Rapport annuel sur l’administration de la Loi sur l’accès à l’information 2023-2024

Sur cette page

• Liste des diagrammes
• Liste des acronymes et abréviations
• 1. Introduction
• 2. Structure du secrétariat de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels
• 3. Arrêté sur la délégation
• 4. Administration des demandes
• 5. Activités de formation et de sensibilisation
• 6. Politiques, lignes directrices et procédures
• 7. Publication proactive
• 8. Initiatives et projets visant à améliorer l’accès à l’information
• 9. Plaintes, enquêtes et vérifications
• 10. Frais et coûts
• 11. Suivi de la conformité
• Annexe A – Arrêté sur la délégation
• Annexe B – Rapport statistique sur la loi sur l’accès à l’information
• Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

Liste des diagrammes

• Diagramme 1 : nombre de demandes reçues, 2019-2020 à 2023-2024
• Diagramme 2 : nombre de demandes informelles, 2019-2020 à 2023-2024
• Diagramme 3 : source des demandes, 2019-2020 à 2023-2024
• Diagramme 4 : motifs des prorogations, 2019-2020 à 2023-2024
• Diagramme 5 : disposition des demandes, 2023-2024
• Diagramme 6 : nombre de pages pertinentes traitées, 2019-2020 à 2023-2024
• Diagramme 7 : nombre de consultations reçues, 2019-2020 à 2023-2024

Liste des acronymes et abréviations

AIPRP

Accès à l’information et protection des renseignements personnels

AIPRP/D

Directeur, Secrétariat d’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels

AIPRP/DA

Directeur adjoint, Secrétariat d’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels

SCT

Secrétariat du Conseil du trésor

SDAL

Service de demande d’AIPRP en ligne

SG

Secrétaire général

SM

Sous-ministre

SMD

Sous-ministre délégué

Format substitut

Rapport annuel sur l’administration de la Loi sur l’accès à l’information 2023-2024 [Version PDF - 1.56 Mo]

1. Introduction

Patrimoine canadien a le plaisir de présenter au Parlement son rapport annuel concernant l’application de la Loi sur l'accès à l'information (la « Loi ») pour l’exercice allant du 1er avril 2023 au 31 mars 2024.

L’article 94 de la Loi précise que le responsable de chacune des institutions fédérales doit présenter un rapport annuel au Parlement sur l’application de la Loi au cours de l’exercice financier visé. Le présent rapport est également préparé et déposé au Parlement conformément à l’article 20 de la Loi sur les frais de service.

1.1. La Loi sur l’accès à l’information

La Loi énonce le droit d’accès aux renseignements sous le contrôle des institutions fédérales. Elle stipule que l’information gouvernementale doit être accessible au public, les exceptions à ce droit étant précises et limitées et les décisions quant à la communication étant susceptibles de recours indépendants du pouvoir exécutif.

Patrimoine canadien est fidèle à l’esprit de la Loi et prend des mesures pour garantir la transparence au Ministère. L’information contenue dans le présent rapport donne un aperçu des activités du Ministère destinées à mettre en œuvre les dispositions de la Loi.

1.2. Mandat de Patrimoine canadien

Le mandat du Ministère est énoncé dans la Loi sur le ministère du Patrimoine canadien et met l’accent sur le renforcement et la promotion « de l’identité et des valeurs canadiennes, du développement culturel et du patrimoine canadien ».

Pour atteindre ses objectifs, Patrimoine canadien collabore avec un large éventail de partenaires du secteur privé, des entreprises créatives, des institutions publiques et des organisations non gouvernementales afin d'enrichir les expériences culturelles, de renforcer l'identité et de promouvoir la participation au sport et aux communautés. Le Ministère s'engage également auprès des Canadiens et des Canadiennes par l'entremise de programmes qui soutiennent un large éventail d'activités, allant des échanges de jeunes aux sports de haut niveau, au multiculturalisme et à la lutte contre le racisme, en passant par les commémorations et les célébrations. Ces programmes sont mis en œuvre par l'administration centrale et cinq bureaux régionaux dans tout le pays.

Le ministère du Patrimoine canadien est responsable des programmes et des politiques qui aident tous les Canadiens à participer à la vie culturelle et civique de leur collectivité. Le mandat législatif du Ministère, énoncé dans la Loi sur le ministère du Patrimoine canadien et dans d’autres lois dont le ministre du Patrimoine canadien est responsable, propose une liste des nombreuses responsabilités du ministre sous la rubrique des pouvoirs et fonctions « liés à l’identité, aux valeurs, au développement culturel et au patrimoine canadiens ».

Le Ministère surveille l’application d’un grand nombre de lois, notamment la Loi sur la radiodiffusion, la Loi sur le droit d’auteur et la Loi sur Investissement Canada (avec Innovation, science et développement économique Canada pour ces deux dernières lois), la Loi sur les langues officielles (partie VII), la Loi sur les musées, la Loi sur l’indemnisation au Canada en matière d’expositions itinérantes, la Loi sur l’exportation et l’importation de biens culturels, la Loi sur le statut de l’artiste, la Loi sur le multiculturalisme canadien et la Loi sur l’activité physique et le sport (avec Santé Canada).

Le ministère du Patrimoine canadien est plus particulièrement chargé de formuler et de mettre en œuvre les politiques culturelles relatives au droit d’auteur, aux investissements étrangers et à la radiodiffusion, ainsi que les politiques relatives aux arts, à la culture, au patrimoine, aux langues officielles, au sport, au cérémonial d’État et au protocole, et aux symboles canadiens. De plus, dans les années à venir, l’un des grands objectifs du Ministère consistera à renforcer les secteurs de la culture et de la création. Les programmes du Ministère, dont la prestation est assurée par l’administration centrale et plusieurs points de services, y compris cinq bureaux régionaux à l’échelle du pays, permettent de financer des organismes communautaires et des tiers afin de promouvoir les avantages de la culture, de l’identité et du sport pour les Canadiens.

En 2023-2024, le ministre du Patrimoine canadien était responsable devant le Parlement des activités du Ministère, de trois organismes ministériels, de onze sociétés d’État et de deux tribunaux administratifs, et était soutenu dans sa tâche par le ministre des sports et de l’activité physique, le ministre de la diversité, de l’inclusion et des personnes en situation de handicap, le ministre de l’emploi, du développement de la main-d’œuvre et des langues officielles et par le ministre des femmes et de l’égalité des genres et de la jeunesse.

2. Structure du secrétariat de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels

Le Secrétariat de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (Secrétariat de l’AIPRP) est chargé de l’application de la Loi à Patrimoine canadien. Son mandat consiste à veiller au respect de la Loi, des règlements et des politiques gouvernementales édictés par les agences centrales pour le compte du ministre du Patrimoine canadien, et à élaborer des directives ministérielles en matière de transparence.

Pendant la période visée par ce rapport, le Secrétariat de l’AIPRP était constitué d’un directeur, d’un directeur adjoint, de deux employés dans l’unité de la protection des renseignements personnels et de la gouvernance et de six analystes et deux ressources administratives pour soutenir les opérations du Secrétariat.

L’unité des opérations au sein du Secrétariat de l’AIPRP est responsable du traitement des demandes faites en vertu de la Loi. Ceci inclut recevoir les demandes du public, faire le lien avec les différents programmes du Ministère pour obtenir les renseignements demandés et les recommandations en ce qui a trait à leur communication, effectuer la révision complète du contenu des documents et mener des consultations externes au besoin pour atteindre le juste équilibre entre le droit d’accès du public et le besoin de protéger certains renseignements dans des cas spécifiques et limités. L’unité des opérations représente le Ministère dans ses relations avec le Commissariat à l’information en ce qui a trait au règlement des plaintes formulées à son endroit.

L’unité responsable de la protection des renseignements personnels et de la gouvernance conseille et oriente le Ministère relativement aux politiques concernant l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels. Cette unité met également au point des instruments de politique ainsi que des produits et des outils visant à optimiser les opérations quotidiennes. Elle assure également la liaison avec les employés et prépare et offre des séances de formation et de sensibilisation dans l’ensemble du Ministère. L’unité est également responsable d’une partie des responsabilités du Ministère en matière de publication proactive, comme nous le verrons dans la partie 7 du présent rapport. De plus, l’unité coordonne le travail de rédaction du rapport annuel du Ministère et publie Info Source, aussi connu sous le nom des Renseignements sur les programmes et les fonds de renseignements.

Dans la structure organisationnelle de Patrimoine canadien, le Secrétariat de l’AIPRP se rapporte au Secrétariat général du Ministère.

3. Arrêté sur la délégation

Les pouvoirs, responsabilités et fonctions associés à l’application de la Loi ont été délégués par la ministre à la sous-ministre, au sous-ministre délégué, à la secrétaire général et au directeur du Secrétariat de l’AIPRP. Une copie de l’arrêté sur la délégation pour Patrimoine canadien est placée en annexe A de ce rapport.

4. Administration des demandes

Le rapport statistique sur la Loi sur l'accès à l'information est placé en annexe B de ce rapport.

4.1. Demandes d’accès

Le Secrétariat de l’AIPRP a reçu 557 demandes entre le 1er avril 2023 et le 31 mars 2024. Ceci représente une augmentation de 21% par rapport à l’exercice précédent. Si l’on compte les 191 demandes reportées de la période de référence précédente, le total de demandes actives pour 2023-2024 atteint 748.

Comme le démontre le diagramme 1, le niveau de demandes reçues par Patrimoine canadien au cours de l’année fiscale 2023-2024 est supérieur à celui reçu lors de l’exercice financier précédent.

Diagramme 1 : nombre de demandes reçues, 2019-2020 à 2023-2024 – version texte

Ce diagramme à barres indique le nombre de demandes que Patrimoine canadien a reçu chaque année financière de 2019-2020 à 2023-2024. Les données illustrées dans le graphique sont les suivantes :

• 2019-2020 : 455 demandes
• 2020-2021 : 522 demandes
• 2021-2022 : 346 demandes
• 2022-2023 : 462 demandes
• 2023-2024 : 557 demandes

Sujets

Les demandes d’accès à l’information reçues par Patrimoine canadien touchent une vaste gamme de sujets. Pour la période de référence, le type de documents le plus fréquemment demandé fut les notes d’information destinées au ministre ou au sous-ministre.

Les demandes portaient entre autres sur le financement octroyé à des organismes par Patrimoine canadien, les projets de loi C-11 et C-18, les activités et les communications de lobbying, ainsi que sur le Monument commémoratif national de la mission du Canada en Afghanistan.

Demandes informelles

Depuis 2011, les institutions fédérales publient sur le Web la liste des demandes d’accès à l’information traitées. Cette initiative de gouvernement ouvert vise à permettre au public de faire des demandes non officielles pour des documents déjà divulgués.

Patrimoine canadien a traité 1559 demandes informelles en 2023-2024 pour de l’information concernant des demandes déjà publiées, ce qui représente plus de quatre fois le nombre de demandes traitées durant l’année financière précédente. Le nombre de demandes informelles reçues a été exceptionnellement élevé comparativement aux 5 dernières années, mais similaire au nombre de demandes reçues durant l’année financière précédente, comme le confirme le diagramme 2 (ci-dessous). En effet, Patrimoine canadien a reçu 1334 demandes informelles en 2023-2024. En comptant les 229 demandes en suspens de l’exercice financier précédent, le total de demandes informelles actives en 2023-2024 s’élève à 1563.

Diagramme 2 : nombre de demandes informelles, 2019-2020 à 2023-2024 – version texte

Ce diagramme à barres indique le nombre de demandes informelles que Patrimoine canadien a reçu chaque année financière de 2019-2020 à 2023-2024. Les données illustrées dans le graphique sont les suivantes :

• 2019-2020 : 467 demandes
• 2020-2021 : 243 demandes
• 2021-2022 : 369 demandes
• 2022-2023 : 1459 demandes
• 2023-2024 : 1334 demandes

4.2. Provenance des demandes

Parmi les demandes reçues au cours de la période visée, 36 % provenaient des médias, tandis que 20 % provenaient du public. Au total, 15 % des demandeurs ont refusé de s'identifier et 26 % des demandeurs provenaient du secteur universitaire.

Comme l’indique le diagramme 3, les médias ont toujours été la principale source de provenance des demandes pour Patrimoine canadien dans les dernières années. C’est d’ailleurs ce qui s’est produit lors du dernier exercice financier. Par ailleurs, contrairement aux années financières précédentes, le nombre de demandes provenant du secteur universitaire a été très élevé, représentant la 2e source la plus élevée de provenance des demandes.

Comme l'indique le graphique 3, les médias ont toujours été la principale source de demandes adressées à Patrimoine canadien au cours des derniers exercices. Toutefois, depuis le dernier exercice, le nombre de demandes provenant du public et de demandeurs refusant de s'identifier a dépassé celui des demandes provenant des médias.

Diagramme 3 : source des demandes, 2019-2020 à 2023-2024 – version texte

Ce diagramme à barres indique les sources des demandes pour les exercices financiers 2019-2020 à 2023-2024 et indique le pourcentage de demandes de chaque source. Les données illustrées dans le graphique sont les suivantes :

Source des demandes	2019-2020	2020-2021	2021-2022	2022-2023	2023-2024
Médias	51 %	32 %	24%	25%	36%
Secteur universitaire	4 %	12 %	13%	10%	26%
Secteur privé	11 %	3 %	4%	3%	2%
Organisation	2 %	2 %	3%	1%	1%
Public	19 %	25 %	27%	29%	20%
Refuse de s’identifier	13 %	26 %	29%	30%	15%

4.3. Prorogations

Le délai de réponse peut être prorogé au-delà de l’échéance réglementaire de 30 jours dans trois situations : lorsque la demande concerne un nombre élevé de documents ou suppose une recherche dans de nombreux documents; lorsque des consultations sont nécessaires; et quand un tiers doit être avisé.

Au cours de la période de référence, le délai fut prorogé dans 75 cas. Dans 3 cas, le Ministère a exigé une prorogation de 30 jours ou moins. Dans 72 cas, il a été nécessaire de proroger le délai de plus de 30 jours.

Le diagramme 4 illustre les circonstances pour lesquelles des prorogations ont été appliquées au cours des cinq dernières années. Comme pour les années précédentes, les consultations avec d’autres institutions fédérales ou d’autres ordres de gouvernement ont été les motifs les plus courants pour lesquels les prorogations ont été appliquées.

Diagramme 4 : motifs des prorogations, 2019-2020 à 2023-2024 – version texte

Ce diagramme à barres indique les motifs de prorogation au cours des exercices financiers 2019-2020 à 2023-2024 et les pourcentages de chaque motif par exercice. Les données illustrées dans le graphique sont les suivantes :

Motifs	2019-2020	2020-2021	2021-2022	2022-2023	2023-2024
Entrave au fonctionnement	34 %	28 %	17%	22%	20%
Consultation - Article 69	21 %	2 %	5 %	4%	7%
Consultation - Autres	12 %	49 %	61 %	46%	50%
Avis à un tiers	16 %	21 %	17 %	28%	23%

4.4. Demandes traitées

Au total, 632 demandes ont été complétées à la fin de l’exercice 2023-2024. Ceci représente une augmentation importante, soit 249 demandes traitées de plus que le nombre de demandes complétées lors du dernier exercice financier.

Parmi les 632 demandes complétées, 323 demandes ont donné lieu à une divulgation partielle. 155 demandes ont été divulguées en totalité. Aucun document n'existait dans 111 demandes. L'information a été entièrement exclue dans 14 demandes. Aucune demande n’a été entièrement exemptée. 8 demandes ont été transmises à d'autres institutions fédérales et 21 demandes été abandonnées par les demandeurs. La disposition des demandes en pourcentage est représentée dans le diagramme 5, ci-dessous.

Diagramme 5 : disposition des demandes, 2023-2024 – version texte

Ce diagramme à secteurs illustre la disposition des demandes pour l'exercice financier 2023-2024. Les données illustrées dans le graphique sont les suivantes :

• Communication totale : 25 %
• Communication partielle : 51 %
• Exclusion totale : 2 %
• Aucun document n'existe : 18 %
• Demande abandonnée : 3 %
• Demande transmise : 1%

Les 632 demandes fermées ont été traitées dans les délais suivants :

• 121 demandes (19 %) dans un délai de 30 jours;
• 109 demandes (17 %) dans un délai de 31 à 60 jours;
• 155 demandes (25 %) dans un délai de 61 à 120 jours;
• 247 demandes (39 %) dans un délai de 121 jours ou plus.

Le nombre relativement élevé (par rapport aux années précédentes) de dossiers fermés dans un délai de 121 jours ou plus est dû au volume important des demandes traitées.

Au cours de la période de référence, le Secrétariat de l’AIPRP a cherché à comprendre les raisons des retards dans ses divulgations aux demandeurs. Suite à des recherches dans le système de gestion des dossiers AccessPro Case Management (APCM), sur les 499 dossiers en retard cette année, les motifs des retards étaient les suivants :

• Réponse tardive à la sollicitation de documents et/ou recommandations par le bureau de première responsabilité
• Consultation de tiers ou volume des documents

Suite à ces constatations, le Secrétariat de l’AIPRP a mis en place un mécanisme de suivi des retards auprès des bureaux de première responsabilité, comme il sera plus amplement expliqué dans la section 6.1 du présent rapport.

Patrimoine canadien a traité 97 094 pages de documents en 2023-2024. Cela représente une augmentation de 6% par rapport à l’année financière précédente et constitue le nombre de pages traitées le plus élevé dans les 10 dernières années par Patrimoine canadien. À cet effet, le diagramme 6 illustre le nombre de pages qui ont été traitées par le Ministère au cours des cinq derniers exercices financiers.

Diagramme 6 : nombre de pages pertinentes traitées, 2019-2020 à 2023-2024 – version texte

Ce diagramme à barres indique le nombre total de consultations de pages examinées pour les exercices financiers 2019-2020 à 2023-2024. Les données illustrées dans le graphique sont les suivantes :

• 2019-2020 : 64 309 pages
• 2020-2021 : 72 780 pages
• 2021-2022 : 65 869 pages
• 2022-2023 : 91 381 pages
• 2023-2024 : 97 094 pages

En moyenne, Patrimoine canadien a traité 153 pages par demande en 2023-2024, comparativement à 239 pages par demande durant l’exercice précédent, cela représente une diminution de 36 %.

4.5. Exceptions / exclusions

La Loi ne s’applique pas à certains documents et permet leur exclusion du traitement des demandes. Au cours de la période de référence, 105 exclusions ont été appliquées. L’ensemble de ces exclusions correspondent à l’alinéa 69(1) (documents confidentiels du Conseil privé de la Reine pour le Canada).

La Loi prévoit un certain nombre d’exceptions au droit d’accès. Chaque exception vise à protéger des renseignements concernant un segment particulier du public ou des intérêts privés. Ces exceptions sont les seuls éléments pouvant constituer un motif de refus de communication à l’égard des documents de l’administration fédérale aux termes de la Loi.

Parmi les 632 demandes complétées, 795 exceptions au droit d’accès ont été appliquées. Les exceptions que le Ministère a le plus souvent fait valoir étaient les suivantes :

• le paragraphe 19(1) (documents contenant des renseignements personnels), qui a été invoqué dans 174 demandes;
• l’alinéa 20(1)(b) (renseignements de tiers, qui sont de nature confidentielle) qui a été invoqué dans 116 demandes;
• l’alinéa 21(1)(a) (avis ou recommandations élaborés par ou pour une institution fédérale ou un ministre) qui a été invoqué dans 114 demandes;
• et l’alinéa 21(1)(b) (comptes rendus de consultations ou délibérations) qui a été appliqué dans 132 demandes.

4.6. Consultations

Afin d’aider d’autres institutions à traiter leurs demandes, le Secrétariat de l’AIPRP examine les demandes de communication de documents concernant Patrimoine canadien et formule des recommandations quant à leur divulgation. Au cours de la période de référence, le Secrétariat de l’AIPRP a reçu 67 demandes de consultation de la part d’autres institutions fédérales et d’autres ordres de gouvernement. Ce nombre représente une diminution de 30 % par rapport à l’année financière précédente, comme l’indique le diagramme 7. Quant au délai de traitement pour répondre à ces demandes de consultation, Patrimoine canadien a répondu dans un délai de moins de 30 jours pour 43% de celles-ci.

En 2023-2024, Patrimoine canadien a reçu des demandes de consultation de la part de 24 institutions fédérales et 3 de la part d’autres ordres de gouvernement. Les institutions qui ont consulté le plus souvent le Ministère étaient le Secrétariat du Conseil du Trésor, le Bureau du Conseil privé, et Affaires mondiales Canada.

Diagramme 7 : nombre de consultations reçues, 2019-2020 à 2023-2024 – version texte

Ce diagramme à barres indique le nombre total de consultations reçues pour les exercices financiers 2019-2020 à 2023-2024. Les données illustrées dans le graphique sont les suivantes :

• 2019-2020 : 157 consultations reçues
• 2020-2021 : 87 consultations reçues
• 2021-2022 : 82 consultations reçues
• 2022-2023 : 96 consultations reçues
• 2023-2024 : 67 consultations reçues

4.7. Motifs pour ne pas donner suite à une demande

Pendant l’année financière 2023-2024, Patrimoine canadien n’a soumis aucun cas pour ne pas donner suite à une demande au Commissaire à l’information. Aucune demande n’est en suspens.

5. Activités de formation et de sensibilisation

Pour que les employés du Ministère connaissent et comprennent mieux la Loi, des séances de sensibilisation et de formation ont été offertes par le Secrétariat de l’AIPRP. La formation sur la Sensibilisation à l’accès à l’information fait partie du cursus obligatoire de formations données aux nouveaux employés de PCH. Tous les employés sont également invités à refaire cette formation tous les deux ans.

De plus, en 2023-2024, le Secrétariat de l’AIPRP a également ajouté à son cursus de formation un nouvel outil pour faciliter la formation donnée en accès à l’information aux employés du ministère. Cet outil a été développé avec le logiciel LMS365 et prend la forme d’une page SharePoint qui comprend différents documents de formation. L’objectif de cet outil est de faciliter l’inscription aux formations données par le Secrétariat et de permettre une meilleure traçabilité des données sur les formations.

Au cours de la période de référence, un calendrier de formation a fait l’objet d’une publication chaque mois sur le site intranet du Ministère et tous les employés étaient invités à s’y inscrire. Les formations se sont faites à distance via Teams. Ces séances ont fourni des renseignements sur la raison d’être et les dispositions de la Loi, ainsi que sur les rôles et responsabilités des employés du Ministère et du Secrétariat de l’AIPRP. Le Secrétariat de l’AIPRP a également donné des formations spécifiques à certaines directions générales qui en faisaient la demande et a orienté les renseignements offerts aux besoins précis de celles-ci.

Le Secrétariat de l'AIPRP a organisé 11 séances de formation et de sensibilisation à l'accès à l'information à l'intention des employés de la région de la capitale nationale et des bureaux régionaux. Au total, 102 personnes ont participé à ces séances.

Au niveau de la sensibilisation au sein du Ministère, le Secrétariat de l’AIPRP a fait une campagne de sensibilisation lors de la Semaine du droit à l’information 2023, en partageant un message informatif à tous les employés du ministère sur leurs responsabilités en vertu de la Loi. Ce message a été partagé par l’entremise d’une rubrique personnalisée dans la communication Nouvelles@PCH envoyée chaque semaine aux employés du Ministère.

Finalement, la page intranet du Secrétariat de l'AIPRP fournit aux employés de PCH de l'information sur la Loi ainsi que sur les politiques et procédures ministérielles connexes. En 2023-2024, le Secrétariat de l’AIPRP a ajouté à ses outils de sensibilisation une boîte à outils pour les bureaux de premières responsabilités. L’objectif de cet instrument est de mieux outiller les bureaux de premières responsabilités à comprendre leurs obligations dans le cadre du traitement des demandes d’accès à l’information et à répondre plus efficacement à celles-ci en ayant une meilleure compréhension de nos processus internes, de l’objet de la Loi et des exceptions au droit d’accès qui y sont prévues. Cet outil est mis à jour périodiquement.

6. Politiques, lignes directrices et procédures

6.1. Instruments de politiques

Au cours de la période de référence, le Secrétariat de l'AIPRP a continué de travailler à la création d'une culture mettant de l’avant l’importance du droit d’accès à l’information du grand public en mettant à jour ses instruments de politiques et ses outils en utilisation au sein du Ministère.

En 2023-2024, le Secrétariat de l’AIPRP a mis en place un nouveau mécanisme de suivi des retards auprès des Directions générales en vue d’améliorer le rendement global de l’institution en matière de respect des délais. Ce mécanisme a pour but de rappeler aux Directions générales en retard dans la remise de documents ou de recommandations sollicités, les délais légaux à respecter. Tous les courriels de suivis contiennent également une infographie du processus interne de traitement des demandes d’AIPRP et des délais impartis, afin de faciliter la compréhension de leurs obligations en vertu de la Loi.

Le Secrétariat de l’AIPRP a également mis à jour la délégation légale d’autorité pour l’application de la Loi afin de refléter l’ajout d’un nouvel acteur au Ministère, soit le sous-ministre délégué. Ce dernier bénéficie d’une pleine délégation, tout comme la sous-ministre.

Le Secrétariat a également créé un guide détaillé sur la préparation et le dépôt des rapports annuels sur l’application de la Loi sur l’accès à l’information et sur la Loi sur la protection des renseignements personnels. Ce guide reprend étape par étape ce processus et servira à tout nouvel employé qui se joindra à l’équipe de gouvernance du Secrétariat de l’AIPRP, laquelle est responsable de ces rapports annuels pour l’institution.

6.2. Renseignements sur les programmes et les fonds de renseignements

La publication intitulée Renseignements sur les programmes et les fonds de renseignements, aussi connue sous le nom d'Info Source, fournit de l'information au sujet des fonctions, des programmes, des activités et des fonds de renseignements connexes des institutions gouvernementales. Il donne au public des renseignements pertinents sur les documents et renseignements détenus par les institutions fédérales en vue d’améliorer leur accès à l’information.

Le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) exige que les institutions fédérales publient leur propre chapitre de Renseignements sur les programmes et des fonds de renseignements sur leur site Internet. Au cours de la période de référence, le ministère du Patrimoine canadien a complété le processus de mise à jour de son chapitre qui est publié sur son site web.

7. Publication proactive

Aux fins de la partie 2 de la Loi, Patrimoine canadien est une institution gouvernementale qui figure à l’annexe 1 de la Loi sur la gestion des finances publiques.

Patrimoine canadien est assujetti aux exigences de publication proactive énumérées ci-dessous :

La publication proactive au sein du ministère du Patrimoine canadien est décentralisée et est la responsabilité partagée de plusieurs acteurs internes, tels que notamment le Secrétariat de l’AIPRP, la Direction du dirigeant principal des finances, la Direction générale des ressources humaines et du milieu de travail ainsi que le bureau de la sous-ministre. Chaque acteur interne veille au respect de ses propres exigences de publication proactive et des délais prescrits par la Loi.

Environ 30% des exigences de publication proactive dues pendant la période de référence ont été publiées dans les délais prescrits par la Loi.

8. Initiatives et projets visant à améliorer l’accès à l’information

Au cours de la période de référence, Patrimoine canadien a débuté une refonte complète de ses formulaires internes et des gabarits des lettres utilisés pour communiquer avec les acteurs externes, tels que les demandeurs, les tiers et le Commissaire à l’information du Canada. L’objectif de cette refonte est de rendre ces documents entièrement accessibles, pour contribuer à l'atteinte de l'objectif d'un Canada accessible et exempt d'obstacles. Cela contribuera notamment à améliorer l’accès à l’ensemble de la population canadienne à l’information, notamment les personnes vivant avec un handicap. La mise en place de ces nouveaux formulaires et gabarits de lettres devrait se faire au cours de la prochaine année fiscale.

Les deux derniers exercices ont été marqué par une montée importante du nombre de demandes informelles reçues à Patrimoine canadien. Au cours de l’année financière 2022-2023, un nombre record de 1459 demandes informelles ont été reçues. Cela a encouragé le Secrétariat de l’AIPRP à accélérer le rythme de réponses aux demandes informelles en attribuant ces dossiers à des analystes de façon prioritaire. Cela a permis à de nombreux canadiens d’obtenir rapidement de l’information gouvernementale sans passer par le processus formel prévu par la Loi.

Finalement, en 2023-2024, Patrimoine canadien a continué d’utiliser des outils technologiques modernes pour faciliter l’accès des demandeurs à l’information demandé. En effet, l’outil SharePoint est utilisé pour transmettre les documents électroniques au demandeur. Cet outil, facile d’utilisation, permet de transmettre des documents volumineux et accessibles. De plus, le Service de demande d’AIPRP en ligne (SDAL), élaboré par le SCT pour moderniser la prestation de services et faciliter le traitement des demandes, a aussi été utilisé au cours de la période de référence. Cette initiative a permis d’améliorer l’expérience des demandeurs, de faciliter la transmission de la demande à l’institution et de communiquer efficacement avec le demandeur.

9. Plaintes, enquêtes et vérifications

En 2023-2024, 45 plaintes concernant le traitement des demandes d’accès à l’information ont été déposées au Commissariat à l’information du Canada contre Patrimoine canadien. Les principaux motifs des plaintes étaient les suivants : délais administratifs (13), refus de communication (exception/exclusion) (7) et refus de communication (réponse incomplète/document manquant) (24).

La Commissariat à l'information a terminé son enquête sur 37 plaintes contre Patrimoine canadien. Le Commissariat à l’information a déterminé que 14 plaintes étaient fondées et 6 plaintes étaient non fondées. De plus, 1 plainte a été abandonnée et dans 16 autres cas de plaintes, il y a eu un cesser enquêter. Au cours des enquêtes du Commissariat à l’information, Patrimoine canadien a coopéré avec ce dernier pour faciliter son traitement des plaintes et a divulgué des documents supplémentaires au demandeur en vue de les régler.

À la fin de l'exercice, 31 plaintes étaient toujours en cours. Parmi celles-ci, 3 plaintes ont été reçues au cours d’exercices financiers précédents :

• Reçues en 2022-2023 : 2
• Reçues en 2021-2022 : 1

10. Frais et coûts

La Loi sur les frais de service exige qu’une autorité responsable fasse annuellement rapport au Parlement sur les frais perçus par l'institution.

En ce qui concerne les frais perçus en vertu de la Loi, les informations ci-dessous sont déclarées conformément aux exigences de l'article 20 de la Loi sur les frais de service.

L'autorité légale pour percevoir des frais est la Loi sur l’accès à l’information. Le frais de demande de 5$ est le seul frais facturé pour une demande d’accès à l’information. En 2023-2024, le montant des frais perçus (et le total des recettes tirées de ces frais) s'élevait à 1485 $. Conformément à la Directive intérimaire sur l’administration de la Loi sur l’accès à l’information publiée le 5 mai 2016, Patrimoine canadien a dispensé tous les frais prescrits par la Loi et ses règlements autres que les frais de demande de 5 $ énoncés à l’alinéa 7 (1)a) du Règlement. En outre, les frais de demande ont été dispensés pour 260 demandes. Aucune demande n’a fait l’objet d’un remboursement.

Le Secrétariat de l'AIPRP a consacré 932 672 $ pour administrer la Loi, dont 900 231 $ en salaires et 32 441 $ en biens et services.

11. Suivi de la conformité

Afin d’assurer une réponse exacte et ponctuelle aux demandeurs, le Secrétariat de l’AIPRP a surveillé quotidiennement le temps de traitement des demandes à l’aide du système de gestion des cas de l’AIPRP (Access Pro Case Management/Rédaction), en plus de tenir chaque semaine des réunions d’équipe de suivi avec l’équipe du Secrétariat. De plus, des rapports qui fournissent des détails sur l’état des demandes sont communiqués aux agents de liaison des programmes et aux cadres supérieurs du Ministère, ainsi qu’à la haute direction chaque mois. Un mécanisme de suivi des avis de sollicitation envoyés aux bureaux de premières responsabilités a aussi été mis en place afin de les sensibiliser aux retards accumulés. Ces pratiques permettent un contrôle du délai de traitement des demandes et de limiter les consultations interinstitutionnelles à celles qui sont nécessaires.

Annexe A – Arrêté sur la délégation

Arrêté sur la délégation – version texte

Loi sur l’accès à l’information et Loi sur la protection des renseignements personnels

En ma qualité de responsible du ministère du Patrimoine canadien et de conformément à l’article 95 de la Loi sur l’accès à l’information et l’article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, je délègue aux titulaires des postes mentionnées à l’annexe ci-après, ainsi qu’aux personnes occupant à titre intérimaire lesdits postes certaines de mes attributions.

Le présent arrête rempalce et annule tout arrêté sur la délégation en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels antérieur.

L’honorable Pascale St-Onge
Ministre du Patrimoine canadien

Date : 2024-02-27

(Symbol du gouvernement du Canada)

Attributions déléguées en vertu de l’article 95 de la Loi sur l’accès à l’information et le Règlement sur l’accès à l’information

Légende :

SM

Sous-ministre

SMD

Sous-ministre délégué

SG

Secrétaire général

AIPRP/D

Directeur, Secrétariat d’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels

AIPRP/DA

Directeur adjoint, Secrétariat d’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels

Note : un X indique quel poste jouit de l’autorité déléguée pour chaque article de Loi.

Annexe B – Rapport statistique sur la loi sur l’accès à l’information

Rapport statistique sur la Loi sur l’accès à l’information

Nom de l’institution :

Patrimoine canadien

Période d’établissement de rapport :

2023-04-01 to 2024-03-31

Section 1 : Demandes en vertu de la Loi sur la loi sur l’accès à l’information

1.1 Nombre de demandes

1.2 Source des demandes

1.3 Mode des demandes

Section 2 : Demandes informelles

2.1 Nombre de demandes informelles

2.2 Mode des demandes informelles

2.3 Délai de traitement pour les demandes informelles

2.4 Pages communiquées informellement

2.5 Pages recommuniquées informellement

Section 3 : Demandes à la Commissaire à l’information pour ne pas donner suite à la demande

Section 4 : Demandes fermées pendant la période d’établissement de rapport

4.1 Disposition et délai de traitement

4.2 Exceptions

Notes du tableau 20

Note * du tableau 20

A.I. : Affaires internationales
Déf. : Défense du Canada
A.S. : Activités subversives

Retour à la référence de la première note * du tableau 20

4.3 Exclusions

4.4 Format des documents communiqués

4.5 Complexité

4.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées en formats papier et document électronique

4.5.2 Pages pertinentes traitées en fonction de l’ampleur des demandes en formats papier et documents électroniques par disposition des demandes

4.5.3 Minutes pertinentes traitées et communiquées en format audio

4.5.4 Minutes pertinentes traitées en fonction de l’ampleur des demandes en format audio par disposition des demandes

4.5.5 Minutes pertinentes traitées et communiquées en format vidéo

4.5.6 Minutes pertinentes traitées en fonction de l’ampleur des demandes en format vidéo par disposition des demandes

4.5.7 Autres complexités

4.6 Demandes fermées

4.6.1 Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la Loi

Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la Loi

133

Pourcentage des demandes fermées dans les délais prévus par la Loi (%)

21,0443038

4.7 Présomptions de refus

4.7.1 Motifs du non-respect des délais prévus par la Loi

4.7.2 Demandes fermées au-delà des délais prévus par la Loi (y compris toute prolongation prise)

4.8 Demandes de traduction

Section 5 : Prorogations

5.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes

5.2 Durée des prorogations

Section 6 : Frais

Section 7 : Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

7.1 Demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et autres organisations

7.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada

7.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres organisations à l'extérieur du gouvernement du Canada

Section 8 : Délais des traitements des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet

8.1 Demandes auprès des services juridiques

8.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé

Section 9 : Enquêtes et comptes rendus de conclusion

9.1 Enquêtes

9.2 Enquêtes et rapport des conclusions

Section 10 : Recours judiciaire

10.1 Recours judiciaires sur les plaintes

10.2 Recours judiciaires sur les plaintes de tiers en vertu de l’alinéa 28(1)(b)

Article 44 – en vertu de l’alinéa 28(1)(b)

0

Section 11 : Ressources liées à la Loi sur l’accès à l’information

11.1 Coûts

11.2 Ressources humaines

Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l’institution :

Patrimoine canadien

Période d’établissement :

2023-04-01 à 2024-03-31

Section 1 : Demandes ouvertes et plaintes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

1.1 Indiquez le nombre de demandes ouvertes qui sont en suspens depuis des périodes de rapport précédentes

1.2 Indiquez le nombre de plaintes ouvertes auprès du Commissaire à l’information du Canada qui sont en suspens depuis des périodes de rapport précédentes

Section 2 : Demandes ouvertes et plaintes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

2.1 Indiquez le nombre de demandes ouvertes qui sont en suspens depuis des périodes de rapport précédentes

2.2 Indiquez le nombre de plaintes ouvertes auprès du Commissaire à la protection de la vie privée du Canada qui sont en suspens depuis des périodes de rapport précédentes.

Section 3 : Numéro d’assurance social (NAS)

Votre institution a-t-elle reçu l’autorisation de procéder à une nouvelle collecte ou à une nouvelle utilisation cohérente du NAS en 2023-2024?

Non

Section 4 : Accès universel sous la Loi sur la protection des renseignements personnels

Combien de demandes ont été reçues de la part de ressortissants étrangers en dehors du Canada en 2023-2024?

0

© Sa Majesté le Roi du chef du Canada, représenté par la ministre du Patrimoine canadien, 2024
No de catalogue : CH1-1/1F-PDF
ISSN : 1929-5790