Audit des biens immobiliers et aménagement

Bureau de la dirigeante principale de la vérification

Février 2016

This publication is also available in English.

© Sa Majesté la Reine du Chef du Canada, 2016.
No de cat. : CH6-37/2016F-PDF
ISBN : 978-0-660-05109-3

Table des matières

Liste des sigles

CGBI
Cadre de gestion des biens immobiliers
CRHSA
Comité des ressources humaines et des services d’affaires
CT
Conseil du Trésor
DGGRHMT
Direction générale de la gestion des ressources humaines et du
milieu de travail
ICC
Institut canadien de conservation
PAI
Plan d’affaires intégré
PCH
Patrimoine canadien
TPSGC
Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

Sommaire

Le ministère du Patrimoine canadien (PCH) regroupe actuellement environ 1 700 personnes réparties dans tout le pays. Son portefeuille comprend 24 locaux à bureaux, un kiosque des visiteurs, un entrepôt et des laboratoires. PCH est un ministère locataire qui occupe des locaux gérés par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC). Cependant, PCH est également responsable de l’Institut canadien de conservation (ICC), un organisme de service spécial qui aide le milieu du patrimoine à conserver les collections patrimoniales du Canada.

La division des Biens immobiliers et aménagement (BIA) de la Direction générale de la gestion des ressources humaines et du milieu de travail (DGGRHMT) est chargée de gérer le portefeuille immobilier du Ministère d’un bout à l’autre du Canada. La gestion des biens immobiliers à PCH comprend la gestion stratégique des locaux et la gestion de la conception de projets, les investissements majeurs dans les infrastructures, les services d’immeubles et de déménagement. Il s’agit d’un processus systématique et structuré qui couvre les activités relatives aux biens immobiliers durant toute leur durée de vie.

Depuis le 1er avril 2014, les fonctions relatives aux biens immobiliers pour l’immeuble de l’ICC sont centralisées à la DGGRHMT, d’où la nécessité de mettre à jour le Cadre de gestion des biens immobiliers (CGBI) du Ministère, comme l’exige la Politique sur la gestion des biens immobiliers du Conseil du Trésor (CT). PCH gère ses biens immobiliers conformément au CGBI, aux politiques du CT et aux règlements de TPSGC.

L’objectif général de l’audit était de garantir l’efficacité de la gouvernance, de la gestion des risques et des contrôles concernant les pratiques de gestion des biens immobiliers et des aménagements du Ministère. L’audit portait sur les activités de BIA durant les exercices 2014-2015 et 2015-2016 jusqu’à l’achèvement substantiel des travaux d’audit, en septembre 2015.

L’équipe d’audit a été témoin de plusieurs exemples de contrôles et de pratiques de gestion efficaces qui sont énumérés ci-dessous.

Gouvernance :

  • Le Comité des ressources humaines et des services d’affaires (CRHSA), qui compte des représentants de la haute direction de la plupart des directions générales de PCH, est chargé de la surveillance des activités liées aux biens immobiliers et aux aménagements.

Gestion des risques :

  • Des rencontres mensuelles avec des représentants de TPSGC et des employés de BIA sont organisées pour discuter des projets en cours, y compris tout nouvel enjeu ou risque, et des changements aux lois connexes.

Contrôles internes :

  • Un protocole d’entente a été conclu entre PCH et TPSGC. Ce protocole autorise les travaux dirigés par les locataires et précise les rôles et les responsabilités afin de protéger les intérêts de PCH.
  • BIA a mis en place un certain nombre d’outils formels pour assurer l’uniformité de ses pratiques et l’entretien de l’immeuble de l’ICC, ainsi que pour fournir des services de gestion des aménagements à l’échelle de PCH. Parmi ces outils, notons les documents sur l’entretien de l’équipement de l’immeuble, le guide des procédures pour les demandes et les plaintes des clients, et un calendrier des déménagements.
  • Des examens après mise en œuvre ont été menés par le Ministère pour déterminer les leçons à tirer des projets régionaux de mise en place de l’initiative Milieu de travail 2.0.

Bien que le Ministère ait officialisé ses processus et procédures de surveillance et de coordination des activités de gestion des biens immobiliers et des aménagements, l’équipe d’audit a identifié trois (3) possibilités d’amélioration des pratiques et processus de gestion dont il faudrait s’occuper en donnant suite aux recommandations qui figurent dans le corps du rapport.

Opinion et conclusion de l’audit

À mon avis, les activités de gestion des biens immobiliers et des aménagements du Ministère disposent de processus satisfaisants permettant de garantir l’efficacité et l’efficience opérationnelles. Des améliorations ont été notées, notamment la mise à jour du mandat du comité de surveillance, la nécessité de consolider les rapports en fonction des indicateurs de rendement, et le renforcement de l’identification et de l’évaluation des risques liés à BIA.

Énoncé de conformité

Selon mon jugement professionnel en tant que dirigeante principale de la vérification, cet audit a été mené conformément aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne de l’Institut des auditeurs internes et aux normes d’audit interne du gouvernement du Canada, comme en témoignent les résultats du programme d’assurance et d’amélioration de la qualité. Les procédés d’audit appliqués et les éléments de preuve recueillis sont suffisants et appropriés pour appuyer l’exactitude des constatations et la conclusion formulée dans le présent rapport. Les constatations et la conclusion reposent sur une comparaison entre les conditions qui existaient au moment de l’audit et les critères d’audit préétablis convenus avec la direction et s’appliquent uniquement à l’entité examinée ainsi qu’à la portée et à la période visées par l’audit.

Original signé par

__________________________________________________
Natalie M. Lalonde
Dirigeante principale de la vérification
Bureau de la dirigeante principale de la vérification
Ministère du Patrimoine canadien

Membres de l’équipe d’audit
Siriseng Malichanh, gestionnaire de l’audit
Chrystianne Pilon, auditrice principale
Trisha Laul, étudiante
Avec l’aide de ressources externes

1. Contexte

L’autorisation de mener le projet d’audit découle du Plan de vérification axé sur les risques de 2015-2016 à 2017-2018, qui a été recommandé par le Comité ministériel de vérification et approuvé par le sous-ministre en mars 2015.

Les biens immobiliers sont d'importantes ressources ministérielles qui, lorsqu'elles sont bien gérées, permettent d’exécuter les programmes gouvernementaux de manière efficace et efficiente, de prendre des décisions stratégiques éclairées et de faciliter la réalisation des initiatives horizontales. La gestion des biens immobiliers est un processus systématique et structuré qui vise les activités immobilières tout au long de leur cycle de vie. Elle comprend les activités relatives à la planification, à l’acquisition, à l’utilisation et à l’aliénation des biens dont les ministères gardiens et locataires sont responsables.

Le ministère du Patrimoine canadien (PCH) regroupe actuellement environ 1 700 personnes réparties dans tout le pays. Son portefeuille comprend 24 locaux à bureaux, un kiosque des visiteurs, un entrepôt et des laboratoires. PCH est un ministère locataire qui occupe des locaux gérés par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC). Cependant, PCH est responsable de l’Institut canadien de conservation (ICC), un organisme de service spécial qui aide le milieu du patrimoine à conserver les collections patrimoniales du Canada. Le Ministère gère aussi des installations avec la Commission de la capitale nationale, dans le cadre d’une entente sans frais pour l’utilisation de l’entrepôt situé au 84, Bayview, et de locaux à bureaux au 30, rue Metcalfe.

La division Biens immobiliers et aménagement (BIA) de la Direction générale de la gestion des ressources humaines et du milieu de travail (DGGRHMT) est chargée de gérer le portefeuille immobilier du Ministère d’un bout à l’autre du Canada. Cette division compte 11 équivalents temps plein qui relèvent du directeur de Sécurité ministérielle et biens immobiliers. La gestion des biens immobiliers à PCH comprend la gestion stratégique des locaux et de la gestion de la conception de projets, les investissements majeurs dans les infrastructures, les services d’immeubles et de déménagement. Il s’agit d’un processus systématique et structuré qui couvre les activités relatives aux biens immobiliers durant toute leur durée de vie.

Depuis le 1er avril 2014, les fonctions relatives aux biens immobiliers pour l’immeuble de l’ICC sont centralisées à la DGGRHMT. L’ICC a des besoins particuliers en ce qui a trait aux biens immobiliers, par exemple le chauffage, la ventilation (entre autres les hottes d’aspiration des laboratoires), la climatisation, les systèmes électriques, la plomberie et le système d’évacuation, ce qui ajoute de nouvelles responsabilités concernant l’exploitation et l’entretien de l’immeuble. Ceci a fait ressortir la nécessité d’élaborer un cadre de gestion des biens immobiliers (CGBI) pour le Ministère, comme l’exige la Politique sur la gestion des biens immobiliers du Conseil du Trésor (CT). L’objectif de ce cadre est de faire en sorte que, durant leur cycle de vie, les biens immobiliers soient gérés de façon durable et responsable sur le plan financier, et de favoriser une exécution rentable et efficiente des programmes. PCH gère ses biens immobiliers conformément au CGBI, à la Politique sur la gestion des biens immobiliers du CT et aux règlements de TPSGC, comme les Normes d’aménagement du gouvernement du Canada relatives à l’initiative Milieu de travail 2.0. Tous les projets qui entraîneraient une hausse ou une diminution de la qualité de l’aménagement, ou la création de locaux à bureaux non standards, seraient considérées comme non conformes et devront être assujettis au processus d’approbation. Ce processus est régi à l’externe par TPSGC pour assurer une uniformité dans l’ensemble du gouvernement.

2. Objectif

L’objectif général de l’audit était de garantir l’efficacité de la gouvernance, de la gestion des risques et des contrôles concernant les structures et les processus des biens immobiliers et des aménagements du Ministère.

L’audit comportait quatre sous-objectifs afin de fournir l’assurance que :

  1. Les politiques et les procédures de PCH relatives aux biens immobiliers et aux aménagements sont conformes aux lois connexes et aux exigences des organismes centraux.
  2. L’efficience et l’efficacité de la gouvernance et de la gestion des risques pour supporter la gestion efficiente des biens immobiliers et des aménagements, y compris la gestion de l’Institut canadien de conservation, de ses locaux, de son équipement et des besoins de ses employés.
  3. L’efficacité et l’efficience des contrôles et des procédures de gestion pour identifier les besoins des utilisateurs concernant les biens immobiliers et les aménagements, et y répondre de façon novatrice.
  4. L’efficacité et l’efficience des processus pour gérer les ententes/contrats concernant les biens immobiliers et les aménagements.

3. Portée

La portée de l’audit a inclus les activités touchant les biens immobiliers et les aménagements pour les années fiscaux 2014-2015 et 2015-2016 jusqu’à l’achèvement substantiel des travaux d’audit, en septembre 2015. Elle a également englobé les ententes et les contrats liés aux biens immobiliers et aux aménagements conclus avec TPSGC, la CCN ainsi que les fournisseurs de services externes.

4. Approche et méthodologie

La méthodologie d’audit a inclus, sans y être restreintes :

  • l’examen et l’analyse de la documentation de PCH (p. ex. documents, présentations, guides, procédures, rapports, etc.) qui concernent les biens immobiliers et aménagement;
  • l’examen et l’analyse des lois et exigences pertinentes du gouvernement fédéral et des organismes centraux qui concernent les biens immobiliers et aménagement;
  • l’examen et l’analyse des protocoles d’entente et des autres ententes de service avec les parties externes;
  • les entretiens avec la direction et le personnel de PCH qui sont directement concernés par les biens immobiliers et aménagement et ses processus, procédures et pratiques, et avec les principaux intervenants internes;
  • l’examen de la documentation relative à un échantillon de demandes de service et à trois grands projets de rénovation, y compris les déménagements et la mise en œuvre de l’initiative Milieu de travail 2.0 dans deux bureaux régionaux.

5. Constatations et recommandations

Cette section présente les constatations détaillées et les recommandations connexes de l’audit. Les constatations se fondent sur une combinaison de preuves recueillies suivant la méthodologie d’audit pour chacun des critères d’audit. L’annexe A présente un résumé de toutes les constatations et conclusions pour chacun des critères évalués par l’équipe d’audit.

5.1 Gouvernance

Le mandat du Comité des ressources humaines et des services d’affaires n’a pas été mis à jour de manière à tenir compte des responsabilités de la direction en matière de gestion des biens immobiliers.

Comme l’exige la Politique sur la gestion des biens immobiliers du CT, PCH a mis en place un Cadre de gestion des biens immobiliers (CGBI). On y trouve des précisions sur la structure de gouvernance ainsi que les rôles et les responsabilités liés à la gestion des biens immobiliers et des aménagements conformément aux exigences des organismes centraux. Le CGBI fait expressément référence aux politiques pertinentes du gouvernement fédéral et des organismes centraux que PCH doit observer.

Comme il est indiqué dans le CGBI, le Comité des ressources humaines et des services d’affaires (CRHSA) est chargé de la surveillance des biens immobiliers et des aménagements, et il fait rapport au Comité exécutif. Le CGBI définit en outre les responsabilités du Ministère à l’égard des biens immobiliers de la façon suivante :

  • « Le Comité des ressources humaines et des services d’affaires examine et approuve des décisions qui permettent une saine gestion des personnes, du milieu de travail et des technologies de l’information en appui aux secteurs d’activités du Ministère et dans le respect des politiques et des programmes du gouvernement du Canada. »
  • « La Direction générale des ressources humaines et de la gestion du milieu de travail fait en sorte que la gestion des biens immobiliers garde une portée stratégique dans son appui des mandats, des objectifs et des programmes du Ministère. »

Les responsabilités et le mandat de la DGGRHMT sont également indiqués dans le Plan d’affaires intégré (PAI), qui précise qu’elle fournit des conseils et des services dans le domaine des biens immobiliers et de l’aménagement des lieux de travail. Le PAI mentionne aussi que la DGGRHMT « offre la gamme des services de biens immobiliers à l’ICC ». Le rôle et les responsabilités du CRHSA relativement aux biens immobiliers, en tant que gardien de l’ICC, ne sont pas décrits dans le mandat du Comité.

Il est important que le mandat du comité de surveillance ainsi que son rôle et ses responsabilités en matière de gestion des biens immobiliers soient clairement communiqués et bien compris pour surveiller et atténuer adéquatement les difficultés liées aux biens immobiliers et aux aménagements en temps opportun.

Recommandation

  1. La directrice générale de la DGGRHMT, en collaboration avec le Secrétariat général, devrait veiller à ce que le mandat du Comité des ressources humaines et des services d’affaires soit mis à jour pour tenir compte de son rôle et de ses responsabilités concernant les biens immobiliers de PCH, et à ce que ces responsabilités soient définies, communiquées et bien comprises.

Mesure du rendement et surveillance

Aucune stratégie officielle de mesure du rendement n’est en place pour mesurer l’atteinte des objectifs en matière de gestion des biens immobiliers et des aménagements.

La Politique sur la gestion des biens immobiliers du Conseil du Trésor fait état des exigences suivantes : « Le rendement global des biens immobiliers est évalué régulièrement et systématiquement en vue d’en déterminer la fonctionnalité, l’utilisation et le rendement d’un point de vue physique et financier. Des indicateurs clés de rendement et des cibles à partir des repères pertinents doivent être déterminés. »

La direction a reconnu qu’elle devait rendre compte du rendement global des biens immobiliers du Ministère, comme il est indiqué à la section 5 (Établissement de rapports) du CGBI. Selon le Cadre, l’unité des BIA utilisera de bonnes pratiques de gestion de l’information pour recueillir des renseignements pertinents sur les biens, les finances et les programmes en vue de prendre des décisions éclairées et de rendre compte de l’usage, de l’entretien et du rendement global des biens immobiliers du Ministère.

En se fondant sur l’examen des comptes rendus des réunions du CRHSA, des documents présentés aux réunions, et des discussions avec les personnes rencontrées, l’équipe d’audit a noté que certaines mises à jour avaient été communiquées au comité de surveillance à propos des biens immobiliers et des aménagements : des présentations faisant le point sur les résultats des projets relatifs aux aménagement, qui indiquaient où en étaient rendus les projets en cours et quels projets avaient été menés à terme dans l’année, et la proposition sur le partage des salles de réunion, qui présentait les avantages de la centralisation de la gestion des salles de réunion.

L’équipe d’audit n’a rien trouvé qui indiquerait que l’on ait produit à intervalles réguliers des rapports consolidés en fonction d’indicateurs de rendement prédéfinis sur les progrès et les résultats des projets touchant les biens immobiliers et les aménagements. La direction a confirmé qu’aucun indicateur de rendement ou stratégie de mesure du rendement n’a encore été élaboré.

Il est important de disposer de suffisamment d’information pertinente sur les biens immobiliers et les aménagements pour évaluer les l’atteinte des résultats et favoriser un processus décisionnel efficace, particulièrement en ce qui concerne le bien-être des employés, la sécurité et la satisfaction des clients.

Recommandation

  1. La directrice générale de la DGGRHMT devrait élaborer et mettre en œuvre une stratégie robuste de gestion du rendement qui permettra à la direction de surveiller ses progrès et ses résultats en fonction de mesures du rendement prédéfinies, y compris des mesures fondées sur les résultats, et d’en rendre compte.

5.2 Gestion des risques

Les registres des risques concernant les biens immobiliers et les aménagements n’ont pas été mis à jour régulièrement durant la période visée et n’offrent pas un aperçu complet de tous les risques clés liés aux biens immobiliers et aux aménagements du Ministère.

Lorsqu’elle est faite régulièrement, l’évaluation officielle des risques permet à la direction de surveiller son environnement pour connaître les conditions, ou les modifications apportées aux conditions, susceptibles de donner lieu à des risques ou des possibilités.

Dans le cadre du Plan d’affaires intégré (PAI) de PCH, les secteurs et les directions générales sont tenus de procéder à une évaluation des risques dans leurs domaines d’activité. Les risques à l’échelle du secteur ou de la direction générale sont déterminés, et des stratégies d’atténuation des risques sont définies et documentées. Ces risques sont des risques de niveau élevé qui s’avèrent pertinents pour la DGGRHMT dans son ensemble, mais qui ne sont pas propres aux biens immobiliers et aux aménagements.

L’équipe d’audit a constaté que les registres des risques liés aux biens immobiliers et aux aménagements n’avaient pas été tenus ou mis à jour régulièrement. Plus précisément, l’examen de la documentation par l’équipe d’audit a révélé qu’une évaluation des risques de la Gestion des installations avait été effectuée durant l’exercice 2013-2014.Aucune évaluation des risques n’a été faite pour l’exercice 2014-2015et l’’évaluation suivante a eu lieu en juin 2015.

L’équipe d’audit a constaté que les registres des risques ne fournissaient pas un aperçu complet de tous les risques clés liés aux biens immobiliers et aux aménagements du Ministère. Plus particulièrement, l’équipe a noté que l’évaluation des risques de 2013-2014 faisait état de deux risques liés à l’aménagement pour l’initiative Milieu de travail 2.0 et à la politique sur le stationnement de PCH. Ces deux risques étaient jugés faibles et ne nécessitaient donc pas un suivi de la direction selon les critères d’évaluation des risques de PCH.

L’évaluation des risques de la division des BIA, qui a été effectuée en juin 2015, a révélé quatre risques liés à ce qui suit : conformité à la Politique sur la gestion des biens immobiliers et aux Normes d’aménagement relatives à l’initiative Milieu de travail 2.0, considérés comme des risques modérés, ainsi qu’à la politique sur le stationnement de PCH et au Guide des réunions écologiques, considérés comme des risques faibles. On n’a pas jugé qu’un plan d’atténuation des risques était requis pour les deux risques considérés comme modérés.

En examinant le PAI 2015-2016, l’équipe d’audit a noté que le rapport mentionnait un certain nombre de risques qui n’ont pas été pris en considération dans l’évaluation des risques de l’unité des BIA. Ces risques concernaient :

  • le vieillissement de l’infrastructure de PCH, qui peut mettre en péril la santé et la sécurité des employés;
  • la centralisation des biens immobiliers, qui risque d’accroître la responsabilité liée aux connaissances spécialisées en matière de laboratoires et à une surveillance additionnelle de la direction.

L’équipe d’audit se serait attendue à ce que les risques du PAI 2015-2016 soient examinés et évalués dans le cadre de l’évaluation des risques liés aux biens immobiliers et aux aménagements effectuée en juin 2015. Elle se serait également attendue à ce que d’autres risques, comme les problèmes structurels aux Terrasses de la Chaudière, le remplacement du toit à l’ICC, et les risques liés à la mise en œuvre de l’initiative Milieu de travail 2.0, soient examinés plus en détail et que l’examen soit suivi par l’identification des facteurs d’atténuation donnant lieu à des risques résiduels.

Recommandation

  1. La directrice générale de la DGGRHMT devrait renforcer le processus officiel d’évaluation des risques pour permettre l’identification, l’évaluation et la gestion des risques liés aux biens immobiliers et aux aménagements.

5.3 Contrôles internes

Un certain nombre de mécanismes sont en place pour déterminer les besoins des utilisateurs relativement aux biens immobiliers et aux aménagements, et y répondre.

Divers outils et processus ont été mis en place pour entretenir les biens immobiliers et répondre aux besoins des utilisateurs en ce qui a trait à l’aménagement des lieux de travail.

Aménagements

Une boite de réception centrale est mise à la disposition des clients pour qu’ils puissent faire des demandes de services. Les demandes des clients sont consignées dans une base de données pour suivre l’état d’avancement des projets ou de leurs demandes. L’équipe d’audit a examiné 15 demandes de clients et trouvé que, généralement, il y avait des communications constantes avec les clients et que l’évolution de la situation était surveillée afin de répondre adéquatement aux clients.

Des examens après mise en œuvre ont été menés par le Ministère pour déterminer les leçons à tirer des projets régionaux de mise en place de Milieu de travail 2.0 menés à terme jusqu’à maintenant. L’exercice consistait à évaluer les résultats de la mise en place pour déterminer si les objectifs avaient été atteints, et à analyser les difficultés rencontrées au cours de la mise en place afin d’en tenir compte dans les futurs projets.

Entretien des biens immobiliers (ICC)

Le logiciel d’entretien préventif Angus a été installé pour entretenir l’équipement et les installations de l’ICC. Le système fait le suivi concernant l’entretien de l’équipement et répartit automatiquement le travail au personnel. Des manuels d’entretien de l’équipement sont conservés sur place.

PCH a le personnel d’entretien possédant les qualifications requises pour entretenir l’immeuble de l’ICC. Par exemple, le personnel est bien formé en entretien et réparations spécialisés des systèmes de chauffage, de ventilation et de climatisation (CVC). PCH requiert des contrats pour diverses attestations, comme les systèmes automatisés de contrôle d’immeubles, des électriciens, des plombiers. Pour garantir la continuité des activités de l’ICC, BIA a conclu des ententes avec des fournisseurs pour ces besoins spécialisés.

Gestion de projets

Un certain nombre de contrôles étaient en place pour allouer efficacement et adéquatement les ressources financières et non financières aux projets.

BIA gère de grands projets d’aménagements ou d’entretien qui sont coûteux et qui ont des répercussions importantes pour le Ministère. L’équipe d’audit a constaté qu’il y a un certain nombre de contrôles en place permettant de s’assurer que les ressources sont allouées de manière responsable pour atteindre les objectifs des projets et les résultats attendus.

Tous les projets de plus de 250 k$ doivent être approuvés par le CRHSA, et tous les projets de plus de 1 M$ doivent être approuvés par le Comité exécutif. La délégation des pouvoirs est également précisée dans l’entente conclue avec TPSGC. Celle-ci indique que les délégations des pouvoirs relativement aux demandes des clients sont confiées aux gestionnaires immobiliers. Un budget ministériel des biens immobiliers et des aménagements est préparé et tenu à jour. Le budget énumère les activités et les coûts estimatifs des projets pour chaque centre de coûts, les coûts opérationnels des installations de l’ICC, ainsi que les montants prévus pour la formation, les déplacements et les frais administratifs, entre autres choses.

PCH et TPSGC ont signé un protocole d’entente qui précise les rôles et les responsabilités des différentes parties, y compris de l’entreprise de gestion immobilière. En plus de tenir régulièrement des réunions, c’est-à-dire deux fois par années, un baromètre de la relation entre PCH et TPSGC est préparé afin de discuter des problèmes, d’établir l’ordre de priorité d’avancement des projets et de s’entendre sur les plans d’action.

Conclusion générale

Cet audit visait principalement à fournir l’assurance que les biens immobiliers et les aménagements sont gérés de manière efficiente et efficace, particulièrement en ce qui a trait à la gouvernance, à la gestion des risques et aux contrôles internes. À partir des constatations de l’audit, nous estimons que BIA peut s’appuyer sur des processus de saine gouvernance pour atteindre ses objectifs ainsi que sur des contrôles et des pratiques de gestion efficaces. Des améliorations devraient être apportées afin de définir le mandat du comité de surveillance à l’égard des biens immobiliers, consolider les rapports en fonction d’indicateurs de rendement sur les progrès et les résultats des projets touchant les biens immobiliers et les aménagements ainsi que mettre en place un mécanisme pour identifier, évaluer et atténuer systématiquement les risques liés aux biens immobiliers et aménagement.

Annexe A – Critères d’audit

Les conclusions énoncées pour chacun des critères d’audit utilisés dans l’audit ont été élaborées selon les définitions suivantes.
Catégorisation numériqueConclusion fondée sur les critères d’auditDéfinition de la conclusion
1 Bien contrôlé
  • Bien géré, aucune faiblesse importante constatée, et efficace.
2 Contrôlé
  • Bien géré et efficace, mais certaines améliorations mineures sont nécessaires.
3 Problèmes modérés

Certains problèmes mineurs nécessitent l’attention de la direction (satisfaire à au moins un des deux critères suivants) :

  • faiblesses en matière de contrôle, mais l’exposition au risque est limitée, car la probabilité d’occurrence du risque n’est pas élevée;
  • faiblesses en matière de contrôle, mais l’exposition au risque est limitée, car l’incidence du risque n’est pas grande.
4 Améliorations importantes requises

Il est nécessaire d’apporter des améliorations importantes (satisfaire à au moins un des trois critères suivants) :

  • des redressements financiers s’imposent à l’égard de certains postes ou domaines ou pour le Ministère;
  • des lacunes en matière de contrôle entraînent une exposition grave au risque;
  • des lacunes importantes dans la structure de contrôle globale.

Remarque : Chaque critère d’audit qui est classé « 4 » doit immédiatement être communiqué à la DPV et au directeur général concerné ou à un niveau plus élevé pour la prise de mesures correctives.

Sous-objectif d’audit 1 : Les politiques et les procédures de PCH relatives aux biens immobiliers et aux aménagements sont conformes aux lois connexes et aux exigences des organismes centraux.
Numéro du critèreCritère d’auditConclusion
1.1

PCH a établi et mis en œuvre des politiques, des lignes directrices et des procédures sur la gestion des installations qui sont en harmonie avec les politiques pangouvernementales.

1
1.2

Des mécanismes sont en place pour déterminer et surveiller les changements aux lois et aux politiques fédérales pertinentes, et pour harmoniser les directives, procédures et lignes directrices opérationnelles avec les exigences des politiques fédérales applicables.

1
1.3

La responsabilité au chapitre de la surveillance de la conformité aux exigences législatives applicables est clairement communiquée et s’avère suivie dans la pratique.

2
Sous-objectif d’audit 2 : L’efficience et l’efficacité de la gouvernance et de la gestion des risques pour supporter la gestion des biens immobiliers et des aménagements, y compris la gestion de l’Institut canadien de conservation, de ses locaux, de son équipement et des besoins de ses employés.
Numéro du critèreCritère d’auditConclusion
2.1

Une structure de gouvernance efficace est en place. Elle comprend des rôles, des responsabilités et des obligations redditionnelles clairement communiqués et compris permettant la surveillance stratégique de la gestion des biens immobiliers et des aménagements du Ministère.

3
2.2

Une information suffisante sur les biens immobiliers et les aménagements est fournie aux organismes de surveillance, à la direction et aux partenaires en temps opportun afin de permettre une prise de décision efficace.

2
2.3

Les résultats attendus sont clairs et mesurables. De plus, ils sont communiqués et appuient directement la réalisation des objectifs actuels et futurs du Ministère concernant les biens immobiliers et les aménagements, y compris les services directs à la clientèle.

3
2.4

La responsabilité relative à la surveillance et à la mise à jour des mesures du rendement est claire et a été communiquée.

Les résultats de la mesure du rendement sont documentés, communiqués aux échelons appropriés et pris en compte dans la prise de décision.

3
2.5

Il existe un mécanisme qui est systématiquement utilisé pour déterminer, évaluer, atténuer, surveiller et communiquer les risques entourant l’atteinte des objectifs du gouvernement et de PCH liés aux biens immobiliers et aux aménagements.

3
2.6

La planification des ressources humaines de la Direction générale reflète clairement les besoins actuels et futurs en matière de ressources. Il existe des outils de planification, et ils sont systématiquement utilisés dans le cadre des processus de planification stratégique et opérationnelle.

1
Sous-objectif d’audit 3 : L’efficacité et l’efficience des contrôles et des procédures de gestion en place pour déterminer les besoins des utilisateurs concernant les biens immobiliers et les aménagements, et y répondre de façon novatrice.
Numéro du critèreCritère d’auditConclusion
3.1

Il existe des programmes et des plans d’entretien pour garantir que les installations sont gérées en fonction du cycle de vie des biens et des renseignements sur les coûts, afin de répondre aux besoins actuels et futurs.

1
3.2

Les employés bénéficient des outils et de la formation dont ils ont besoin pour s’acquitter de leurs fonctions concernant les biens immobiliers et les aménagements.

1
3.3

Les activités, les ressources et les échéanciers nécessaires à la mise en œuvre des projets liés aux biens immobiliers et aux aménagements, y compris les plans d’aménagement des lieux de travail, ont été déterminés et intégrés aux plans d’activités et aux budgets.

1
3.4

Des mécanismes efficaces sont en place afin de déterminer les besoins des intervenants en ce qui a trait au milieu de travail, d’y répondre et de faire un suivi.

2
3.5

Des examens après mise en œuvre sont effectués concernant les projets d’aménagement des lieux de travail, et ils comprennent l’évaluation des avantages obtenus et des leçons apprises.

1
3.6

Des contrôles et des processus pour garantir l’aliénation des biens conformément aux lois pertinentes ont été mis en place et sont observés.

1
3.7

Les pouvoirs sont officiellement délégués, communiqués et conformes aux responsabilités de la personne concernée.

2
Sous-objectif d’audit 4 : L’efficacité et l’efficience des processus pour gérer les ententes/contrats concernant les biens immobiliers et les aménagements.
Numéro du critèreCritère d’auditConclusion
4.1

Des mécanismes ont été instaurés pour établir, élaborer et gérer des partenariats efficaces avec d’autres organisations, notamment TPSGC, la CCN et d’autres entrepreneurs, concernant des projets liés aux biens immobiliers et aux aménagements.

1
4.2

PCH dispose de systèmes et de processus pour conclure, surveiller et gérer les principaux marchés avec des fournisseurs pour respecter les exigences avec efficience.

1

Annexe B – Plan d’action de la direction

RecommandationMesuresResponsabilitéÉchéance
La directrice générale de la DGGRHMT, en collaboration avec le Secrétariat général, devrait veiller à ce que le mandat du Comité des ressources humaines et des services d’affaires soit mis à jour pour tenir compte de son rôle et de ses responsabilités concernant les biens immobiliers de PCH, et à ce que ces responsabilités soient définies, communiquées et bien comprises.

Le rôle et les responsabilités du Comité des ressources humaines et des services d’affaires (CRHSA) sont revus tous les ans et, à ce moment, le mandat du Comité est mis à jour en conséquence. Le Cadre de gestion des biens immobiliers (CGBI) a été approuvé en avril, après la dernière mise à jour. Un libellé approprié sera proposé en vue de la prochaine révision et mise à jour, qui devraient commencer en janvier 2016. Entre-temps, les décisions prises en application du CGBI sont régies par les cadres stratégiques en matière de RH indiqués à l’Annexe 1.

Directeur et agent de sécurité du Ministère, Direction de la sécurité ministérielle et des biens immobiliers

Mars 2016
La directrice générale de la DGGRHMT devrait élaborer et mettre en œuvre une stratégie robuste de gestion du rendement qui permettra à la direction de surveiller ses progrès et ses résultats en fonction de mesures du rendement prédéfinies, y compris des mesures fondées sur les résultats, et d’en rendre compte.

Élaborer un plan opérationnel qui décrit les projets et les priorités indiqués dans le Plan d’investissement et le Plan d’affaires intégré. De plus, dans la mesure du possible, le plan rendra compte des grands projets de modernisation d’immeubles et des accords d’occupation dont la date de fin arrivera au cours des trois prochaines années. Le plan opérationnel comprendra une estimation pour chacun des projets.

Directeur et agent de sécurité du Ministère, Direction de la sécurité ministérielle et des biens immobiliers

Janvier 2016

Présenter le plan au CRHSA aux fins d’information et d’approbation si nécessaire.
Le plan opérationnel comprendra aussi les mesures du rendement clés suivantes qui feront l’objet d’un suivi pour établir des points de référence et des cibles appropriées tous les ans :

Taux d’utilisation de la superficie par région : Déterminer le nombre de mètres carrés utilisés par employé permet de prendre des décisions éclairées en ce qui concerne l’occupation de l’espace.

Taux d’inoccupation par secteur/direction générale (+/- 10 %) : Le fait de déterminer et de communiquer le nombre d’espaces vacants par secteur/direction générale garantit que chaque cadre supérieur gère l’espace de manière responsable. On s’attend à ce qu’il y ait un écart de +/- 10 % étant donné la fluctuation de la main-d’œuvre.

Régimes de travail souples : Le fait de déterminer le nombre de régimes de travail souples démontrera que les cadres supérieurs adoptent les principes de l’initiative Milieu de travail 2.0 et font leurs les priorités de la vision de la fonction publique de l’avenir énoncées dans Objectif 2020.

Mars 2016

Présenter un rapport sur l’état d’avancement des projets au CRHSA à la mi-exercice, et inclure les modifications requises ainsi que des estimations financières plus précises.

Octobre 2016

Le plan opérationnel 2017-2018 rendra compte des résultats des projets qui avaient été approuvés dans le plan 2016-2017, et il indiquera si les cibles ont été atteintes. Il servira en outre à fixer de nouvelles cibles de rendement.

Février 2017
La directrice générale de la DGGRHMT devrait renforcer le processus officiel d’évaluation des risques pour permettre l’identification, l’évaluation et la gestion des risques liés aux biens immobiliers et aux aménagements.

En mai 2015, la directrice générale de la DGGRHMT a repris le cycle d’évaluation des risques et approuvé les modifications au « Cadre intégré de surveillance et d’évaluation des risques ». Selon ce cadre, le personnel de la Direction générale doit appliquer les politiques pour veiller à ce que son travail soit conforme aux procédures, et les gestionnaires interprètent et surveillent l’application des politiques et des lignes directrices et ils fournissent des conseils et des directives. Le Cadre propose un processus étape par étape pour l’identification et l’évaluation des risques. L’application du Cadre fera en sorte que les risques seront systématiquement évalués chaque année et que des plans d’action pour atténuer les risques seront élaborés et feront l’objet d’un suivi.

Directrice générale, DGGRHMT

Terminé

La méthode décrite dans le Cadre servira à identifier les risques liés aux biens immobiliers et aux aménagements pour Patrimoine canadien, et à élaborer des plans d’action pour les risques considérés comme modérés ou élevés. Les plans d’action comprendront des mesures pour atténuer les risques. La mise en œuvre de ces mesures sera surveillée par le gestionnaire du programme et par Politique, planification et surveillance.

Directeur et agent de sécurité du Ministère, Direction de la sécurité ministérielle et des biens immobiliers

Mars 2016
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