Annexe à la déclaration de responsabilité de la direction, y compris le contrôle interne en matière de rapports financiers pour l’exercice terminé le 31 mars 2016

Table des matières

  1. Introduction
  2. Système ministériel de contrôle interne en matière de rapports financiers
  3. Résultats des évaluations de Patrimoine canadien pour l’exercice financier 2015-2016
  4. Plan d’action ministériel

1. Introduction

Ce document présente un résumé de l’information portant sur les mesures prises par Patrimoine canadien pour maintenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF), y compris de l’information sur la gestion et les résultats de l’évaluation du contrôle interne, ainsi que sur les plans d’action connexes.

On trouve de l’information détaillée sur les pouvoirs, le mandat et les activités de programmes de Patrimoine canadien dans le Rapport ministériel sur le rendement 2015-2016 et le Rapport sur les plans et les priorités 2015-2016.

2. Système ministériel de contrôle interne en matière de rapports financiers

2.1 Gestion du contrôle interne

Patrimoine canadien a une structure de gouvernance et de reddition de comptes bien établie pour appuyer les mesures d’évaluation du Ministère, et la surveillance de son système de contrôle interne. Un cadre ministériel de gestion du contrôle interne approuvé par l’administrateur général a été mis en place, comprenant les éléments suivants :

  • structures de responsabilisation organisationnelles liées à la gestion du contrôle interne, à l’appui d’une saine gestion financière, y compris les rôles et responsabilités des cadres supérieurs dans leur secteur de responsabilité en matière de gestion du contrôle;
  • Valeurs et éthique – le Code de conduite s’appliquant à l’ensemble du ministère de Patrimoine canadien appuyé par la direction et par le Bureau des valeurs et de l’éthique, qui offre une aide confidentielle, indépendante, impartiale et informelle aux employés et aux groupes d’employés qui font face à des conflits ayant une incidence sur leur travail;
  • communication et formation continue sur les obligations légales, les politiques et les procédures pour une saine gestion financière et un contrôle efficace des finances;
  • surveillance au moins semestrielle et mises à jour régulières de la gestion du contrôle interne, ainsi que remise des résultats d’évaluation et des plans d’action s’y rapportant à l’administrateur général, à la haute direction du Ministère et, le cas échéant, au Comité ministériel de vérification (CMV).

Le CMV fournit des conseils à l’administrateur principal sur le caractère adéquat et le bon fonctionnement des cadres et processus ministériels de gestion du risque, de contrôle et de gouvernance.

2.2 Ententes de service liées aux états financiers

Patrimoine canadien confie à d’autres organismes le traitement de certaines transactions qui sont consignées dans ses états financiers.

Ententes communes

  • Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) administre de façon centralisée le versement des salaires et l’approvisionnement de certains biens et services, conformément à la délégation de pouvoirs de Patrimoine canadien, en plus de fournir des services de gestion des locaux;
  • Le Secrétariat du Conseil du Trésor fournit au Ministère l’information servant au calcul des diverses indemnités et charges à payer, par exemple, la charge accumulée liée aux indemnités de départ;
  • Le ministère de la Justice fournit des services juridiques à Patrimoine canadien;
  • Services partagés Canada (SPC) fournit à Patrimoine canadien les services d’infrastructure de centres de données et de réseaux.

Ententes particulières

  • L’agence Parcs Canada fournit à Patrimoine canadien une plateforme de système PeopleSoft pour saisir et communiquer des données liées aux ressources humaines.

3. Résultats des évaluations de Patrimoine canadien pour l’exercice 2015-2016

Patrimoine canadien, étant au stade de la surveillance continue de tous ses domaines de contrôle, présente ses principales constatations et adaptations requises d’après les activités d’évaluation de l’exercice en cours résumées ci-après.

Contrôles clés nouveaux ou modifiés de façon importante : durant l’année en cours, il y a eu des changements significatifs au niveau des contrôles clés dans les processus salariaux suite à l’implantation d’un nouveau système de paie (Phénix). Une réévaluation sera nécessaire lorsque le système de paie se stabilisera, lorsque la documentation sera complété par TPGSC et lorsque de la direction sera fourni par le bureau du contrôleur général (SCT). Cette réévaluation est maintenant prévue pour 2017-2018.

Surveillance continue des contrôles clés

Dans le cadre de son plan cyclique de surveillance continue, Patrimoine canadien a réévalué les contrôles des applications de technologie de l’information. La réévaluation des processus de rapports financiers a débutée en 2015-2016 mais sera seulement finalisée en 2016-2017. La période de référence sera l’exercice financier 2015-2016 afin d’utiliser l’information financière la plus courante. La réévaluation des deux sous-processus salariaux (embauche et terminaison) a également débuté comme prévu en 2015-2016, cependant, le testing sera prolongé en 2017-2018 puisqu’il y a eu des changements significatifs aux contrôles clés suite à l’implantation du nouveau système de paie (Phénix). Finalement, la réévaluation des immobilisations corporelles a été prolongée en 2016-2017 afin de prendre en considération les résultats de la vérification complétée en 2015-2016 par le bureau de la dirigeante principale de vérification.

Il a été déterminé que les contrôles clés mis à l’essai dans le cadre du plan de surveillance continu axé sur le risque de Patrimoine canadien en 2015-2016 fonctionnaient efficacement, sans lacune importante. Des possibilités d’amélioration ont toutefois été cernées dans les secteurs suivants :

  • Contrôles des applications des technologies de l’information
    1. SAP – des recommandations ont été faites pour revoir les droits d’accès pour des fonctionnalités clés afin de s’assurer que les accès soient limités sur le principe du moindre privilège. Des recommandations ont aussi été faites afin d’examiner la configuration de la fonction de blocage et libération dans le contexte du processus d’affaire complet d’achat au paiement, et ce, pour certains types de documents de bons de commandes. Un plan d’action de la direction concernant les recommandations a été élaboré par les responsables des processus.
    2. SIGPAA – des recommandations ont été faites pour revoir les droits d’accès pour des fonctionnalités clés afin de s’assurer que les accès soient limités sur le principe du moindre privilège. Des recommandations ont aussi été faites afin de considérer de procéder avec une deuxième revue pour examiner l’exactitude des calculs des montants pour cours différés, et ce, pour chacun des athlètes ayant été impacté suite aux changements récents de la politique. Un plan d’action de la direction concernant les recommandations a été élaboré par les responsables des processus.

4. Plan d’action ministériel

4.1 État des progrès réalisés au cours de l’exercice financier 2015-2016

Patrimoine canadien a continué de mener ses activités de surveillance continue selon le plan cyclique de l’exercice précédent comme l’illustre le tableau suivant.

Plan cyclique de surveillance continue de l’exercice précédent pour l’exercice en cours

État

Contrôles des applications de technologie de l’information

Terminé comme prévu

Rapports financiers

Prolongé jusqu’en 2016-2017

Salaires

Reporté à 2017-2018

Immobilisations corporelles

Prolongé jusqu’en 2016-2017

4.2 Plan d’action pour le prochain exercice et les exercices subséquents

Le plan cyclique de surveillance continue de Patrimoine canadien au cours des trois prochains exercices, qui se fonde sur une validation annuelle des processus et des contrôles à risque élevé et les modifications connexes au plan de surveillance continue, s’il y a lieu, est présenté dans le tableau suivant.

Plan cyclique de surveillance continue
Le X indique l’exercice financier où aura lieu la surveillance pour chaque domaine de contrôle clés

Domaines de contrôle clés

Exercice 2016-2017

Exercice 2017-2018

Exercice 2018-2019

Contrôles au niveau de l’entité

X

   

Contrôles généraux de la TI gérés par le Ministère

 

X

 

Contrôles des applications de la TI

   

X

Subventions et contributions

  • Processus générique
 

X

 

Subventions, Sport Canada

  • Programme d’aide aux athlètes
 

X

 

Salaires

 

X

 

Achats et créditeurs

X

   

Immobilisations corporelles

X

   

Rapports financiers

X

   
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