Phénix a eu des répercussions négatives sur le gouvernement fédéral puisque des milliers d’employés ont été touchés sur le plan financier et dans leurs vies personnelles. Au sein de la fonction publique, perçue depuis longtemps comme un bastion de la stabilité du milieu de travail et de la carrière, les employés ont reporté des promotions et des transferts d’emplois, refusé des heures supplémentaires et même reporté leur départ à la retraite en raison de l’érosion de leur confiance envers Phénix. Étant donné les atteintes à la sécurité des renseignements sur la paye et les employés qui recevaient une paye incomplète ou excédentaire, ou qui ne recevaient aucune rémunération, le gouvernement du Canada, les ministères et la fonction publique font face aux répercussions sur leur réputation. De plus, de multiples projets technologiques dans l’ensemble du gouvernement ont été reportés jusqu’à ce que les problèmes de Phénix soient corrigés en raison de l’avenir incertain du système de paye actuel.

Au sein du Ministère, des employés ont été touchés et un grand nombre continuent de faire face à divers problèmes liés à la paye. De nouveaux cas sont signalés à chaque période de paye. Toutes les deux semaines, SPAC remet à tous les ministères un tableau de bord ministériel qui résume tous les cas en cours qui ne sont pas encore résolus après 30 jours. Le dernier tableau de bord ministériel de PCH pour la clôture de l’exercice financier 2017-2018 présentait un nombre total de 7 057 cas en cours qui dataient de plus de 30 jours et touchaient 2 631 employés actifs et inactifs (1 902 et 729 respectivement).

Afin de réagir en conséquence, PCH a rapidement mis en place des mesures d’urgence pour aider les employés qui faisaient face à des problèmes de paye, dont des avances de salaire d’urgence (ASU) et des paiements relatifs aux déclarations de difficultés financières.

L’objectif de cet engagement visait à s’assurer que les responsabilités de contrôle de PCH en matière d’administration de la paye, dont l’intégration et l’interface avec le système de paye Phénix et le centre de traitement de la paye centralisé, sont adéquates et efficaces.

L’audit portait sur la période allant de la mise en œuvre de Phénix à PCH en février 2016 jusqu’à l’achèvement du travail sur le terrain, et comprenait tous les contrôles, processus et systèmes de PCH qui permettent le traitement exact et opportun de la rémunération des employés au moyen du système de paye Phénix, y compris les processus des avances de salaire d’urgence et des paiements relatifs aux déclarations de difficultés financières.

Opinion et conclusion de l’audit

Selon les conclusions de l’audit, je suis d’avis que PCH a mis en place un environnement de contrôle fonctionnel pour le système de paye Phénix et répond aux besoins de ses employés pour ce qui est de son ressort. Le Ministère fait face à des limitations en ce qui a trait à son accès à Phénix et aux renseignements que le système fournit, et sa capacité d’aider les employés aux prises avec des problèmes de paye est donc limitée. Puisque les problèmes persistent, des solutions à plus long terme doivent être mises en place pour appuyer le Ministère et ses employés parce que le gouvernement du Canada aura encore besoin de plusieurs années pour trouver une solution durable. L’audit présente en détail des occasions d’amélioration afin de soutenir les activités dans les domaines suivants :

  • définir la responsabilisation et établir les rôles et responsabilités pour la gestion des problèmes de paye liés à Phénix;
  • documenter et communiquer les processus;
  • améliorer les outils utilisés pour déterminer et détecter les problèmes de paye liés à Phénix.

Énoncé de conformité

Selon mon jugement professionnel à titre de dirigeant principal de l’audit, cet audit a été effectué conformément aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne de l’Institut des auditeurs internes de même qu’à la politique et à la directive du Conseil du Trésor sur la vérification interne, comme en témoignent les résultats du programme d’assurance et d’amélioration de la qualité. Les procédés d’audit appliqués et les éléments de preuve recueillis sont suffisants et appropriés pour appuyer l’exactitude des constatations et la conclusion formulée dans le présent rapport. Les constatations et la conclusion reposent sur une comparaison entre les conditions qui existaient au moment de l’audit et les critères d’audit préétablis convenus avec la direction. Elles s’appliquent uniquement à l’entité examinée ainsi qu’à la portée et à la période visées par l’audit.

Original signé par

Dylan Edgar
Dirigeant principal de l’audit p. i.
Ministère du Patrimoine canadien

Membres de l’équipe d’audit
Kossi Agbogbe, auditeur senior
Houssein Ndiaye, auditeur

Avec l’aide de ressources externes.

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