Réponse au Comité permanent des finances (FINA) au sujet de la demande de diligence financière raisonnable

Entente de contribution entre le Canada et We Charity Foundation

• L’entente de contribution conclue entre Emploi et Développement social Canada (EDSC) et la WE Charity Foundation a été remise au FINA le 24 juillet 2020.
• Le présent document décrit les contrôles prévus dans l’entente pour garantir la bonne gestion et l’utilisation appropriée des fonds; donne un aperçu du processus type utilisé pour évaluer les projets et les bénéficiaires, et résume les clauses types généralement incluses dans les contributions.
• En l’occurrence, en raison du rythme accéléré de la création du programme et de la sélection du bénéficiaire, l’expérience des organisations en matière d’exécution de projets financés par EDSC a été prise en compte, et des contrôles ont été intégrés dans l’entente pour atténuer les risques. Le Ministère n’a pas procédé à une évaluation des états financiers ni à un examen de la stabilité du Conseil.
• Cette évaluation comprenait une vérification de la situation du bénéficiaire, notamment en ce qui a trait :
  • à l’achèvement des projets ou à l’avancement des projets en cours;
  • aux résultats obtenus;
  • à la bonne situation financière des projets précédents.

En ce qui concerne l’entente entre EDSC et la WE Charity Foundation, les avances de fonds ainsi que tout paiement subséquent étaient liés aux dépenses réelles et aux résultats obtenus.

• Pour assurer une utilisation judicieuse des fonds, l’entente de contribution comprenait les clauses et contrôles suivants qui exigeaient de l’organisation qu’elle :
• ne réclame des dépenses que pour les coûts et dépenses jugés admissibles (clause 5) :
  1. Les dépenses admissibles sont celles qui sont directement liées à la réalisation du projet, qui garantissent l’optimisation des ressources et qui sont raisonnables.
• reçoive des paiements uniquement lorsque des résultats sont obtenus (clause 4) :
  1. Les paiements sont liés aux cohortes de jeunes et aux résultats. Si le nombre de participants n’était pas suffisant ou si les objectifs n’étaient pas atteints, les paiements subséquents ne seraient pas effectués. De la valeur de l’entente, soit 543,5 millions de dollars, 500 millions de dollars devaient être versés à un maximum de 100 000 participants répartis dans trois cohortes. Les paiements devaient être remis à l’organisation vers la fin du projet afin de minimiser les trop-payés.
• respecte la répartition des paiements prévue dans l’entente (clause 4) :
  1. Le premier paiement pour la première cohorte (19.5 millions) comprend des fonds pour :
     1. des organisations à but non lucratif autres que We Charity Foundation (5 millions de dollars);
     2. les participants au programme ayant des besoins en matière d’accessibilité (300 000 $);
     3. les dépenses admissibles, y compris la mise en place et l’exécution du programme (14,2 millions de dollars).
  2. Un paiement potentiel pour la deuxième cohorte potentielle (12,38 millions de dollars) comprend des fonds pour :
     1. des organisations à but non lucratif autres que We Charity Foundation (3,75 millions de dollars);
     2. les participants au programme ayant des besoins en matière d’accessibilité (300 000 $);
     3. les dépenses admissibles, y compris la mise en place et l’exécution du programme (9,48 millions de dollars).
  3. Un paiement pour une cohorte supplémentaire (10.5 millions) comprend des fonds pour la mise en place et l’exécution du programme.
• soumette un plan de projet détaillé décrivant les objectifs, les activités et les résultats attendus (annexe A de l’entente).
• fournisse des rapports bimensuels au Canada sur les données du projet (clause 10).
• conserve tous les documents financiers et bancaires liés au projet (tous les contrats, accords, factures, reçus et autres documents liés à l’entente) relatifs aux dépenses admissibles (clause 8).
• fournisse toute documentation exigée par le Canada pour effectuer le suivi du projet (clause 11) ou pour que le Canada effectue un audit (clause 12).
• respecte les conditions énoncées dans l’entente pour régir les pratiques en matière d’ententes auxiliaires et de passation de marchés et pour garantir des processus équitables et responsables (clauses 15 et 18).
• respecte les conditions définies par le Canada en ce qui concerne l’acquisition d’immobilisations et leur aliénation pour tout actif excédant 200 000 $ (clause 28).
• fournisse au Canada un rapport final qui résume l’ensemble des résultats atteints, des activités et des dépenses admissibles, ainsi que ses états financiers annuels vérifiés couvrant le projet (clause 14).
• respecte les processus de remboursement compris dans l’entente (clause 19).

Pratiques générales pour la gestion des subventions et des contributions :

• Le Ministère évalue une proposition ou une candidature provenant d’une organisation pour confirmer son admissibilité, l’admissibilité du projet, sa capacité à offrir le projet et l’impact et la faisabilité du projet. Les modalités d’un programme définissent les critères qui déterminent les objectifs et l’admissibilité. De telles modalités sont examinées et approuvées par le Secrétariat du Conseil du Trésor.
• Une évaluation des risques est ensuite réalisée pour orienter les éléments d’une entente de contribution, ce qui comprend la fréquence des paiements, la surveillance et la reddition de comptes. Les numéros d’entreprise sont utilisés pour valider les organisations par l’entremise du site Web de l’ARC.
• Une entente de contribution est un outil auquel a recours le gouvernement du Canada pour définir les modalités, les conditions, les obligations et les responsabilités d’un bénéficiaire de financement. Elle est également utilisée pour atténuer les risques et veiller à l’atteinte des objectifs et des résultats d’un programme pour les Canadiens.
• Les ententes comprennent les contrôles financiers, la surveillance et les exigences en matière de rapports, et décrivent les dépenses admissibles et les exigences pour le remboursement des fonds.
• Tout au long du cycle de vie d’un projet, les organisations sont tenues de produire des rapports sur les progrès réalisés et sont sujettes à une surveillance et à des exigences en matière de reddition de comptes sur les dépenses et les résultats lors de l’achèvement du projet.
• Les organisations doivent fournir des rapports finaux qui indiquent les résultats obtenus et un compte rendu des dépenses admissibles.

Clauses et contrôles relatifs à l’atténuation des risques dans les ententes de contribution :

Les ententes de contribution sont structurées de manière à atténuer les risques auxquels est confronté le gouvernement du Canada lors de la prestation du projet. Plusieurs clauses sont contenues dans les ententes afin d’assurer une bonne gestion des fonds :

Les clauses relatives aux paiements gouvernent la fréquence et le montant des paiements pour les organisations et toute condition devant être respectée pour leur versement. Pour les ententes de grande valeur, elles sont généralement fondées sur la réalisation d’activités ou de jalons. Ces clauses sont adaptées au projet ou au bénéficiaire afin de minimiser les risques d’un trop-payé et d’un versement de fonds lorsque les résultats ne sont pas atteints.

La définition des dépenses admissibles permet d’assurer une clarté et un accord entre le Canada et le bénéficiaire. Si une organisation utilise les fonds pour des activités qui ne sont pas jugées admissibles, les clauses relatives au remboursement définissent le processus et les échéances pour le remboursement.

Les clauses relatives à la tenue de dossiers et aux états financiers définissent les responsabilités des bénéficiaires en ce qui concerne la tenue de dossier ou la préparation d’un état financier vérifié lors de la clôture d’un projet afin que le Canada puisse surveiller le progrès d’un projet ou réaliser un audit (comme décrit dans les clauses relatives aux audits).

Les clauses relatives à la passation de marchés ou à une entente auxiliaire sont incluses dans les ententes afin de veiller à ce que les organisations utilisent des processus équitables et responsables lorsqu’elles communiquent ou fournissent des fonds à un signataire d’une entente auxiliaire afin d’exécuter des éléments du projet.

D’autres clauses sont incluses dans les ententes afin de minimiser le plus possible les risques auxquels s’expose le Canada, notamment les suivantes :

• des clauses qui définissent le processus de résiliation;
• des clauses qui indemnisent et exemptent le Canada de toute réclamation pour cause de perte ou de dommage;
• des clauses qui contraignent les bénéficiaires à se plier aux lois, aux arrêtés et aux règlements fédéraux, provinciaux et municipaux applicables.