Microaudit du Fonds du Canada pour les périodiques – Volets Innovation commerciale et Initiatives collectives

Bureau de la dirigeante principale de l’audit (BDPA)

Avril 2025

Sur cette page

• Liste des sigles et d’abréviations
• 1.0 Aperçu
  • Contexte
  • À propos de la mission
• 2.0 Constatations et recommandations
  • Critère 1 : Harmonisation avec les objectifs du programme
  • Critère 2 : Utilisation optimale des systèmes de TI
  • Critère 3 : Surveillance axée sur les risques
  • Critère 4 : Renseignements destinés à la haute direction
• 3.0 Conclusion Générale
• 4.0 Énoncé de conformité
• Annexe A – Échelle d’évaluation et sommaire des résultats
• Annexe B – Répartition des demandes

Liste des sigles et d’abréviations

DG

Directeur général

EGRP

Évaluation et de gestion des risques associés aux projets

FCP

Fonds du Canada pour les périodiques

FRA

Formulaire de recommandation pour approbation

GRC

Gestion des relations avec la clientèle

Le portail

Portail de financement de PCH

PAAR

Plan d’audit axé sur les risques

SGISC

Système de gestion de l’information relative aux subventions et contributions

SMA

Sous-ministre adjoint

Format substitut

Microaudit du Fonds du Canada pour les périodiques – Volets Innovation commerciale et Initiatives collectives [Version PDF - 1.76 Mo]

1.0 Aperçu

Contexte

• Le Fonds du Canada pour les périodiques (FCP) appuie les activités des éditeurs et des organismes canadiens de magazines et de journaux communautaires. Deux des volets du Fonds sont axés sur les projets :
  1. Le volet Innovation commerciale (2,5 millions de dollars annuellement) soutient les éditeurs canadiens de magazines imprimés et numériques dans leurs projets de développement commercial et d’innovation. Le financement pour l’Innovation commerciale sera éliminé à compter de mars 2026. Aucun nouveau projet ne sera approuvé après mars 2025.
  2. Le volet Initiatives collectives (2 millions de dollars annuellement) soutient des organismes de magazines et de journaux communautaires canadiens dans leurs projets visant à accroître la viabilité de l’industrie. Le financement des Initiatives collectives est permanent. À compter de 2026, le nouveau Fonds pour la diversité des voix sera administré dans le cadre du volet Initiatives collectives.
• Des lettres de subvention sont utilisées pour financer les bénéficiaires à faible risque dans le cadre des projets de moins de 50 000 $ ou lorsqu’un niveau de surveillance plus important est requis en fonction des résultats de l’évaluation du risque, déterminés par l’outil ministériel d’évaluation et de gestion des risques associés aux projets (EGRP).
• Chaque volet comprend un processus annuel de réception des demandes et une date butoir à l’été. Les projets peuvent être pluriannuels. Pour chaque processus, les engagements conclus en vertu des ententes pluriannuelles sont pris en compte dans le processus de détermination des fonds disponibles pour soutenir les nouveaux projets de chaque volet.

À propos de la mission

Autorisation du projet

L’autorisation de cette mission d’audit découle du Plan d’audit axé sur les risques (PAAR) 2024-2025, qui a été recommandé par le Comité ministériel d’audit et approuvé par la sous-ministre.

Objectif de l’audit

L’objectif de l’audit était de déterminer si les contrôles liés aux volets Innovation commerciale et Initiatives collectives sont conçus et fonctionnent de manière adéquate pour soutenir l’intégrité, la responsabilisation, la transparence et le contrôle efficace de la gestion des composantes des paiements de transfert de Fonds du Canada pour les périodiques.

Portée de l’audit

L’audit a évalué une sélection de projets ainsi que l’administration des subventions et contributions des deux volets du FCP. L’audit portait sur la période allant du 1er avril 2024 à aujourd’hui. (voir l’annexe B).

2.0 Constatations et recommandations

Critère 1 : Harmonisation avec les objectifs du programme

Des processus sont en place et fonctionnent comme prévu en vue d’assurer que les propositions sélectionnées s’harmonisent étroitement avec les objectifs de programme.

• Les objectifs de programme du FCP et de chacun de ses volets Innovation commerciale et Initiatives collectives sont clairement énoncés dans les guides de demande et les formulaires de demande respectifs.
• Les agents de programme évaluent à la fois la façon dont les candidats ont répondu à la question spécifique sur les objectifs du programme et la demande pour confirmer que le projet répondra à l’objectif du Fonds du Canada pour les périodiques et à un ou plusieurs des objectifs du volet. Ils consignent leur évaluation dans les listes de contrôle du cahier LiensGC et dans le document du comité d’examen.
• La satisfaction de l’objectif du FCP, et d’un ou plusieurs objectifs du volet était une exigence à prendre en considération par le Comité d’examen. Les demandes qui s’harmonisent étroitement avec un ou plusieurs objectifs sont plus susceptibles d’être financées que les demandes faiblement alignées, ou faiblement alignées sur plusieurs des objectifs du volet. Le jugement du comité d’examen sur la solidité de l’alignement n’est pas consigné par écrit.
• Pour le volet Innovation commerciale, la majorité des demandeurs retenus ont reçu environ 55 % du budget prévu pour leur demande initiale. Dans le cadre du suivi assuré par les agents de programme, les bénéficiaires ont été invités à confirmer l’impact que cela aurait sur les activités prévues.

Recommandation :

• Aucune

Critère 2 : Utilisation optimale des systèmes de TI

Des processus et des contrôles sont en place pour favoriser l’utilisation optimale des systèmes de TI (dans l’environnement actuel de PCH) dans la documentation de l’information pertinente, l’analyse des demandes et la prise de décisions sur le financement.

Contexte sur les systèmes utilisés pour la gestion des subventions et des contributions :

• Les demandeurs envoient leurs propositions à partir du Portail de financement de PCH (le portail). Ils soumettent des renseignements financiers et autres en téléversant les documents requis. Le portail est programmé pour suspendre les demandes à la date limite de présentation des demandes. À l’aide de l’outil Gestion des relations avec la clientèle (GRC), les conseillers de programme extraient les renseignements saisis dans le portail, dont les profils des demandeurs, les demandes et les pièces jointes.
• Les conseillers de programme utilisent autant que possible le SGISC et ses contrôles des flux d’activité lors de l’évaluation des demandes pour assurer la réalisation des étapes d’évaluation et des approbations. Le SGISC permet de consulter les demandes, les projets et les évaluations des risques par le personnel antérieur. Il assure également le suivi des dates à respecter selon les normes de service et génère le formulaire de recommandation pour approbation (FRA) nécessaire pour l’approbation des projets au niveau de la direction.
• Des liens de Liens SC sont intégrés au SGISC et procurent aux conseillers de programme une feuille de calcul personnalisée et adaptée à chaque processus de réception de demandes au programme. Cette feuille sert à consigner le processus d’évaluation des demandes au moyen de cases à cocher, de zones de texte, de calculs et de tableaux financiers. L’outil d’EGRP sert à évaluer et à coter les risques liés à l’environnement externe, au projet et au demandeur. Il comprend des évaluations de viabilité financière au besoin. Le choix des mesures d’atténuation pour les risques modérés ou élevés peut être effectué en fonction du type de risque.

Aperçu des documents et des processus autres que ceux liés aux systèmes de TI :

• Le document d’examen par le comité est un document Word d’une page qui résume les éléments clés du projet. Son contenu tient compte des exigences du FRA, de l’entente de financement et d’autres documents.
• Les feuilles Excel résument les listes des demandes approuvées et des communications avec les demandeurs, y compris les lettres de subvention ainsi que les renseignements et les documents fournis par le demandeur.
• Les accords de contribution s’inspirent d’un modèle général élaboré par le Centre d’expertise qui a été adapté ultérieurement au programme (et à ses volets). Ils ont ensuite été personnalisés manuellement selon chaque entente de financement.

Tableaux financiers

• Les agents de programme inscrivent des remarques et des calculs dans les tableaux Excel tirés de la GRC pour consigner leur évaluation des postes budgétaires irrecevables, des limites des rémunérations internes et en nature, du pourcentage de l’ensemble des dépenses admissibles couvert par le financement du FCP et du financement maximal pour un projet.
• La saisie manuelle des détails du budget des dépenses dans Liens SC puis à nouveau dans les tableaux de l’entente de financement et dans la version provisoire du rapport financier final représente un travail chronophage qui peut donner lieu à des erreurs.

Ententes de financement

• Chaque entente de financement est élaborée manuellement et doit faire l’objet d’un examen approfondi afin d’éviter des erreurs de transcription des détails ainsi que l’ajout ou l’omission de clauses ou de renseignements.

Exclusion de la portée (Examen des processus de demande de Subvention et de contribution) :

Les agents de programme se fient aux systèmes de TI pour mener des évaluations des demandes approfondies et uniformes. Toutefois, le transfert manuel des renseignements entre les systèmes demeure une tâche chronophage et propice aux erreurs. Cette question est examinée plus largement, dans le cadre d’une mission d’audit interne distincte liée aux processus de demande et de suivi des subventions et des contributions. (Projet en cours par le Bureau de la Dirigeante principale de l’audit).

Recommandation :

• Aucune

Critère 3 : Surveillance axée sur les risques

Des processus et des contrôles sont en place pour faciliter la surveillance axée sur les risques de la conformité avec les ententes de financement et l’administration des ressources financières.

• Chaque demande est soumise à une évaluation des risques par l’entremise de l’onglet de triage du SGISC et du formulaire d’EGRP dans Liens SC. Les renseignements sur le financement antérieur de PCH stockés dans le SGISC sont passés en revue pour vérifier que le demandeur avait respecté les exigences liées à la production de rapports et à l’achèvement du projet. Si des risques sont relevés, les mesures d’atténuation des risques correspondantes sont sélectionnées dans l’EGRP. Les risques considérés comme modérés ou élevés n’auront aucune répercussion sur la sélection potentielle d’un projet qui, dans l’ensemble, est solide. Le risque le plus élevé sera pris en compte dans les mesures d’atténuation.
• Le personnel mènera souvent des suivis plus fréquents auprès des nouveaux bénéficiaires ou des bénéficiaires à plus haut risque.
• Les projets financés dans le cadre du volet Innovation commerciale ont, en moyenne, été approuvés à hauteur d’environ 55 % du budget proposé. Les agents de programme ont discuté avec les bénéficiaires de la manière dont cette décision pourrait affecter les activités susceptibles d’être mises en œuvre, mais les résultats des discussions n’ont pas toujours été documentés.
• Le formulaire de demande général comprend une attestation du demandeur, et les lignes directrices de la demande de subvention comprennent des dispositions relatives aux audits des bénéficiaires et à l’évaluation du programme.

Bonnes pratiques constatées :

• Une bonne pratique au sein de Ministère est que certains programmes exigent la signature d’un formulaire d’attestation distinct lors de l’émission d’une lettre de subvention. Cette approche améliore la clarté et renforce la responsabilité liée au processus de subvention.

Recommandation :

• Aucune

Critère 4 : Renseignements destinés à la haute direction

Des processus sont en place et fonctionnent comme prévu en vue de transmettre les renseignements sur le programme à la haute direction.

• Des mises à jour concernant les volets Initiatives collectives et Innovation commerciale fondées sur l’état d’avancement par rapport au chemin critique ont été fournies régulièrement lors des réunions bilatérales et des séances d’information avec le directeur général (DG), puis avec le sous-ministre adjoint (SMA), puis avec le cabinet de la ministre.
• La situation financière des programmes est examinée régulièrement par la Direction de la gestion des ressources.
• Le SMA et le DG chargés de superviser le FCP ont une connaissance approfondie des subventions et des contributions et posent des questions utiles pour pousser la réflexion lors de la sélection finale des projets.
• Des présentations résumant le processus de réception de demandes pour chaque volet (Innovation commerciale et Initiatives collectives), y compris la méthode de prise de décision, la répartition géographique des projets, les demandeurs retenus par rapport au nombre total de demandeurs, ont été présentées au DG, au SMA et au cabinet de la ministre.
• Les réalisations à l’égard des normes de service pour les demandes sont suivies en fonction des renseignements extraits du SGISC.

Recommandation :

• Aucune

3.0 Conclusion Générale

Les constatations du microaudit démontrent que les processus et les contrôles sont bien mis en œuvre pour soutenir les fonctions du programme (et ses volets). Cela comprend la sélection de projets qui s’harmonisent avec les objectifs généraux du programme et ses volets, en veillant à ce que seules les initiatives qui contribuent aux objectifs du programme soient approuvées. La sélection des projets est réalisée en collaboration (le comité d’examen), mais rien n’indique la présence d’influence indue par une personne ou un agent de programme. De plus, les systèmes ministériels relatifs aux subventions et aux contributions sont utilisés de manière appropriée, ce qui renforce davantage l’intégrité et l’efficacité des activités.

En outre, un cadre de surveillance axée sur les risques a été mis en œuvre pour permettre une évaluation systématique des projets en fonction de leur profil de risque. Cette méthode garantit que les mesures d’atténuation appropriées sont mises en place pour les projets à risque élevé, tandis que les projets à faible risque sont surveillés proportionnellement à leur risque, ce qui optimise ainsi la répartition des ressources. Enfin, ces processus facilitent la production de rapports précis et en temps opportun pour la haute gestion, en fournissant les renseignements nécessaires leur permettant de prendre des décisions éclairées et d’assurer la reddition de comptes.

4.0 Énoncé de conformité

Selon mon jugement professionnel en tant que Dirigeante principale de l’audit, cet audit a été réalisé conformément aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne de l’Institut des auditeurs internes de même qu’à la Politique et à la Directive sur l’audit interne du gouvernement du Canada, comme en témoignent les résultats du programme d’assurance et d’amélioration de la qualité. Des procédures d’audit suffisantes et appropriées ont été mises en œuvre et des éléments probants ont été recueillis pour étayer l’exactitude des constatations et des conclusions ont fondées sur une comparaison des conditions, telles qu’elles existaient à l’époque, avec des critères de vérification préétablis qui ont été convenus avec la direction et qui ne s’appliquent qu’à l’entité examinée, ainsi qu’à l’étendue et à la période couvertes par l’audit.

Signé par

Raffaella Bertorelli

Dirigeante principale de l’audit

Ministère du Patrimoine canadien

Membres de l’équipe d’audit

• Dylan Edgar, directeur d’audit interne
• Trisha Laul, auditrice principale
• Avec le soutien de ressources externes.

Annexe A – Échelle d’évaluation et sommaire des résultats

Annexe B – Répartition des demandes

• Volet Innovations commerciales : Des 121 demandes reçues durant l’été 2024 lors de la dernière période de réception pour ce volet, 67 ont fait l’objet d’une recommandation de financement pour des projets devant être achevés d’ici mars 2025. Cinquante-cinq (55) étaient des subventions de moins de 50 000 $ et les douze (12) projets restants ont été financés à l’aide d’ententes de contribution. En général, les demandes retenues ont reçu 55% du budget initialement demandé. L’examen détaillé de toutes les demandes s’est avéré une tâche considérable pour la petite équipe, dont tous les membres étaient nouveaux au sein du FCP et dont plusieurs connaissent très peu les programmes de subventions et de contributions.
• Volet Initiatives collectives : Des vingt-six (26) demandes reçues durant l’été 2024 pour ce volet, dix-huit (18) ont fait l’objet d’une recommandation de financement. Six (6) d’entre elles ont reçu une subvention de moins de 50 000 $ et les douze (12) autres ont reçu des contributions entre 55 000 $ et 810 000 $. La grande majorité des projets de ce volet durent plus de deux ans, et certains durent plus de trois ans. En général, les demandeurs retenus de ce volet reçoivent l’approbation pour l’ensemble du budget initialement demandé.

© Sa Majesté le Roi du chef du Canada, représenté par le ministre du ministère du Patrimoine canadien, 2025
No. de catalogue : CH6-69/2025F-PDF
ISBN : 978-0-660-78148-8