Annexe à la déclaration de responsabilité de la direction, y compris le contrôle interne en matière de rapports financiers pour l’exercice terminé le 31 mars 2017

Exercice 2016-2017
Politique financière et contrôles internes
Direction générale de la gestion financière
Juin 2017

Sur cette page :

• Liste d’acronymes et abréviations 
• Introduction
• Contrôle interne en matière de rapports financiers
• Gouvernance des contrôles internes
• Ententes de services propres aux états financiers
• Surveillance continue des contrôles clés
• Résultats de l’évaluation au cours de l’exercice 2016-2017
• Plan d’action triennal

Liste d’acronymes et abréviations 

PCH

Patrimoine canadien

CIRF

Contrôle interne en matière de rapports financiers

CT

Conseil du trésor

CMV

Comité ministériel de vérification

SPAC

Services publics et Approvisionnement Canada

LGPF

Loi sur la gestion des finances publiques

Introduction

La présente annexe fournit des renseignements sur les mesures prises par Patrimoine canadien (PCH) pour maintenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF), y compris de l’information sur la gestion et les résultats de l’évaluation du contrôle interne, ainsi que sur les plans d’action connexes.

Des renseignements détaillés sur les pouvoirs, le mandat et les activités de PCH se trouvent dans le Rapport ministériel sur le rendement 2016-2017 et le Plan ministériel 2017-2018.

Contrôle interne en matière de rapports financiers

La Politique sur le contrôle interne du Conseil du trésor (CT) requiert que les risques relatifs à la gérance des ressources publiques soient gérés adéquatement grâce à des contrôles internes efficaces, y compris les contrôles internes sur la gestion financière.

PCH effectue l'évaluation continue de la conception et du fonctionnement des contrôles internes et corrige les lacunes cernées afin de fournir l'assurance raisonnable que les ressources publiques sont utilisées avec prudence et que les lois, les règles et les politiques financières sont respectées.

Gouvernance des contrôles internes

PCH dispose d’une structure de gouvernance bien établie pour appuyer les mesures d’évaluation et la surveillance ministérielles de son système de contrôle interne. Un cadre ministériel de gestion des contrôles internes, approuvé par le sous-ministre et le dirigeant principal des finances, a été mis en place, comprenant les éléments suivants :

• Plan de vérification interne annuelle axé sur les risques, établi en consultation avec la haute direction du Ministère, qui traite des questions de plus grande importance et qui pose plus de risque. Ce plan fait partie intégrante du système de CIRF de PCH. Les rapports sur les résultats des vérifications internes sont présentés au Comité ministériel de vérification (CMV) à des fins de recommandation pour approbation par le sous-ministre. Chaque année, la Division des contrôles internes met à jour le plan de surveillance continue en consultation avec le Bureau du dirigeant principal de la vérification afin de veiller à la coordination des activités de planification liées aux évaluations des contrôles internes et aux vérifications internes;
• Structures de responsabilisation organisationnelle relativement à la gestion du contrôle interne en vue d’appuyer une saine gestion financière, y compris les rôles et les responsabilités des cadres supérieurs dans leurs secteurs de responsabilité pour la gestion du contrôle;
• Code de conduite s’appliquant à l’ensemble du ministère de Patrimoine canadien appuyé par la direction et par le Bureau des valeurs et de l’éthique, qui offre une aide confidentielle, indépendante, impartiale et informelle aux employés et aux groupes d’employés qui font face à des conflits ayant une incidence sur leur travail;
• Communication et formation continues sur les obligations légales, les politiques et les procédures pour une saine gestion financière et un contrôle efficace des finances;
• Surveillance et mises à jour régulières de la gestion du contrôle interne, et remise des résultats d’évaluation et des plans d’action s’y rapportant au CMV, afin de fournir des conseils au sous-ministre quant à la pertinence et au fonctionnement des cadres et des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance du Ministère.

Ententes de services propres aux états financiers

PCH compte sur d’autres organisations pour le traitement de certaines opérations consignées dans ses états financiers, notamment :

Ententes courantes

• Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) administre de façon centralisée le paiement des salaires des employés et l’acquisition des biens et des services conformément à la délégation de pouvoirs de PCH, et fournit des services de gestion des locaux;
• Le Secrétariat du Conseil du Trésor fournit à PCH l'information servant au calcul des diverses indemnités et charges à payer, par exemple, la charge accumulée liée aux indemnités de départ;
• Le ministère de la Justice fournit les services juridiques à PCH;
• Services partagés Canada fournit à PCH des services d’infrastructure de la technologie de l’information dans les domaines des centres de données et des services de réseaux.

Ententes particulières

• L’Agence Parcs Canada fournit à PCH la plateforme de système PeopleSoft pour saisir et communiquer des données liées aux ressources humaines.

Surveillance continue des contrôles clés

La surveillance continue vise à ce que le système de CIRF continue de fonctionner efficacement et comme prévu, et est conforme aux directives du Bureau du contrôleur général.

Résultats de l’évaluation au cours de l’exercice 2016-2017

Au cours de l'exercice 2016-2017, PCH a continué de surveiller ses processus opérationnels clés de gestion financière. Le tableau ci-dessous présente les progrès de PCH par rapport à son plan d'action de l'année précédente.

Contrôles au niveau de l’entité

Une évaluation des contrôles au niveau de l'entité de PCH a été effectuée en collaboration avec le Bureau du dirigeant principal de la vérification. Le cadre de contrôle interne de l'organisation, y compris l'environnement de contrôle et la surveillance des contrôles de gestion financière et de rapports financiers, a été examiné.

Recommandations et mesures prises :

• Le rôle concernant la gestion de la fraude de PCH, notamment en ce qui concerne la réalisation d'évaluations régulières des risques de fraude et la promotion de la sensibilisation à la fraude au sein du Ministère, doit être précisé.
• On a mis à jour le cadre de surveillance continue pour qu'il comprenne les exigences en matière de contrôles internes de la nouvelle politique du CT sur la gouvernance en matière de gestion financière. Cela comprend la mise en œuvre d'une stratégie de suivi pour veiller à la mise en œuvre des recommandations conformément aux actions et aux calendriers prévus.
• Une stratégie de gestion de l’information et de technologie de l’information devrait être élaborée pour englober la transformation numérique du Ministère. Cela comprend l'élargissement des stratégies actuelles d'entreposage de données dans l'ensemble du Ministère.

Immobilisations

PCH a procédé à la refonte des contrôles clés pour mieux les harmoniser avec les processus opérationnels financiers courants du CT et à l'examen des transactions financières pour déterminer leur efficacité opérationnelle.

Recommandations et mesures prises :

• Une procédure a été élaborée afin de cerner les rôles et responsabilités concernant les processus liés aux biens immobiliers au sein de PCH. De plus, cette procédure vise à résumer les exigences du CT relatives à la capitalisation des immobilisations et à consigner les processus de traitement comptable des immobilisations en construction.
• La mise en œuvre d'un processus de vérification semestrielle pour tous les biens qui sont amortis est nécessaire pour confirmer la validité du processus d’amortissement mensuel.
• Il est recommandé de mettre en œuvre des activités de surveillance touchant l'application de la délégation des pouvoirs d'élimination de matériel. Cela comprend la tenue de registres pour contrôler les biens ministériels et consigner la radiation de matériel.
• Une approche intégrée fondée sur les risques doit être élaborée pour la vérification physique des biens ministériels afin de soutenir la gestion du cycle de vie.

Achats aux comptes créditeurs

Cet examen avait pour but d’évaluer l’efficacité opérationnelle des contrôles clés du processus d’achats aux comptes créditeurs et de veiller à ce que PCH se conforme à la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) et aux principaux instruments de politique financière émise par le CT.

Recommandations et mesures prises :

• La définition de l'engagement des dépenses et des autorisations d'engagement (article 32 de la LGFP) a été établie et communiquée afin de réduire le risque de non-conformité.
• Le processus de vérification de compte a été consigné afin de favoriser une approche normalisée à l’échelle du Ministère en ce qui concerne l’autorisation électronique conformément à l’article 34 de la LGFP par les personnes déléguées.
• La séparation des pouvoirs des articles 41 et 34 de la LGFP a été consignée.
• Les activités d’assurance de la qualité servant à appuyer une certification en vertu de l’article 33 doivent être consignées pour tous les paiements et règlements interministériels.

Rapports financiers

L'évaluation a compris l'examen des activités continues et des rajustements nécessaires au cours de l'année en vue de la production de rapports financiers de fin d’exercice. L'examen portait également sur les activités menant à la soumission d'une balance de vérification pour appuyer la préparation d'états financiers et d'autres documents de fin d'exercice requis. Les contrôles relatifs aux activités de production de rapports internes et externes, comme les états financiers et les comptes publics du Ministère, ont été consignés et vérifiés.

Recommandations et mesures prises :

• On a élaboré des processus pour les activités de production de rapports financiers afin de :
  • Fournir une preuve que le certificat d’attestation de la période 9 a été revu par le niveau de gestion approprié avant d’être soumis à l’approbation de l'adjoint au dirigeant principal des finances pour approbation et signature;
  • Fournir une preuve que les comptes publics ont été revus par le niveau de gestion approprié avant d'être soumis électroniquement au receveur général.

Plan d’action triennal

Le plan triennal de surveillance continue ci-dessous est axé sur un examen annuel des processus opérationnels clés fondé sur les risques.

X représente l’année complétée

En plus du plan triennal de surveillance continue, PCH effectuera une évaluation des risques de fraude au cours de l'exercice 2017-2018.