Annexe à la déclaration de responsabilité de la direction, y compris le contrôle interne en matière de gestion financière - exercice 2017-2018 

Message du sous-ministre et du dirigeant principal des finances

La responsabilité de l'intégrité et de l'objectivité des états financiers ci-joints pour l'exercice s'étant terminé le 31 mars 2018 et de tous les renseignements qui y figurent incombe à la haute direction du ministère du Patrimoine canadien (PCH). Ces états financiers ont été préparés en utilisant le Manuel de comptabilité du gouvernement du Canada, lequel s'appuie sur les normes comptables canadiennes du secteur public.

Certains renseignements présentés dans ces états financiers se fondent sur les meilleures estimations et le jugement de la direction, et tiennent compte de l'importance relative des postes en question. Pour s'acquitter de ses obligations au chapitre de la comptabilité et de la présentation de rapports, la direction tient des comptes qui permettent l'enregistrement centralisé des opérations financières de PCH. Les renseignements financiers présentés aux fins de l'établissement des Comptes publics du Canada et figurant dans le Rapport sur les résultats ministériels de PCH concordent avec ces états financiers.

Il incombe aussi à la direction de tenir un système efficace de contrôle interne en matière de gestion financière (CIGF), y compris un système de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF), qui est conçu pour donner une assurance raisonnable que l'information financière est fiable, que les actifs sont protégés et que les opérations sont autorisées et enregistrées adéquatement, conformément à la Loi sur la gestion des finances publiques et à d'autres lois, règlements, autorisations et politiques applicables.

La direction veille également à assurer l'objectivité et l'intégrité des données figurant dans ses états financiers en choisissant soigneusement des employés qualifiés et en assurant leur formation et leur perfectionnement; en prenant des dispositions pour assurer une répartition appropriée des responsabilités, en établissant des programmes de communication pour faire en sorte que tous les membres de PCH soient au fait des règlements, des politiques, des normes et des pouvoirs de la direction, et en procédant tous les ans à une évaluation fondée sur le risque de l'efficacité du système de CIGF.

Le système de CIGF, y compris le système de CIRF, est conçu pour atténuer les risques à un niveau raisonnable fondé sur une surveillance continue qui vise à identifier les risques clés, à évaluer l'efficacité des contrôles clés connexes, et à apporter les ajustements nécessaires.

Une évaluation fondée sur le risque du système de CIGF, y compris le système de CIRF, pour l'exercice s'étant terminé le 31 mars 2018 a été réalisée conformément à la Politique sur la gestion financière du Conseil du Trésor, et ses résultats ainsi que les plans d'action qui en découlent sont résumés en annexe.

L'efficacité et l'exactitude du système de contrôle interne de PCH sont examinées par le personnel du contrôle interne et de la vérification interne qui effectue des examens et des vérifications périodiques de différents secteurs des activités de PCH. De plus, le Comité ministériel de vérification (CMV) supervise la gestion des responsabilités de la direction consistant à tenir des systèmes de contrôle adéquats et à assurer la qualité des rapports financiers.

Les états financiers de PCH n'ont pas fait l'objet d'un audit.

Graham Flack
Sous-ministre

Andrew Francis
Dirigeant principal des finances

Sur cette page :

Liste d'acronymes

CGTI
Contrôles généraux de la technologie de l'information
CIGF
Contrôle interne en matière de gestion financière
CIRF
Contrôle interne en matière de rapports financiers
CMV
Comité ministériel de vérification
COBIT
Control Objectives for Information and Related Technologies
CT
Conseil du Trésor
DPF
Dirigeant principal des finances
DPV
Dirigeant principal de la vérification
ISACA
Association des professionnels de la vérification et du contrôle des systèmes d'information
LGFP
Loi sur la gestion des finances publiques
PCH
Patrimoine canadien
PMBOK
Corpus des connaissances en management de projet
SAP
Système ministériel de gestion des finances
SM
Sous-ministre
SPAC
Services publics et Approvisionnement Canada
SPC
Services partagés Canada
TI
Technologie de l'information

1. Introduction

La présente annexe fournit des renseignements sur les mesures prises par Patrimoine canadien (PCH) pour maintenir un système efficace de contrôle interne en matière de gestion financière (CIGF), y compris de l'information sur le système de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF), ainsi que sur les résultats de l'évaluation et les plans d'action connexes.

Des renseignements détaillés sur les pouvoirs, le mandat et les activités de PCH se trouvent dans le Rapport sur les résultats ministériels et le Plan ministériel.

2. Contrôle interne sur la gestion financière

La Politique sur la gestion financière du Conseil du Trésor (CT) est entrée en vigueur le 1er avril 2017, et elle exige qu'un système de CIGF axé sur le risque soit établi.

Dans ce contexte, PCH doit effectuer l'évaluation continue de la conception et du fonctionnement des contrôles internes et corriger les lacunes observées afin de fournir l'assurance raisonnable que les ressources publiques sont utilisées avec prudence et que les lois, les règles et les politiques financières sont respectées.

2.1. Gouvernance des contrôles internes

PCH dispose d'une structure de gouvernance bien établie pour appuyer les mesures d'évaluation et la surveillance ministérielles de son système de contrôle interne. Un cadre ministériel de gestion des contrôles internes, approuvé par le sous-ministre (SM) et le dirigeant principal des finances (DPF), a été mis en place. Il comprend les éléments suivants :

  • Plan annuel de vérification interne axé sur les risques, établi en consultation avec la haute direction du Ministère, pour s'occuper des questions de plus grande importance et qui pose plus de risques. Ce plan fait partie intégrante du système de CIGF de PCH. Les rapports sur les vérifications internes sont présentés au Comité ministériel de vérification à des fins de recommandation pour approbation par le SM. Pour maximiser l'efficacité au sein du Ministère, le plan de surveillance continue est élaboré en concertation avec le Bureau du dirigeant principal de la vérification (DPV) afin de coordonne les activés de planification liées aux évaluations des contrôles internes;
  • Structures de responsabilisation organisationnelle relativement à la gestion du contrôle interne en vue d'appuyer une saine gestion financière, y compris les rôles et les responsabilités des cadres supérieurs dans leurs secteurs de responsabilité pour la gestion du contrôle;
  • Code de conduite s'appliquant à l'ensemble du Ministère appuyé par la direction et par le Bureau des valeurs et de l'éthique, qui offre une aide confidentielle, indépendante, impartiale et informelle aux employés et aux groupes d'employés qui font face à des conflits ayant une incidence sur leur travail;
  • Communication et formation continues sur les obligations légales, les politiques et les procédures pour une saine gestion financière et un contrôle efficace des finances;
  • Surveillance et mises à jour régulières de la gestion du contrôle interne, et présentation des résultats d'évaluation et des plans d'action s'y rapportant au CMV, afin de fournir des conseils au SM quant à la pertinence et au fonctionnement des cadres et des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance du Ministère.

2.2. Ententes de services propres aux états financiers

  • PCH compte sur d'autres organisations pour le traitement de certaines opérations consignées dans ses états financiers.

2.2.1. Ententes courantes

  • Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) administre de façon centralisée le paiement des salaires des employés et l'acquisition de certains biens et services conformément à la délégation de pouvoirs de PCH, et fournit des services de gestion des locaux.
  • Le Secrétariat du Conseil du Trésor fournit à PCH l'information servant au calcul des diverses indemnités et charges à payer, par exemple la charge accumulée liée aux indemnités de départ. Il fournit également des conseils et une interprétation en matière de politiques sur la gestion financière.
  • Le ministère de la Justice fournit des services juridiques à PCH.
  • Services partagés Canada (SPC) fournit à PCH des services d'infrastructure de la technologie de l'information (TI) dans les domaines des centres de données et des services de réseaux.

2.2.2. Ententes particulières

  • L'Agence Parcs Canada fournit à PCH la plateforme de système PeopleSoft pour saisir et communiquer des données liées aux ressources humaines.
  • Agriculture et Agroalimentaire Canada fournit à PCH des services d'hébergement pour son système ministériel de gestion des finances (SAP).

3. Surveillance continue des contrôles clés

La surveillance continue vise à ce que le système de contrôle interne en matière de gestion financière (CIGF), y compris le système de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF), continue de fonctionner efficacement et comme prévu, et à ce qu'il soit conforme aux directives données par le Bureau du contrôleur général.

3.1. Résultats de l'évaluation au cours de l'exercice 2017-2018

Au cours de l'exercice financier 2017-2018, PCH a poursuivi la surveillance continue de ses processus opérationnels clés en matière de gestion financière. Le tableau ci-dessous présente les progrès de PCH, en date du 31 mars 2018, par rapport à son plan d'action de l'année précédente.

Tableau 1. Progrès de PCH par rapport à son plan d'action de l'année précédente
Processus opérationnels clés 2017-2018
Salaires Terminé
Subventions et contributions Terminé
Contrôles généraux de la technologie de l'information Terminé
Évaluation des risques de fraude À terminer durant l'exercice 2018-2019

3.1.1. Salaires

Le traitement de la paye était entièrement transféré à Miramichi en date du 31 mars 2015. La mise en place d'un nouveau système de paye (Phénix) à la fin de février 2016 a transformé considérablement les processus relatifs aux salaires, et la plateforme est instable depuis. PCH compte sur l'efficacité du cadre de contrôle de SPAC pour s'assurer que l'information est valide, opportune, complète et exacte. De plus, PCH dépend de l'efficacité du nouveau système de paye Phénix pour le traitement de la paye, la déclaration du temps et les rapports sur la main-d'œuvre. Cependant, Patrimoine canadien demeure responsable, au sein du Ministère, des mécanismes de surveillance pour les processus opérationnels clés relatifs aux salaires.

Une évaluation des processus opérationnels clés relatifs aux salaires a été menée durant l'exercice 2017-2018. Cet examen avait pour but d'évaluer l'efficacité de la conception des contrôles clés pour les processus relatifs aux salaires et de s'assurer que Patrimoine canadien se conforme à la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) et aux principales politiques financières du Conseil du Trésor (CT). Cet examen était axé principalement sur le sous-processus relatif aux nouveaux employés. Des contrôles clés ont été mis à l'essai concernant les opérations financières afin de déterminer l'efficacité de la conception et du fonctionnement des sous-éléments, tels qu'ils sont décrits dans la Ligne directrice sur la gestion financière de l'administration de la paye du CT.

Recommandations :

  • Poursuivre le dialogue avec le Centre de paye pour obtenir des renseignements à jour et valides en ce qui concerne la paye.
  • Les rôles et les responsabilités concernant les documents justificatifs nécessaires et la conservation des documents seront définis afin de rendre possibles les fonctions de surveillance et de supervision des mouvements de paye par les Finances et les RH.
  • Les outils de renseignements d'affaires pour les salaires doivent être améliorés pour permettre la production de rapports normalisés et faciliter le processus de rapprochement des salaires.
  • PCH doit documenter le processus d'attestation en vertu de l'article 34 de la LGFP pour les salaires, afin que tous les gestionnaires exercent le même degré de contrôle et de rigueur pour les paiements liés à la paye que pour les autres imputations sur le crédit.
  • Aux fins de l'attestation en vertu de l'article 33 de la LGFP, une approche axée sur les risques sera élaborée pour les opérations de paye.

Les contrôles internes pour les autres sous-processus relatifs aux salaires seront examinés et évalués au cours de l'exercice 2018-2019, à la suite d'un exercice plus approfondi d'évaluation des risques liés aux opérations de paye.

3.1.2. Subventions et contributions

Une évaluation détaillée des risques liés au processus opérationnel des subventions et contributions a été effectuée pendant l'exercice 2017-2018 en collaboration avec le Centre d'expertise sur les subventions et les contributions. Les quatre programmes suivants ont été choisis pour cet examen : Fonds du Canada pour la présentation des arts, Fonds du Canada pour les périodiques, Programme des célébrations et commémorations, et Développement des communautés de langue officielle.

Les contrôles clés ont été mis à l'essai pour déterminer l'efficacité de la conception et du fonctionnement des étapes suivantes du processus :

  • Élaborer un programme de subventions et contributions;
  • Engager des dépenses;
  • Contrôler les engagements;
  • Établir une entente de financement;
  • Gérer les paiements de subventions et contributions.

La prochaine série de tests pour les processus opérationnels clés des subventions et contributions se déroulera en 2020-2021, après la mise en place du nouveau système découlant du projet de modernisation des subventions et contributions.

Recommandations :

  • Que le processus d'évaluation des risques pour les subventions et les contributions soit examiné afin de mettre les risques opérationnels et financiers en adéquation avec les paiements de transfert.
  • Que le processus opérationnel actuel pour les subventions et contributions soit revu afin de le rendre conforme à la Ligne Directrice sur la délégation des pouvoirs de dépenses et des pouvoirs financiers du Conseil du Trésor, en ce qui concerne l'exercice des pouvoirs de dépenser (engagement des dépenses et pouvoir d'engager des fonds [article 32 de la LGFP]).
  • Que le concept de la séparation des tâches soit documenté et que l'information soit communiquée à toutes les personnes exerçant le pouvoir d'exécuter une opération et le pouvoir d'attestation (article 34 de la LGFP) dans le contexte du processus de subventions et contributions pour appuyer l'approche axée sur les risques exigée par la Directive sur la délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers.
  • Que des procédures pour la gestion normalisée des documents de tous les programmes de paiements de transfert soient élaborées et documentées, et qu'elles traitent des documents requis pour étayer le processus de vérification des paiements (article 33 de la LGFP), conformément à la stratégie ministérielle de vérification des comptes.

3.1.3. Contrôles généraux de la technologie de l'information

Étant donné la dépendance à l'égard des systèmes d'information et des contrôles financiers automatisés, des contrôles généraux de la technologie de l'information (CGTI) conçus et fonctionnant adéquatement sont essentiels pour appuyer comme il se doit le CIRF. Il est fondamental d'avoir des contrôles appropriés relativement aux CGTI pour déterminer si l'on peut se fier aux contrôles automatisés qui s'appliquent aux comptes importants présentés dans les états financiers.

Les CGTI ont été examinés par le Bureau du dirigeant principal de la vérification en 2015-2016. Dans le contexte de l'application de délégation des pouvoirs mise en place récemment, la direction voulait avoir l'assurance que le système de contrôles internes pour ses CGTI fonctionnait efficacement et pouvait appuyer les changements à venir concernant les systèmes (de la facture au paiement, de l'approvisionnement au paiement, intégration du projet de modernisation des subventions et contributions, etc.).

On a retenu les services d'un prestataire externe de services pour aider à réaliser cet examen axé sur les principaux éléments de COBIT 5Note de bas de page 1.

Recommandations :

  • Qu'un cadre de gestion de projets se fondant sur les pratiques préconisées par le Guide du Corpus des connaissances en management de projet (Guide PMBOK) soit établi. Selon la classification du projet, il faut exercer le niveau approprié de rigueur en tenant compte des risques, de la complexité et du coût du projet. De plus, une stratégie en matière de système de gestion financière devrait être élaborée pour régir les activités de gestion des essais, de gestion des versions et d'assurance de la qualité.
  • Qu'une stratégie de gestion du changement, y compris un plan de mobilisation des intervenants, soit établie pour guider toutes les étapes des changements apportés aux systèmes et régir les relations avec les intervenants.
  • Qu'une demande officielle soit adressée à Agriculture et Agroalimentaire Canada en vue de :
    • la réalisation d'une surveillance périodique des systèmes techniques afin d'appuyer les activités d'essai des systèmes, conformément au protocole d'entente approuvé;
    • l'inclusion du premier rapport de surveillance du SAP dans les pratiques de surveillance lors des examens périodiques des systèmes techniques.
  • Qu'un cadre de gouvernance soit créé pour régir et appliquer les protocoles relatifs aux activités de surveillance dans les domaines de la gestion de l'identité des utilisateurs et de l'attribution logique des droits d'accès.
  • Qu'une nouvelle structure organisationnelle soit proposée à la haute direction. Cette structure devrait comprendre un coordonnateur de la mise à l'essai des systèmes et de la gestion des versions chargé de coordonner les activités de mise à l'essai des systèmes, de gestion des versions et de gestion des projets.

3.1.4. Contrôles au niveau de l'entité (évaluation des risques de fraude)

En février 2017, un rapport sur l'évaluation de l'efficacité conceptuelle des contrôles au niveau de l'entité de PCH a été présenté par le Bureau du dirigeant principal de la vérification. L'une des recommandations préconisait que, en collaboration avec les hauts fonctionnaires concernés, le dirigeant principal des finances précise le rôle en matière de gestion de la fraude au sein de PCH, ce qui comprend la réalisation périodique d'évaluations des risques de fraude et la sensibilisation à la fraude au sein du Ministère.

On a retenu les services d'un prestataire externe de services pour aider à réaliser cette évaluation des risques de fraude se fondant sur une approche axée sur la pratique. Cette évaluation sera réalisée d'ici la fin de juin 2018. Les résultats seront présentés dans l'Annexe à la déclaration de responsabilité de la direction, y compris le contrôle interne en matière de gestion financière de 2018-2019.

3.2. Plan d'action triennal

Le plan triennal de surveillance continue a été révisé en fonction des résultats de l'exercice annuel d'évaluation des risques de PCH :

Tableau 2. Plan triennal de surveillance continue
Le X indique l’exercice financier où aura lieu la surveillance pour chaque domaine de contrôle clés.
Processus opérationnels clés 2018-2019 2019-2020 2020-2021
Subventions et contributions - - x
Salaires x - -
Achats et comptes créditeurs - x -
Immobilisations - x -
Revenus - x -
Contrôles généraux de la TI - - x
Contrôles des applications de TI x - -
Contrôles au niveau de l'entité x - -
Rapports financiers - x -
Contrôles budgétaires x - -
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