Rapport annuel sur l’administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels de Patrimoine canadien 2020-2021
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- 1. Introduction
- 2. Structure du Secrétariat de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels
- 3. Arrêté sur la délégation
- 4. Administration des demandes
- 5. Activités de sensibilisation et de formation
- 6. Politiques, lignes directrices et procédures
- 7. Plaintes et affaires en cour fédérale
- 8. Surveillance de la conformité
- 9. Cas d’atteintes substantielles à la vie privée
- 10. Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée
- 11. Communication d’information en vertu du paragraphe 8(2)
- Annexe A – Arrêté sur la délégation
- Annexe B – Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels
Liste des diagrammes
Liste des acronymes et abréviations
- AIPRP
- Accès à l’information et protection des renseignements personnels
- AIPRP/D
- Directeur, Secrétariat d’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels
- AIPRP/DA
- Directeur adjoint, Secrétariat d’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels
- ÉFVP
- Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée
- SCT
- Secrétariat du Conseil du trésor
- SG
- Secrétaire général
- SM
- Sous-ministre
1. Introduction
Patrimoine canadien a le plaisir de présenter au Parlement son rapport annuel concernant l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels (« la Loi ») pour l’exercice allant du 1er avril 2020 au 31 mars 2021. L’article 72 de la Loi précise que le responsable de chacune des institutions fédérales doit présenter un rapport annuel au Parlement sur l’application de la Loi au cours de l’exercice financier visé.
1.1. La Loi sur la protection des renseignements personnels
La Loi vise à protéger la vie privée des individus en rapport avec les renseignements personnels détenus par une organisation gouvernementale à leur sujet et à leur donner le droit d'accès à l'information personnelle les concernant. Elle protège aussi les renseignements personnels des gens en assurant un contrôle important sur la façon dont ces renseignements sont recueillis, utilisés et communiqués.
Patrimoine canadien souscrit pleinement à l’esprit de la Loi, qui consistent à respecter les principes de transparence au Ministère et à protéger la vie privée des individus en ce qui a trait à leurs renseignements personnels qui relèvent du Ministère.
1.2. Mandat de Patrimoine canadien
Le ministère du Patrimoine canadien et les principales institutions culturelles canadiennes jouent un rôle crucial dans la vie culturelle, communautaire et économique des Canadiens. Nous travaillons ensemble à promouvoir la culture, les arts, le patrimoine, les langues officielles, le multiculturalisme, la citoyenneté et la participation, ainsi que les initiatives liées aux autochtones, à la jeunesse et aux sports.
Le ministère du Patrimoine canadien est responsable des programmes et des politiques qui aident tous les Canadiens à participer à la vie culturelle et civique de leur collectivité. Le mandat législatif du Ministère, énoncé dans la Loi sur le ministère du Patrimoine canadien et dans d’autres lois dont le ministre du Patrimoine canadien est responsable, propose une liste des nombreuses responsabilités du ministre sous la rubrique des pouvoirs et fonctions « liés à l’identité, aux valeurs, au développement culturel et au patrimoine canadien ».
Le Ministère surveille l’application d’un grand nombre de lois, notamment la Loi sur la radiodiffusion, la Loi sur le droit d’auteur et la Loi sur Investissement Canada (avec Innovation, science et développement économique Canada pour ces deux dernières lois), la Loi sur les langues officielles (partie VII), la Loi sur les musées, la Loi sur l’indemnisation au Canada en matière d’expositions itinérantes, la Loi sur l’exportation et l’importation de biens culturels, la Loi sur le statut de l’artiste, la Loi sur le multiculturalisme canadien et la Loi sur l’activité physique et le sport (avec Santé Canada).
Le ministère du Patrimoine canadien est plus particulièrement chargé de formuler et de mettre en œuvre les politiques culturelles relatives au droit d’auteur, aux investissements étrangers et à la radiodiffusion, ainsi que les politiques relatives aux arts, à la culture, au patrimoine, aux langues officielles, au sport, au cérémonial d’État et au protocole, et aux symboles canadiens. Les programmes du Ministère, dont la prestation est assurée par l’administration centrale et plusieurs points de services, y compris cinq bureaux régionaux à l’échelle du pays, permettent de financer des organismes communautaires et des tiers afin de promouvoir les avantages de la culture, de l’identité et du sport pour les Canadiens.
En 2020-2021, le ministre du Patrimoine canadien soutenu dans sa tâche par la ministre de la Diversité et de l'Inclusion et de la Jeunesse et le ministre des Langues Officielles, était responsable devant le Parlement des activités du Ministère, de trois organismes ministériels, de onze sociétés d’État et de deux tribunaux administratifs.
2. Structure du Secrétariat de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels
Le Secrétariat de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) est chargé de l’application de la Loi à Patrimoine canadien. Son mandat consiste à veiller au respect des lois, des règlements et de la politique gouvernementale pour le compte du ministre du Patrimoine canadien, et à élaborer des directives ministérielles, y compris des normes, concernant tout ce qui a trait à la Loi.
Pendant la période visée par ce rapport, le Secrétariat de l’AIPRP était constitué d’un directeur, de deux employés dans l’unité des politiques et de la gouvernance et de six analystes et une ressource administrative dans l’unité des opérations.
Au sein du Secrétariat de l’AIPRP, l’unité responsable des opérations doit traiter les demandes présentées aux termes de la Loi. Cela implique la réception des demandes en provenance du public, effectuer un examen détaillé des documents demandés, tenir des consultations externes au besoin et représenter le Ministère dans ses relations avec le Commissariat à la protection de la vie privée en ce qui concerne l’application de la Loi.
L’unité responsable des politiques et de la gouvernance conseille et oriente le Ministère relativement à la protection des renseignements personnels. L’unité met au point des instruments de politique ainsi que des produits et des outils de traitement. Elle est chargée de seconder les responsables de programme dans l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée pour veiller à ce que les exigences législatives et les politiques protégeant la vie privée soient respectées. Elle assure également la liaison avec les employés et prépare et offre des séances de formation et de sensibilisation à l’ensemble du Ministère. De plus, l’unité coordonne le travail de rédaction du rapport annuel du Ministère et publie les Renseignements sur les programmes et les fonds de renseignements, connus auparavant sous le nom d'Info Source.
Dans la structure du Ministère, le Secrétariat de l’AIPRP se rapporte au Secrétariat général de Patrimoine canadien.
3. Arrêté sur la délégation
Les pouvoirs, responsabilités et fonctions associés à l’application de la Loi ont été délégués par le ministre au directeur du Secrétariat de l’AIPRP. Une copie de l’arrêté sur la délégation pour Patrimoine canadien est placée en annexe A de ce rapport.
4. Administration des demandes
Le rapport statistique soumis au Secrétariat du Conseil du Trésor sur l'administration de la Loi a été complété et est joint au présent rapport à l’annexe B.
4.1. Demandes de communication de renseignements personnels
Entre le 1er avril 2020 et le 31 mars 2021, 15 demandes d'information officielles ont été présentées en vertu de la Loi. Il s’agit d’une demande reçue de plus par rapport à la période précédente, comme illustrée par le diagramme 1.
Diagramme 1: nombre de demandes reçues, 2016-2017 to 2020-2021 – Version textuelle
Ce diagramme à barres indique le nombre de demandes que Patrimoine canadien a reçu chaque année financière de 2016-2017 à 2020-2021. Les données illustrées dans le graphique sont les suivantes :
- 2016-2017: 27
- 2017-2018: 19
- 2018-2019: 14
- 2019-2020: 14
- 2020-2021: 15
Deux demandes ont été reportées depuis la période de référence précédente.
Aucune demande de correction n’a été reçue au cours du présent exercice financier.
4.2. Réponses données aux demandes traitées
Quinze demandes ont été complétées au cours de la période visée par le rapport. Les documents de 2 demandes ont été communiqués entièrement, 6 demandes ont donné lieu à une communication partielle et 2 ont été abandonnées. Il a été impossible de donner suite à 5 demandes reçues, car aucun document n'existait.
Une communication totale a été effectuée pour 13% des demandes et 40% ont donné lieu à une communication partielle.
26,7% des demandes ont été répondues à l’intérieur des délais prescrits par la Loi. Quatre demandes ont été traitées dans les 30 jours, 2 demandes ont été traitées dans un délai de 31 à 60 jours et 9 demandes dans un délai de 61 à 365 jours. Il s’agit d’une situation exceptionnelle due à la suspension des activités du Secrétariat de l’AIPRP en raison de la pandémie de COVID-19.
4.3. Prorogations
Le délai de réponse peut être prorogé au-delà de l’échéance réglementaire de 30 jours dans deux types de circonstances quand l’observation du délai entraverait de façon sérieuse le fonctionnement de l’institution et quand des consultations sont nécessaires. Le Ministère n’a demandé la prorogation d’aucune demande au-delà de la limite légale. Cependant, 11 demandes n’ont pas été traitées dans le délai imparti par la Loi. Dans un cas, ce fut pour cause de consultation interne. Dans un autre cas, ce fut pour cause de consultation externe. Dans les 9 autres cas, le retard a été causé par la suspension de nos activités due à la pandémie de COVID-19 (voir section 4.7).
4.4. Exemptions
La Loi prévoit un certain nombre d'exceptions au droit d'accès. Chaque exception vise à protéger des renseignements concernant un segment particulier du public ou des intérêts privés. Ces exceptions sont les seuls éléments pouvant constituer un motif de refus de communication à un individu de renseignements personnels le concernant en vertu de la Loi. Deux types d’exceptions ont été appliquées en 2020-2021 : l'article 26 (renseignements personnels portant sur un autre individu que celui qui a fait la demande), qui a été appliqué pour 6 demandes, et l’article 27 (secret professionnel des avocats) appliqué à 3 demandes.
4.5. Exclusions
La Loi ne s’applique pas à l’information disponible publiquement, comme les publications gouvernementales, et les publications disponibles dans les bibliothèques et les musées. Elle exclut aussi les informations confidentielles du Cabinet. Aucune exclusion n’a été appliquée dans les demandes de renseignements personnels pendant la période de référence.
4.6. Coûts
Pendant la période de référence, le secrétariat de l’AIPRP a dépensé 191 951$ pour l’administration de la Loi, dont 186 698 $ pour les salaires et 5 253 $ pour les biens et services.
4.7. Impact de la pandémie de COVID-19 sur le Secrétariat de l’AIPRP
La préoccupation immédiate du ministère du Patrimoine canadien fut la santé et la sécurité des employé(e)s ainsi celles de leurs familles, tout en participant aux efforts de l’ensemble de la fonction publique fédérale pour faire face à la pandémie et maintenir les services critiques et prioritaires du gouvernement fédéral.
Sur la base des recommandations du Comité central de gestion de crise du Ministère, ci-après le « Comité », et des directives émises par les Agences centrales, l’Administratrice en chef de la santé publique du Canada, les autorités provinciales et locales de santé publique, l’accès au bureau pour les employés de PCH fut restreint. Le 26 mars 2020, le plan de continuité des opérations fut déclenché, le travail à distance favorisé.
Le seul moyen pour l’équipe du Secrétariat de l’AIPRP de procéder aux traitements des demandes était en présence physique, ce qui n’était pas possible en raison des limitations en place.
Le Secrétariat de l’AIPRP a temporairement cessé ses activités du 16 mars au 13 juillet 2020 pour les raisons suivantes :
- Les infrastructures permettant le travail à distance n’étaient pas disponibles puisque les informations relatives aux demandes d’accès à l’information étaient alors conservées sur un serveur autonome et secret;
- Le Comité n’avait pas listé l’AIPRP comme étant un service critique, soit « un service ou une activité dont la perturbation porterait un préjudice élevé ou très élevé à la santé, à la sûreté, à la sécurité ou au bien-être économique des Canadiens et des Canadiennes, ou encore au fonctionnement efficace du gouvernement du Canada », tel que défini par la Politique sur la sécurité du gouvernement à son Annexe B.
Pendant cette période, le Ministère a reçu 4 demandes en vertu de la Loi. La suspension des activités du Secrétariat a entraîné des délais dans le traitement de 11 demandes. Le traitement de ces demandes est maintenant complété.
Quant aux services d’accompagnement et de conseils en matière de protection des renseignements personnels, ils ont été maintenus pendant cette période.
5. Activités de sensibilisation et de formation
Au cours de la période de référence, le Secrétariat de l'AIPRP a publié un calendrier de formation sur sa page intranet qui identifiait les séances de formation en sensibilisation à la vie privée à distance (Teams) offertes dans les deux langues officielles. Le Secrétariat de l'AIPRP a fait la promotion de ses activités d'apprentissage par l'intermédiaire du service de nouvelles internes sur le site intranet du Ministère et tous les employés du Ministère ont été invités à y participer.
Au cours de la période visée, 14 séances de formation sur la sensibilisation à la protection de la vie privée ont été organisées. Au total, 93 employés ont participé à ces formations.
Le Secrétariat a également ajouté des documents de formation sur le site intranet du Ministère pour continuer d’informer les employés des meilleures pratiques en protection des renseignements personnels. Au cours des prochains mois, de nouveaux documents seront ajoutés pour ainsi créer une boîte à outils pour les directions générales et les analystes.
Le Secrétariat de l’AIPRP a également travaillé activement à former tous les acteurs concernés du Ministère ainsi que les agents de liaison AIPRP sur le transfert électronique des documents et recommandations pour faciliter ce virage sans papier maintenant complété. 24 séances sur ce nouvel environnement ont été données et 216 personnes ont été formées. Tous les agents de liaison d’AIPRP ainsi que les personnes qui sont les plus sollicitées par nos analystes ont été formés.
6. Politiques, lignes directrices et procédures
Durant la période visée par le présent rapport, le Secrétariat de l’AIPRP a poursuivi la mise en œuvre de son plan d’action stratégique qui avait été élaboré au dernier rapport annuel pour moderniser ses pratiques, réduire les irritants et accroitre son efficacité opérationnelle.
Ressources opérationnelles
Le Secrétariat de l’AIPRP a recruté quatre nouvelles ressources dans l’unité des opérations entre août et novembre 2020 et une ressource additionnelle en protection des renseignements personnels et gouvernance en mars 2021 afin de combler ses besoins en personnel. L’addition de ces nouveaux effectifs a grandement amélioré sa performance.
Les tâches cléricales des analystes ont également été réduites grâce à une segmentation des différentes étapes du traitement des demandes. Cela leur a permis de consacrer davantage de temps à l’analyse des documents et des recommandations et en fin de compte, améliorer la rapidité du traitement des demandes.
Environnement sans papier
Depuis octobre 2019, le Secrétariat de l’AIPRP a débuté une transition numérique de ses activités afin de favoriser une approche sans papier.
Au cours de la période de référence du présent rapport, le Secrétariat de l’AIPRP a entièrement complété sa transition sans papier. Le traitement des demandes se fait désormais entièrement de manière électronique via le logiciel SharePoint. SharePoint a également permis aux analystes d’interagir avec les différents acteurs impliqués dans le traitement de la demande d’accès, incluant le demandeur.
De plus, les analystes peuvent maintenant travailler à distance sur un serveur protégé B. Ainsi, depuis janvier 2021, l’équipe du Secrétariat de l’AIPRP travaille en mode hybride et a tous les outils nécessaires pour y parvenir. Considérant que les dossiers contenant de l’information protégée A ou B représentent 85% des dossiers traités par le Secrétariat de l’AIPRP, la plupart des dossiers sont maintenant traités de façon électronique. Seuls les dossiers contenant de l’information classée secrète doivent encore transiter sur une clé USB secrète, mais ceux-ci représentent uniquement 15% de la charge de travail du Secrétariat de l’AIPRP.
6.1. Instruments de politiques
Au cours de la période de référence, le Secrétariat de l'AIPRP a continué de travailler à la création d'une culture de protection de la vie privée au sein du Ministère en mettant à jour ses instruments de politiques. Un virage sans papier a été complété et l’ensemble des formulaires existent maintenant en format PDF sécurisé. Ceci a permis au Secrétariat de l’AIPRP de faire des gains en efficacité dans le traitement et l’analyse des projets impliquant la collecte de renseignements personnels.
6.2. Renseignements sur les programmes et les fonds de renseignements
La publication intitulée Renseignements sur les programmes et les fonds de renseignements, connue auparavant sous le nom d'Info Source, fournit de l'information au sujet des fonctions, des programmes, des activités et des fonds de renseignements connexes des institutions gouvernementales. Il donne aux personnes et aux employés du gouvernement (actuels et anciens) des renseignements pertinents afin de leur donner accès aux renseignements personnels les concernant et qui sont détenus par les institutions gouvernementales.
Le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) exige que les institutions fédérales publient leur propre chapitre de Renseignements sur les programmes et des fonds de renseignements sur leur site Internet. Au cours de la période de référence, le ministère du Patrimoine canadien n’a pas mis à jour son chapitre. En effet, cette tâche a dû être mise de côté considérant les besoins opérationnels pressants causés par la suspension temporaire des activités du Secrétariat de l’AIPRP durant la pandémie de COVID-19 ainsi que les ressources limitées qu’il avait à la reprise des opérations. La mise à jour du chapitre sera toutefois prioritaire durant l’exercice 2021-2022.
7. Plaintes et affaires en cour fédérale
Une plainte concernant le traitement d’une demande a été déposée auprès du Commissariat à la protection de la vie privée contre le ministère du Patrimoine canadien en 2020-2021. Cette plainte a fait l’objet d’un règlement.
Il n’y a eu aucune affaire devant la Cour fédérale portant sur le refus d’accès pendant la période visée par ce rapport.
8. Surveillance de la conformité
À l’interne, le Secrétariat de l’AIPRP a surveillé quotidiennement le temps de traitement des demandes à l’aide du système de gestion des cas de l’AIPRP (Access Pro Case Management/Rédaction), en plus de tenir, aux deux semaines, des réunions avec la direction du Secrétariat. Cette pratique permet une réponse aux requérants dans les délais prescrits.
9. Cas d’atteintes substantielles à la vie privée
Une atteinte à la vie privée est réputée « substantielle » si elle concerne des renseignements personnels de nature délicate, s’il était raisonnable de penser qu’elle pourrait causer un dommage ou un préjudice grave à une personne ou si elle implique un grand nombre de personnes.
Aucune atteinte à la vie privée n’a été signalée au Secrétariat du Conseil du Trésor et au Commissariat à la protection de la vie privée au cours de la période visée.
10. Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée
Au cours de la période de référence, aucune évaluation des facteurs relatifs à la vie privée n’a été complété.
En 2020-2021, plusieurs programmes ont demandé conseil sur l’utilisation et la divulgation de renseignements personnels. Trente-six listes de vérification des risques d'atteinte à la vie privée concernant des programmes ou des systèmes nouveaux ou modifiés ont été examinées au cours de la période de référence. En outre, 53 demandes informelles concernant la protection de la vie privée ont été reçues et examinées. L’examen de toutes ces demandes de conseils a abouti à l’élaboration de 17 avis de confidentialité.
11. Communication d’information en vertu du paragraphe 8(2)
Le paragraphe 8(2) de la Loi énonce les circonstances dans lesquelles des renseignements personnels relevant d’une institution fédérale peuvent être communiqués. L’alinéa 8(2)(m) indique que la communication de renseignements personnels est permise à toute fin dans les cas où, de l’avis du responsable de l’institution, des raisons d’intérêt public justifieraient nettement une éventuelle violation de la vie privée ou l’individu concerné en tirerait un avantage certain. Quant à l’alinéa 8(2)(e), il énonce que la communication de renseignements personnels est permise lorsqu’elle est faite à un organisme d’enquête déterminé par règlement et qui en fait la demande par écrit en précisant les fins auxquelles les renseignements sont destinés et la nature de ceux-ci, pourvu qu’ils soient demandés en vue de faire respecter une loi fédérale ou provinciale, ou encore pour la tenue d’enquêtes licites.
Pendant la période visée par le rapport, aucun document contenant des renseignements personnels n’a été communiqué en vertu des paragraphes 8(2)(e) et 8(2)(m) de la Loi.
Annexe A – Arrêté sur la délégation
Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels
En ma qualité de responsable du ministère du Patrimoine canadien et conformément à l’article 95 de la Loi sur l’accès à l’information et de l’article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, je délègue aux titulaires des postes mentionnés à l’annexe ci-après, ainsi qu’aux personnes occupant à titre intermédiaire lesdits postes certaines de mes attributions.
Le présent arrêté remplace et annule tout arrêté sur la délégation en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels antérieur.
L’honorable Steven Guilbeault
Ministre du Patrimoine canadien
Date : 8 mars 2020
Attributions déléguées en vertu de l’article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels et le Règlement sur la protection des renseignements personnels
Légende :
- SM
- Sous-ministre
- SG
- Secrétaire général
- AIPRP/D
- Directeur, Secrétariat d’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels
- AIPRP/DA
- Directeur adjoint, Secrétariat d’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels
Note : Les X indiquent quel poste jouit de l’autorité déléguée pour chaque article de la Loi.
Loi sur la protection des renseignements personnels
| Article | Description | SM | SG | AIPRP/D | AIPRP/DA |
|---|---|---|---|---|---|
| 8(2)(j) | Communication à des fins de recherche | x | x | x | - |
| 8(2)(m) | Communication dans l'intérêt public ou d'une personne | x | - | - | - |
| 8(4) | Conservation des copies des demandes en vertu de 8(2)e) | x | x | x | - |
| 8(5) | Avis le de communication en vertu de 8(2)m) | x | x | x | - |
| 9(1) | Conservation d'un relevé des cas d'usage | x | x | x | - |
| 9(4) | Usages compatibles | x | x | x | - |
| 10 | Versement des renseignements personnels dans des fichiers de renseignements personnels | x | x | x | - |
| 14(a) | Notification lors de demande de communication | x | x | x | - |
| 15 | Prorogation du délai | x | x | x | x |
| 17(2)(b) | Version de la communication | x | x | x | - |
| 17(3)(b) | Communication sur support de substitution | x | x | x | - |
| 18(2) | Exception (fichiers inconsultables)- autorisation de refuser | x | x | x | - |
| 19(1) | Exception - renseignements obtenus à titre confidentiel | x | x | x | - |
| 19(2) | Exception - cas où la divulgation est autorisée | x | x | x | - |
| 20 | Exception - affaires fédéro-provinciales | x | x | x | - |
| 21 | Exception - affaires internationales et défense | x | x | x | - |
| 22 | Exception - application de la loi et enquêtes | x | x | x | - |
| 22.3 | Exception - Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d'actes répréhensibles | x | x | x | - |
| 23 | Exception - enquêtes de sécurité | x | x | x | - |
| 24 | Exception - individus condamnés pour une infraction | x | x | x | - |
| 25 | Exception - sécurité des individus | x | x | x | - |
| 26 | Exception - renseignements concernant un autre individu | x | x | x | - |
| 27 | Exception - secret professionnel des avocats | x | x | x | - |
| 28 | Exception - dossiers médicaux | x | x | x | - |
| 33(2) | Droit de présenter ses observations | x | x | x | - |
| 35(1)(b) | Conclusions et recommandations du Commissaire à la protection de la vie privée | x | x | x | - |
| 35(4) | Communication accordée | x | x | x | - |
| 36(3)(b) | Rapport des conclusions et recommandations (fichier inconsultable) | x | x | x | - |
| 37(3) | Rapport des conclusions et recommandations du Commissaire (Contrôle d'application) | x | x | x | - |
| 51(2)(b) | Règles spéciales (auditions) | x | x | x | - |
| 51(3) | Présentation d'arguments en l'absence d'une partie | x | x | x | - |
| 72(1) | Rapports au Parlement | x | x | x | - |
Règlement sur la protection des renseignements personnels
| Article | Description | SM | SG | AIPRP/D | AIPRP/DA |
|---|---|---|---|---|---|
| 7 | Conservation des renseignements personnels demandés en vertu de l’alinéa 8(2)(e) | x | x | x | - |
| 9 | Fournir des installations convenables et fixer un moment pour examiner les renseignements personnels | x | x | x | - |
| 11(2) | Avis que les corrections demandées ont été effectuées | x | x | x | - |
| 11(4) | Avis que les corrections demandées ont été refusées | x | x | x | - |
| 13(1) | Le cas échéant, autoriser la communication des renseignements personnels concernant son état physique ou mental à un médecin ou à un psychologue en situation légale d'exercice, afin que celui-ci puisse donner son avis quant à savoir si la prise de connaissance de ces renseignements par l'individu lui porterait préjudice. | x | x | x | - |
| 14 | Le cas échéant, communiquer les renseignements personnels concernant son état physique ou mental à l'individu en la présence d'un médecin ou à un psychologue en situation légale d'exercice. | x | x | x | - |
Annexe B – Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels
Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels
- Nom de l’institution :
- Patrimoine canadien
- Période d'établissement de rapport :
- 2020-04-01 au 2021-03-31
Section 1 – Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
1.1 Nombre de demandes
| - | Nombre de demandes |
|---|---|
| Reçues pendant la période d'établissement de rapport | 15 |
| En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente | 2 |
| Total | 17 |
| Fermées pendant la période d'établissement de rapport | 15 |
| Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport | 2 |
Section 2 – Demandes fermées pendant la période d’établissement de rapport
2.1 Disposition et délai de traitement
| Disposition des demandes | Délai de traitement | |||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 à 15 jours | 16 à 30 jours | 31 à 60 jours | 61 à 120 jours | 121 à 180 jours | 181 à 365 jours | Plus de 365 jours | Total | |
| Communication totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 | 1 | 0 | 2 |
| Communication partielle | 0 | 0 | 0 | 1 | 1 | 4 | 0 | 6 |
| Exception totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exclusion totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Aucun document n’existe | 1 | 1 | 2 | 0 | 1 | 0 | 0 | 5 |
| Demande abandonnée | 2 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 2 |
| Ni confirmée ni infirmée | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 3 | 1 | 2 | 1 | 3 | 5 | 0 | 15 |
2.3 Exclusions
| Article | Nombre de demandes | Article | Nombre de demandes | Article | Nombre de demandes |
|---|---|---|---|---|---|
| 69(1)(a) | 0 | 70(1) | 0 | 70(1)(d) | 0 |
| 69(1)(b) | 0 | 70(1)(a) | 0 | 70(1)(e) | 0 |
| 69.1 | 0 | 70(1)(b) | 0 | 70(1)(f) | 0 |
| - | - | 70(1)(c) | 0 | 70.1 | 0 |
2.4 Support des documents communiqués
| Papier | Électronique | Autres |
|---|---|---|
| 0 | 8 | 0 |
2.5 Complexité
2.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées
| Nombre de pages traitées | Nombre de pages communiquées | Nombre de demandes |
|---|---|---|
| 6255 | 5134 | 10 |
2.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l’ampleur des demandes
| Disposition | Moins de 100 pages traitées | 101 à 500 pages traitées | 501 à 1 000 pages traitées | 1 001 à 5 000 pages traitées | Plus de 5 000 pages traitées | |||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | |
| Communication totale | 1 | 11 | 1 | 140 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Communication partielle | 1 | 9 | 3 | 515 | 0 | 0 | 2 | 4459 | 0 | 0 |
| Exception totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exclusion totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Demande abandonnée | 2 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Ni confirmée ni infirmée | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 4 | 20 | 4 | 655 | 0 | 0 | 2 | 4459 | 0 | 0 |
2.5.3 Autres complexités
| Disposition | Consultation requise | Avis juridique | Renseignements entremêlés | Autres | Total |
|---|---|---|---|---|---|
| Communication totale | 0 | 0 | 0 | 2 | 2 |
| Communication partielle | 0 | 0 | 0 | 6 | 6 |
| Exception totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exclusion totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Demande abandonnée | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Ni confirmée ni infirmée | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 0 | 0 | 0 | 8 | 8 |
2.6 Demandes fermées
2.6.1 Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la loi
| - | Demandes fermées dans les délais prévus par la loi |
|---|---|
| Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la loi | 4 |
| Pourcentage des demandes fermées dans les délais prévus par la loi (%) | 26.7 |
2.7 Présomptions de refus
2.7.1 Motifs du non-respect des délais prévus par la loi
| Nombre de demandes fermées après le délai statutaire | Motif principal | |||
|---|---|---|---|---|
| Entrave au fonctionnement/ Charge de travail | Consultation externe | Consultation interne | Autres | |
| 11 | 0 | 1 | 1 | 9 |
2.7.2 Demandes fermées au-delà des délais prévus par la loi (y compris toute prolongation prise)
| Nombre de jours au-delà des délais prévus par la loi | Nombre de demandes fermées au-delà des délais prévus par la loi où aucune prorogation n’a été prise | Nombre de demandes fermées au-delà des délais prévus par la loi où une prorogation a été prise | Total |
|---|---|---|---|
| 1 à 15 jours | 0 | 0 | 0 |
| 16 à 30 jours | 2 | 0 | 2 |
| 31 à 60 jours | 0 | 0 | 0 |
| 61 à 120 jours | 4 | 0 | 4 |
| 121 à 180 jours | 1 | 0 | 1 |
| 181 à 365 jours | 4 | 0 | 4 |
| Plus de 365 jours | 0 | 0 | 0 |
| Total | 11 | 0 | 11 |
2.8 Demandes de traduction
| Demandes de traduction | Acceptées | Refusées | Total |
|---|---|---|---|
| De l'anglais au français | 0 | 0 | 0 |
| Du français à l'anglais | 0 | 0 | 0 |
| Total | 0 | 0 | 0 |
Section 3 – Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)
| Alinéa 8(2)e) | Alinéa 8(2)m) | Paragraphe 8(5) | Total |
|---|---|---|---|
| 0 | 0 | 0 | 0 |
Section 4 – Demandes de correction de renseignements personnels et mentions
| Disposition des demandes de correction reçues | Nombre |
|---|---|
| Mentions annexées | 0 |
| Demandes de correction acceptées | 0 |
| Total | 0 |
Section 5 – Prorogations
5.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes
| - | 15a) (i) Entrave au fonctionnement | 15a) (ii) Consultation | 15b) Traduction ou cas de transfert | |||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Nombre de demandes pour lesquelles une prorogation a été prise | Examen approfondi nécessaire pour déterminer les exceptions | Grand nombre de pages | Grand volume de demandes | Les documents sont difficiles à obtenir | Documents confidentiels du Cabinet (article 70) | Externe | Interne | |
| 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
5.2 Durée des prorogations
| - | 15a) (i) Entrave au fonctionnement | 15a) (ii) Consultation | 15b) Traduction ou cas de transfert | |||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Durée des prorogations | Examen approfondi nécessaire pour déterminer les exceptions | Grand nombre de pages | Grand volume de demandes | Les documents sont difficiles à obtenir | Documents confidentiels du Cabinet (article 70) | Externe | Interne | |
| 1 à 15 jours | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 16 à 30 jours | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Plus de 31 jours | - | - | - | - | - | - | - | 0 |
| Total | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Section 6 – Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations
6.1 Demandes de consultations reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et organisations
| Consultations | Autres institutions du gouvernement du Canada | Nombre de pages à traiter | Autres organisations | Nombre de pages à traiter |
|---|---|---|---|---|
| Reçues pendant la période d'établissement de rapport | 0 | 0 | 0 | 0 |
| En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Fermées pendant la période d'établissement de rapport | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport | 0 | 0 | 0 | 0 |
6.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada
| Recommandation | Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation | |||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 à 15 jours | 16 à 30 jours | 31 à 60 jours | 61 à 120 jours | 121 à 180 jours | 181 à 365 jours | Plus de 365 jours | Total | |
| Communication totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Communication partielle | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exception totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exclusion totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Consulter une autre institution | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Autre | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
6.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organisations
| Recommandation | Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation | |||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 à 15 jours | 16 à 30 jours | 31 à 60 jours | 61 à 120 jours | 121 à 180 jours | 181 à 365 jours | Plus de 365 jours | Total | |
| Communication totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Communication partielle | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exception totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exclusion totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Consulter une autre institution | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Autre | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Section 7 – Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du Cabinet
7.1 Demandes auprès des services juridiques
| Nombre de jours | Moins de 100 pages traitées | De 101 à 500 pages traitées | De 501 à 1 000 pages traitées | De 1 001 à 5 000 pages traitées | Plus de 5 000 pages traitées | |||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | |
| 1 à 15 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 16 à 30 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 31 à 60 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 61 à 120 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 121 à 180 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 181 à 365 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Plus de 365 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
7.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé
| Nombre de jours | Moins de 100 pages traitées | De 101 à 500 pages traitées | De 501 à 1 000 pages traitées | De 1 001 à 5 000 pages traitées | Plus de 5 000 pages traitées | |||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | |
| 1 à 15 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 16 à 30 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 31 à 60 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 61 à 120 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 121 à 180 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 181 à 365 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Plus de 365 jours | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Section 8 – Avis de plaintes et d’enquêtes reçus
| Article 31 | Article 33 | Article 35 | Recours judiciaire | Total |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 0 | 0 | 0 | 1 |
Section 9 – Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) et des Fichiers de renseignements personnels (FRP)
9.1 Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée
| Nombre d'ÉFVP terminées | 0 |
|---|
9.2 Fichiers de renseignements personnels
| Fichiers de renseignements personnels | Actifs | Créés | Supprimés | Modifiés |
|---|---|---|---|---|
| 6 | 0 | 0 | 0 |
Section 10 – Atteintes substantielles à la vie privée
| Nombre d’atteintes substantielles à la vie privée signalées au SCT | 0 |
|---|---|
| Nombre d’atteintes substantielles à la vie privée signalées au CPVP | 0 |
Section 11 – Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels
11.1 Coûts
| Dépenses | Montant | |
|---|---|---|
| Salaires | 186 698 $ | |
| Heures supplémentaires | 0 $ | |
| Biens et services | 5 253 $ | |
|
0 $ | - |
|
5 253 $ | - |
| Total | 191 951 $ | |
11.2 Ressources humaines
| Ressources | Années-personnes consacrées aux activités liées à la protection des renseignements personnels |
|---|---|
| Employés à temps plein | 2.00 |
| Employés à temps partiel et occasionnels | 0.00 |
| Employés régionaux | 0.00 |
| Experts-conseils et personnel d'agence | 0.00 |
| Étudiants | 0.00 |
| Total | 2.00 |
Remarque : Entrer des valeurs à deux décimales
Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels
- Nom de l’institution :
- Patrimoine canadien
- Période d’établissement:
- 2020-04-01 à 2021-03-31
Section 1: Capacité de recevoir des demandes d’AIPRP
| - | Nombre de semaines |
|---|---|
| En mesure de recevoir des demandes par la poste | 35 |
| En mesure de recevoir des demandes par courriel | 35 |
| En mesure de recevoir des demandes au moyen d’un service de demande numérique | 35 |
Section 2: Capacité de traiter les dossiers
| - | Ne peut pas traiter | Peut traiter en partie | Peut traiter en totalité | Total |
|---|---|---|---|---|
| Documents papiers non classifiés | 17 | 0 | 35 | 52 |
| Documents papiers Protégé B | 17 | 0 | 35 | 52 |
| Documents papiers Secret et Très secret | 17 | 0 | 35 | 52 |
| - | Ne peut pas traiter | Peut traiter en partie | Peut traiter en totalité | Total |
|---|---|---|---|---|
| Documents électroniques non classifiés | 17 | 0 | 35 | 52 |
| Documents électroniques Protégé B | 17 | 0 | 35 | 52 |
| Documents électroniques Secret et Très secret | 17 | 0 | 35 | 52 |
©Sa Majesté la Reine du chef du Canada, 2022
No. de catalogue : CH1-1/2F-PDF
ISSN : 1926-7827
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